আউটলুক আপনার সব কনট্যাক্ট স্টোর করার জন্য একটি চমৎকার প্রোগ্রাম, তাই অনেক মানুষ আউটলুক-এর অ্যাড্রেস বুকে সैकડো হাজার কনট্যাক্ট রাখে। যাইহোক, কখনও কখনও একজন ব্যবহারকারী তার আউটলুক ২০১০ অ্যাড্রেস বুক থেকে কিছু (সব নয়) কনট্যাক্ট এক্সপোর্ট করে একটি টেক্সট ফাইলে রাখতে চায়। ऊपर থেকে দেখলে লাগে আউটলুক ২০১০ শুধু পুরো অ্যাড্রেস বুক এক্সপোর্ট করার অনুমতি দেয়, কনট্যাক্টের একটি গ্রুপ এক্সপোর্ট করার নয়। কিন্তু এটা সত্য নয়, আউটলুক ২০১০-এ একাধিক কনট্যাক্ট সেভ থাকা রয়েছে সেগুলোর মধ্যে থেকে একটি নির্দিষ্ট গ্রুপ এক্সপোর্ট করা সম্পূর্ণ সম্ভব।
আপনি যদি আপনার আউটলুক ২০১০ অ্যাড্রেস বুক থেকে একটি নির্দিষ্ট কনট্যাক্ট গ্রুপ এক্সপোর্ট করতে চান, তবে আপনাকে শুধু করতে হবে: আপনি যে কনট্যাক্টগুলো এক্সপোর্ট করতে চান সেগুলো ধারণকারী একটি ডিস্ট্রিবিউশন লিস্ট এক্সপোর্ট করুন একটি টেক্সট (.TXT) ফাইলে, সেটি এক্সেলে খুলুন এবং তারপর .CSV ফাইল হিসেবে সেভ করুন। আউটলুক ২০১০ থেকে একটি নির্দিষ্ট কনট্যাক্ট গ্রুপ এক্সপোর্ট করতে চাইলে, আপনাকে করতে হবে:
Launch Outlook 2010.
আপনি যে আউটলুক ২০১০ কনট্যাক্টগুলো এক্সপোর্ট করতে চান সেগুলো ধারণকারী Distribution List লোকেট ও খুলুন।
File > Save as…-এ ক্লিক করুন।
ফাইলকে আপনার পছন্দমতো নাম দিন, কিন্তু Save as type: কে Text Only (*.txt) ড্রপডাউন মেনু থেকে সেট করুন, একটি ডিরেক্টরি বেছে নিন ফাইল সেভ করার জন্য এবং Save-এ ক্লিক করুন।
Launch Excel
Ctrl + O চাপে Open ডায়ালগ চালু করুন। নিশ্চিত করুন Files of type: ফিল্ডে All Files ড্রপডাউন মেনুতে সিলেক্টেড আছে।
স্টেপ ৪-এ আপনি যেখানে টেক্সট ফাইল সেভ করেছিলেন সে ডিরেক্টরিতে নেভিগেট করুন, টেক্সট ফাইলটি লোকেট করুন, সেটিতে ক্লিক করে সিলেক্ট করুন এবং Open-এ ক্লিক করুন। এটি এক্সেলের Text Import Wizard চালু করবে।
Step 1 of 3 স্ক্রিনে Text Import Wizard-এ, Start import at row: এর ভ্যালু ৪ বা ৫ সেট করুন (আপনাকে কমপক্ষে ৪ রো আকুপাই করা উচিত) কিন্তু অন্য সব ভ্যালু যেন আছে তেনেই রেখে দিন, এবং Next-এ ক্লিক করুন। পরের স্ক্রিনেও Next চাপুন এবং তারপর Finish-এ ক্লিক করুন, একটি স্ক্রিন রিভিউ করুন শুধু নিশ্চিত হওয়ার জন্য পরবর্তীতে যাওয়ার আগে।
Finish-এ ক্লিক করার পর, Distribution List সফলভাবে এক্সেলে খুলবে, এরপর আপনি এটিকে .CSV ফাইল হিসেবে সেভ করে আউটলুক ২০১০ থেকে কনট্যাক্ট গ্রুপ এক্সপোর্ট সম্পন্ন করতে পারেন। Distribution List-কে .CSV ফাইল হিসেবে সেভ করতে, Ctrl + S চাপুন, সেভ করার ডিরেক্টরিতে নেভিগেট করুন, Save as type: কে CSV (Comma delimited) (*.csv) সেট করুন, ফাইলকে আপনার পছন্দমতো নাম দিন এবং Save-এ ক্লিক করুন।
