আপনি কি চাকরি ছাড়ছেন এবং আপনার সকল ইমেইলের কপি নিতে চান ভবিষ্যতে রেফারেন্সের জন্য? অথবা সাদা ব্যাকআপের জন্য এক্সপোর্ট করতে চান যদি আপনার আউटलুক PST ফাইল করআপ্ট হয়ে যায়, যা গाहে বেগাহে ঘটে।
যাই হোক, ইমেইল ব্যাকআপ নেয়া সবসময় ভালো অভ্যাস। আপনি যদি Outlook.com বা Gmail-এর মতো ওয়েব সার্ভিস ব্যবহার করেন, তবুও ডেস্কটপ ক্লায়েন্ট যেমন আউटलুক ব্যবহার করে সকল মেইল লোকালি ডাউনলোড করে রাখা খারাপ অভ্যাস নয়। ওয়েব সার্ভিস এবং মাইক্রোসফট, গুগল gibi géant কোম্পানিগুলো ফেইল-প্রুফ দেখালেও, কখন কোনো বিপদে পড়তে পারে কে জানে।
এই নিবন্ধে, আমি আউटलুক ২০০৩, ২০০৭, ২০১০, ২০১৩ এবং ২০১৬-এ ইমেইল এক্সপোর্ট করার পদ্ধতি দেখাব। আউटलুক ফর ম্যাকের প্রসিডিউরও বলব। মনে রাখবেন, আসল Import and Export Wizard প্রায় সব ভার্সনে একই, কিন্তু উইজার্ড পর্যন্ত যাওয়ার প্রসেস পরিবর্তন হয়েছে।
আউटलুক থেকে ইমেইল এক্সপোর্ট করা
আপনি যদি আউटलুক ২০০৩, ২০০৭, ২০১০ বা ২০১৩ চালান, তবে আউटलুক কন্টাক্ট এক্সপোর্ট করার পোস্ট দেখুন ইম্পোর্ট/এক্সপোর্ট উইজার্ড পাওয়ার প্রসেস জানতে। আউटलুক ২০১৬ চালালে, File এবং Open & Export-এ ক্লিক করুন।
ডান পাশের মেনু থেকে Import/Export বাটনে ক্লিক করুন।
এখন Import/Export Wizard আসবে, যা সব ভার্সনে একই। শুরু করতে Export to a file সিলেক্ট করুন।
পরবর্তী স্ক্রিনে ফাইল টাইপ বেছে নিন: CSV (Comma Separated Values) বা Outlook Data File (PST)। আমি সাধারণত PST ব্যবহার করি যাতে আউटलুকেই ইম্পোর্ট করা সহজ হয়, কিন্তু অন্য ইমেইল ক্লায়েন্ট বা এক্সেল/ওয়ার্ডে ইম্পোর্ট করতে চাইলে CSV বেছে নিন।
পরবর্তী স্ক্রিনে এক্সপোর্ট করতে চান সেটি বেছে নিন। সকল ইমেইল পেতে হলে সাধারণত Inbox সিলেক্ট করুন এবং Include subfolders চেক করে রাখুন। ছোট সাবসেট চাইলে Filter বাটনে ক্লিক করে קרাইটেরিয়া দিন।
Next ক্লিক করুন এবং CSV বা PST ফাইল সংরক্ষণের লোকেশন বেছে নিন। ডুপ্লিকেট হ্যান্ডল করার কয়েকটি অপশন আছে।
শেষে Finish ক্লিক করুন। PST ফাইলে অপশনাল পাসওয়ার্ড দেয়ার জন্য একটি উইন্ডো আসবে। পাসওয়ার্ড দিলে ১৬ অক্ষরের বেশি হতে হবে। মনে রাখবেন, এটি খুব সিকিউর নয় এবং সঠিক সফটওয়্যার দিয়ে সহজে হ্যাক করা যায়।
এতে আপনার সকল ইমেইলসহ একটি CSV বা PST ফাইল তৈরি হবে। এখন এই ফাইলটি সুরক্ষিত জায়গায় কপি করে ব্যাকআপ হিসেবে রাখুন।
আউटलুক ফর ম্যাক থেকে ইমেইল এক্সপোর্ট করা
ম্যাক ভার্সন অফিস ব্যবহার করলে প্রসিডিউর ভিন্ন। ম্যাক-এ শুধু একটি অপশন আছে: Outlook for Mac Archive File (.OLM)।
File > Export-এ ক্লিক করুন।
একটি ডায়লগ আসবে যেখানে আপনি বেছে নেবেন কী কী আইটেম এক্সপোর্ট করবেন: Mail, Calendar, Contacts, Tasks, Notes বা নির্দিষ্ট ক্যাটাগরি।
Continue ক্লিক করুন এবং ফাইল সংরক্ষণের লোকেশন দিন। ম্যাক-এ এক্সপোর্ট করার জন্য আর কোনো অপশন নেই।
ইমেইল এক্সপোর্ট হলে, আমার অন্য পোস্ট দেখুন কীভাবে অন্য ইমেইল সার্ভিস (যেমন Gmail-এ) ইম্পোর্ট করবেন যদি সুইচ করার প্ল্যান থাকে। উপভোগ করুন!
