আউটলুক থেকে ইমেইল এক্সপোর্ট করার পদ্ধতি

আপনি যদি কম্পিউটার রিসেট করছেন, ইমেইল অ্যাপ পরিবর্তন করছেন, বা এমন কিছু করছেন যা আপনার ইমেইলগুলিকে প্রভাবিত করতে পারে, তবে আপনি মাইক্রোসফ্ট আউটলুক ইমেইলগুলিকে এক্সপোর্ট করে একটি ব্যাকআপ তৈরি করতে চাইতে পারেন।

আউটলুক আপনাকে বিভিন্ন ফরম্যাটে আপনার মেসেজ এক্সপোর্ট করার অনুমতি দেয়। আমরা দেখাবো কোন ফরম্যাটটি ব্যবহার করতে হবে, এটি নির্ভর করে আপনি কীভাবে এক্সপোর্ট করা ইমেইলগুলো ব্যবহার করতে চান (আউটলুকের বাইরে কাজ করার সহিত)।

উইন্ডোজে আউটলুক থেকে ইমেইল এক্সপোর্ট করার পদ্ধতি

যদি আপনি উইন্ডোজ কম্পিউটারে আউটলুক ব্যবহার করেন, তবে আপনি আপনার ইমেইলগুলো PST ফরম্যাটে এক্সপোর্ট করতে পারেন। এই ফরম্যাটে শুধু ইমেইলই নয়, আপনার কন্ট্যাক্ট এবং ক্যালেন্ডারও থাকে। তারপর আপনি এই PST ফাইলটি অন্য একটি কম্পিউটারে ব্যবহার করে আউটলুকে সকল ইমেইল ইম্পোর্ট করতে পারেন।

এই এক্সপোর্ট পদ্ধতিটি ব্যবহার করার পরিস্থিতিগুলো হল: একটি PC থেকে অন্য PC-এ স্থানান্তর, উইন্ডোজ থেকে ম্যাক-এ স্বিচ করা, একটি অ্যাকাউন্ট থেকে অন্য অ্যাকাউন্টে ইমেইল স্থানান্তর করা, বা সাদা ইমেইলগুলোর নিয়মিত ব্যাকআপ নেওয়া।

আপনি আউটলুকের ভিতর থেকে এটি করতে পারেন; নিচের ধাপগুলো আপনাকে প্রক্রিয়াটি দিয়ে যাবে:

1. আপনার PC-এ আউটলুক চালু করুন, File ট্যাবে ক্লিক করুন, এবং বাম সাইডবার থেকে Info নির্বাচন করুন।
2. মূল মেনুতে Account Settings অপশনটি নির্বাচন করুন, তারপর আবার Account Settings নির্বাচন করুন। এটি আউটলুকের সেটিংস মেনু খুলবে।

1. আপনার ইমেইল অ্যাকাউন্টগুলো দেখতে Data Files ট্যাবটি নির্বাচন করুন।
2. যে ইমেইল অ্যাকাউন্ট থেকে ইমেইল এক্সপোর্ট করতে চান সেটিতে ক্লিক করুন এবং শীর্ষে Open File Location নির্বাচন করুন।

1. একটি File Explorer উইন্ডো খুলবে যেখানে একটি PST ফাইল হাইলাইট করা থাকবে। এই ফাইলটিতে আপনার সকল ইমেইল থাকে—আপনি ইচ্ছেমতো জায়গায় কপি করতে পারেন।

আপনি এই ফাইলের সাথে যা করবেন তা আপনার প্রয়োজনের ওপর নির্ভর করে। আপনি নিরাপদ ব্যাকআপের জন্য ফাইলটি ক্লাউড স্টোরেজে কপি করতে পারেন, অন্য কম্পিউটারে সরাতে পারেন (যদি সেখানে আউটলুক ব্যবহার করেন), বা আর্কাইভের জন্য এক্সটার্নাল ড্রাইভে কপি করতে পারেন।

ম্যাক-এ আউটলুক থেকে ইমেইল এক্সপোর্ট করার পদ্ধতি

আউটলুক macOS-এ উইন্ডোজের মতো কাজ করে না। ম্যাক-এ আপনি আউটলুক ইমেইলগুলো OLM ফাইলে এক্সপোর্ট করতে পারেন। উইন্ডোজের PST ফরম্যাটের মতো, এই ফরম্যাটটিও আপনার সকল ইমেইল, কন্ট্যাক্ট এবং ক্যালেন্ডার এন্ট্রি সংরক্ষণ করে।

এখানে একমাত্র পার্থক্য হলো আসল ফাইল ফরম্যাট; আউটলুক আপনার অপারেটিং সিস্টেমের জন্য পছন্দসই ফরম্যাটটি ব্যবহার করে। ম্যাক-এ আউটলুক ইমেইল OLM ফাইলে সংরক্ষণ করার পদ্ধতি নিচে দেওয়া হলো:

1. আপনার ম্যাক-এ আউটলুক চালু করুন এবং শীর্ষে Tools ট্যাবে ক্লিক করুন। নিশ্চিত করুন যে আপনি আউটলুকের ভিতরের ট্যাবে ক্লিক করছেন, আপনার ম্যাকের শীর্ষ মেনুবারের Tools মেনুতে নয়।
2. Tools ট্যাবে Export-এ ক্লিক করুন আউটলুক ইমেইল এক্সপোর্ট করতে।
3. উইন্ডোজের বিপরীতে, ম্যাকের জন্য আউটলুক জিজ্ঞাসা করবে আপনি অ্যাপ থেকে কোন আইটেমগুলো এক্সপোর্ট করতে চান। আপনার ব্যাকআপে অন্তর্ভুক্ত করার জন্য আইটেমগুলো নির্বাচন করুন এবং Continue-এ ক্লিক করুন।
4. আউটলুক আপনাকে এক্সপোর্ট করা ইমেইল ফাইল সংরক্ষণের জন্য একটি লোকেশন নির্বাচন করতে বলবে। আপনার ম্যাকে সুবিধাজনক একটি লোকেশন বেছে নিন এবং Save-এ ক্লিক করুন।
5. আউটলুক আপনার সকল ইমেইল বেছে নেওয়া ফোল্ডারে এক্সপোর্ট করতেই বসুন।

OLM ফাইলটি এখন আপনার বেছে নেওয়া ফোল্ডারে উপলব্ধ। আপনি ইচ্ছামতো সময়ে এটি সরাতে পারেন।

আউটলুক থেকে অন্য ইমেইল অ্যাকাউন্টে ইমেইল এক্সপোর্ট করার পদ্ধতি

যদি আপনি ব্যাকআপ হিসেবে সংরক্ষণ না করে, আপনার আউটলুক ইমেইলগুলো অন্য একটি ইমেইল অ্যাকাউন্টে (যেমন Gmail বা Yahoo) ইম্পোর্ট করার জন্য এক্সপোর্ট করতে চান, তবে আউটলুক আপনাকে আপনার অ্যাকাউন্টগুলোর মধ্যে ইমেইল স্থানান্তর করার অনুমতি দেয়, যতক্ষণ না সেগুলো অ্যাপে উপলব্ধ থাকে।

যদি আপনি আপনার গন্তব্য ইমেইল অ্যাকাউন্টটি আউটলুকে যোগ করে থাকেন, তবে আপনি সহজে এবং দ্রুত আপনার সকল বর্তমান আউটলুক ইমেইল আপনার পছন্দসই ইমেইল অ্যাকাউন্টে অ্যাপের ভিতরেই সরাতে পারেন।

এই অ্যাকাউন্ট-টু-অ্যাকাউন্ট ইমেইল স্থানান্তর প্রক্রিয়া সম্পাদনের পদ্ধতি:

1. আপনার সেকেন্ডারি ইমেইল অ্যাকাউন্টটি আউটলুকে যোগ করুন যদি ইতিমধ্যে না করে থাকেন। আমরা দেখিয়েছি কীভাবে Gmail আউটলুকে যোগ করতে হয় যদি সাহায্য দরকার হয়।
2. আউটলুক খুলুন এবং যে অ্যাকাউন্ট থেকে ইমেইল এক্সপোর্ট করতে চান সেটি অ্যাক্সেস করুন।
3. আপনার ইনবক্স খুলুন এবং কীবোর্ডে Ctrl + A চাপে সকল ইমেইল নির্বাচন করুন।
4. যেকোনো ইমেইলে রাইট-ক্লিক করুন, তারপর Move বেছে নিন, এবং Other Folder নির্বাচন করুন।
5. একটি ডায়ালগ বক্স দেখাবে যা আপনি ইমেইল সরানোর জন্য ব্যবহার করতে পারেন। এখানে আপনার গন্তব্য ইমেইল অ্যাকাউন্টটি নির্বাচন করুন (যেমন আপনার Gmail অ্যাকাউন্ট), সেই অ্যাকাউন্টের ভিতরে যে ফোল্ডারে ইমেইল সংরক্ষণ করতে চান সেটি বেছে নিন, এবং OK-এ ক্লিক করুন।
6. আপনার ইমেইলগুলো আপনার গন্তব্য ইমেইল অ্যাকাউন্টের বেছে নেওয়া ফোল্ডারে স্থানান্তর হতে শুরু করবে।

আউটলুক থেকে এক্সেলে ইমেইল এক্সপোর্ট করার পদ্ধতি

যদি আপনি আপনার মেসেজগুলো বিশ্লেষণ, সাজানো, বা কোনো বাল্ক কাজ করতে চান, তবে সেগুলো এক্সেল স্প্রেডশিটে থাকা আপনার জন্য সুবিধাজনক হতে পারে। সৌভাগ্যক্রমে, আউটলুকে একটি অপশন আছে যা আপনাকে আপনার ইমেইলগুলো সরাসরি এক্সেল ফাইলে এক্সপোর্ট করতে দেয়।

এই ফাইলটি যেকোনো অন্য স্প্রেডশিটের মতো দেখাবে, আপনার সকল ইমেইল সুন্দরভাবে বিভিন্ন কলামে সাজানো থাকবে। এটি আউটলুক বা অন্য কোনো মেইল প্রোগ্রামে মেসেজগুলো রিভিউ করার চেয়ে বিশ্লেষণ অনেক সহজ করে দেয়।

নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করে আপনি এটি করতে পারেন:

1. আউটলুক খুলুন, File ট্যাবে ক্লিক করুন, এবং বাম সাইডবার থেকে Open & Export নির্বাচন করুন।
2. মূল প্যানেলে Import/Export অপশনে ক্লিক করুন।
3. আউটলুক জিজ্ঞাসা করবে আপনি কীভাবে ডেটা এক্সপোর্ট করতে চান। Export to a file অপশনটি নির্বাচন করুন, কারণ আপনি ডেটা এক্সেল ফাইলে এক্সপোর্ট করতে চান।
4. পরবর্তী স্ক্রিনে, প্রথম অপশন Comma Separated Values-এ ক্লিক করুন। এটি একটি CSV ফাইল তৈরি করবে যা এক্সেলের সাথে সম্পূর্ণ কম্প্যাটিবল।
5. এরপর, উইজার্ড আপনাকে ডেটা এক্সপোর্ট করার জন্য একটি ফোল্ডার নির্বাচন করতে বলবে। আপনার মূল ইমেইল ফোল্ডারটি বেছে নিন এবং Next-এ ক্লিক করুন।
6. Browse-এ ক্লিক করুন এবং আপনার এক্সপোর্ট করা ইমেইল ফাইলের জন্য একটি গন্তব্য ফোল্ডার বেছে নিন।
7. Next এবং তারপর Finish নির্বাচন করুন আপনার ইমেইলগুলো এক্সেল ফাইলে এক্সপোর্ট করতে।

আউটলুক থেকে পৃথক ইমেইল এক্সপোর্ট করার পদ্ধতি

যদি আপনি শুধু কিছু ইমেইল এক্সপোর্ট করতে চান, তবে ড্র্যাগ অ্যান্ড ড্রপ পদ্ধতিতে এটি করা সুবিধাজনক।

এটি করতে, আউটলুক খুলুন, এক্সপোর্ট করতে চাওয়া ইমেইলগুলো নির্বাচন করুন, এবং সেগুলো File Explorer-এ একটি ফোল্ডারে ড্র্যাগ করে ড্রপ করুন। প্রতিটি ইমেইলের জন্য, আউটলুক একটি MSG ফাইল তৈরি করবে যেটিতে মেসেজটি থাকবে।

আউটলুক থেকে ইমেইল বের করার অনেক পথ

আপনি যেহেতু নতুন ইমেইল অ্যাপে যাচ্ছেন বা শুধু আপনার ইমেইলগুলোর একটি ব্যাকআপ কপি চান, উপরে দেখানো পদ্ধতিগুলো অনুসরণ করে আউটলুক থেকে মেসেজ এক্সপোর্ট করা সহজ।

যদি আপনি অন্য ইমেইল অ্যাপে যেতে চান, তবে মাইক্রোসফ্ট আউটলুকের সেরা ফ্রি বিকল্পগুলো দেখে নিন ডেস্কটপ মেইল অপশনদের জন্য।