আউটলুক থেকে কীভাবে ইমেল রপ্তানি করবেন

আপনি যদি আপনার কম্পিউটার রিসেট করছেন, আপনার ইমেল অ্যাপ পরিবর্তন করছেন, বা আপনার ইমেলগুলিকে প্রভাবিত করতে পারে এমন কিছু নিয়ে খেলছেন, আপনি সেগুলি এক্সপোর্ট করার মাধ্যমে আপনার Microsoft Outlook ইমেলগুলির একটি ব্যাকআপ নিতে চাইতে পারেন৷

আউটলুক আপনাকে বিভিন্ন ফরম্যাটে আপনার বার্তা রপ্তানি করতে দেয়। আপনি কীভাবে রপ্তানি করা ইমেলগুলি (আউটলুকের বাইরে তাদের সাথে কাজ করা সহ) ব্যবহার করার পরিকল্পনা করছেন তার উপর নির্ভর করে কোনটি ব্যবহার করতে হবে তা আমরা আপনাকে দেখাব।

কিভাবে Windows এ Outlook থেকে ইমেল রপ্তানি করবেন

আপনি যদি একটি Windows কম্পিউটারে Outlook ব্যবহার করেন, তাহলে আপনি আপনার ইমেলগুলি PST ফর্ম্যাটে রপ্তানি করতে পারেন৷ এই বিন্যাসে শুধুমাত্র আপনার ইমেল নয়, আপনার পরিচিতি এবং ক্যালেন্ডারও অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। তারপরে আপনি অন্য কম্পিউটারে এই PST ফাইলটি ব্যবহার করতে পারেন আপনার সমস্ত ইমেলগুলিকে Outlook এ আমদানি করতে৷

আপনি যখন এই রপ্তানি পদ্ধতিটি ব্যবহার করতে চান এমন কিছু পরিস্থিতির মধ্যে রয়েছে যখন আপনি এক পিসি থেকে অন্য পিসিতে চলে যাচ্ছেন, উইন্ডোজ থেকে ম্যাকে স্যুইচ করছেন, একটি অ্যাকাউন্ট থেকে অন্য অ্যাকাউন্টে ইমেলগুলি স্থানান্তর করছেন বা আপনার ইমেলের নিয়মিত ব্যাকআপ তৈরি করছেন৷

আপনি Outlook এর মধ্যে থেকে এটি করতে পারেন; নিম্নলিখিত পদক্ষেপগুলি আপনাকে প্রক্রিয়াটির মধ্য দিয়ে নিয়ে যাবে:

1. আপনার পিসিতে Outlook চালু করুন, ফাইল-এ ক্লিক করুন ট্যাব, এবং তথ্য নির্বাচন করুন বাম সাইডবার থেকে।
2. প্রধান মেনুতে, অ্যাকাউন্ট সেটিংস নির্বাচন করুন বিকল্প, তারপরে অ্যাকাউন্ট সেটিংস আবার এটি Outlook এর জন্য সেটিংস মেনু খুলবে।

1. ডেটা ফাইল নির্বাচন করুন আপনার ইমেল অ্যাকাউন্ট দেখতে ট্যাব.
2. যে ইমেল অ্যাকাউন্ট থেকে আপনি ইমেলগুলি রপ্তানি করতে চান সেটিতে ক্লিক করুন এবং ফাইল অবস্থান খুলুন নির্বাচন করুন উপরে.

1. একটি ফাইল এক্সপ্লোরার উইন্ডো খোলা হবে একটি PST দিয়ে ফাইল হাইলাইট করা হয়েছে। এই ফাইলটিতে আপনার সমস্ত ইমেল রয়েছে---আপনি যেখানে চান সেখানে কপি করতে পারেন।

আপনি এটি দিয়ে যা করবেন তা আপনার প্রয়োজনের উপর নির্ভর করে। আপনি একটি নিরাপদ ব্যাকআপের জন্য ফাইলটিকে ক্লাউড স্টোরেজে অনুলিপি করতে পারেন, যদি আপনি সেখানে Outlook ব্যবহার করেন তবে এটিকে অন্য কম্পিউটারে নিয়ে যেতে পারেন, অথবা সংরক্ষণাগারের জন্য এটি একটি বহিরাগত ড্রাইভে অনুলিপি করতে পারেন৷

কিভাবে ম্যাকে আউটলুক থেকে ইমেল রপ্তানি করবেন

আউটলুক উইন্ডোজের তুলনায় macOS-এ ভিন্নভাবে কাজ করে। একটি ম্যাকে, আপনি একটি OLM ফাইলে আপনার Outlook ইমেলগুলি রপ্তানি করতে পারেন৷ উইন্ডোজের পিএসটি ফর্ম্যাটের মতো, এই ফর্ম্যাটটি আপনার সমস্ত ইমেল, পরিচিতি এবং ক্যালেন্ডার এন্ট্রি সংরক্ষণ করে৷

এখানে পার্থক্য হল প্রকৃত ফাইল ফরম্যাট; আউটলুক আপনার অপারেটিং সিস্টেমের জন্য পছন্দের একটি ব্যবহার করে। আপনার ম্যাকের একটি OLM ফাইলে আপনার Outlook ইমেলগুলি কীভাবে সংরক্ষণ করবেন তা এখানে রয়েছে:

1. আপনার Mac-এ Outlook চালু করুন এবং Tools-এ ক্লিক করুন শীর্ষে ট্যাব। নিশ্চিত করুন যে আপনি Outlook-এর ভিতরে ট্যাবে ক্লিক করেছেন এবং Tools নয়৷ মেনু, যা আপনার ম্যাকের শীর্ষ মেনু বারে পাওয়া যায়।
2. রপ্তানি এ ক্লিক করুন সরঞ্জামে আপনার আউটলুক ইমেল রপ্তানি করতে ট্যাব।
3. Windows এর বিপরীতে, ম্যাকের জন্য Outlook জিজ্ঞাসা করবে আপনি অ্যাপ থেকে কোন আইটেমগুলি রপ্তানি করতে চান৷ আপনি আপনার ব্যাকআপে যে আইটেমগুলি অন্তর্ভুক্ত করতে চান তা নির্বাচন করুন এবং চালিয়ে যান এ ক্লিক করুন৷ .
4. আউটলুক আপনাকে এক্সপোর্ট করা ইমেল ফাইল সংরক্ষণ করার জন্য একটি অবস্থান নির্বাচন করতে বলবে। আপনার Mac এ একটি সুবিধাজনক অবস্থান চয়ন করুন এবং সংরক্ষণ করুন টিপুন৷ .
5. অপেক্ষা করুন যখন Outlook আপনার সমস্ত ইমেল আপনার নির্বাচিত ফোল্ডারে রপ্তানি করে।

OLM ফাইলটি এখন আপনার নির্বাচিত ফোল্ডারে উপলব্ধ হবে৷ আপনি যখনই চান এটি সরাতে পারেন৷

কিভাবে আউটলুক থেকে অন্য ইমেল অ্যাকাউন্টে ইমেল রপ্তানি করবেন

আপনি যদি সেগুলিকে ব্যাকআপ হিসাবে সংরক্ষণ না করেন তবে আপনি আপনার Outlook ইমেলগুলিকে Gmail বা Yahoo-এর মতো অন্য ইমেল অ্যাকাউন্টে আমদানি করতে রপ্তানি করতে চাইতে পারেন৷ দেখা যাচ্ছে, আউটলুক আপনাকে আপনার ইমেলগুলিকে আপনার অ্যাকাউন্টগুলির মধ্যে স্থানান্তর করতে দেয়, যতক্ষণ না সেগুলি অ্যাপে উপলব্ধ থাকে৷

আপনি যদি Outlook-এ আপনার গন্তব্য ইমেল অ্যাকাউন্ট যোগ করে থাকেন, তাহলে আপনি সহজেই এবং দ্রুত আপনার বর্তমান Outlook ইমেলগুলিকে অ্যাপের মধ্যে আপনার নির্বাচিত ইমেল অ্যাকাউন্টে সরাতে পারবেন।

এই অ্যাকাউন্ট-টু-অ্যাকাউন্ট ইমেল স্থানান্তর প্রক্রিয়াটি কীভাবে সম্পাদন করবেন তা এখানে রয়েছে:

1. আপনার সেকেন্ডারি ইমেল অ্যাকাউন্টটি Outlook-এ যোগ করুন যদি আপনি ইতিমধ্যে এটি না করে থাকেন। আপনার সাহায্যের প্রয়োজন হলে কিভাবে Outlook এ Gmail যোগ করবেন তা আমরা দেখিয়েছি।
2. Outlook খুলুন এবং যে অ্যাকাউন্ট থেকে আপনি ইমেল রপ্তানি করতে চান সেটি অ্যাক্সেস করুন।
3. আপনার ইনবক্স খুলুন এবং Ctrl + A টিপে ভিতরে থাকা সমস্ত ইমেল নির্বাচন করুন আপনার কীবোর্ডে।
4. যেকোনো ইমেলে ডান ক্লিক করুন, তারপর সরান বেছে নিন , এর পরে অন্যান্য ফোল্ডার .
5. আপনি একটি ডায়ালগ বক্স দেখতে পাবেন যা আপনি আপনার ইমেলগুলি সরাতে ব্যবহার করতে পারেন৷ এখানে আপনার গন্তব্য ইমেল অ্যাকাউন্ট নির্বাচন করুন (যেমন আপনার Gmail অ্যাকাউন্ট), সেই অ্যাকাউন্টের ভিতরের ফোল্ডারটি বেছে নিন যেখানে আপনি ইমেলগুলি সংরক্ষণ করতে চান এবং ঠিক আছে ক্লিক করুন .
6. আপনার ইমেলগুলি আপনার গন্তব্য ইমেল অ্যাকাউন্টে আপনার নির্বাচিত ফোল্ডারে যেতে শুরু করবে৷

কিভাবে Outlook থেকে Excel এ ইমেল রপ্তানি করবেন

আপনি যদি আপনার বার্তাগুলিকে বিশ্লেষণ, বাছাই বা কোনও বাল্ক কাজ সম্পাদন করতে চান তবে আপনি সেগুলিকে এক্সেল স্প্রেডশীটে রাখতে পছন্দ করতে পারেন। ভাগ্যক্রমে, আউটলুকে একটি বিকল্প রয়েছে যা আপনাকে আপনার ইমেলগুলিকে এক্সেল ফাইলে এক্সপোর্ট করতে দেয়৷

এই ফাইলটি অন্য যেকোন স্প্রেডশীটের মতো দেখাবে, আপনার সমস্ত ইমেলগুলি বিভিন্ন কলামে সুন্দরভাবে সাজানো থাকবে৷ এটি আউটলুক বা অন্য মেল প্রোগ্রামে আপনার বার্তাগুলির মাধ্যমে যাওয়ার চেয়ে বিশ্লেষণ করা অনেক সহজ করে তোলে৷

আপনি নিম্নলিখিত পদক্ষেপগুলির সাথে এটি করতে পারেন:

1. Outlook খুলুন, ফাইল-এ ক্লিক করুন ট্যাব, এবং খুলুন এবং রপ্তানি করুন নির্বাচন করুন বাম সাইডবার থেকে।
2. আমদানি/রপ্তানি-এ ক্লিক করুন প্রধান প্যানেলে বিকল্প।
3. আউটলুক জিজ্ঞাসা করবে আপনি কীভাবে আপনার ডেটা রপ্তানি করতে চান৷ একটি ফাইলে রপ্তানি করুন বলে যে বিকল্পটি নির্বাচন করুন৷ , যেমন আপনি একটি Excel ফাইলে ডেটা রপ্তানি করতে চান।
4. নিচের স্ক্রিনে, কমা বিভক্ত মান বলে প্রথম বিকল্পটিতে ক্লিক করুন . এটি একটি CSV ফাইল তৈরি করবে যা Excel এর সাথে সম্পূর্ণ সামঞ্জস্যপূর্ণ।
5. এরপর, উইজার্ড আপনাকে ডেটা এক্সপোর্ট করার জন্য একটি ফোল্ডার নির্বাচন করতে বলে। আপনার প্রধান ইমেল ফোল্ডার চয়ন করুন এবং পরবর্তী এ ক্লিক করুন৷ .
6. ব্রাউজ করুন-এ ক্লিক করুন এবং আপনার এক্সপোর্ট করা ইমেল ফাইলের জন্য একটি গন্তব্য ফোল্ডার নির্বাচন করুন।
7. পরবর্তী নির্বাচন করুন এর পরে Finish এক্সেল ফাইলে আপনার ইমেল রপ্তানি করতে।

কিভাবে আউটলুক থেকে পৃথক ইমেল রপ্তানি করবেন

আপনি যদি শুধুমাত্র কয়েকটি ইমেল রপ্তানি করতে চান, তাহলে ড্র্যাগ অ্যান্ড ড্রপ পদ্ধতি ব্যবহার করে তা করা সুবিধাজনক৷

এটি করতে, আউটলুক খুলুন, আপনি যে ইমেলগুলি রপ্তানি করতে চান তা নির্বাচন করুন এবং ফাইল এক্সপ্লোরারের একটি ফোল্ডারে টেনে আনুন এবং ফেলে দিন। প্রতিটির জন্য, আউটলুক বার্তা সহ একটি MSG ফাইল তৈরি করবে।

আউটলুক থেকে আপনার ইমেলগুলি পাওয়ার অনেক উপায়

আপনি একটি নতুন ইমেল অ্যাপে চলে যাচ্ছেন বা শুধু আপনার ইমেলের একটি ব্যাকআপ কপি চান, Outlook থেকে বার্তা রপ্তানি করা সহজ, যেমন উপরে দেখানো হয়েছে৷

আপনি যদি অন্য ইমেল অ্যাপে যেতে চান, তাহলে অন্যান্য ডেস্কটপ মেল বিকল্পগুলির জন্য Microsoft Outlook-এর সেরা বিনামূল্যের বিকল্পগুলি দেখুন৷