ডিফল্ট Contacts ফোল্ডারের পাশাপাশি, Outlook একাধিক কন্ট্যাক্ট ফোল্ডার তৈরির অনুমতি দেয়। আপনার Outlook-এ যদি অনেক কানেকশন থাকে, তবে সেগুলো সঠিকভাবে সাজানোর জন্য একাধিক কন্ট্যাক্ট ফোল্ডার তৈরি করে আপনার অ্যাড্রেস বুক-এ সক্ষম করা একটি ভালো আইডিয়া।
এটা অর্থবহন করে যদি আপনি আপনার ওয়ার্কগ্রুপ বা ব্যবসায়িক কন্ট্যাক্টগুলো ব্যক্তিগত কন্ট্যাক্ট যেমন বন্ধু বা পরিবারের সদস্যদের থেকে আলাদা রাখতে চান। অন্য একটি আইডিয়া হল যেসব কন্ট্যাক্টের সাথে আপনি কম কথা বলেন সেগুলোর জন্য একটি আলাদা ফোল্ডার তৈরি করা এবং যেসব লোকের সাথে আপনি ঘন ঘন কথা বলেন সেগুলো মূল Contacts folder-এ রেখে দেওয়া।
Outlook-এ, Address book মূল Contacts ফোল্ডার এবং আপনি যে যেকোনো ফোল্ডার যোগ করতে পারেন সেগুলো অন্তর্ভুক্ত করে। এর থেকে কন্ট্যাক্টগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে ফেচ করা হয় যখন আপনি To বক্সে ক্লিক করে টাইপ करना শুরু করেন।
সামান্য পরিস্থিতিতে, যখন আপনি Contacts Pane-এর ভিতরে একটি নতুন কন্ট্যাক্ট ফোল্ডার তৈরি করেন, নতুন ফোল্ডারটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে অ্যাড্রেস বুক-এ যোগ হয়ে যায়। কিন্তু এটা সবসময় হয় না। কখনো কখনো আপনি দেখবেন Navigation Pane-এ প্রদর্শিত কিছু কন্ট্যাক্ট ফোল্ডার Address book-এ দেখাচ্ছে না। এই সমস্যা সমাধান করতে সহায়তা করার জন্য, আমরা একটি কন্ট্যাক্ট ফোল্ডারকে অ্যাড্রেস বুক হিসেবে সক্ষম করার গাইড তৈরি করেছি।
আপনি যদি আপনার কন্ট্যাক্ট লিস্টগুলোতে সুবিন্যাস খুঁজছেন, নিচে পড়তে থাকুন। আপনি Outlook-এ নতুন কন্ট্যাক্ট ফোল্ডার তৈরির এবং সেটিকে অ্যাড্রেস বুক হিসেবে সক্ষম করার বিস্তারিত গাইড পাবেন। চলুন শুরু করি।
নোট: নিচের ধাপগুলো Outlook 2007 থেকে Outlook 2016 পর্যন্ত সব ভার্সনের সাথে কম্প্যাটিবল।
Outlook-এ নতুন Contacts ফোল্ডার তৈরির পদ্ধতি
- Outlook-এ বাম পাশে, Contacts icon-এ ক্লিক করে Contacts Pane সামনে আনুন।
- Contacts-এ রাইট-ক্লিক করুন এবং New Folder সিলেক্ট করুন।
- Name ফিল্ডের অধীনে আপনার কন্ট্যাক্ট ফোল্ডারের নাম দিন, তারপর Folder contains-এর অধীনে থাকা ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে Contacts items সিলেক্ট করুন।
- এখন, ফোল্ডারটি কোথায় রাখতে চান সেটি নির্দিষ্ট করতে Contacts-এ ক্লিক করুন এবং OK চাপুন।
নোট: মনে রাখবেন আপনি ফোল্ডারটি যেকোনো অন্য প্যারেন্ট ফোল্ডারে রাখতে পারেন, শুধু Contacts-এ নয়। আপনি যদি রুট পাথে ফোল্ডারটি রাখতে চান, তালিকার শীর্ষে আপনার ইমেল ঠিকানা সিলেক্ট করুন।
এটাও হলো। আপনার কন্ট্যাক্ট ফোল্ডার এখন তৈরি হয়েছে।
Outlook-এ একটি ফোল্ডারকে অ্যাড্রেস বুক হিসেবে সক্ষম করার পদ্ধতি
এখন আপনি নতুন কন্ট্যাক্ট ফোল্ডার তৈরি করেছেন, এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে অ্যাড্রেস বুক হিসেবে স্বীকৃত হওয়া উচিত যখন আপনি নতুন মেসেজ টাইপ করার সময় TO বাটনে ক্লিক করবেন। কিন্তু যদি না হয়, তবে আপনাকে কিছু إضافی ধাপ নিতে হবে। আপনার যা করতে হবে:
- Outlook-এ নিচের বাম কোণে Contacts আইকনে ক্লিক করুন।
- যে ফোল্ডারটি অ্যাড্রেস বুক হিসেবে স্বীকৃত হচ্ছে না সেটিতে রাইট-ক্লিক করুন এবং Properties সিলেক্ট করুন।
- New Contacts Properties-এ একবার ঢুকলে, Outlook Address Book ট্যাবে ক্লিক করুন এবং নিশ্চিত করুন Show this folder as an email Address Book-এর পাশের বক্সটি সক্ষম আছে।
- আপনার অ্যাড্রেস বুকের জন্য একটি নাম দিন এবং এই ফোল্ডারকে Outlook অ্যাড্রেস বুক হিসেবে সক্ষম করতে Apply চাপুন।
