আপনার আউटलকে কন্টাক্টস এক্সপোর্ট করতে হচ্ছে কিন্তু কোথায় থেকে শুরু করবেন নিশ্চিত নন? চাইলে নতুন ইমেল একাউন্ট খুলুন, এক্সেল ফাইল তৈরি করুন, বা এক্সেস ডাটাবেস পপুলেট করুন - আউटलকে কন্টাক্টস এক্সপোর্ট করা আপনার ভাবার চেয়ে সহজ।
এক্সপোর্ট প্রসেস এবং তারপর সেই ফাইলকে গন্তব্যে ইম্পোর্ট করার সহজ ধাপগুলো নিচে দেওয়া হলো।
আউटलকে থেকে এক্সপোর্ট
প্রক্রিয়া শুরু করতে, File > Open & Export > Import/Export সিলেক্ট করুন। পরবর্তী উইন্ডো খুললে, চইস লিস্ট থেকে Export to a file সিলেক্ট করুন। তারপর দুটি ফাইল টাইপ থেকে বেছে নিন: Comma Separated Values (.csv) বা Outlook Data File (.pst)।
Comma Separated Values অপশনটি ব্যাপকভাবে ব্যবহৃত। এটি ফিল্ড ম্যাপ করার অনুমতি দিয়ে ক্লিন ট্রানজিশন নিশ্চিত করে এবং ফাইলটি ডাটাবেস, স্প্রেডশিট, অন্যান্য ক্লায়েন্টে সহজে আপলোড/ইম্পোর্ট করা যায়। আপনি যদি আউटलকে ডেটার সিম্পল ব্যাকআপ চান, তবে Outlook Data File ঠিকই কাজ করবে।
পরবর্তী ধাপে, অপশন লিস্ট থেকে Contacts ফোল্ডার সিলেক্ট করুন এবং Next চাপুন। ফাইল কোথায় সেভ হবে এবং ডিফল্ট নাম কী সেটি দেখবেন। দুটোই চেঞ্জ করা যায়। Browse বাটনে ক্লিক করলে অন্য লোকেশন বেছে নেওয়া যায়। শুধু নাম চেঞ্জ করতে চাইলে ফাইল ফিল্ডে করুন। 끝나লে Next চাপুন।
তবে এক্সপোর্ট ফাইনালাইজ করার স্ক্রিন আসবে, কিন্তু তার আগে Map Custom Fields বাটনে ক্লিক করুন প্রয়োজনে। এটি আপনাকে ফাইল থেকে ফিল্ড রিমুভ বা আল্টার করতে দেবে, কিন্তু এটি অপশনাল। উদাহরণ: আপনার কোনো কন্টাক্ট Suffix ফিল্ড ব্যবহার না করলে, সেটি সিলেক্ট করে বামে ড্র্যাগ করলে ফাইল থেকে রিমুভ হয়ে যাবে।
বিপরীতভাবে, আপনার কন্টাক্টস যেসব ফিল্ড সাধারণত ব্যবহার করে (যেন Web Page) সেটি সিলেক্ট করে ডানে মুভ করলে যোগ হবে। Previous এবং Next বাটন দিয়ে করেন্ট ম্যাপিং কীভাবে দেখাবে সেটি প্রিভিউ করা যায়। 끝나লে Finish বাটন চাপুন এবং এক্সপোর্ট প্রসেস হবে।
এক্সেলে ইম্পোর্ট
এক্সেল খোলা থাকলে, কন্টাক্টস ফাইল ইম্পোর্ট করা খুব সহজ। Data মেনুতে যান এবং From Text সিলেক্ট করুন। এটি টেক্সট ফাইল ব্রাউজ করতে দেবে। এক্সপোর্টেড ফাইল যেখানে সেভ করা, সেখানে নেভিগেট করুন, সিলেক্ট করুন, Open চাপুন।
Text Import Wizard আসবে। এটি ফাইল টাইপ রিকগনাইজ করবে এবং ডেটা কোন রো থেকে শুরু হবে সেটি অ্যাডজাস্ট করার অপশন দেবে এবং হেডার আছে কিনা সেটি চেকবক্স দিয়ে মার্ক করতে পারবেন। পরবর্তী ধাপে, ডিলিমিটার সিলেক্ট করে ডেটা কীভাবে দেখাবে সেটি প্রিভিউ করুন। শেষে, প্রতিটি কলামের ডেটা ফরম্যাট সেট করুন। উইজার্ডের প্রতিটি ধাপ অপশনাল। 끝나লে Finish চাপুন।
এক্সেসে ইম্পোর্ট
আপনি যেখানে কন্টাক্টস যোগ করতে চান সেই Access ডাটাবেসে যান, External Data > Text File। ফাইল ব্রাউজ করুন এবং আপনার ডাটাবেসে ডেটা কোথায় যাবে সেটি বেছে নিন। নিউ টেবিলে ইম্পোর্ট, চয়ন করা টেবিলে অ্যাপেন্ড, বা ডেটা সোর্সে লিংক - যেকোনো অপশন বেছে নিন।
এক্সেল ইম্পোর্টের মত, ডিলিমিটেড বা ফিক্সড উইডথ লেআউট বেছে নিন, সেপারেটর ডিলিমিটার পিক করুন, ফিল্ড অপশন অ্যাডজাস্ট করুন। পরবর্তীতে প্রাইমারি কি বেছে নিন এবং Finish চাপুন।
জিমেইলে ইম্পোর্ট
ওয়েবে জিমেইল একাউন্টে লগইন করলে, টপ-লেফ্ট থেকে Gmail সিলেক্ট করুন এবং Contacts ক্লিক করুন। কন্টাক্টস সেকশনে পৌঁছালে, More > Import সিলেক্ট করুন। তারপর CSV অপশন বেছে নিন। আপনি যদি Old Contacts সেকশনে রিডাইরেক্ট হন, তাহলে সেখানে যান এবং নেভিগেশন থেকে Import Contacts অপশন পাবেন। ফাইল লোকেশন ব্রাউজ করুন এবং Import চাপুন।
Yahoo! Mail-এ ইম্পোর্ট
ওয়েবে Yahoo! Mail একাউন্টে লগইন করলে, টপ-লেফ্ট থেকে কন্টাক্টস আইকনে ক্লিক করুন। মেইন স্ক্রিনে কন্টাক্টস ইম্পোর্ট অপশন আছে। বাটনে ক্লিক করুন এবং File Upload অপশনের Import চাপুন। ফাইল ব্রাউজ করুন এবং Import চাপুন।
Outlook.com (Web)-এ ইম্পোর্ট
আপনার ফাইল Outlook.com-এ ওয়েব দিয়ে ইম্পোর্ট করতে হলে, সেটিও জিমেইল ও ইয়াহুর মত সহজ। লগইন করলে, টপ-লেফ্ট থেকে অ্যাপস আইকনে ক্লিক করুন এবং People ক্লিক করুন। Import contacts-এর নিচে Start import চাপুন, পরবর্তী স্ক্রিনে Other চাপুন। তারপর ফাইল ব্রাউজ করুন এবং Upload চাপুন।
আউटलকে (Desktop)-এ ইম্পোর্ট
আপনি যদি আউटलকে কন্টাক্টস ইম্পোর্ট করতে চান, উদাহরণস্বরূপ নতুন একাউন্ট খোললে, এটি এক্সপোর্টের মত সহজ। প্রথমে File > Open & Export > Import/Export সিলেক্ট করুন। উইন্ডো পপ আপ হবে, চইস লিস্ট থেকে Import from another program or file সিলেক্ট করুন। Comma Separated Values বেছে নিন, Next চাপুন, এবং ফাইল ব্রাউজ করুন।
ডুপ্লিকেট রিপ্লেস, ডুপ্লিকেট অ্যালো, বা ডুপ্লিকেট ইম্পোর্ট না করা - অপশন সিলেক্ট করুন। Next চাপুন, লিস্ট থেকে Contacts সিলেক্ট করুন, আবার Next। এক্সপোর্টের মত, আপনি ফিল্ড আলাদা ম্যাপ করতে পারেন প্রয়োজনে এবং 끝나লে Finish চাপুন।
ম্যাক-এ ইম্পোর্ট
আপনি যদি PC থেকে Mac-এ সইচ করছেন, তবে Comma Separated Values ফাইল দিয়ে কন্টাক্টস মুভ করা যাবে। ম্যাক কন্টাক্টস অ্যাপ খোলা থাকলে, মেনু থেকে File > Import সিলেক্ট করুন। আপনার ফাইল লোকেশন নেভিগেট করুন (আপনি ডকুমেন্টস মুভ করেছেন অথবা অন্য স্টোরেজ ব্যবহার করছেন), এবং Open চাপুন।
তবে ফিল্ড ম্যাপিং দেখবেন, যেটি হেডারের পাশের অ্যারো সিলেক্ট করলে অ্যাডজাস্ট করা যায়। উদাহরণ: First Name-এর জায়গায় Nickname বেছে নেওয়া যায়। আপনি নির্দিষ্ট আইটেম ইম্পোর্ট না করার বেছে নিতে পারেন।
তারপর ডুপ্লিকেট হলে নিউ, ওল্ড, বা দুটোই রাখা - বেছে নিন। ওল্ডকে নিউ দিয়ে আপডেট করাও যাবে। টপ থেকে আপনার চয়েস সিলেক্ট করুন এবং সবলাগু করতে চাইলে বOTTOM চেকবক্স মার্ক করুন। Next এবং Import চাপুন।
আপনার কন্টাক্টস মুভ করা সহজ
বিজনেস বা পারসোনাল লাইফে, কন্টাক্টস ইधर-উधर মুভ করার প্রয়োজন পড়ে। আউटलকে থেকে এক্সপোর্ট করার প্রসেসে অভিভূত হবেন না, কারণ আপনি দেখলেন এটি খুব সহজ।
আপনি কি কখনো আউटलকে কন্টাক্টস ফাইল বা অন্য লোকেশনে এক্সপোর্ট করতে সমস্যা মুখোমুখি হয়েছেন? নিচে আপনার অভিজ্ঞতা শেয়ার করুন যাতে অন্য পাঠক শিখতে পারেন।
