আউটলুকে ইমেইল গ্রুপ এবং ডিস্ট্রিবিউশন লিস্ট তৈরি করার পদ্ধতি

ইমেইল গ্রুপে পাঠানো আমাদের ব্যবসায়িক এবং ব্যক্তিগত জীবন দুটোইতে বেশি कॉमन। আপনি কাজে আপনার প্রজেক্ট টিমের জন্য এবং বাড়িতে আপনার সন্নিকট পরিবার সদস্যদের জন্য গ্রুপ ব্যবহার করতে পারেন। মাইক্রোসফ্ট আউটলুকে ডিস্ট্রিবিউশন লিস্টের জন্য একটি ইমেইল গ্রুপ তৈরি করলে আপনার অনেক সময় বাঁচবে।

একবার গ্রুপ সেট আপ হলে, আপনি শুধু ইমেইলে এটিকে পপ করতে পারেন এবং একক মেসেজ দিয়ে অনেক লোকের সাথে যোগাযোগ করতে পারেন। আপনি যদি কখনো এটি না করে থাকেন, আমরা সাহায্য করার জন্য এখানে আছি। উইন্ডোজ এবং ম্যাক দুটোইতে আউটলুকে গ্রুপ তৈরি করার পদ্ধতি এখানে।

কন্ট্যাক্ট গ্রুপ, কন্ট্যাক্ট লিস্ট, ইমেইল গ্রুপ, এবং ডিস্ট্রিবিউশন লিস্টের পার্থক্য

মাইক্রোসফ্ট আউটলুক বোলে কন্ট্যাক্ট গ্রুপ, কন্ট্যাক্ট লিস্ট, ইমেইল গ্রুপ, বা ডিস্ট্রিবিউশন লিস্টের মধ্যে আসলে কোনো পার্থক্য নেই। শব্দগুলো একে অপরের Stelle ব্যবহার হয়।

বস্তুতঃ, মাইক্রোসফ্ট অফিস সাপোর্ট সাইট এখন "Distribution List"-এর বিপরীতে "Contact Group" শব্দটি অফার করে:

একাধিক লোককে ইমেইল পাঠাতে একটি কন্ট্যাক্ট গ্রুপ (পুরনো নামে "ডিস্ট্রিবিউশন লিস্ট") ব্যবহার করুন…

আউটলুক অ্যাপ্লিকেশন নিজে তার রিবনে, মেনুতে, এবং সাপোর্ট ডকুমেন্টে Contact Group (উইন্ডোজ) এবং Contact List (ম্যাক) শব্দগুলো ব্যবহার করে। তাই, নিচের ধাপগুলোতে এগিয়ে যাওয়ার সাথে সাথে, আপনি সবচেয়ে বেশি এ फ्रেজগুলো দেখবেন।

এবং ধাপগুলোতে যাওয়ার আগে, আপনি যদি কোনো সময় আউটলুক কন্ট্যাক্ট এক্সপোর্ট করতে সাহায্য দরকার হয়, তবে আমাদের গাইড চেক করুন।

উইন্ডোজে আউটলুকে কন্ট্যাক্ট গ্রুপ তৈরি করার পদ্ধতি

আপনার উইন্ডোজ কম্পিউটারে আউটলুক খুলুন এবং আপনার কন্ট্যাক্ট গ্রুপ তৈরি করার প্রস্তুতি নিন।

1. আউটলুক উইন্ডোর বাম নিচ থেকে People নির্বাচন করুন।
2. রিবন থেকে New Contact Group-এ ক্লিক করুন।
3. আপনার গ্রুপের একটি নাম দিন।

আপনি Home ট্যাব মেনু থেকে New Items > More Items > Contact Group ও নির্বাচন করতে পারেন।

আপনার গ্রুপে কন্ট্যাক্ট যোগ করতে, রিবন থেকে Add Members-এ ক্লিক করুন। আপনি আপনার আউটলুক কন্ট্যাক্ট বা অ্যাড্রেস বুক থেকে মেম্বার যোগ করতে পারেন, বা নতুন কন্ট্যাক্ট তৈরি করতে পারেন।

আপনার আউটলুক কন্ট্যাক্ট বা অ্যাড্রেস বুক থেকে মেম্বার যোগ করতে, পপ-আপ উইন্ডোতে তাদের নামের ওপর ডাবল-ক্লিক করুন এবং এটি নিচে Members এরিয়ায় যোগ হয়ে যাবে। শেষ হলে OK-এ ক্লিক করুন।

নতুন কন্ট্যাক্টের জন্য, উইন্ডোতে আপনি যা নাম দেখাতে চান সেটি লিখুন, তাদের ইমেইল অ্যাড্রেস দিন, এবং OK-এ ক্লিক করুন।

আপনি গ্রুপে মেম্বার যোগ করা শেষ করলে, রিবন থেকে Save & Close-এ ক্লিক করুন।

এই বাটনগুলো দেখতে না পাচ্ছেন বা রিবন কাস্টমাইজ করতে চান? Office 2016-এ রিবন এবং মেনুর সর্বোচ্চ ব্যবহার করার পদ্ধতি জানুন।

উইন্ডোজে আউটলুক গ্রুপ ইমেইল কম্পোজ করা

আপনি আউটলুকে আপনার ইমেইল গ্রুপ তৈরি করার পর, মেম্বারদের মেসেজ পাঠাতে আপনার কাছে দুটি মেথড আছে।

মেইল সেকশন থেকে ইমেইল কম্পোজ করুন

আউটলুকের মেইল সেকশনে, আপনি আপনার তৈরি করা কন্ট্যাক্ট গ্রুপে ইমেইল পাঠাতে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করে পারেন।

1. New Email-এ ক্লিক করুন।
2. To ফিল্ডে, আপনি কন্ট্যাক্ট গ্রুপকে দিয়ে থাকা নামটি টাইপ करना শুরু করুন। অথবা, আপনি To বাটনে ক্লিক করে গ্রুপটি খুঁজে বের করতে পারেন বা লিস্ট থেকে গ্রুপের নামটি নির্বাচন করতে পারেন।
3. গ্রুপটি দেখলে, সেটি নির্বাচন করুন এবং OK-এ ক্লিক করুন।

পিপল সেকশন থেকে ইমেইল কম্পোজ করুন

আপনি আউটলুকের পিপল সেকশনে থাকলে, আপনার লিস্টে কন্ট্যাক্ট গ্রুপে ক্লিক করুন। তারপর, Email icon নির্বাচন করুন এবং একটি নতুন ইমেইল খুলবে গ্রুপ To ফিল্ডে পপুলেট করা অবস্থায়।

ম্যাক-এ আউটলুকে কন্ট্যাক্ট লিস্ট তৈরি করার পদ্ধতি

আপনার ম্যাক-এ আউটলুক খুলুন এবং আপনার কন্ট্যাক্ট লিস্ট তৈরি করার প্রস্তুতি নিন।

1. আউটলুক উইন্ডোর বাম নিচ থেকে People নির্বাচন করুন।
2. রিবন থেকে New Contact List-এ ক্লিক করুন।
3. আপনার লিস্টের একটি নাম দিন।

আপনি মেনুবার থেকে File > New > Contact List ও নির্বাচন করতে পারেন।

আপনার লিস্টে কন্ট্যাক্ট যোগ করতে, পপ-আপ উইন্ডোতে Name এবং E-mail ফিল্ডে টাইপ করা শুরু করুন। আপনি যদি এমন একটি নাম যোগ করেন যা বিদ্যমান কন্ট্যাক্ট হিসেবে রিকগ্নাইজ হয়, তবে আপনি সেই কন্ট্যাক্টের সাজেশন দেখতে পাবেন। তারপর আপনি সেটি নির্বাচন করে সেটি লিস্টে যোগ করতে পারেন।

আপনি যদি নতুন কন্ট্যাক্ট যোগ করেন, শুধু তাদের নাম এবং ইমেইল অ্যাড্রেস লিখুন। আপনি বের হওয়ার আগে, রিবন থেকে গ্রুপকে একটি Category অ্যাসাইন করতে পারেন। আপনি family, friends, এবং team-এর মতো অপশন দেখবেন।

আপনি লিস্টে মেম্বার যোগ করা শেষ করলে, রিবন থেকে Save & Close-এ ক্লিক করুন।

ম্যাক-এ New Contact List বাটন গ্রে-আউট হয়েছে?

আপনি যদি পিপল সেকশনের রিবনে New Contact List বাটনে ক্লিক না कर पाते, তবে এটি একটি সহজ ফিক্স।

1. মেনুবার থেকে Outlook > Preferences-এ ক্লিক করুন।
2. General নির্বাচন করুন।
3. Hide On My Computer-এর পাশের বক্সটি আনচেক করুন।

ম্যাক-এ আউটলুক গ্রুপ ইমেইল কম্পোজ করা

আপনি আউটলুকে আপনার ইমেইল গ্রুপ তৈরি করার পর, সেদের মেসেজ পাঠাতে আপনার কাছে কয়েকটি উপায় আছে।

মেইল সেকশন থেকে ইমেইল কম্পোজ করুন

আপনি সম্ভবত আউটলুকের মেইল সেকশনে অধিকাংশ সময় থাকেন, তাই আপনার তৈরি করা ডিস্ট্রিবিউশন লিস্টে ইমেইল পাঠাতে, নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।

1. New Email-এ ক্লিক করুন।
2. To ফিল্ডে, আপনি কন্ট্যাক্ট লিস্টকে দিয়ে থাকা নামটি টাইপ করা শুরু করুন। বিকল্পভাবে, আপনি ফিল্ডের ডান পাশে Search বাটনে ক্লিক করতে পারেন। শীর্ষে বক্সে লিস্টটি খুঁজুন।
3. লিস্টটি ডিসপ্লে হলে, সেটি নির্বাচন করুন এবং এটি সরাসরি পপ ইন করবে।

পিপল সেকশন থেকে ইমেইল কম্পোজ করুন

আপনি আউটলুকের পিপল সেকশনে থাকলে, কন্ট্যাক্ট লিস্টের ওপর মাউস হোভার করুন এবং যখন Email icon ডিসপ্লে হয়, সেটিতে ক্লিক করুন।

একটি নতুন ইমেইল খুলবে সেই কন্ট্যাক্ট লিস্ট To লাইনে, আপনার মেসেজ কম্পোজ করার জন্য প্রস্তুত।

আউটলুক গ্রুপ দিয়ে কাজ দ্রুত করুন

আউটলুকে গ্রুপ তৈরি করা এতটো সহজ যে আপনি যদি একই লোকেদের নিয়মিত ইমেইল করেন, তবে এটি আপনার প্রসেস খুব গতিবান করতে পারে।

আপনার ইমেইল এবং ইনবক্সের সাথে আরও অনেক কিছু করার জন্য, আউটলুক ব্যবহারে দক্ষ হওয়ার এই ১০ টিপস চেক করুন।