ইমেল সংগঠনের প্রতিনিধিদের মধ্যে যোগাযোগের কেন্দ্রে অবস্থান করে। যেসব ব্যবহারকারী তাদের কাজের অধিকাংশ সময় ইমেল পাঠাতে এবং মিটিং সংগঠিত করতে ব্যয় করেন, তারা প্রমাণ করতে পারে আপনার ইমেল যোগাযোগের একটি নিরাপদ কপি রাখা কতটুকু গুরুত্বপূর্ণ। আপনার কাজ যদি Microsoft Outlook-এর চারপাশে ঘোরে, তবে আপনি আপনার অ্যাপ্লিকেশন ফাইলগুলো (ইমেল, কন্ট্যাক্ট, ক্যালেন্ডার, ইত্যাদি) একটি নিরাপদ লোকেশনে ব্যাকআপ নিতে চাইতে পারেন।
আপনি যদি دوره 역할ে ব্যাকআপ নেন, নতুন PC বা নতুন Outlook অ্যাকাউন্টে যেতে হবে চিন্তামুক্ত। আরো, একটি Outlook ব্যাকআপ থাকলে ডেটা লসের রিস্ক দূর হবে এবং আপনি একটি নির্ভরযোগ্য অফলাইন ইমেল আর্কাইভ রাখতে পারবেন।
শুভসংবাদ হল, Office 2010 থেকে শুরু করে Outlook অ্যাপ্লিকেশন ডেটা ব্যাকআপ নেওয়া অনেক সহজ হয়েছে। একাধিক ফোল্ডারের চিন্তা না করে, আপনার ব্যাকআপ একটি একক ফাইলে সংরক্ষিত হবে। এটি আপনাকে অন্য একটি কম্পিউটারে PST ফাইলটি ন্যূনতম কষ্টে ইম্পোর্ট করতে দেবে।
প্রক্রিয়াটিকে আরও সুস্পষ্ট করার জন্য, আমরা আপনার সকল ইমেল, কন্ট্যাক্ট, ক্যালেন্ডার, টাস্ক এবং কিছু অ্যাপ্লিকেশন সেটিংস ব্যাকআপ নেওয়ার একটি সম্পূর্ণ গাইড তৈরি করেছি। আপনি যদি নতুন PC-এ মাইগ্রেট করছেন, Outlook ব্যাকআপ ইম্পোর্ট করার দ্বিতীয় গাইডটি অবশ্যই দেখুন।
নোট: নিচের গাইডগুলো Outlook 2010, Outlook 2013 এবং Outlook 2016-এর সাথে কম্প্যাটিবল।
Outlook ব্যাকআপ ফাইল এক্সপোর্ট করার পদ্ধতি
- Outlook 2016, 2013-এ আপনার ফাইলগুলো ব্যাকআপ নিতে — File মেনু অ্যাক্সেস করুন, তারপর বাম হাতের মেনু থেকে Open & Export-এ ক্লিক করুন। এখন, Import / Export-এ ক্লিক করুন।
নোট: Outlook 2010-এ — File > Options > Advanced > Export-এ যান।
- Export a file-এ ক্লিক করে হাইলাইট করুন এবং তারপর Next চাপুন।
- Outlook Data File (.pst) সিলেক্ট করুন এবং আবার Next চাপুন।
- এই স্ক্রিনে, আপনাকে সিলেক্ট করতে হবে কোন ফোল্ডার এবং ফাইলগুলো আপনি ব্যাকআপ নিতে চান। আপনার যদি ইতিমধ্যে কোনো ব্যাকআপ না থাকে, আপনার সব ফাইলগুলির একটি সম্পূর্ণ ব্যাকআপ তৈরি করা ভালো অভ্যাস। এটি করতে, আপনার অ্যাকাউন্টের সাথে যুক্ত ইমেল ঠিকানাতে ক্লিক করুন এটি হাইলাইট করতে এবং Include subfolders-এর পাশের বক্সটি চেক করা আছে কিনা নিশ্চিত করুন। অগামী বढতে Next চাপুন।
নোট: আপনি যদি নির্দিষ্ট ডেটা ব্যাকআপ নিতে চান, নির্দিষ্ট ফোল্ডারটি বেছে নিন এবং Next চাপুন, কিন্তু Include subfolders টিক করা আছে নিশ্চিত করুন। আপনি যদি আরও ফিল্টার প্রয়োগ করতে চান, Filter বাটন ব্যবহার করতে পারেন। আপনি শব্দ, লোকেশন, বা টাইম জোন alapján সিলেক্টিভ ব্যাকআপ নিতে পারেন।
- Browse বাটন ব্যবহার করে আপনি আপনার ব্যাকআপ কোথায় তৈরি করতে চান সেটি পাথ সেট করুন। আপনি এটিকে একটি কাস্টম নামও দিতে পারেন। আপনি যদি ডুপ্লিকেট এড়াতে চান, Replace duplicates with items exported সিলেক্ট করুন এবং Finish চাপুন।
- আপনার ব্যাকআপে সংবেদনশীল তথ্য থাকলে, এই মুহূর্তে পাসওয়ার্ড সেট করা ভালো।
- আপনার কতটুকু তথ্য আছে তার ওপর নির্ভর করে, প্রক্রিয়া সম্পূর্ণ হতে ৫ মিনিটও বেশি সময় লাগতে পারে।
এটাও হলো! আপনি সফলভাবে আপনার Outlook ডেটা ব্যাকআপ নিয়েছেন।
PST ব্যাকআপ ফাইল ইম্পোর্ট করার পদ্ধতি
মনে রাখবেন যে ব্যাকআপ PST ফাইলটির সকল প্রোপার্টি যেকোনো অন্য ফাইলের মত একই। এর মানে আপনি আপনার কম্পিউটারে এটিকে বিনামূল্যে সরাতে পারেন বা এক্সটার্নাল ড্রাইভে কপি করে অন্য PC-এ সরাতে পারেন। আরেকটি বিষয় বিবেচনা করতে হবে যে এই PST ফাইলটি একটি লাইভ ফাইল নয়। এর মানে, এটি তৈরি হওয়ার পর নতুন ইমেল, কন্ট্যাক্ট এবং ক্যালেন্ডার ইনফরমেশন দিয়ে আপডেট হবে না। Outlook একটি আপডেটেড PST ফাইল Documents > Outlook Files-এ রাখে। কিন্তু যেহেতু এটি লোকালি সংরক্ষিত, विवিধ কারণে এটি ভাঙতে পারে।
এখন আপনি আপনার Outlook ব্যাকআপ তৈরি করেছেন, এখানে কীভাবে সেগুলো একটি নতুন কম্পিউটারে ইম্পোর্ট করতে হয়।
নোট: নিচের গাইডটি Outlook 2016, Outlook 2013 এবং Outlook 2010-এ কাজ করবে।
- মূল Outlook উইন্ডোতে, File ট্যাব এক্সপ্যান্ড করুন এবং ডান পাশের মেনু থেকে Open & Export বেছে নিন।
নোট: Outlook 2010-এ, File > Open > Import-এ যান।
- Import from another program or file সিলেক্ট করুন, তারপর Next চাপুন।
- তারপর, Outlook Data File সিলেক্ট করুন এবং Next চাপুন।
- পরবর্তী উইন্ডোতে, Browse বাটনে ক্লিক করুন ব্যাকআপ ফাইলটি খুঁজে বের করতে। একবার লোড হলে, আপনি অপশন মেনু ব্যবহার করে ডুপ্লিকেট নিষিদ্ধ করতে পারেন বা এক্সিস্টিং আইটেমদের সাথে রিপ্লেস করতে পারেন। অগামী বढতে Next চাপুন।
নোট: আপনি যে ব্যাকআপ ইম্পোর্ট করছেন সেটি আপনার বর্তমান ইমেলগুলোর চেয়ে নতুন হলে, Replace duplicates সিলেক্ট করা ভালো। পুরনো হলে, Do not import duplicates ব্যবহার করুন।
- এখন আপনাকে নির্দিষ্ট করতে হবে কোন ফোল্ডারগুলো আপনার দরকার এবং আপনি সেগুলো কোথায় ইম্পোর্ট করতে চান। আপনি যদি পুরো ব্যাকআপ ইম্পোর্ট করতে চান, Outlook Data file সিলেক্ট করুন এবং Finish চাপুন।
নোট: আপনি আমাদের প্রথম গাইডের মতোই নিজে ফোল্ডার সিলেক্ট করে ইম্পোর্ট করতে পারেন। আরও, আপনি Import items into the same folder in: বেছে নিতে পারেন এবং ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে একটি কাস্টম ফোল্ডার সিলেক্ট করতে পারেন।
এটাও হলো! আপনি সফলভাবে একটি Outlook ব্যাকআপ ইম্পোর্ট করেছেন।
