আপনি যদি বারবার একই ব্যক্তিকে ইমেইল পাঠান, তবে সেটাকে কন্টাক্ট হিসেবে যোগ করা বুদ্ধিমানের কাজ যাতে সেটি আপনার হাতের কাছে থাকে। অ্যাটাচমেন্ট পাঠানোর মতো, প্রক্রিয়াটা আউটলুকেrelative সহজ। আপনি সরাসরি একটি ইমেইল থেকে, স্ক্র্যাচ থেকে, একটি ফাইল থেকে, এক্সেল থেকে, এবং আরও অনেকভাবে কন্টাক্ট যোগ করতে পারেন। এই গাইডে, আমরা ব্যাখ্যা করব কীভাবে আপনি ঠিক সেই কাজটি করতে পারেন।
একটি ইমেইল মেসেজ থেকে আউটলুক কন্টাক্ট যোগ করা
একটি আউটলুক মেসেজ থেকে কন্টাক্ট যোগ করতে, আপনাকে প্রথমে মেসেজটি খুলতে হবে যাতে ব্যক্তির নাম From, To, CC, বা BCC লাইনে দেখানো হয়। তারপর নামটিতে রাইট-ক্লিক করুন এবং Add to Outlook Contacts অপশন বেছে নিন। খোলা উইন্ডো থেকে, আপনি সকল ডিটেইল পূরণ করতে পারেন যা আপনি সংরক্ষণ করতে চান। আউটলুক স্বয়ংক্রিয়ভাবে কন্টাক্ট ইমেইল ঠিকানা ইমেইল বক্সে পূরণ করবে, এবং ইমেইল থেকে আন্য যেকোনো ইনফরমেশন। প্রক্রিয়া শেষ করতে Save চাপুন।
স্ক্র্যাচ থেকে একটি কন্টাক্ট যোগ করা
যদিও একটি ইমেইল মেসেজ থেকে কন্টাক্ট যোগ করা সবচেয়ে সহজ পদ্ধতি, আপনি স্ক্র্যাচ থেকেও একটি কন্টাক্ট যোগ করতে পারেন। ऐसा করতে, আপনি স্ক্রিনের পাশে People icon-এ ক্লিক করতে পারেন, যেখানে আপনার একাউন্ট লিস্ট অবস্থিত। তারপর সাইডবারের উপরে New Contact অপশনে ক্লিক করুন, এবং আপনি যে ইনফরমেশন যোগ করতে চান সেগুলো ম্যানুয়ালি এন্টার করে আপনার কন্টাক্ট যোগ করুন। কাজ হলে, Save & Close ক্লিক করুন।
কন্টাক্ট যোগ করার অন্যান্য উপায়
Office 365-এ অনেক জিনিসের মতো, কন্টাক্ট যোগ করার একাধিক উপায় আছে। আউটলুকে কন্টাক্ট যোগ করার একটি বিকল্প উপায় হচ্ছে .CSV বা .PST ফাইল থেকে কন্টাক্ট ইমপোর্ট করা। .CSV ফাইল সাধারণত কন্টাক্ট এক্সপোর্ট করা একটি টেক্সট ফাইল থাকে, যেখানে প্রতিটি কন্টাক্ট ইনফরমেশন কমা দিয়ে আলাদা করা থাকে। .PST ফাইলটি Entretanto, আউটলুক থেকে এক্সপোর্ট করা হয় এবং আপনার কন্টাক্টগুলো কম্পিউটারগুলোর মধ্যে সরাতে পারে। এখানে কীভাবে করবেন:
- রিবনের উপরে থেকে File বেছে নিন
- Open & Export বেছে নিন
- Import/Export বেছে নিন
- .CSV বা .PST ইমপোর্ট করতে Import from another program or file বেছে নিন এবং Next চাপুন
- আপনার অপশন বেছে নিন
- Import a File বক্সে, আপনার কন্টাক্ট ফাইল ব্রাউজ করুন, এবং ডাবল-ক্লিক করে সিলেক্ট করুন।
এই অপশন বেছে নিলে, আপনি একটি ফোল্ডার বেছে নিতে পারেন আপনার কন্টাক্ট সংরক্ষণ করতে। আপনি যে একাউন্টটি ব্যবহার করছেন সেটি বেছে নিশ্চিত করুন, এবং এর সাবফোল্ডার সিলেক্ট করুন এবং Contacts বেছে নিন। একবার হলে, Finish চাপুন।
উপরের যেকোনো পদ্ধতিতে কন্টাক্ট যোগ করার পর, আপনি এর সাথে অনেক কিছু করতে পারেন। আপনি পুরো কন্ট্রোলে থাকবেন কী ইনফরমেশন যোগ করা হবে। আপনি আপনার কন্টাক্টের ফটো পরিবর্তন করতে পারেন, নাম কীভাবে প্রদর্শিত হবে সেটি পরিবর্তন করতে পারেন, ইনফরমেশন আপডেট করতে পারেন, এক্সটেনশন নম্বর যোগ করতে পারেন, এবং আরও অনেক কিছু।
আপনি কন্টাক্ট কার্ড আপনার সহকর্মীদের কাছে ফরওয়ার্ডও করতে পারেন কার্ডে ক্লিক করে, কন্টাক্ট ট্যাবে Actions গ্রুপ বেছে নিয়ে, এবং ফরওয়ার্ড লিস্ট মেনু থেকে As an Outlook contact অপশন বেছে নিয়ে। আপনি কি এই গাইড উপযোগী পেয়েছেন? নিচে কমেন্টে জানান।
