কখনো কখনো আপনার অনেক মানুষের সাথে যোগাযোগ করতে হয় কিন্তু পর্যাপ্ত সময় নেই। এই ধরনের দিনগুলোই অটোমেটেড টেকনোলজির সর্বাধিক সুবিধা পায়। আপনি একটি ইমেইল লিখে আউটলুককে এক সপ্তাহ পর পাঠাতে বলতে পারেন।
আউটলুকে ইমেইল শিডিউল করার গাইড এখানে। এটিতে কয়েক ধাপের বেশি লাগে না। মেসেজ লিখুন, তারিখ বেছে নিন, এবং বাকি সফ্টওয়্যারটি করবে। আপনি যদি ইমেইল পাঠানোর আগে কিছু পরিবর্তন করতে চান, তবে সেটিও খুব সহজে করা যায়। বিস্তারিত জানি।
১. আউটলুকে নতুন ইমেইল তৈরি করুন
আউটলুক লঞ্চ করুন এবং New Email বাটনে ক্লিক করুন। সাদা ভাবে আপনার মেসেজ লিখুন, প্রাপকদের যোগ করুন (add recipients), এবং আপনি যা চান যোগ করুন। ইমেইলে কী আছে সেটি আউটলুকের ডিলে ডেলিভারিকে প্রভাবিত করে না।
বিকল্পভাবে, আপনি শিডিউল করার পর ইমেইল কমপোজ করতে পারেন। কোনো পথে করুন, সেটি সম্পূর্ণ আপনার ইচ্ছা, কিন্তু আপনার মুভমেন্টগুলো প্ল্যান করার ক্ষেত্রে কিছু मेহনত করুন, চাহে পারসোনাল হোক চাহে প্রফেশনাল।
পাঁচ বছরের গোল প্ল্যান এবং সেটি সাপোর্ট করার টুলস যেমন OneNote এবং Trello পর্যন্ত যাওয়া শেষ পর্যন্ত পুরস্কারদায়ক। এবং আপনার ইমেইলগুলো সেটি শুরু করার একটি ভালো জায়গা।
২. আপনার ইমেইল শিডিউল এবং ম্যানেজ করুন
আপনি যখন পরবর্তী ধাপের জন্য প্রস্তুত, Options ট্যাবে যান এবং Delay Delivery বাটনে ক্লিক করুন। উপরে বলা অনুযায়ী, এটি সক্রিয় এবং উপলব্ধ থাকে আপনার ইমেইলে কন্টেন্ট থাকা না থাকা নিশ্চিত করুন।
বাটনটি একটি উইন্ডো খুলবে অনেক মজার অপশনসহ। আপনি যদি শুধু জানতে চান আউটলুকে ইমেইল শিডিউল কীভাবে করবেন, তবে সরাসরি Delivery Options সেকশনে যান।
Do not deliver before কমান্ডের পাশের বক্সে টিক দিন এবং তারপর তারিখ ও সময় সেট করুন। অবশেষে Close-এ ক্লিক করুন এবং আউটলুক আপনার সেটিংস সেভ করবে।
অন্যান্য ডেলিভারি এবং ম্যানেজমেন্ট টুলস
Delay Delivery উইন্ডোতে অতিরিক্ত অপশনগুলো আপনার অটোমেটেড ইমেইলগুলোকেও আরও দক্ষ করতে পারে।
আপনি একটি এক্সপায়ারি ডেট সেট করতে পারেন, যাতে সিস্টেমটি জানে একটি প্রজেক্টের ডেডলাইন পাস হয়ে গেলে সেই ইমেইলের সাথে আর কষ্ট করতে হবে না।
আপনি যদি একটি টিমে কাজ করেন এবং সবার ইমেইল আউটলুকে থাকে, তবে আপনি আপনার ইমেইলের রিপ্লাইগুলো কাউকে নির্দিষ্ট পাঠাতে পারেন।
অন্যান্য ম্যানেজমেন্ট সেটিংস شامل हैं ডেলিভারি ও রিড রিসিপ্ট চাওয়া। আপনি একটি ইমেইলকে সেনসিটিভ (sensitive) হিসেবে মার্ক করতে পারেন এবং এনক্রিপ্ট (encrypt) করে ইন্টারঅ্যাকশন সিকিউর রাখতে পারেন।
ইমেইল শিডিউল করার আউটলুক ক্ষমতা এর Bakı হিডেন এবং হ্যান্ডি ফিচারগুলোর একটি। এগুলো আপনাকে মাইক্রোসফট সফ্টওয়্যারের সর্বোত্তম ব্যবহার করতে এবং উৎপাদনশীলতা বাড়াতে সাহায্য করতে পারে।
৩. আপনার ইমেইল পাঠান
সব কিছু সেট হলে, Send-এ ক্লিক করুন এবং আউটলুক ইমেইলটি শিডিউল করবে। সঠিক বললে, এটি আপনার অ্যাকাউন্টের Outbox ফোল্ডারে চলে যায়, যেটি আপনি সাইডবার থেকে অ্যাক্সেস করতে পারেন।
ফোল্ডারটি আপনার সকল টাইমড ইন্টারঅ্যাকশন ধারণ করে, যা তারিখ, গুরুত্ব, সাবজেক্ট, এবং আরও অনেক কিছু অনুযায়ী সাজানো থাকে। কিন্তু আপনি সেগুলো আনরিড (unread), ফ্ল্যাগড (flagged), এবং মেনশन्ड (mentioned) ইমেইল দিয়ে ফিল্টারও করতে পারেন।
পরিবর্তন করতে, আবার ইমেইলে যান এবং আপনি যা চান অ্যাডজাস্ট করুন। একবার প্রেরিত হলে, আপনি ইন্টারঅ্যাকশনগুলো Sent Items ফোল্ডারে পাবেন।
আউটলুকে ইমেইল শিডিউল করার সেরা অভ্যাস
কয়েকটি ফ্যাক্টর রয়েছে যা সিস্টেমের পারফরম্যান্সকে প্রভাবিত করতে পারে। সবচেয়ে पहले, ইন্টারনেট ছাড়া আউটলুকে অটোমেটেড ইমেইল পাঠানো যায় না, তাই নিশ্চিত করুন আপনার কানেকশন ভালো এবং কাজ করছে যখন আপনার দরকার।
দ্বিতীয়, আপ-টু-ডেট সফ্টওয়্যার সেরা। নতুন ফিচার মিস করার পাশাপাশি, পুরানো ভার্সনের আউটলুক ইন্টারনেটের সাথে কানেক্ট করা বা ডেটা সিঙ্ক করার সময় সমস্যা সৃষ্টি করতে পারে। এই ধরনের ব্যাঘাত আপনার কাজ কঠিন করে তোলে।
সাধারণ টেকনিক্যাল ইস্যুগুলোও সম্পর্কে সচেতন থাকুন। যেটি প্রায়ই হয় তা হলো ইমেইল আটকে যাওয়া যতক্ষণ না আপনি ম্যানুয়ালি Send/Receive সিলেক্ট করেন।
এটি সাধারণত হয় যদি আউটলукের অ্যাডভান্সড সেটিংসে Send immediately when connected অপশনটি টিক করা না থাকে। মাইক্রোসফট কারণ ও সমাধান আরও ব্যাখ্যা করে।
শেষে, শিডিউলিং-এর সাথে সতর্ক থাকুন। একদিকে, আপনার কম্পিউটারের তারিখ ও সময় সঠিক কিনা চেক করুন। এছাড়া, টাইম ডিফারেন্স, হলিডে, এবং কীভাবে বিলম্বিত ইমেইলটি ফ্রেইম করবেন সেটি বিবেচনা করুন, বিশেষ করে আপনি যদি আগামী মাসের জন্য শিডিউল করেন।
আপনার ইমেইলিং সিস্টেম ফাইন-টিউন করুন
একটি প্র্যাক্টিক্যাল এবং কমফরটেবল ওয়ার্কফ্লো তৈরি করা গুরুত্বপূর্ণ। অটোমেশন আপনার কাঁধ থেকে অনেক ভার বাদ দেয়। একই সাথে, এটি আপনার দৃষ্টি এবং বিজনেস প্ল্যানকে বর্তমান এবং আপনি কতটুকু করতে পারেন সেটির বাইরে প্রসারিত করতে সাহায্য করে।
আউটলুকে ইমেইল শিডিউল কীভাবে করবেন সেটি কমপক্ষে মডার্ন সমাধান শিখাতে পারে। স্মার্ট সফ্টওয়্যার দিয়ে মূল্যবান সেকেন্ড বাঁচান যা দ্রুত ইমেইল লিখা থেকে সঠিক লোকেদের টাস্ক অ্যালোকেট করার সব কিছুর সাহায্য করে। আপনার অপশনগুলো এক্সপ্লোর করতে ডরবেন না।
