আউটলুকে কীভাবে একটি ইমেল নির্ধারণ করবেন

কখনও কখনও আপনার সাথে যোগাযোগ করার জন্য অনেক লোক থাকতে পারে এবং পর্যাপ্ত সময় নেই। এই ধরনের দিনগুলি স্বয়ংক্রিয় প্রযুক্তি থেকে সবচেয়ে বেশি উপকৃত হয়। আপনি একটি ইমেল লিখতে পারেন এবং এক সপ্তাহ পরে আউটলুক পাঠাতে পারেন৷

আউটলুকে কীভাবে একটি ইমেল শিডিউল করতে হয় সে সম্পর্কে এখানে একটি গাইড রয়েছে। এটি কয়েক ধাপের বেশি লাগে না। বার্তাটি লিখুন, তারিখ বাছাই করুন এবং সফ্টওয়্যারটিকে বাকি কাজ করতে দিন। আপনি যদি ইমেল ছেড়ে যাওয়ার আগে কিছু পরিবর্তন করতে চান তবে আপনি তা সহজেই করতে পারেন। আসুন একটু বিশদে যাই।

1. আউটলুকে একটি নতুন ইমেল তৈরি করুন

Outlook চালু করুন এবং নতুন ইমেল-এ ক্লিক করুন বোতাম আপনার বার্তাটি স্বাভাবিক হিসাবে লিখুন, প্রাপকদের যোগ করুন৷ , এবং অন্য কিছু যা আপনি চান। ইমেলে যা আছে তা আউটলুকের বিলম্ব বিতরণকে প্রভাবিত করে না।

বিকল্পভাবে, আপনি এটি নির্ধারণ করার পরে ইমেলটি রচনা করতে পারেন। আপনি এটি কোন দিকে করবেন তা সম্পূর্ণ আপনার উপর নির্ভর করে, তবে ব্যক্তিগত বা পেশাগত ব্যবহারের জন্যই হোক না কেন আপনার পদক্ষেপগুলি পরিকল্পনা করার জন্য কিছু প্রচেষ্টা করুন৷

OneNote এবং Trello এর মতো পাঁচ বছরের লক্ষ্য পরিকল্পনা এবং এটিকে সমর্থন করার জন্য সরঞ্জামগুলি তৈরি করা শেষ পর্যন্ত পুরষ্কারের মূল্যবান। এবং আপনার ইমেলগুলি শুরু করার জন্য একটি ভাল জায়গা৷

2. আপনার ইমেলের সময়সূচী এবং পরিচালনা করুন

আপনি পরবর্তী ধাপের জন্য প্রস্তুত হলে, বিকল্পগুলিতে যান৷ ট্যাবে ক্লিক করুন এবং ডেলিভারি বিলম্ব-এ ক্লিক করুন বোতাম উপরে প্রস্তাবিত হিসাবে, আপনার ইমেলে কিছু থাকুক বা না থাকুক এটি সক্রিয় এবং উপলব্ধ।

বোতামটি অনেক মজার বিকল্প সহ একটি উইন্ডো খোলে। আপনি যদি আউটলুকে একটি ইমেলের সময়সূচী নির্ধারণ করতে চান তবে সরাসরি ডেলিভারি বিকল্পগুলিতে যান। বিভাগ।

এর আগে ডেলিভারি করবেন না পাশের বাক্সে টিক দিন কমান্ড এবং তারপর তারিখ এবং সময় সেট করুন। অবশেষে, বন্ধ করুন ক্লিক করুন এবং Outlook আপনার সেটিংস সংরক্ষণ করবে।

অন্যান্য ডেলিভারি এবং ম্যানেজমেন্ট টুলস

ডেলিভারি বিলম্ব-এ অতিরিক্ত বিকল্প উইন্ডোটি আপনার স্বয়ংক্রিয় ইমেলগুলিকে আরও দক্ষ করে তুলতে পারে৷

আপনি একটি মেয়াদ শেষ হওয়ার তারিখ সেট করতে পারেন, যাতে সিস্টেমটি জানে যে একটি প্রকল্পের সময়সীমা অতিক্রম করার পরে একটি ইমেল নিয়ে বিরক্ত না হয়, উদাহরণস্বরূপ৷

আপনি যদি একটি দলের মধ্যে কাজ করেন এবং প্রত্যেকের ইমেল Outlook-এ থাকে, তাহলে আপনি আপনার ইমেলের উত্তর নির্দিষ্ট কারো কাছে যেতে পারেন।

অন্যান্য ম্যানেজমেন্ট সেটিংসের মধ্যে রয়েছে ডেলিভারি এবং রিসিট পড়ার জন্য জিজ্ঞাসা করতে সক্ষম হওয়া। এমনকি আপনি একটি ইমেলকে সংবেদনশীল হিসাবে চিহ্নিত করতে পারেন এবং মিথস্ক্রিয়া সুরক্ষিত রাখতে এটি এনক্রিপ্ট করতে পারেন৷

আউটলুকের ইমেলগুলির সময়সূচী করার ক্ষমতা আবিষ্কার করার জন্য এর অনেকগুলি লুকানো এবং সহজ বৈশিষ্ট্যগুলির মধ্যে একটি। তারা আপনাকে Microsoft-এর সফ্টওয়্যার ব্যবহার করতে এবং উৎপাদনশীলতা বাড়াতে সাহায্য করতে পারে।

3. আপনার ইমেল পাঠান

সবকিছু ঠিক রেখে, পাঠান এ ক্লিক করুন এবং আউটলুক ইমেলের সময়সূচী নির্ধারণ করে। সুনির্দিষ্টভাবে বলতে গেলে, এটি আপনার অ্যাকাউন্টের আউটবক্সে যায়৷ ফোল্ডার, যা আপনি সাইডবার থেকে অ্যাক্সেস করতে পারেন।

ফোল্ডারটি তারিখ, গুরুত্ব, বিষয় এবং আরও অনেক কিছু দ্বারা সাজানো আপনার সমস্ত সময়যুক্ত মিথস্ক্রিয়া ধারণ করে৷ কিন্তু আপনি অপঠিত, পতাকাঙ্কিত এবং উল্লেখিত ইমেলগুলির জন্য তাদের মাধ্যমে ফিল্টার করতে পারেন৷

পরিবর্তন করতে, শুধু আবার ইমেলে যান এবং আপনি যা চান তা সামঞ্জস্য করুন। একবার পাঠানো হলে, আপনি প্রেরিত আইটেমগুলিতে ইন্টারঅ্যাকশনগুলি খুঁজে পাবেন৷ ফোল্ডার।

আউটলুকে একটি ইমেল নির্ধারণের সর্বোত্তম অভ্যাস

সিস্টেমটি কীভাবে কাজ করে তা প্রভাবিত করতে পারে এমন কয়েকটি কারণ রয়েছে। প্রথমত, আপনি ইন্টারনেট ছাড়া Outlook-এ একটি স্বয়ংক্রিয় ইমেল পাঠাতে পারবেন না, তাই নিশ্চিত করুন যে আপনার সংযোগটি ভাল এবং আপনার যখন প্রয়োজন তখন কাজ করছে।

দ্বিতীয়ত, আপ টু ডেট সফ্টওয়্যার সেরা। অনুপস্থিত নতুন বৈশিষ্ট্যগুলি ছাড়াও, আউটলুকের একটি পুরানো সংস্করণ ইন্টারনেটের সাথে সংযোগ বা ডেটা সিঙ্ক করার সময় সমস্যা আনতে পারে, উদাহরণস্বরূপ। এই ধরনের বাধা আপনার কাজকে কঠিন করে তোলে।

সাধারণ প্রযুক্তিগত সমস্যাগুলি সম্পর্কেও সচেতন হন। আপনি ম্যানুয়ালি পাঠান/পান নির্বাচন না করা পর্যন্ত ইমেল আটকে যাওয়ার বিষয়ে যেটি প্রায়ই আসে .

এটি সাধারণত ঘটে যদি সংযুক্ত হলে অবিলম্বে পাঠান Outlook এর উন্নত সেটিংসে বিকল্পটি টিক দেওয়া নেই। মাইক্রোসফট কারণ এবং সমাধান আরও ব্যাখ্যা করে৷

অবশেষে, আপনার সময়সূচী সম্পর্কে সতর্ক থাকুন। একটির জন্য, আপনার কম্পিউটারের তারিখ এবং সময় সঠিক কিনা তা পরীক্ষা করুন। এছাড়াও, সময়ের পার্থক্য, ছুটির দিন এবং বিলম্বিত ইমেলটি কীভাবে বাক্যাংশ করতে হয়, বিশেষ করে যদি আপনি এটি পরের মাসের জন্য নির্ধারণ করেন তার মতো বিষয়গুলি বিবেচনা করুন৷

আপনার ইমেল সিস্টেমকে ফাইন-টিউন করুন

নিজেকে একটি ব্যবহারিক এবং আরামদায়ক কর্মপ্রবাহ তৈরি করা গুরুত্বপূর্ণ। অটোমেশন আপনার কাঁধ থেকে অনেক ওজন নেয়। একই সময়ে, এটি আপনার দৃষ্টিভঙ্গি এবং ব্যবসায়িক পরিকল্পনাকে বর্তমানের বাইরে প্রসারিত করতে সাহায্য করে এবং আপনি কতটা করতে পারেন।

আউটলুকে কীভাবে একটি ইমেল শিডিউল করা যায় তা শেখাতে পারে সর্বনিম্ন আধুনিক সমাধান। স্মার্ট সফ্টওয়্যার দিয়ে মূল্যবান সেকেন্ড সংরক্ষণ করুন যা দ্রুত ইমেল লেখা থেকে শুরু করে সঠিক লোকেদের জন্য কাজ বরাদ্দ করা পর্যন্ত যেকোনো কিছুতে সাহায্য করে। আপনার বিকল্পগুলি অন্বেষণ করতে ভয় পাবেন না৷