আমরা সবাই এই পরিস্থিতিতে পড়ে থাকি: একটি ইমেইল পাঠিয়ে দেওয়া, যা কয়েক মুহূর্ত পরই আমরা অনুতাপ করি। ভুল মানুষের কাছে গেলে, রেগে যেনে পাঠালে, বা শুধু একটি লজ্জাজনক টাইপো থাকলে—কি হয় যদি আপনি ইমেইলটি রিক্যাল (ফিরিয়ে আনতে) পারতেন? ঠিক শর্তগুলো পূরণ হলে, আপনি পারেন।
Outlook ডেস্কটপে, আপনি দ্রুত কাজ করলে একটি ইমেইল আনসেন্ড (unsend) করতে পারেন। আমরা আপনাকে দেখাব কীভাবে Outlook-এ ইমেইল রিক্যাল করতে হয়, কী শর্তগুলো পূরণ করতে হয়, এবং কিছু বিকল্প পদ্ধতি ব্যাখ্যা করব।
Outlook-এ মেসেজ রিক্যাল করার উপায়
Outlook মেসেজে রিক্যাল রিকোয়েস্ট করা সহজ। কিন্তু সেটি সফলভাবে সম্পন্ন হবে কিনা তা আলাদা বিষয়, যা আমরা পরবর্তী সেকশনে কভার করব।
Outlook ইমেইল রিক্যাল করতে:
- Outlook-এ, বাম প্যানেল থেকে Sent Items ফোল্ডারে যান।
- আপনি যে মেসেজটি রিক্যাল করতে চান সেটি খুঁজে বের করুন এবং ডাবল ক্লিক করুন একটি নতুন উইন্ডোতে খুলতে।
- উপরের মেনু থেকে File-এ ক্লিক করুন।
- Resend or Recall > Recall This Message-এ ক্লিক করুন।
- Delete unread copies of this message-এ ক্লিক করুন রেসিপিয়েন্টের ইনবক্স থেকে ইমেইলটি সম্পূর্ণ মুছে ফেলতে। অথবা, Delete unread copies and replace with a new message সিলেক্ট করুন আপনি যদি মূল ইমেইলের বদলে একটি ভিন্ন ইমেইল পাঠাতে চান।
- ঐচ্ছিকভাবে, Tell me if recall succeeds or fails for each recipient চেক করুন। এটি আপনাকে প্রতিটি রিক্যাল অটেম্প্টের ফলাফল ইমেইল করবে। একবার পেলে, রিবনে একটি Tracking আইকন দেখতে পাবেন, যেখানে ক্লিক করলে ফলাফলের সারাংশ দেখাবে।
- শেষ হলে, মেসেজ রিক্যাল করতে OK-এ ক্লিক করুন। এটি রেসিপিয়েন্টের ঠিকানায় একটি রিকোয়েস্ট পাঠাবে, মূল ইমেইল ডিলিট করার জন্য ইমেইল ক্লায়েন্টকে অনুরোধ করে।
Outlook-এ ইমেইল রিক্যাল করার জন্য কী শর্তাবলী পূরণ করতে হয়?
আপনি শুধু তখনই একটি ইমেইল রিক্যাল করতে পারবেন যখন আপনি এবং রেসিপিয়েন্ট উভয়েই Microsoft Exchange বা Microsoft 365 অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করেন একই সার্ভার বা অর্গানাইজেশনে।
আপনার কোন টাইপের ইমেইল অ্যাকাউন্ট আছে সেটি চেক করতে:
- Outlook-এ, উপরের মেনু থেকে File-এ ক্লিক করুন।
- Account Settings > Account Settings-এ ক্লিক করুন।
- Email ট্যাবে, Type কলামে দেখুন আপনি কোন টাইপের অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করছেন।
এই সীমাবদ্ধতা ধরে রেখে, রিক্যাল আপনার অর্গানাইজেশনের বাইরে পাঠানো ইমেইলে কাজ করবে না, উদাহরণস্বরূপ Gmail বা Yahoo অ্যাকাউন্টে। কারণ একবার ইমেইল আপনার ইন্টারনাল সার্ভার ছাড়া যাওয়া গেলে, আপনার তার ওপর কোনো কন্ট্রোল থাকে না। কোনো যুনিভার্সাল রুল নেই যে ইমেইল সার্ভার একটি রিক্যাল রিকোয়েস্ট মানবে; বরং এটি প্রসেসও হবে না।
আপনি এবং আপনার রেসিপিয়েন্ট যদি একই Exchange সার্ভারে থাকেন, তবুও এটি রিক্যাল সফলতার গ্যারান্টি দেয় না।
সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ, রেসিপিয়েন্টকে মূল মেসেজ খোলার আগে রিক্যাল রিকোয়েস্টটি খুলতে হবে। যদি তারা মূল মেসেজটি প্রথমে পড়ে—চায়ে আপনি রিক্যাল রিকোয়েস্ট করার আগে বা পরে—মূল মেসেজ তাদের ইনবক্সে থাকবে। সারা রিক্যাল রিকোয়েস্ট পাওয়া সত্ত্বেও, যেকহানে তাদের জানাবে যে আপনি মূল মেসেজটি ডিলিট করতে চান, এটি তাদের ইচ্ছা ওপর নির্ভর করে তারা ফলো থ্রু করবে কিনা।
তবে, যদি রেসিপিয়েন্টের Outlook সেটিংসে Automatically process meeting requests and responses to meeting requests and polls ইনাবল করা থাকে, তবে রিক্যাল পটভূমিতে অটোমেটিক্যালি হবে এবং আপনার মূল ইমেইল ডিলিট হবে। এই সেটিং পাওয়া যায় File > Options > Mail > Tracking-এ। আবারও, এটি শুধু তখনই কাজ করবে যদি রেসিপিয়েন্ট আপনার মূল ইমেইল খুলে না থাকে। যদি তারা খুলে থাকে, তবে এই সেটিং থাকা সত্ত্বেও সেটি তাদের ইনবক্সে থাকবে।
এছাড়া, যদি রেসিপিয়েন্টের কোনো রুল থাকে যা আপনার মূল ইমেইল ইনবক্স থেকে অন্য ফোল্ডারে সরিয়ে দেয়, তবে রিক্যাল রিকোয়েস্ট ব্যর্থ হবে। વધুত, যদি ইমেইলটি একটি পাবলিক ইনবক্সে পাঠানো হয় এবং রিক্যাল রিকোয়েস্টটি ইন্ডিবিডুয়াল রেসিপিয়েন্ট ছাড়া কেউ অন্য পড়ে, তবে রিক্যাল কাজ করবে না।
শেষে, রিক্যাল রিকোয়েস্ট প্রসেস হবে না যদি রেসিপিয়েন্ট তাদের ইমেইল Outlook ডেস্কটপ প্রোগ্রামের বাইরে থেকে দেখে, যেমন Outlook ওয়েব অ্যাপ বা তাদের মোবাইল ডিভাইস থেকে।
সারসংক্ষেপে, একটি সফল ইমেইল রিক্যালের জন্য নিচের সব শর্ত পূরণ করতে হবে:
- আপনি এবং রেসিপিয়েন্ট উভয়েই একই Exchange সার্ভারে থাকতে হবে।
- রেসিপিয়েন্টকে মূল ইমেইল পড়ার আগে রিক্যাল রিকোয়েস্টটি খুলতে হবে।
- রেসিপিয়েন্টকে ডেস্কটপে Outlook-এর মাধ্যমে রিক্যাল রিকোয়েস্টটি খুলতে হবে।
- রেসিপিয়েন্টের এমন কোনো রুল থাকতে হবে না যা আপনার মূল ইমেইল মডিফাই বা সরিয়ে দেয়।
আপনি দেখতে পাচ্ছেন, ইমেইল রিক্যাল সফল হওয়ার জন্য খুব স্পেসিফিক শর্তাবলী পূরণ করতে হয়। সফলতার সর্বোত্তম সুযোগের জন্য, দ্রুত রিক্যাল রিকোয়েস্ট করুন, কিন্তু প্রক্রিয়াটি ফুল-প্রুফ নয়। এটিকে লাস্ট রিসোর্ট হিসেবে ব্যবহার করুন।
ইমেইল রিক্যাল করার পরিবর্তে পাঠানোর দেরি করার পদ্ধতি
আপনি যদি sering ইমেইল রিক্যাল করার প্রয়োজন পড়েন, তবে একটি বিকল্প পদ্ধতি নেওয়া ভালো হতে পারে।
একটি পদ্ধতি হচ্ছে Outlook-এ একটি রুল সেট করা যাতে আপনার মেসেজ পাঠানোর কাজে দেরি হয়। এর মাধ্যমে আপনি টেকনিক্যালি ইমেইল রিক্যাল করছেন না, কিন্তু এটি আপনাকে একটি ছোট উইন্ডো দেয় যাতে আউটগোইং ইমেইল ক্যাঞ্সেল করতে পারেন।
একটি derart রুল তৈরি করতে:
- File ট্যাবে নেভিগেট করুন।
- Manage Rules & Alerts সিলেক্ট করুন।
- Email Rules ট্যাবে, New Rule-এ ক্লিক করুন।
- Apply rule on messages I send সিলেক্ট করুন।
- আপনার পছন্দের কন্ডিশন সিলেক্ট করুন। উদাহরণস্বরূপ, নির্দিষ্ট কাউকে পাঠালে রুল ইগনোর হবে কিনা।
- Next-এ ক্লিক করুন।
- আপনার পছন্দের অ্যাকশন সিলেক্ট করুন। আপনাকে অবশ্যই defer delivery by a number of minutes চেক করতে হবে।
- নিচের প্যানেলে, a number of-এ ক্লিক করুন কত মিনিট দেরি করতে চান সেটি সেট করতে, ১ থেকে ১২০ পর্যন্ত।
- Next-এ ক্লিক করুন উইজার্ড ফলো করে যেকোনো এক্সসেপশন সেট করতে এবং আপনার রুলের নাম দিতে।
- শেষ হলে, Finish-এ ক্লিক করুন।
Gmail-এ ইমেইল পাঠানোর দেরি করার উপায়
আপনি কি Gmail ব্যবহার করেন এবং একই ফিচার চান? আপনি লাকি। Gmail-এ পাঠানোর দেরি করার উপায়:
- আপনার ইনবক্সে নেভিগেট করুন এবং উপরের ডানে কগ আইকন-এ ক্লিক করুন।
- See all settings-এ ক্লিক করুন।
- General ট্যাবে, Undo Send সেকশনে যান।
- ড্রপডাউন ব্যবহার করে একটি টাইম ইন্টারভাল সেট করুন (সর্বোচ্চ ৩০ সেকেন্ড) ইমেইল পাঠানোর দেরি করার জন্য। এটি আপনাকে একটি উইন্ডো দেয় যেখানে আপনি রিট্র্যাক্ট করতে পারেন।
- তারপর, যখন আপনি একটি মেসেজ পাঠাবেন, বাম নিচে Undo-এ ক্লিক করুন।
Outlook-এ ইমেইল রিক্যালের ওপর নির্ভর করবেন না
আপনি দেখেছেন, Outlook-এ একটি ইমেইল রিট্র্যাক্ট করা একটি সহজ প্রক্রিয়া। কিন্তু রিক্যাল সফল হবে কিনা তা সম্পূর্ণ আলাদা বিষয় কারণ এটি অনেক ফ্যাক্টরের ওপর নির্ভর করে। এমন একটি বিশ্বে যেখানে মানুষ যেকোনো সময় যেকোনো জায়গা থেকে তাদের ইমেইল এক্সেস করতে পারে, আপনি রিক্যালের ওপর নির্ভর করতে পারবেন না।
বরং, আপনি যদি প্রায়ই ভুলে কিছু পাঠান, তবে ইমেইল পাঠানোর দেরি করার একটি বিকল্প পদ্ধতি ব্যবহার করার কথা বিবেচনা করুন। এর মানে ইমেইলটি ইনস্ট্যান্টলি পাঠানো হবে না এবং একটি ভুলের কারণে আপনাকে লজ্জিত হতে হবে না!
