নির্দিষ্ট সময়ে ইমেইল পাঠানোর জন্য শিডিউল করার পদ্ধতি

কখনো কখনো ইমেইল লিখার সময় পাঠানোর সেরা সময় নয়। কোনো ইভেন্টের অপেক্ষায় থাকতে হয় বা খবর ব্রেক হওয়ার আগে ইমেইল পাঠাতে চাই। কারণ যেকোনো হোক, নির্দিষ্ট সময়ে ইমেইল পাঠানোর ক্ষমতা একটি মূল্যবান টুল।

এই আর্টিকেলে Gmail, Yahoo, এবং Outlook-এ অনলাইন, ডেস্কটপ এবং মোবাইল ক্লায়েন্ট দিয়ে ইমেইল শিডিউল করার পদ্ধতি শিখবেন।

Gmail-এ ইমেইল শিডিউল করা

২০১৯ সালে গুগল Gmail-এ ওয়েব এবং মোবাইল উভয় ক্লায়েন্টের জন্য শিডিউল সেন্ড ফিচার যোগ করেছে। এটি ব্যবহার করা অত্যন্ত সহজ।

Gmail ওয়েব ক্লায়েন্টে শিডিউলিং

1. ইমেইল কম্পোজ উইন্ডোতে Send বাটনের পাশের নিচের দিকে তীর চিহ্নে ক্লিক করুন। Schedule Send অপশন দেখাবে।
2. তিনটি প্রিসেট ডেট বা Pick date & time থেকে কাস্টম ডেট/টাইম বেছে নিন।
3. ক্যালেন্ডার উইজেট থেকে নিজস্ব ডেট/টাইম সেট করে Schedule send চাপুন।

বাম নেভিগেশন মেনু থেকে Scheduled সিলেক্ট করলে শিডিউল করা সব ইমেইল দেখতে পাবেন।

Gmail মোবাইল ক্লায়েন্টে শিডিউলিং

1. মোবাইল অ্যাপে ইমেইল কম্পোজ করুন, সেন্ড আইকনের পাশের তিনটি ডট ট্যাপ করুন। Schedule send অপশন পাবেন।
2. প্রিসেট অপশন বা Pick date & time থেকে কাস্টমাইজ করুন।
3. ডেট/টাইম সেট করে Schedule send ট্যাপ করুন।

Yahoo-এ ইমেইল শিডিউল করা

Gmail-এর মতো Yahoo-তে বিল্ট-ইন শিডিউল সেন্ড ফিচার নেই। থার্ড-পার্টি সার্ভিস ব্যবহার করতে হয়। Boomerang প্লাগইন Yahoo-এর জন্য ডিসকন্টিনিউ করা হয়েছে।

বিকল্প হিসেবে Later.io ব্যবহার করা যায়। ফ্রি একাউন্টে মাসে ১০টি ইমেইল পাঠানো যায়। বেশি দরকার হলে সশুল্ক প্ল্যান বেছে নিন।

1. Later.io-তে পাঠানোর ইমেইল অ্যাকাউন্ট দিয়ে সাইন আপ করুন, ভেরিফিকেশন ইমেইলের লিংক ক্লিক করুন।
2. Emails ড্যাশবোর্ড থেকে Compose সিলেক্ট করুন।
3. Commit চাপলে শিডিউল্ড ইমেইল তালিকায় দেখাবে।

দুর্ভাগ্যক্রমে Yahoo Mail-এর বাইরে থেকে শিডিউল করতে হচ্ছে, কারণ Yahoo-র নিজস্ব ফিচার নেই।

Outlook-এ ইমেইল শিডিউল করা

Boomerang এখনো Outlook.com-এর জন্য শিডিউল সেন্ড সার্ভিস দেয়।

1. Boomerang for Outlook-এ সাইন আপ করুন, মাইক্রোসফট একাউন্ট দিয়ে অথরাইজ করুন।
2. Outlook.com-এ লগইন করুন, বাম প্যানেল থেকে General → Manage add-ins → Install।
3. ইমেইল কম্পোজ করুন, Send বাটনের ডানদিকের তিনটি ডট ক্লিক করুন।
4. মেনু থেকে Boomerang → Send Later বেছে নিন।
5. প্রিসেট ডিলে বা কাস্টম ডেট/টাইম সেট করুন।

সিলেকশন করার পর ইমেইলের উপরে পাঠানোর ডেট সহ স্ট্যাসস ফ্ল্যাশ হবে।

Outlook ডেস্কটপে ইমেইল শিডিউল করা

Outlook ডেস্কটপে Delay Delivery ফিচার আছে।

1. নতুন মেসেজ কম্পোজ করুন।
2. Options ট্যাব → রিবনের More Options সেকশন থেকে Delay Delivery ক্লিক করুন।
3. নতুন উইন্ডোতে Delivery options এর নিচে Do not deliver before চেক করে ডেট/টাইম দিন।
4. Close চাপুন। Send চাপলে নির্বাচিত সময়ে ইমেইল পাঠানো হবে।

Google Sheets দিয়ে বাল্ক ইমেইল শিডিউল করা

প্রতিমাস বাল্ক ইমেইল পাঠালে (রিপোর্ট, তথ্য আদান-প্রদান) Google Sheets সেরা সমাধান।

1. গুগল স্প্রেডশিটে প্রাপক, সাবজেক্ট, বডি কলাম সহ ডেটা রাখুন।
2. Tools → Script editor খুলুন।
3. প্রজেক্ট নাম দিন।
4. নিচের স্ক্রিপ্ট পেস্ট করুন:

function sendEmails() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
  var dataRange = sheet.getDataRange();
  var last_row = dataRange.getLastRow();
  var data = dataRange.getValues();

  for (var i=1; i < last_row; i++) {
    var row = data[i];
    var emailAddress = row[0];
    var subject = row[1];
    var message = row[2];
    MailApp.sendEmail(emailAddress, subject, message);
  }
  dataRange.clearContent();
}

5. এই স্ক্রিপ্ট লাস্ট রো খুঁজে বের করে সব রো লুপ চালিয়ে ইমেইল পাঠায় এবং শেষে শিট ক্লিয়ার করে।
6. Edit → Current project's triggers → Add Trigger।
7. Event Source: Time-driven, Type: Month timer, মাসের কোন দিনে পাঠাবে সেট করুন।
8. Save চাপুন। এখন প্রতি মাসে অটোমেটিক ইমেইল পাঠানো হবে।

পুরো মাস শিটে ইমেইল লিস্ট ভরুন, শিডিউল্ড ডেটে অটোমেটিক পাঠানো হবে। Google Apps Script-এর ট্রিগার ফিচারের জন্য এটি বাল্ক ইমেইলের সবচেয়ে সহজ পদ্ধতি।