আউটলুক ইমেইলকে পিডিএফ (PDF) হিসেবে সংরক্ষণ করতে চান কিন্তু কীভাবে সেটি করতে হবে নিশ্চিত নন? এটি আপনার চিন্তা অনুযায়ী স্পষ্ট নয়, কিন্তু একবার জানলে খুব সহজ।
আপনি আউটলুকের Print মেনুতে আপনার ইমেইল ডাউনলোড করার অপশন পাবেন। এই মেনুটি আপনার ব্যবহার কর रहे অপারেটিং সিস্টেমের ওপর নির্ভর করে ভিন্ন দেখায়, তাই আমরা আপনাকে Mac এবং Windows-এ আউটলুক ইমেইলকে পিডিএফ হিসেবে সংরক্ষণ করার পদ্ধতি দেখাব।
Mac-এ আউটলুকে ইমেইল পিডিএফ হিসেবে সংরক্ষণ করুন
Mac-এ আউটলুক ইমেইলকে পিডিএফ-এ কনভার্ট করা কয়েক ক্লিকের ব্যাপার। কীভাবে করবেন সেটি নিচে দেওয়া হলো:
- প্রথমে, আপনি যে ইমেইলটি সংরক্ষণ করতে চান সেটি খুঁজে বের করুন।
- ইমেইলের উপরের ডান কোণে তিনটি ডট (dots) দেখবেন; সেগুলোর ওপর হোভার করলে More Actions দেখাবে। এই বাটনে ক্লিক করুন।
- দেখানো লিস্ট থেকে Print বেছে নিন।
- টপ টুলবার থেকে আবার Print সিলেক্ট করুন।
- এই উইন্ডোর বাম নিচের কোণে PDF দেখবেন। এটিতে ক্লিক করুন এবং একটি লিস্ট পপ আপ হবে; সেখান থেকে Save as PDF বেছে নিন।
- এখান থেকে, আপনি আপনার পিডিএফকে নাম দিতে পারেন এবং কোথায় সংরক্ষণ করবেন সেটি বেছে নিতে পারেন।
- Save-এ ক্লিক করুন এবং হয়ে গেলো!
Windows-এ আউটলুকে ইমেইল পিডিএফ হিসেবে সংরক্ষণ করুন
Windows-এ আউটলুক ইমেইলকে পিডিএফ-এ কনভার্ট করা একইভাবে সহজ, এবং আবার কয়েক ক্লিকের ব্যাপার। আপনাকে কী করতে হবে সেটি নিচে দেওয়া হলো:
- প্রথমে, আপনি যে ইমেইলটি সংরক্ষণ করতে চান সেটি খুঁজে বের করুন।
- ইমেইলের উপরের ডান কোণে তিনটি ডট দেখবেন; সেগুলোর ওপর হোভার করলে More Actions দেখাবে। এই বাটনে ক্লিক করুন।
- দেখানো লিস্ট থেকে Print বেছে নিন।
- টপ টুলবার থেকে আবার Print সিলেক্ট করুন।
- Destination লেবেল করা বক্সটি Save as PDF পড়ছে কিনা নিশ্চিত করুন। যদি না হয়, তবে এই বক্সে ক্লিক করুন এবং Save as PDF বেছে নিন।
- উইন্ডোর নিচে Save-এ ক্লিক করুন।
- এখান থেকে, আপনি আপনার পিডিএফকে নাম দিতে পারেন এবং কোথায় স্টোর করবেন সেটি বেছে নিতে পারেন।
- Save-এ ক্লিক করুন এবং শেষ।
মাইক্রোসফট টিমস (Microsoft Teams) সহ যোগাযোগ?
পিডিএফ আট্যাচমেন্টগুলো কখনো কখনো আপনার চাইতে বেশি স্পেস নেয়। মাইক্রোসফট টিমস সেটি হ্যান্ডেল করতে সাহায্য করতে পারে। আপনি যদি মাইক্রোসফট টিমসের সাথে কাজ করেন, তবে আপনাকে আউটলুক থেকে ফাইল সংরক্ষণ করার প্রয়োজন নাও হতে পারে; আপনি সরাসরি আট্যাচমেন্টগুলো অ্যাপে ড্র্যাগ করতে পারেন।
এটি একটি বড় টাইম সেভার (time saver) হতে পারে এবং মাইক্রোসফট টিমসের শুধু একটি প্রোডাক্টিভিটি হাইলাইট। সব সে ভারী আট্যাচমেন্ট ডাউনলোড করার দরকার নেই, শুধু ড্র্যাগ অ্যান্ড ড্রপ করুন।
