আপনি কি এখনো আউटलুক ব্যবহার করেন এবং জিমেইল처럼 ইমেইল শিডিউল করার উপায় খুঁজছেন?
ইমেইল শিডিউলিং একটি চমৎকার ফিচার কারণ এটি সঠিক সময়ে সঠিক প্রাপকের কাছে ইমেইল পাঠাতে সাহায্য করে।
এই ব্লগ পোস্টে আমরা আউटलুক ব্যবহার করে পরবর্তীতে ইমেইল পাঠানোর ফিচার কীভাবে ব্যবহার করবেন তা ব্যাখ্যা করব।
কেন ইমেইল শিডিউল করবেন?
সহকর্মীর জন্মদিন শুভেচ্ছা জানানো, Клиেন্টকে চমৎকার মিটিংয়ের জন্য ধন্যবাদ জানানো ইত্যাদি কারণে আপনি ইমেইল শিডিউল করতে চাইতে পারেন। কারণ যা হোক, আপনি আউटलুক ডিলে ডেলিভারি ব্যবহার করে ইচ্ছামতো প্রাপকের কাছে ইমেইল পাঠাতে পারেন এই ধাপে ধাপে গাইড অনুসরণ করে।
আউटलুকে ইমেইল শিডিউল কিভাবে করবেন?
- আউटलুক লঞ্চ করুন।
- নিউ ইমেইল ক্লিক করুন বা Ctrl+N চাপুন।
- মেইল কম্পোজ করুন এবং প্রস্তুত হলে Options ট্যাবে ক্লিক করুন।
- Delay Delivery-এ ক্লিক করুন।
- এটি একটি নতুন উইন্ডো খুলবে, এখানে Delivery options-এর অধীনে Do not deliver before চেকবক্সে ক্লিক করুন।
- এখন তারিখ, সময় সেট করুন, বক্সটি বন্ধ করুন এবং Send-এ ক্লিক করুন।
- আপনার ইমেইল পাঠানো হবে না, বরং আপনি আউটবক্সে একটি নোটপ্যাড ও পেনসিল আইকনসহ ইমেইল দেখবেন। এর মানে আপনার মেইল শিডিউল্ড।
- যদি ডাবল চেক করতে চান তবে ইমেইলে ডাবল-ক্লিক করুন।
- এখানে আপনি হাইলাইটেড Delay delivery অপশন দেখবেন, যা মেইলটি শিডিউল্ড 있음을 নিশ্চিত করে। পরিবর্তন করতে সিম্পলি অপশনে ক্লিক করুন এবং পরিবর্তন করুন।
এটাই সব আউटलুক ২০১৯, ২০১৬, ২০১৩, ২০১০ এবং ২০০৭-এ ইমেইল শিডিউল করার জন্য এই সহজ ধাপগুলো।
দ্রষ্টব্য: যদি মেসেজটি শিডিউল্ড টাইমে ডেলিভার না হয়, তবে সম্ভবত আউटलুক ক্যাশড এক্সচেঞ্জ মোডে রান করছে বা শিডিউল্ড টাইমে রান করছে না।
সকল মেসেজের ডেলিভারি কীভাবে ডিলে করবেন?
উপরের ধাপগুলো ব্যবহার করে আপনি আউटलুকে একটি ইমেইল শিডিউল করতে পারেন। কিন্তু আপনি যদি আউटलুকের সকল আউটগোইং ইমেইল ডিলে করতে চান তবে আপনাকে একটি টেমপ্লেট তৈরি করতে হবে। এটি খুব কাজে আসে যখন আপনি প্রায়ই ইমেইল রিক্যাল করেন বা পাঠানোর পর புலক বোধ করেন।
সকল আউटलুক ইমেইলে ডিফল্ট ডিলে যোগ করলে তা তাৎক্ষণিক পাঠানো থেকে বাধা দেবে, যা আপনাকে পরিবর্তন করার সুযোগ দেবে।
আউटलুকে ডেলে ডেলিভারি মেসেজ সেট আপ করার ধাপগুলো:
১. আউटलুক লঞ্চ করুন।
২. File ট্যাবে ক্লিক করুন বা Alt+F চাপুন।
৩. এটি ফাইল মেনু খুলবে, এখানে Manage Rules and Alerts-এ ক্লিক করুন অ্যাকাউন্ট ইনফরমেশনের অধীনে।
৪. খুলা উইন্ডোতে New Rule-এ ক্লিক করুন।
৫. এটি রুলস উইজার্ড খুলবে অনেক অপশনসহ। রুল সেট আপ করতে ধাপে ধাপে নির্দেশনা অনুসরণ করুন:
- Apply rule on messages I send > Next.
- Select conditions > Next > apply this condition to all messages > Next।
- Select action এবং আউटलুক থেকে মেসেজ পাঠাতে কত মিনিট ডিলে চান সেট করুন।
- যদি কোনো এক্সসেপশন থাকে সিলেক্ট করুন।
- রুলের নাম দিন এবং Finish করুন।
দ্রষ্টব্য: এই অপশন ব্যবহার করে আপনি আউटलুক থেকে মেসেজ পাঠাতে সর্বোচ্চ ১২০ মিনিট ডিলে করতে পারেন।
৬. Apply > OK-এ ক্লিক করুন।
এটাই ছিল—এই সহজ ধাপগুলো ব্যবহার করে আপনি আউटलুকে ইমেইল শিডিউল করতে পারেন এবং আউटलুক ডিলে সেন্ডও সেট করতে পারেন। নিঃসন্দেহে এটি একটি চমৎকার ফিচার কারণ এটি আপনাকে ইমেইল পাঠানোর কাস্টোমাইজেশনের ক্ষমতা দেয়। আপনি যদি আউटलুক ইউজার হন তবে এটি একবার চেষ্টা করুন এবং কমেন্ট সেকশনে আপনার অভিজ্ঞতা শেয়ার করুন।
FAQs
ডিলে করা মেসেজ কোথায় সংরক্ষিত হয়?
ডিলে করে পাঠানো ইমেইল মেসেজ আউটবক্স ফোল্ডারে সংরক্ষিত থাকে যাতে শিডিউল্ড টাইমে পাঠানো যায়।
একাধিক ডিলে মেসেজ পাঠানো সম্ভব কি?
হ্যাঁ, আপনি আউटलুক থেকে একাধিক ডিলে মেসেজ পাঠাতে পারেন।
ডেলিভারির সময় ইন্টারনেট কানেক্টিভিটি না থাকলে কী হবে?
যদি শিডিউল্ড ইমেইল পাঠানোর সময় কানেক্টিভিটি সমস্যা থাকে এবং আউटलুক খোলা থাকে, তবে অ্যাপ্লিকেশন ইমেইল ডেলিভার করার চেষ্টা করবে। কিন্তু ব্যর্থ হলে Send/Receive প্রগ্রেসে এরর দেখাবে।
কানেক্টিভিটি ফিরে আসলে আউटलুক শিডিউল্ড মেসেজটি পুনরায় পাঠানোর চেষ্টা করবে।
