আপনার প্রাথমিক ইমেল ক্লায়েন্ট হিসাবে Outlook ব্যবহার করার অনেক সুবিধা আছে। এর মধ্যে একটি হল Outlook এ একটি ইমেল রিকল করার ক্ষমতা। আপনি যদি কাউকে একটি ইমেল পাঠান এবং পরে বুঝতে পারেন যে আপনি এতে কিছু অন্তর্ভুক্ত করতে ভুলে গেছেন, তাহলে আপনি এটি প্রত্যাহার করতে পারেন, প্রয়োজনীয় সামগ্রী যোগ করতে পারেন এবং এটি ফেরত পাঠাতে পারেন৷
Outlook-এ একটি ইমেল প্রত্যাহার করার এই প্রক্রিয়াটির কিছু শর্ত রয়েছে যা আপনাকে অবশ্যই পূরণ করতে হবে। বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, এই শর্তগুলি প্রাপকের জন্য কারণ এটি তাদের ইনবক্স যেখানে ইমেলটি সরানো হবে৷
আউটলুকে একটি ইমেল রিকল করার শর্তগুলি কী?
আপনার পাঠানো ইমেলগুলি ফিরিয়ে আনতে, আউটলুকে ইমেলগুলি পুনরায় কল করার জন্য নিম্নলিখিত প্রয়োজনীয়তাগুলি অবশ্যই পূরণ করতে হবে৷
- আপনি এবং প্রাপক উভয়কেই Microsoft 365 বা Microsoft Exchange ইমেল অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করতে হবে।
- আপনাদের দুজনকেই একই প্রতিষ্ঠানে থাকতে হবে।
- প্রাপক অবশ্যই আপনার ইমেল খুলেননি।
- আপনার পাঠানো ইমেলটিতে প্রাপকের Outlook-এ কোনো ফিল্টার বা নিয়ম সক্রিয় করা উচিত নয়।
- প্রাপককে অবশ্যই Outlook ব্যবহার করতে হবে এবং অন্য কোনো ইমেল ক্লায়েন্ট নয়।
- আপনি যখন ইমেলটি স্মরণ করবেন তখন প্রাপকের অবশ্যই তাদের কম্পিউটারে Outlook খোলা থাকতে হবে।
এছাড়াও, মনে রাখবেন যে আউটলুক প্রাপককে জানাবে যে প্রেরক তাদের ইমেল প্রত্যাহার করেছে।
আউটলুকে কিভাবে একটি ইমেল রিকল করতে হয়
আপনি যখন Outlook-এ একটি ইমেল স্মরণ করেন, আপনি হয় প্রাপকের ইনবক্স থেকে আপনার ইমেলের অনুলিপি মুছে ফেলতে পারেন অথবা আপনি আপনার ইমেল পুনরায় লেখার মাধ্যমে অনুলিপিটি আপডেট করতে পারেন। আপনি নীচে উভয়ই কিভাবে করতে হয় তা দেখতে পাবেন।
- আউটলুক চালু করুন আপনার কম্পিউটারে অ্যাপ।
- আপনার ইমেল অ্যাকাউন্ট নির্বাচন করুন এবং মেল পাঠানো বলে ফোল্ডারটিতে ক্লিক করুন . এটি Outlook থেকে আপনার পাঠানো সমস্ত ইমেলগুলিকে তালিকাভুক্ত করবে৷ ৷
- ডানদিকের ফলকে আপনি যে ইমেলটি স্মরণ করতে চান সেটি খুঁজুন। ইমেলটির নিজস্ব স্বাধীন উইন্ডোতে এটি খুলতে ডাবল ক্লিক করুন৷
- বার্তা-এ ক্লিক করুন আপনার ইমেলে আপনি যে কাজগুলি সম্পাদন করতে পারেন তা দেখতে শীর্ষে ট্যাব করুন৷
- নিম্নলিখিত স্ক্রিনে, মুভ এর অধীনে বিভাগে, ইমেল আইকনে ক্লিক করুন এবং এই বার্তাটি স্মরণ করুন বিকল্পটি নির্বাচন করুন৷ .
- আপনি একটি প্রম্পট পাবেন যা জিজ্ঞাসা করবে কিভাবে আপনি এই ইমেলটি স্মরণ করতে চান৷ আপনি যদি কেবল ইমেলটি প্রত্যাহার করতে চান তবে এই বার্তাটির অপঠিত অনুলিপিগুলি মুছুন বলে বিকল্পটি বেছে নিন এবং ঠিক আছে এ ক্লিক করুন নীচে।
- আপনি যদি আপনার ইমেল প্রত্যাহার করতে চান এবং আপনার প্রাপকের ইনবক্সে ইমেলের একটি আপডেট সংস্করণ রাখতে চান, তাহলে অপঠিত অনুলিপিগুলি মুছুন এবং একটি নতুন বার্তা দিয়ে প্রতিস্থাপন করুন বেছে নিন বিকল্প এবং ঠিক আছে এ ক্লিক করুন .
- বক্সটিতে টিক-চিহ্ন দিন যা বলে প্রত্যেক প্রাপকের জন্য রিকল সফল বা ব্যর্থ হলে আমাকে বলুন . এইভাবে আপনি জানতে পারবেন আপনার প্রত্যাহার অনুরোধ সফল হয়েছে কিনা।
- যদি আপনি দ্বিতীয় বিকল্পটি নির্বাচন করেন যা আপনাকে আপনার প্রাপকের কাছে একটি আপডেট করা ইমেল পাঠাতে দেয়, তাহলে আপনার স্ক্রিনে ইমেল রচনা উইন্ডোটি খুলবে৷
- আপনার ইমেলের বিষয়বস্তু আপনার ইচ্ছামতো পরিবর্তন করুন। আপনার হয়ে গেলে, পাঠান-এ ক্লিক করুন আপনার ইমেল পাঠাতে বোতাম।
আপনি যখন Outlook-এ একটি ইমেল স্মরণ করেন তখন কী ঘটে
আপনি যখন একটি ইমেল প্রত্যাহার অনুরোধ পাঠান, তখন আপনার পরিস্থিতির উপর নির্ভর করে অনেক কিছু ঘটতে পারে। নিম্নলিখিত কিছু সাধারণ পরিস্থিতি এবং আপনি যখন Outlook-এ একটি ইমেল স্মরণ করেন তখন সেগুলির মধ্যে কী ঘটে।
যখন প্রাপক আপনার আসল ইমেল পড়েননি
যদি আপনার প্রাপক আপনার আসল ইমেলটি না খুলে থাকেন, তাহলে সেই ইমেলটি তাদের ইনবক্স থেকে মুছে ফেলা হবে। আউটলুক তখন তাদের অবহিত করবে যে ইমেলের প্রেরক ইমেলটি মুছে ফেলার অনুরোধ করেছেন।
যখন প্রাপক আসল ইমেলটি পড়েছেন
আপনি একটি প্রত্যাহার করার অনুরোধ করার আগে প্রাপক আপনার আসল ইমেলটি পড়ে থাকলে, তারা আপনার পুরানো ইমেল এবং সেইসাথে আপনার পাঠানো আপডেট করা ইমেল উভয়ই দেখতে পাবে।
যখন প্রাপক প্রথমে প্রত্যাহার করা ইমেলটি পড়েন
যদি আপনার প্রাপক প্রথমে আপনার প্রত্যাহার করা ইমেল পড়ে থাকেন, তাহলে আপনার আসল ইমেল তাদের ইনবক্স থেকে মুছে ফেলা হবে। আউটলুক তাদের জানাবে যে আপনি আসল ইমেল মুছে ফেলার অনুরোধ করেছেন।
আউটলুকে একটি ইমেল রিকল করা এড়াতে কিভাবে
কেউ তাদের ইমেলগুলি প্রত্যাহার করতে পছন্দ করে না তবে নির্দিষ্ট পরিস্থিতিতে আপনাকে এটি করার জন্য দাবি করে। এটি এড়াতে আপনি কিছু জিনিস করতে পারেন এবং এর মধ্যে একটি হল আপনার ইমেলগুলি বিলম্বিত করা৷
আউটলুক আপনাকে আপনার ইমেলগুলি পাঠানো থেকে বিলম্ব করতে দেয় এবং আপনি ম্যানুয়ালি একটি বিলম্বের সময় নির্দিষ্ট করতে পারেন। এইভাবে, যখন আপনি সেটিকে আঘাত করেন পাঠান বোতাম, আপনার ইমেলগুলি আসলে পাঠানোর আগে আপনার নির্দিষ্ট বিলম্বের সময় অপেক্ষা করবে৷
এটি আপনাকে আপনার ইমেলগুলি আপনার প্রাপকের ইনবক্সে আসার আগে সেগুলি সম্পর্কে পুনর্বিবেচনা করার জন্য কিছু সময় দেয়৷ আপনি আউটলুক-এ এইভাবে সেট আপ করতে পারেন।
- লঞ্চ করুন আউটলুক আপনার কম্পিউটারে এবং ফাইল-এ ক্লিক করুন উপরের ট্যাব।
- তথ্য নির্বাচন করুন বাম সাইডবার থেকে এবং নিয়ম ও সতর্কতা পরিচালনা করুন-এ ক্লিক করুন ডানদিকের ফলকে৷ ৷
- ইমেল নিয়মে ক্লিক করুন শীর্ষে ট্যাব করুন এবং নতুন নিয়ম নির্বাচন করুন আপনার ইমেলের জন্য একটি নতুন নিয়ম তৈরি করতে।
- নির্বাচন করুন আমার পাঠানো বার্তাগুলিতে নিয়ম প্রয়োগ করুন এবং পরবর্তী টিপুন .
- কিছু চেকমার্ক করবেন না এবং পরবর্তী টিপুন .
- হ্যাঁ টিপুন আপনার স্ক্রিনে প্রম্পটে।
- অপশনটিতে টিক-মার্ক করুন যা বলে ডেলিভারি কয়েক মিনিটের মধ্যে স্থগিত করুন .
- একটি সংখ্যা-এ ক্লিক করুন বিলম্বের সময় সম্পাদনা করতে।
- যে সময়টি (মিনিটের মধ্যে) আপনি আপনার ইমেলগুলি বিলম্বিত করতে চান তা লিখুন৷ আপনাকে সর্বোচ্চ 120 মিনিটের অনুমতি দেওয়া হয়েছে। তারপর ঠিক আছে এ ক্লিক করুন .
- পরবর্তী এ ক্লিক করুন .
- পরবর্তী এ ক্লিক করুন আবার।
- আপনার নিয়মের জন্য একটি নাম লিখুন। আমরা আপনাকে একটি অর্থপূর্ণ নাম ব্যবহার করার পরামর্শ দিই যাতে আপনি পরবর্তী সময়ে নিয়মটি ঠিক কিসের জন্য তা জানতে পারেন৷
বাক্সটিতে টিক-চিহ্নিত করুন যা বলে এই নিয়মটি চালু করুন .
তারপর Finish এ ক্লিক করুন নীচে।
- প্রয়োগ করুন-এ ক্লিক করুন আপনার নিয়ম কার্যকর করতে।
মনে রাখবেন যে আপনার ইমেল পাঠানোর সময় হলে আউটলুক অবশ্যই খোলা থাকতে হবে। যদি এটি বন্ধ থাকে, আপনি যখন এটি খুলবেন তখন Outlook ইমেলটি পাঠানোর পুনরায় চেষ্টা করবে৷
আপনি কি কখনও আপনার কম্পিউটারে Outlook এ ইমেলগুলি প্রত্যাহার করতে হয়েছে? উপরের পদ্ধতিটি কি আপনাকে সফলভাবে আপনার পাঠানো ইমেলগুলি ফিরিয়ে আনতে সাহায্য করেছে? নিচের মন্তব্যে আমাদের জানান।
