আউटलুককে আপনার প্রাইমারি ইমেইল ক্লায়েন্ট হিসেবে ব্যবহার করার অনেক সুবিধা রয়েছে। 그중 একটি হলো আউटलুকে ইমেইল রিকॉल করার ক্ষমতা। আপনি কাউকে ইমেইল পাঠালে এবং পরে বুঝতে পারেন আপনি কিছু 거기 যোগ করতে ভুলে গেছেন, তবে আপনি সেটি রিকল করে প্রয়োজনীয় কন্টেন্ট যোগ করে আবার পাঠাতে পারেন।
আউटलুকে ইমেইল রিকॉल করার এই প্রক্রিয়ায় কিছু শর্ত পূরণ করতে হয়। অধিকাংশ শর্তগুলো প্রাপকের জন্য যেহেতু ইমেইল তাদের ইনবক্স থেকে রিমুভ হবে।
আউटलুকে ইমেইল রিকোল করার শর্তাবলী কী কী?
আপনার পাঠানো ইমেইলগুলো ফেরত আনতে হলে আউटलুকে ইমেইল রিকোল করার জন্য নিচের শর্তাবলী পূরণ করতে হবে।
- আপনি এবং প্রাপক উভয়েই মাইক্রোসফট ৩৬৫ বা মাইক্রোসফট এক্সচেঞ্জ ইমেইল অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করতে হবে।
- আপনারা উভয়েই একই সংস্থায় থাকতে হবে।
- প্রাপক আপনার ইমেইলটি খোলেনি।
- আপনার পাঠানো ইমেইল প্রাপকের আউटलুকে কোনো ফিল্টার বা রুল এক্টিভেট করেনি।
- প্রাপক আউटलুক ব্যবহার করছেন, অন্য কোনো ইমেইল ক্লায়েন্ট নয়।
- আপনি ইমেইল রিকোল করবেন তখন প্রাপকের কম্পিউটারে আউटलুক খোলা থাকতে হবে।
এছাড়া মনে রাখবেন, আউटलুক প্রাপককে জানাবে যে সেন্ডারের ইমেইল রিকোয়েস্ট করা হয়েছে।
আউटलুকে ইমেইল রিকোল করার পদ্ধতি
আউटलুকে ইমেইল রিকোল করলে আপনি দুটি জিনিস করতে পারেন: প্রাপকের ইনবক্স থেকে আপনার ইমেইলের কপি ডিলিট করা, অথবা ইমেইলটি রিরাইট করে আপডেট করা কপি রাখা। নিচে দুটো পদ্ধতিই দেখানো হয়েছে।
- আপনার কম্পিউটারে আউटलুক অ্যাপটি লঞ্চ করুন।
- আপনার ইমেইল অ্যাকাউন্ট সিলেক্ট করুন এবং সেন্ট মেইল ফোল্ডারে ক্লিক করুন। এটি আউटलুক থেকে পাঠানো সকল ইমেইল লিস্ট করবে।
- ডান প্যানে আপনি যে ইমেইলটি রিকোল করতে চান সেটি খুঁজে বের করুন। ইমেইলে ডাবল-ক্লিক করুন তা স্বতন্ত্র উইন্ডোতে খোলার জন্য।
- উপরে মেসেজেস ট্যাবে ক্লিক করুন আপনার ইমেইলে পারফর্ম করা যাওয়া অ্যাকশনগুলো দেখতে।
- পরবর্তী স্ক্রিনে, মুভ সেকশন অধীনে, ইমেইল আইকনে ক্লিক করুন এবং রিকল দিস মেসেজ অপশনটি সিলেক্ট করুন।
- আপনাকে একটি প্রম্পট मिलবে যা জিজ্ঞাসা করবে আপনি কীভাবে এই ইমেইলটি রিকোল করতে চান। আপনি যদি শুধু ইমেইলটি রিকোল করতে চান, তবে ডিলিট আনরিড কপিজ অফ দিস মেসেজ অপশনটি বেছে নিন এবং নিচে ওকে-এ ক্লিক করুন।
- আপনি যদি আপনার ইমেইল রিকোল করে প্রাপকের ইনবক্সে আপডেটেড সংস্করণ রাখতে চান, তবে ডিলিট আনরিড কপিজ অ্যান্ড রিপ্লেস উইথ á নিউ মেসেজ অপশনটি বেছে নিন এবং ওকে-এ ক্লিক করুন।
- টেল মি ইফ রিকল সাক্সিডস অর ফেইলস ফর ইচ রেসিপিয়েন্ট বক্সে টিক দিন। এইভাবে আপনি জানতে পারবেন আপনার রিকোয়েস্ট সফল হয়েছে কিনা।
- আপনি যদি দ্বিতীয় অপশনটি বেছে নেন যা আপনাকে প্রাপকে আপডেটেড ইমেইল পাঠাতে দেয়, তবে ইমেইল কম্পোজ উইন্ডো আপনার স্ক্রিনে খুলবে।
- আপনার ইমেইলের কন্টেন্ট যেভাবে চান সেভাবে মডিফাই করুন। হয়ে গেলে সেন্ড বাটনে ক্লিক করুন আপনার ইমেইল পাঠাতে।
আউटलুকে ইমেইল রিকোল করলে কী হয়
আপনি ইমেইল রিকোল রিকোয়েস্ট পাঠালে, আপনার পরিস্থিতির উপর নির্ভর করে অনেক কিছু ঘটতে পারে। নিচে কিছু সাধারণ পরিস্থিতি এবং সেগুলোতে কী ঘটে সেটি দেওয়া হলো।
যখন প্রাপক আপনার মূল ইমেইল পড়েনি
যদি আপনার প্রাপক আপনার মূল ইমেইলটি খোলেনি, তবে সেই ইমেইলটি তাদের ইনবক্স থেকে ডিলিট হয়ে যাবে। আউटलুক তাদের জানাবে যে ইমেইলের সেন্ডার ইমেইলটি ডিলিট করার অনুরোধ করেছেন।
যখন প্রাপক মূল ইমেইলটি পড়েছে
যদি প্রাপক আপনার রিকোল রিকোয়েস্ট করার আগে আপনার মূল ইমেইলটি পড়েছে, তবে তারা আপনার পুরনো ইমেইল এবং আপনি যেন আপডেটেড ইমেইলটি পাঠালেন সেটি উভয়েই দেখতে পাবেন।
যখন প্রাপক রিকোল করা ইমেইলটি প্রথমে পড়ে
যদি আপনার প্রাপক আপনার রিকোল করা ইমেইলটি প্রথমে পড়ে, তবে আপনার মূল ইমেইলটি তাদের ইনবক্স থেকে ডিলিট হয়ে যাবে। আউटलুক তাদের জানাবে যে আপনি মূল ইমেইলটি ডিলিট করার অনুরোধ করেছেন।
আউटलুকে ইমেইল রিকোল এড়ানোর উপায়
কেউ সে তার ইমেইল রিকোল করতে পছন্দ করে না কিন্তু কিছু পরিস্থিতি এতে বাধ্য করে। এটি এড়াতে আপনি কিছু কিছু করতে পারেন এবং 그중 একটি হলো আপনার ইমেইলগুলোর ডেলে করা।
আউटलুক আপনাকে আপনার ইমেইলগুলোর পাঠানো ডেলে করতে দেয় এবং আপনি ম্যানুয়ালি ডেলে টাইম নির্দিষ্ট করতে পারেন। এইভাবে, আপনি যখন সেন্ড বাটনে চাপাবেন, আপনার ইমেইলগুলো আপনার নির্দিষ্ট ডেলে টাইম পর্যন্ত অপেক্ষা করবে তারপর সত্যিকারের পাঠানো হবে।
এটি আপনাকে আপনার ইমেইলগুলো সম্পর্কে পুনর্বিবেচনার জন্য কিছু সময় দেয় sebelum সেগুলো আপনার প্রাপকের ইনবক্সে পৌঁছায়। আউटलুকে এটি নিচের মত সেট আপ করুন।
- আপনার কম্পিউটারে আউटलুক চালু করুন এবং উপরে ফাইল ট্যাবে ক্লিক করুন।
- বাম সাইডবার থেকে ইনফো সিলেক্ট করুন এবং ডান প্যানে ম্যানেজ রুলস অ্যান্ড এলার্টস-এ ক্লিক করুন।
- উপরে ইমেইল রুলস ট্যাবে ক্লিক করুন এবং নিউ রুল সিলেক্ট করুন আপনার ইমেইলের জন্য একটি নতুন রুল তৈরি করতে।
- অ্যাপ্লাই রুলস অন মেসেজেস আই সেন্ড বেছে নিন এবং নেক্সট চাপুন।
- কোনো বক্সে টিক না দিয়ে নেক্সট চাপুন।
- আপনার স্ক্রিনে প্রদর্শিত প্রম্পটে ইয়েস চাপুন।
- ডিফার ডেলিভারি বাই á নাম্বার অফ মিনিটস অপশনে টিক দিন।
- ডেলে টাইম এডিট করতে á নাম্বার অফ-এ ক্লিক করুন।
- সময় (মিনিটে) দিন কতক্ষণ আপনি আপনার ইমেইলগুলো ডেলে রাখতে চান। সর্বোচ্চ ১২০ মিনিট দিতে পারবেন। তারপর ওকে ক্লিক করুন।
- নেক্সট-এ ক্লিক করুন।
- আবার নেক্সট-এ ক্লিক করুন।
- আপনার রুলের জন্য একটি নাম দিন। আমরা পরামর্শ দিই একটি অর্থপূর্ণ নাম দিন যাতে পরে আপনি সঠিকভাবে বুঝতে পারেন রুলটি কিসের জন্য।
টার্ন অন দিস রুল বক্সে টিক দিন।
তারপর নিচে ফিনিশ-এ ক্লিক করুন।
- আপনার রুলটি ইফেক্টে আনার জন্য অ্যাপ্লাই-এ ক্লিক করুন।
মনে রাখবেন আউटलুক অবশ্যই খোলা থাকতে হবে যখন আপনার ইমেইলটি সত্যিকারের পাঠানো হবে। যদি এটি বন্ধ থাকে, তবে আউटलুক আপনি এটি খোলার সময় ইমেইলটি পাঠানোর পুনরায় চেষ্টা করবে।
আপনি কি কখনো আউटलুকে ইমেইল রিকোল করেছেন? উপরের পদ্ধতিটি আপনাকে সফলভাবে আপনার পাঠানো ইমেইল ফেরত আনতে সাহায্য করেছে কিনা? নিচে কমেন্টে জানান।
