মাইক্রোসফ্ট আউটলুক শুধুমাত্র একটি ইমেল পরিষেবার চেয়ে আরও অনেক কিছু অফার করে। এটি একটি ক্যালেন্ডার বৈশিষ্ট্য পেয়েছে, যা আপনি সহকর্মী বা ক্লায়েন্টদের সাথে মিটিং শিডিউল করতে ব্যবহার করতে পারেন৷
Outlook-এ, আপনি সমস্ত আমন্ত্রিতদের উপলব্ধ সময় দেখতে পারেন এবং এমন একটি সময় বেছে নিতে পারেন যা সবার জন্য কাজ করে৷ নীচে, আমরা ব্যাখ্যা করব কিভাবে আউটলুকে এই সময়সূচী বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করতে হয়৷
৷কিভাবে আউটলুকে একটি নতুন ইভেন্ট তৈরি করবেন
1. একটি মিটিং বা ইভেন্ট সেট আপ করতে, নতুন বার্তা-এর উপর হোভার করুন৷> নতুন ইভেন্ট নির্বাচন করুন ড্রপডাউন মেনু থেকে, অথবা ক্যালেন্ডার আইকন নির্বাচন করুন এবং তারপর নতুন ইভেন্ট .
2. পপ-আপ উইন্ডোর মাধ্যমে, আপনি আপনার ইভেন্টের শিরোনাম করতে পারেন, ইমেল ঠিকানা ব্যবহার করে লোকেদের আমন্ত্রণ জানাতে পারেন, একটি তারিখ এবং সময় চয়ন করতে পারেন, একটি অবস্থান চয়ন করতে পারেন এবং আপনার ইভেন্টের বর্ণনা করতে পারেন৷
কিভাবে আউটলুকে শিডিউলিং সহকারী ব্যবহার করবেন
1. আপনি আমন্ত্রিতদের যোগ করার সাথে সাথে, Outlook এমন একটি সময় প্রস্তাব করবে যখন সবাই উপলব্ধ থাকবে। যাইহোক, আপনি যদি নিজের সময় বেছে নিতে চান, আপনি শিডিউলিং অ্যাসিস্ট্যান্ট-এ ক্লিক করতে পারেন ট্যাবগুলির শীর্ষস্থানীয় অনুভূমিক কলামে৷
৷
2. এখন আপনি এবং আপনার অংশগ্রহণকারীরা একটি মিটিং এর জন্য উপলব্ধ সঠিক সময় দেখতে পারেন৷ অনুপলব্ধ সময়গুলি নীল রঙে প্রদর্শিত হবে, এবং উপলব্ধ সময়গুলি ফাঁকা থাকবে৷
3. নীল আয়তক্ষেত্র নির্বাচক একটি সময়ে উপস্থিত হবে যখন সমস্ত পক্ষ উপলব্ধ থাকবে৷ সেই আয়তক্ষেত্রটিকে সুবিধাজনক সময়ে টেনে আনুন এবং তারপরে উইন্ডোর উপরের-বাম কোণে সম্পন্ন ক্লিক করুন৷
কিভাবে আউটলুকে একটি মিটিংয়ের অবস্থান চয়ন করবেন
Outlook আপনাকে আপনার ইভেন্টের বিশদ বিবরণে পুনঃনির্দেশিত করবে, যেখানে আপনি একটি অবস্থান নির্বাচন করে আপনার মিটিং সেট আপ করতে পারবেন।
যদি আপনার টিম দূর থেকে কাজ করে, তাহলে আপনি ড্রপডাউন মেনুর বিপরীতে অবস্থান বারে URL পেস্ট করে অনলাইন মিটিং এর পরিবর্তে জুম বা স্কাইপ ব্যবহার করতে পারেন।
কিন্তু যদি আপনার দল অফিসে থাকে তবে আপনি একটি মিটিং রুম নির্বাচন করতে পারেন। এটি করতে, একটি অবস্থান যোগ করুন এ ক্লিক করুন৷> আরো রুম ব্রাউজ করুন .
রুম (আপনার Office 365 অ্যাডমিনিস্ট্রেটর দ্বারা সেট করা) রুম ফাইন্ডারের অধীনে প্রদর্শিত হবে ডান কলামে, নির্দেশ করে যে সেগুলি মিটিংয়ের জন্য উপলব্ধ বা অনুপলব্ধ কিনা, যা আপনি সময়সূচী সহকারীতে নির্বাচন করেন৷
আপনি একটি অবস্থান নির্বাচন করার পরে, আপনার মিটিং সব সেট আপ! শুধু পাঠান ক্লিক করুন , এবং আপনি আপনার আমন্ত্রিতদের আপনার মিটিংয়ের একটি বিজ্ঞপ্তি ইমেল করবেন, যেখান থেকে তারা হয় গ্রহণ বা প্রত্যাখ্যান করতে পারে।
আপনার কি আউটলুকে মিটিং শিডিউল করা উচিত?
আউটলুকে মিটিং সেট আপ করা একটি মিটিংয়ের তারিখ সম্পর্কিত অপ্রয়োজনীয় এবং সামনের যোগাযোগ কমাতে পারে। যাইহোক, আমন্ত্রিতরা যদি Outlook ব্যবহারকারীও হন তাহলে আপনি শুধুমাত্র Outlook-এ মিটিং শিডিউল করতে পারবেন।
সুতরাং, আপনি যদি আউটলুক ব্যবহার করেন না এমন ক্লায়েন্টদের সাথে আপনার কোম্পানির বাইরে অনেক মিটিং শিডিউল করেন, তাহলে আপনি একটি ভিন্ন শিডিউলিং সহকারী টুল ব্যবহার করে ভালো হবেন৷
