মাইক্রোসফট আউটলুক শুধু ইমেইল সার্ভিস নয়। এতে একটি ক্যালেন্ডার ফিচার রয়েছে, jota আপনি সহকর্মী বা ক্লায়েন্টদের সাথে মিটিং শিডিউল করতে ব্যবহার করতে পারেন।
আউটলুকে, আপনি সব আমন্ত্রিতদের উপলব্ধ সময় দেখে সবার জন্য উপযুক্ত একটি সময় বেছে নিতে পারেন। নিচে, আমরা আউটলুকে এই শিডিউলিং ফিচারটি কীভাবে ব্যবহার করবেন সেটি ব্যাখ্যা করব।
আউটলুকে নতুন ইভেন্ট তৈরি করুন
১. একটি মিটিং বা ইভেন্ট সেট আপ করতে, New Message-এর ওপর হোভার করুন > ড্রপডাউন মেনু থেকে New Event সিলেক্ট করুন, অথবা ক্যালেন্ডার আইকনে ক্লিক করুন এবং তারপর New Event।
২. পপ-আপ উইন্ডোতে, আপনি আপনার ইভেন্টের টাইটেল দিতে পারেন, ইমেইল ঠিকানা দিয়ে লোকেদের আমন্ত্রণ জানাতে পারেন, তারিখ ও সময় বেছে নিতে পারেন, লোকেশন বেছে নিতে পারেন, এবং আপনার ইভেন্টের বর্ণনা দিতে পারেন।
আউটলুকে শিডিউলিং অ্যাসিস্ট্যান্ট (Scheduling Assistant) ব্যবহার করুন
১. আমন্ত্রিতদের যোগ করার সাথে সাথে, আউটলুক একটি সময় সাজেস্ট করবে যখন সবাই উপলব্ধ। কিন্তু, আপনি যদি নিজের পছন্দের সময় বেছে নিতে চান, তবে টপমোস্ট হরিজেন্টাল ট্যাব কলাম থেকে Scheduling Assistant-এ ক্লিক করুন।
২. এখন আপনি আপনার এবং আপনার অটেন্ডিগণ উপলব্ধ সময়ের সঠিক সময় দেখতে পাচ্ছেন। অনউপলব্ধ সময়গুলো নীল রঙে দেখাবে, এবং উপলব্ধ সময়গুলো খালি থাকবে।
৩. নীল রঙের রেক্ট্যাঙ্গেল সিলেক্টর সেই সময়ে দেখাবে যখন সব পক্ষ উপলব্ধ। সেটি একটি সুবিধাজনক সময়ে ড্র্যাগ করুন, এবং তারপর উইন্ডোর টপ-লেফট কোণ থেকে Done-এ ক্লিক করুন।
আউটলুকে মিটিং লোকেশন বেছে নিন
আউটলুক আপনাকে আপনার ইভেন্টের ডিটেইলসে ফিরিয়ে আনবে, যেখানে আপনি লোকেশন সিলেক্ট করে আপনার মিটিং সেটআপ শেষ করতে পারেন।
আপনার টিম যদি রিমোটলি কাজ করে, তবে আপনি অনলাইন মিটিং-এর জন্য Zoom বা Skype ব্যবহার করতে পারেন URL টি লোকেশন বারের ড্রপডাউন মেনুর বিপরীত পেস্ট করে।
কিন্তু আপনার টিম যদি অফিসে থাকে, তবে আপনি একটি মিটিং রুম সিলেক্ট করতে পারেন। এটা করতে, Add a location > Browse more rooms-এ ক্লিক করুন।
রুমগুলো (যেগুলো আপনার Office 365 অ্যাডমিনিস্ট্রেটর সেট করেছেন) Room Finder-এ ডান কলামে দেখাবে, যেগুলো নির্দেশ করবে সেগুলো উপলব্ধ কিনা অথবা অনুপলব্ধ মিটিং-এর জন্য, যা আপনি শিডিউলিং অ্যাসিস্ট্যান্টে সিলেক্ট করেছেন।
লোকেশন সিলেক্ট করার পর, আপনার মিটিং সম্পূর্ণ সেট আপ! শুধু Send-এ ক্লিক করুন, এবং আপনার আমন্ত্রিতদের একটি নোটিফিকেশন ইমেইল যাবে আপনার মিটিং-এর, যেখান থেকে তারা একসেপ্ট (accept) বা ডিক্লাইন (decline) করতে পারবে।
আউটলুকে মিটিং শিডিউল করা উচিত কিনা?
আউটলুকে মিটিং সেট আপ করা মিটিং তারিখ সংক্রান্ত অপ্রয়োজনীয় বাকপিচ্ছে কমিউনিকেশন কমাতে পারে। কিন্তু, আপনি আউটলুকে মিটিং শিডিউল করতে পারবেন শুধু তখনই যখন আমন্ত্রিতগণও আউটলুক ইউজার হন।
তাই, আপনি যদি আপনার কোম্পানির বাইরে ক্লায়েন্টদের সাথে অনেক মিটিং শিডিউল করেন যারা আউটলুক ব্যবহার করেন না, তবে আপনি একটি ভিন্ন শিডিউলিং অ্যাসিস্ট্যান্ট টুল ব্যবহার করলে ভালো থাকবেন।
