আউটলুকে (Outlook) ইমেইল সিগনেচার তৈরি করা সহজ। সফ্টওয়্যারটি আপনাকে কাস্টম সিগনেচার তৈরি করতে দেয় যা আপনার ইমেইল মেসেজে স্বয়ংক্রিয়ভাবে বা ম্যানুয়ালি যোগ করা যায়।
ইমেইল সিগনেচার আপনাকে ব্র্যান্ডিং করার, পেশাদারিত্ব ও বৈধতা দেখাতে, এবং যোগাযোগের পয়েন্ট প্রদর্শন করার একটি চমৎকার উপায়। এই ধাপে ধাপে গাইডে, আমরা আউটলুকে সিগনেচার তৈরি করার পদ্ধতি দেখাব।
আউটলুকে সিগনেচার তৈরি করুন
- আউটলুক খুলুন এবং File-এ ক্লিক করুন। তারপর Options সিলেক্ট করুন।
- Mail-এ ক্লিক করুন এবং Signatures সিলেক্ট করুন Signatures and Stationery মেনু খোলার জন্য। অনলাইনে ডকুমেন্ট সাইন করতে চান? এই ফ্রি অনলাইন সিগনেচার মেকার দিয়ে সিগনেচার বানান।
- E-mail Signature-এর নিচে, New-এ ক্লিক করুন, এবং New Signature বক্সে সিগনেচারের জন্য একটি নাম টাইপ করুন। এই নাম ভবিষ্যতে সিগনেচার চেনার সাহায্য করে।
- Edit Signature-এর নিচে, আপনার সিগনেচার টাইপ ও ফরম্যাট করুন। আপনি আপনার নাম, টাইটেল, সংগঠন, ইমেইল ঠিকানা, যোগাযোগ নম্বর, কোম্পানির ওয়েবসাইট, এবং লোগো যোগ করতে পারেন।
- একটি আরও স্টাইলিশ সিগনেচার বানাতে, আপনি এই ইমেইল সিগনেচার জেনারেটরগুলো থেকে যেকোনো একটি ব্যবহার করতে পারেন সেটি ফরম্যাট করতে। তারপর, এটি Edit signature-এ কপি/পেস্ট করুন। আপনি মাইক্রোসফট থেকে একটি সিগনেচার টেমপ্লেটও ব্যবহার করতে পারেন।
- Choose default signature সেকশনের নিচে, আপনার সিগনেচারের জন্য এই অপশনগুলো সেট করুন: E-mail account-এ, সিগনেচার পাওয়ার উচিত এমন ইমেইল অ্যাকাউন্ট বেছে নিন।
- New Messages-এ, আপনি যে সিগনেচারটি প্রতিবার নতুন মেসেজ কমপোজ করার সময় স্বয়ংক্রিয়ভাবে যোগ হতে চান সেটি সিলেক্ট করুন। Replies/forwards-এ, আপনি যে সিগনেচারটি রিপ্লাই বা ফরওয়ার্ড করা মেসেজে দেখাতে চান সেটি সিলেক্ট করুন।
- OK-এ ক্লিক করুন সিগনেচার সেভ করতে। কাজ করছে কিনা যাচাই করতে, একটি নতুন মেসেজ খুলুন; আপনার নতুন সিগনেচার ইতিমধ্যে সেখানে থাকা উচিত। আপনি যদি ম্যানুয়ালি যোগ করতে চান, তবে Insert > Signature-এ যান এবং আপনি যে সিগনেচারটি ব্যবহার করতে চান সেটি সিলেক্ট করুন।
আমরা এই ধাপগুলো আউটলুক ২০১৯ ডেস্কটপ ভার্সন ব্যবহার করে করেছি। তাই, আউটলুক এর অন্যান্য ভার্সনের জন্য প্রক্রিয়া কিছুটা ভিন্ন হতে পারে।
আউটলুকে কাস্টম সিগনেচার তৈরি এবং ব্যবহার করুন
আউটলুকে আপনার ইমেইলে সিগনেচার যোগ করা আপনার মেসেজকে আরও পেশাদার করে তোলে। সঠিকভাবে ব্যবহৃত হলে, ইমেইল সিগনেচার সহকর্মী, ক্লায়েন্ট, এবং ভেন্ডরের সাথে যোগাযোগের সময় উপকারী হতে পারে।
