মাইক্রোসফট আউটলুক আপনার পাঠানো সকল ইমেইলের একটি কপি সংরক্ষণ করে। এটি আপনাকে পাঠানো ইমেইলগুলো পরে দেখতে দেয় যখন আপনি চান। কিন্তু, আপনি যদি এটা চান না, এবং আপনার Sent Items ফোল্ডার খালি রাখতে চান, তবে আপনি আসলে আউটলুককে আপনার পাঠানো ইমেইলের কপি সংরক্ষণ করা থেকে বাধা দিতে পারেন।
আউটলুকে এটি করার কয়েকটি উপায় রয়েছে, এবং এই গাইডে 그중 কিছু বর্ণনা করা হলো।
কেন পাঠানো ইমেইল সংরক্ষণ না করবেন?
সত্যকথা, আপনার পাঠানো ইমেইল সংরক্ষণ না করার অনেক কারণ নেই। কিন্তু, এটার মানে এটা নয় কারণগুলোই নেই।
একটি কারণ হতে পারে আপনি গোপনীয়তা (privacy) নিয়ে চিন্তিত। এটি নিশ্চিত করবে কেউ মাইক্রোসফট আউটলুক দিয়ে আপনার পাঠানো ইমেইলগুলো দেখতে পারবে না।
একটি অন্য সম্ভাব্য কারণ হতে পারে আপনার কম্পিউটারের স্পেস শেষ হচ্ছে। আপনি আপনার পাঠানো ইমেইলগুলো সংরক্ষণ না করলে, বিশেষ করে বড় অ্যাট্যাচমেন্টওয়ালা ইমেইলগুলো, আপনার স্টোরেজ ড্রাইভে কিছু স্পেস ফ্রি করতে পারেন।
নির্দিষ্ট ইমেইলকে Sent Items-এ সংরক্ষণ হওয়া থেকে বাধা দিন
আপনি পের-ইমেইল (per-email) বেসিসে পাঠানো ইমেইলগুলো ইনবক্সে সংরক্ষণ হওয়া থেকে বাধা দিতে পারেন। এইভাবে, আপনি যেসব ইমেইলে এই ফিচারটি ব্যবহার করতে চান সেগুলো বেছে নিতে পারেন। নির্দিষ্ট পাঠানো ইমেইল সংরক্ষণ হওয়া থেকে বাধা দিতে:
- Outlook খুলুন এবং একটি নতুন ইমেইল লেখা শুরু করুন। এই ইমেইলটি Sent Items-এ সংরক্ষণ হবে না।
- ইমেইল কমপোজ উইন্ডোতে থাকাকালীন, উপরে Options-এ ক্লিক করুন।
- More Options সেকশনে Save Sent Items To মেনুতে ক্লিক করুন।
- উপলব্ধ অপশন থেকে Do Not Save বেছে নিন।
আউটলুক এই ইমেইলের কোনো কপি Sent Items-এ সংরক্ষণ করবে না।
সকল পাঠানো ইমেইল সংরক্ষণ হওয়া থেকে বাধা দিন
আপনি আপনার যেকোনো আউটগোইং (outgoing) ইমেইল সংরক্ষণ করতে না চাইলে, আপনি আউটলুককে সেগুলো sent items-এ স্টোর করা থেকে বাধা দিতে পারেন। এটা করার দুটি উপায় নিচে বর্ণনা করা হলো।
মাইক্রোসফট আউটলুক অ্যাপ ব্যবহার করে
সকল পাঠানো ইমেইল স্টোর করা বন্ধ করার সবচেয়ে সহজ উপায় হলো আউটলুক সেটিংস মেনু ব্যবহার করা। আপনাকে শুধু একটি অপশন আনটিক (untick) করতে হবে, এবং আপনি সেট। কীভাবে করবেন:
- আপনার কম্পিউটারে আউটলুক লঞ্চ করুন।
- উপরের বামে File-এ ক্লিক করুন এবং তারপর বাম সাইডবারে Options-এ ক্লিক করুন।
- বাম কলাম থেকে Mail মেনু সিলেক্ট করুন।
- ডান পেইনটি স্ক্রোল ডাউন করুন যতক্ষণ না Save messages সেকশনটি দেখতে পান।
- এখানে, আপনি একটি অপশন পাবেন যা বলে Save copies of messages in the Sent Items folder। এই অপশনটি আনটিক (untick) করুন।
- নিচে OK-এ ক্লিক করুন।
এখন থেকে, আউটলুক আপনার যেকোনো পাঠানো ইমেইলের কপি রাখবে না। আপনি যদি কখনো ফিচারটি আবার অনেবল করতে চান, তবে একই প্রক্রিয়া অনুসরণ করে অপশনটি আবার টিক (tick) করুন।
উইন্ডোজ রেজিস্ট্রি (Windows Registry) ব্যবহার করে
আপনি উইন্ডোজ রেজিস্ট্রি ব্যবহার করে আউটলুককে আপনার পাঠানো ইমেইল স্টোর করার থেকে বাধা দিতে পারেন। আপনি রেজিস্ট্রিতে একটি নতুন ভ্যালু যোগ করে এটা করতে পারেন।
আপনি যদি খুব কনফিডেন্ট না হন, তবে আপনার উইন্ডোজ রেজিস্ট্রি ব্যাকআপ নিন, এবং তারপর চিন্তামুক্ত হয়ে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন:
- আউটলুক খুলুন এবং উপরের বামে File-এ ক্লিক করুন।
- বাম সাইডবার থেকে Office Account সিলেক্ট করুন।
- ডান পেইনে About Outlook-এ ক্লিক করুন।
- আপনার আউটলুক অ্যাপের ভার্সন নোট করুন। এটি স্ক্রিনের খুব উপরে ব্র্যাকেটের ভিতরে থাকে।
- Windows + R কী চাপুন, regedit টাইপ করুন, এবং Enter চাপুন রেজিস্ট্রি এডিটর (Registry Editor) খোলার জন্য।
- Yes-এ ক্লিক করুন প্রম্পটে।
- রেজিস্ট্রিতে নিচের ডিরেক্টরিতে নেভিগেট করুন। এই পাথটি Outlook 16-এর জন্য রেজিস্ট্রি ভ্যালু খুলবে, তাই নিচের পাথে আপনার নিজের ভার্সন বেছে নিন।
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences - একবার সেখানে পেলে, ডান পেইনে যেকোনো খালি জায়গায় রাইট-ক্লিক করুন এবং New > DWORD (32-bit) Value সিলেক্ট করুন।
- নতুন DWORD-এর নাম হিসেবে SaveSent লিখুন এবং Enter চাপুন।
- নতুন তৈরি DWORD ফাইলটি ডাবল-ক্লিক করুন।
- Value data ফিল্ডে 0 লিখুন এবং OK-এ ক্লিক করুন।
- রেজিস্ট্রি বন্ধ করুন।
আপনি যদি কখনো আবার আউটলুককে আপনার পাঠানো ইমেইল সংরক্ষণ করতে দিতে চান, তবে SaveSent DWORD-এর ভ্যালু 1 করে দিন এবং সেটি কাজ করবে।
পাঠানো ইমেইল একটি ভিন্ন ফোল্ডারে সংরক্ষণ করুন
Sent Items একমাত্র ফোল্ডার নয় যেখানে আপনি আপনার পাঠানো ইমেইল সংরক্ষণ করতে পারেন। আপনি যদি অন্য কোনো ফোল্ডার পছন্দ করেন আপনার পাঠানো মেসেজগুলো স্টোর করার জন্য, তবে আপনি আউটলুকে সেটি কনফিগার করতে পারেন।
এটিআপনাকে আউটলুকতে একটি রুল (rule) তৈরি করতে হবে যা আপনার সকল পাঠানো ইমেইল আপনার নির্দিষ্ট ফোল্ডারে পাঠাবে। আউটলুকে এই রুলটি কীভাবে তৈরি করবেন:
- আউটলুক খুলুন এবং উপরের বামে File-এ ক্লিক করুন।
- ডান পাশে Manage Rules & Alerts অপশনটি সিলেক্ট করুন।
- Email Rules ট্যাবে New Rule-এ ক্লিক করুন।
- Apply rule on messages I sent সিলেক্ট করুন এবং Next-এ ক্লিক করুন।
- আউটলুক জিজ্ঞাসা করবে আপনি আপনার রুলে কী কন্ডিশন (condition) लागু করতে চান। যেকোনো কন্ডিশন সিলেক্ট না করে Next-এ ক্লিক করুন আপনার সকল পাঠানো ইমেইলে রুলটি প্রয়োগ করার জন্য।
- প্রম্পটে Yes-এ ক্লিক করুন।
- move a copy to the specified folder-এ টিক দিন।
- নিচের বক্সে স্পেসিফাইড ব্লু (specified blue) লিংকে ক্লিক করুন।
- ফোল্ডারটি সিলেক্ট করুন যেখানে আপনি আপনার পাঠানো ইমেইলগুলো সংরক্ষণ করতে চান, এবং OK-এ ক্লিক করুন।
- Next-এ ক্লিক করুন।
- আপনার নতুন রুলের জন্য একটি নাম লিখুন এবং রুল সেটআপ শেষ করতে Finish-এ ক্লিক করুন।
আপনার ভবিষ্যতের পাঠানো ইমেইলগুলো এখন আউটলুক ডিফল্ট Sent Items ফোল্ডারের বদলে আপনার নির্দিষ্ট ফোল্ডারে থাকবে।
আপনি যদি কখনো এই নতুন বিহেভিয়ার ডিজেবল করতে চান, তবে আউটলুকে রুলস মেনুতে যান এবং নতুন তৈরি রুলটি আনচেক (uncheck) করুন। সেটি রুলটি এবং এর যা যা অ্যাকশন সেটি করে সেগুলো ডিজেবল করবে।
কেউ আপনার পাঠানো ইমেইল দেখতে না পায়
আপনি যদি আপনার ইমেইলগুলো অত্যন্ত গোপনীয় রাখতে চান, তবে Sent Items ফোল্ডারে আপনার ইমেইল স্টোর করা এড়িয়ে চলুন। উপরের মেথডগুলো আপনাকে ঠিক সেটি করতে সাহায্য করে যাতে কেউ জানতে না পারে আপনি কী ইমেইল পাঠিয়েছেন এবং কাকে।
বরং, আপনি যদি মাইক্রোসফট আউটলুকে আপনার ইমেইলের কপি রাখতে না চান, তবে আপনি আপনার ইমেইলগুলো আর্কাইভ (archive) করতে পারেন। কিন্তু মনে রাখবেন এটি আপনার ইমেইলগুলো সার্চযোগ্য (searchable) রাখে, এবং এটি আপনার জন্য আइডিয়াল সমাধান নাও হতে পারে যদি আপনি আপনার ইমেইলগুলো লুকাতে চান।
