এক্সেলে প্রফেশনাল সেলস রিপোর্ট তৈরি করুন ৭টি সহজ স্টেপে

মাইক্রোসফট এক্সেল (Microsoft Excel)-এ সেলস রিপোর্ট তৈরি করা একটি সাধারণ কাজ। প্রায়ই আমাদের দিনের (day) বা মাসের (month) বিক্রয় হিসাব করতে হয়। আমি আপনাকে এক্সেলে সেলস রিপোর্ট তৈরির কিছু সহজ ট্রিক দেখাব যাতে আপনি অনেক সময় বাঁচাতে পারেন। সাথে থাকুন।

এক্সেলে সেলস রিপোর্ট তৈরির ৭টি দ্রুত স্টেপ

এই আর্টিকেলে আমি একটি মোবাইল শপের সেলস রিপোর্ট তৈরির ৭টি দ্রুত স্টেপ ব্যাখ্যা করব। এখানে আমরা তিনটি ভিন্ন ডেটাসেট ব্যবহার করব আমাদের সেলস রিপোর্ট তৈরির জন্য। এই রিপোর্টে আমরা প্রতিটি মোবাইল ফোন মডেলের মোট টাকার পরিমাণ বের করব। সকল স্টেপ সম্পন্ন হলে ডেটাসেটটি নিচের ছবির মতো দেখাবে।

স্টেপ ১: প্রোডাক্ট লিস্ট থেকে প্রোডাক্ট নেম পান

• সেলস রিপোর্ট তৈরি করার জন্য কিছু ডেটা নিই যেন প্রোডাক্ট লিস্ট যাতে প্রোডাক্ট Code, Product Name, এবং Unit Price থাকে।

• এখন আমরা দৈনন্দিন বিক্রয় হিসাব করব। সেজন্য নিচের মতো একটি ডেটাসেট নেওয়া হয়েছে যেখান থেকে আমরা প্রোডাক্ট Name, Unit Price, এবং দিনের Total Sales ক্যালকুলেট করব।

• আমাদের এক আর ডেটা টেবিল আছে পুরো মাসের টোটাল সেলস ক্যালকুলেট করার জন্য। দৈনন্দিন সেলস ট্রানজ্যাকশন টেবিল থেকে ডেটা সংগ্রহ করে আমরা মাসিক টোটাল সেলস বের করব।

• Cell (E7) সিলেক্ট করুন ফর্মুলা প্রয়োগের জন্য।
• সিলেক্ট করা সেলে ফর্মুলা দিন-

যেখানে,

• VLOOKUP function একটি কলামে নির্দিষ্ট মান খুঁজে বের করে।

• Enter চাপুন।
• সকল সেলে ফলাফল পেতে “Fill handle” নিচে টানুন।

• এভাবে VLOOKUP formula ব্যবহার করে আমরা কোনো নির্দিষ্ট দিনে বিক্রি হয়েছে সকল প্রোডাক্ট পেতে পারি।

আরও পড়ুন: এক্সেলে দৈনন্দিন কার্যক্রম রিপোর্ট তৈরির উপায় (৫ টি সহজ উদাহরণ)

স্টেপ ২: সেলস রিপোর্টে ইউনিট প্রাইস বের করুন

• এখন সেই প্রোডাক্টগুলোর ইউনিট প্রাইস ক্যালকুলেট করি।
• এক cell (G7) সিলেক্ট করুন এবং নিচের ফর্মুলা প্রয়োগ করুন-

• Enter চাপুন।
• “Fill handle” নিচে টানুন।

• এভাবে প্রতিদিন ইউনিট প্রাইস বিক্রি হয়।

আরও পড়ুন: এক্সেল ডেটা থেকে রিপোর্ট জেনারেট করার উপায় (২ টি সহজ পদ্ধতি)

সদৃশ পড়ুন

• ম্যাক্রো ব্যবহার করে এক্সেলে রিপোর্ট জেনারেট করার উপায় (সহজ স্টেপসহ)
• এক্সেলে ইনভেন্টরি এজিং রিপোর্ট তৈরি করা (স্টেপ বাই স্টেপ গাইডলাইন)
• এক্সেল ডেটা থেকে PDF রিপোর্ট জেনারেট করা (৪ টি সহজ পদ্ধতি)

স্টেপ ৩: দিনের টোটাল সেলস ক্যালকুলেট করুন

• এক দিনের টোটাল সেলস পেতে আমরা একটি cell (H7) সিলেক্ট করলাম ক্যালকুলেশনের জন্য।
• ফর্মুলা প্রয়োগ করুন-

• Enter চাপুন।
• প্রতিদিনের টোটাল সেলস পেতে “fill handle” নিচে টানুন।

• আপনি দেখছেন, আমাদের সেলস রিপোর্ট প্রস্তুত যদি আমরা প্রতিদিনের টোটাল সেলস ক্যালকুলেট করতে চাই।

আরও পড়ুন: এক্সেলে কোয়ার্টারলি সেলস ডিসপ্লে করার রিপোর্ট তৈরি (সহজ স্টেপসহ)

স্টেপ ৪: এক্সেলে একক প্রোডাক্টের মাসিক সেলস ক্যালকুলেট করুন

• সেলস রিপোর্টের ওভারভিউ পেতে হলে মাসিক সেলস ক্যালকুলেট করতে হয়। চলুন আমাদের ডেটাসেট থেকে মাসিক সেলস বের করি।
• মাসিক সেলস সেকশনে, প্রথমে আমরা নির্দিষ্ট মাসে বিক্রি হয়েছে প্রোডাক্টের নাম বের করব। সেজন্য-
• এক cell (G21) সিলেক্ট করুন।
• ফর্মুলা লিখুন-

• ফর্মুলা লিখে Enter চাপলে সেলে প্রোডাক্টের নাম আসবে।
• “Fill handle” নিচে টানুন।

• নিচে আপনি দেখবেন আমরা নির্দিষ্ট মাসে বিক্রি হয়েছে প্রোডাক্টের নামগুলো পেয়েছি।

আরও পড়ুন: এক্সেলে মাসিক রিপোর্ট তৈরির উপায় (দ্রুত স্টেপসহ)

সদৃশ পড়ুন

• এক্সেলে MIS রিপোর্ট তৈরি করা (২ টি উপযুক্ত উদাহরণ)
• অ্যাকাউন্টসের জন্য এক্সেলে MIS রিপোর্ট তৈরি করা (দ্রুত স্টেপসহ)
• এক্সেলে সামারি রিপোর্ট তৈরির উপায় (২ টি সহজ পদ্ধতি)

স্টেপ ৫: বিক্রি হয়েছে প্রোডাক্টের টোটাল কোয়ান্টিটি পান

• মাসে বিক্রি হয়েছে টোটাল কোয়ান্টিটি বের করতে এই স্টেপগুলো অনুসরণ করুন-
• আমি cell (H21) সিলেক্ট করলাম ডিজায়ারড আউটপুট পেতে-
• সেলে ফর্মুলা দিন-

যেখানে,

• SUMIF function সেই সেলগুলোর যোগফল রিটার্ন করে যা একটি শর্ত পূরণ করে।

• Enter চাপুন।
• “fill handle” নিচে টানুন।

• এখানে আমরা মাসে বিক্রি হয়েছে টোটাল কোয়ান্টিটি পেয়েছি।

আরও পড়ুন: তেরিটরি অনুযায়ী কোয়ার্টারলি সেলস ডিসপ্লে করার রিপোর্ট তৈরি

স্টেপ ৬: সেলস রিপোর্ট সম্পূর্ণ করতে টোটাল সেলস ক্যালকুলেট করুন

• ফাইনাল টাচ দেওয়ার সময়। আমরা মাসে বিক্রি হয়েছে টোটাল পরিমাণ বের করব।
• টোটাল ভলিউম ক্যালকুলেট করতে একটি cell (I21) বেছে নিন ফর্মুলা লিখতে।
• cell-এ ফর্মুলা প্রয়োগ করুন-

• Enter চাপুন।
• এখন “Fill handle” নিচে টানুন।

• এভাবে আমরা মাসে বিক্রি হয়েছে টোটাল পরিমাণ পেয়েছি। সহজ না? তাহলে এখানে আমরা সফলভাবে আমাদের সেলস রিপোর্ট সম্পন্ন করেছি।

আরও পড়ুন: সেলসের জন্য এক্সেলে MIS রিপোর্ট তৈরির উপায় (সহজ স্টেপসহ)

নিবেদনে রাখার বিষয়গুলো

• VLOOKUP formula সেলগুলে প্রয়োগ করলে কখনো #N/A error দেখাতে পারে। এটি ঘটে যখন ফর্মুলা সেটি খুঁজে পায় না যা সেটি খুঁজতে বলা হয়েছে।
• VLOOKUP ফাংশন সবসময় বাম থেকে ডানে মান খুঁজে, তাই আপনার লুকআপ ভ্যালু ডেটাসেটের প্রথম কলামে রাখুন।
• সেল রেঞ্জের জন্য আমরা সবসময় absolute reference ($) সিম্বল ব্যবহার করব রেঞ্জ ফিক্সড রাখতে।

উপসংহার

এই আর্টিকেলে আমি সেলস রিপোর্ট সঠিকভাবে তৈরির সকল স্টেপ গিয়ে আছি। আশা করি এটি আপনার কাজে লাগবে। এই আর্টিকেল সম্পর্কে কোনো সমস্যা হলে কমেন্ট সেকশনে জানাতে ভুলবেন না। আপনার সময় ভালো যাক!

সম্পর্কিত আর্টিকেলগুলো

• এক্সেলে খরচ রিপোর্ট তৈরির উপায় (সহজ স্টেপসহ)
• এক্সেলে আয়-ব্যয় রিপোর্ট তৈরি করা (৩ টি উদাহরণ)
• এক্সেল VBA ব্যবহার করে PDF ফরম্যাটে রিপোর্ট জেনারেট করা (৩ টি কুইক ট্রিক)
• এক্সেলে প্রোডাকশন রিপোর্ট তৈরি করা (২ টি সাধারণ ভেরিয়েন্ট)
• এক্সেলে দৈনন্দিন প্রোডাকশন রিপোর্ট তৈরির উপায় (ফ্রি টেমপ্লেট ডাউনলোড)
• ম্যাক্রো ব্যবহার করে এক্সেল রিপোর্ট অটোমেট করা (৩ টি সহজ উপায়)