এক্সেলে প্রফেশনাল গ্যান্ট চার্ট তৈরি: ধাপে ধাপ গাইড

গ্যান্ট চার্ট মূলত প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্টে ব্যবহার হয়। এক্সেলে সরাসরি গ্যান্ট চার্ট তৈরি করা যায় না। কিন্তু চিন্তা করবেন না, আপনি স্ট্যাকড বার চার্ট মডিফাই করে এডভান্সড লেভেলের গ্যান্ট চার্ট এক্সেলে বানাতে পারেন। এই কুইক টিউটোরিয়াল আপনাকে কিছু সহজ ধাপে এক্সেলে গ্যান্ট চার্ট বানানো শিখাবে। আপনি যদি চার্ট বানানোর বেসিক নিয়ম না জানেন তবে লিংক-এ ক্লিক করে বেসিক চার্ট বানানো শিখুন। ওয়ার্কশিটে আপনি একটি সিম্পল গ্যান্ট চার্ট দেখছেন, যা বাম পাশের ডেটা ব্যবহার করে তৈরি করা হয়েছে।

গ্যান্ট চার্ট পরিচিতি

হরিজেন্টাল অ্যাক্সিস (এটিকে ভ্যালু অ্যাক্সিস-ও বলা হয়) প্রজেক্টের মোট টাইম স্প্যান প্রতিনিধিত্ব করে। গ্যান্ট চার্টের প্রতিটি বার একটি টাস্ক-এর ডিউরেশন প্রতিনিধিত্ব করে। প্রজেক্ট ম্যানেজার সহজে প্রজেক্টের ওভারল্যাপিং টাস্কগুলো চিহ্নিত করতে পারেন। তাই প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্টে গ্যান্ট চার্ট খুব গুরুত্বপূর্ণ।

ডেটা টেবিলে, কলাম B-এ টাস্কের নাম, কলাম C-এ টাস্কের শুরু করার ডেট, এবং কলাম D-এ টাস্ক শেষ করার ডিউরেশন আছে।

নোট: একটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয়: কলাম B-তে কোনো হেডিং থাকতে পারবে না, অন্যথায় কলাম B এবং কলাম C উভয়ই ক্যাটাগরি অ্যাক্সিস হিসেবে ব্যবহার হবে। ঠিক আছে, চলুন গ্যান্ট চার্ট স্ক্র্যাচ থেকে তৈরি করা শুরু করি।

[ভিডিও] এক্সেল ২০১৩-এ গ্যান্ট চার্ট বানানোর পদ্ধতি

ভিডিও ব্যাখ্যা:

এক গ্যান্ট চার্ট হলো একটি হরিজেন্টাল টাইপ বার চার্ট। গ্যান্ট চার্ট মূলত প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট-এ ব্যবহার হয়। ডিফল্টলি, এক্সেল কোনো গ্যান্ট টাইপ চার্ট সাপোর্ট করে না। কিন্তু আপনি এক্সেলে এডভান্সড লেভেলের গ্যান্ট চার্ট বানাতে পারেন। ওয়ার্কশিটে আপনি একটি সিম্পল গ্যান্ট চার্ট দেখছেন, যা এই ডেটা টুকরো ব্যবহার করে তৈরি করা হয়েছে। হরিজেন্টাল অ্যাক্সিস প্রজেক্টের মোট টাইম স্প্যান প্রতিনিধিত্ব করে, প্রতিটি বার একটি টাস্কের ডিউরেশন প্রতিনিধিত্ব করে। প্রজেক্ট ম্যানেজার সহজে প্রজেক্টের ওভারল্যাপিং টাস্কগুলো চিহ্নিত করতে পারেন। তাই গ্যান্ট চার্ট প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্টে খুব গুরুত্বপূর্ণ। কলাম Bে টাস্কের নাম, কলাম Cে টাস্কের শুরু করার ডেট, এবং কলাম Dে টাস্ক শেষ করার ডিউরেশন আছে। একটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয়: কলাম B-তে কোনো হেডিং থাকতে পারবে না, অন্যথায় কলাম A এবং কলাম B উভয়ই ক্যাটাগরি অ্যাক্সিস হিসেবে ব্যবহার হবে। ঠিক আছে, চলুন এই গ্যান্ট চার্ট তৈরি করা শুরু করি। একই মানগুলো দ্বিতীয় ওয়ার্কশিটেও আছে। আমি সেটি খুলি, এবং ডেটার ভেতর একটি সেল সিলেক্ট করি, Insert ট্যাব, Bar chart ড্রপ-ডাউনে, আমি Stacked Bar chart সিলেক্ট করি। আমি লেজেন্ড ডিলিট করি এবং চার্টটি একটু চোড়া করি। ক্যাটাগরি অ্যাক্সিসে, "Board Meeting" টপে পজিশন নেয়, কিন্তু প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট ডেটায়, Planning Meeting টপে থাকে, আমি ক্যাটাগরি অ্যাক্সিসে ডাবল ক্লিক করি, এবং Axis options-এ, আমি ক্যাটাগরি অর্ডার রিভার্স করি। যখন আমি ক্যাটাগরি অর্ডার রিভার্স করি, হরিজেন্টাল অ্যাক্সিস-ও তার লোকেশন পরিবর্তন করে, আমি এই অ্যাক্সিসে ক্লিক করি, অ্যাক্সিস অপশনসে, এবং তারপর Labels-এ, আমি Label Position at high সিলেক্ট করি। আপনি দেখেন, Board Meeting হাই পজিশনে আছে, তাই অ্যাক্সিস লেবেলগুলো এখানে পজিশন নেয়। আপনি দেখেন হরিজেন্টাল অ্যাক্সিস 07/03/2013-এ서 শুরু হয়, তাই, এই নীল জোন আসলে 07/03/2013 এবং 03/05/2013-এর মাঝপথের দিনগুলো দেখাচ্ছে। আসুন বের করি এই দুটি ডেটের মাঝপথে কত দিন আছে। আপনি জানেন এক্সেল ডেটাকে নম্বর হিসেবে বিবেচনা করে। ডেট 7/3/2013-এর সিরিয়াল নম্বর 41340, এবং ডেট 3/5/2013-এর সিরিয়াল নম্বর 41397। তাই এই দুটি ডেটের মাঝপথে মোট ৫৭ দিন আছে। এই নীল রেঞ্জ আসলে নম্বর ৫৭ প্রতিনিধিত্ব করছে এবং এই লাল জোন নম্বর ৩ প্রতিনিধিত্ব করছে। এভাবে এই চার্ট কাজ করছে। এখন আমাদের প্রজেক্টের প্রথম টাস্ক: "Planning Meeting" টাস্ক 03/05/2013 ডেটে শুরু হয়, তাই আমাদের হরিজেন্টাল অ্যাক্সিস এই ডেট থেকে শুরু হবে। আমি হরিজেন্টাল অ্যাক্সিসে ডাবল-ক্লিক করি, Format axis টাস্ক প্যান আসে। Axis options-এ, মিনিমাম ভ্যালু সেট আছে 41340; আমরা জানি যে "41340" আসলে এই ডেটকে রিপ্রেজেন্ট করছে। ডেট 03/05/2013-এর সমতুল্য নম্বর 41397; আমি মিনিমাম ভ্যালু হিসেবে 41397 নিব। ম্যাক্সিমাম ভ্যালু অটোমেটিক্যালি সেট আছে, কিন্তু আমি এটিকে 41487 করি। এবং মেজর ইউনিটস 10.0 করি। আমি নাম্বার ফরম্যাট পরিবর্তন করতে চাই, Format Code-এ টাইপ করি: dd/mm। ডেটাগুলো এখন আরও অর্থবহ দেখাচ্ছে। এখন আমি নীল রঙের ডেটা সিরিজ সিলেক্ট করি, Fill এবং Line ট্যাবে, এই ডেটা সিরিজের জন্য No Fill ব্যবহার করি। আপনি দেখেন, আমরা ইতিমধ্যে একটি গ্যান্ট চার্ট পেয়েছি। এখন, এই চার্টকে কিছু ফরম্যাটিং দরকার। আমি এই ডেটা সিরিজে ক্লিক করি, Gap width ভ্যালু হিসেবে ৩০% দিয়ে ক্যাটাগরি অ্যাক্সিস পজিশনের গ্যাপ কমাই। Fill-এ, আমি Solid Fill ব্যবহার করি এবং 3-D format-এ কিছু 3-D ইফেক্ট ব্যবহার করি। আপনি দেখেন আমাদের চার্ট প্রায় তো готো। আমি এই অ্যাক্সিসের জন্য Data Labels শো করি, এবং Chart Title-এর কন্টেন্ট Project Schedule করি; আকার বড় করি। আমি চার্ট টাইটেল এখানে রাখি; আমি হরিজেন্টাল গ্রিড লাইন দেখাতে চাই, Grid Lines-এ, আমি Primary Major Horizontal সিলেক্ট করি। বাকি ফরম্যাটিং আপনি সহজে করতে পারেন। চার্ট এরিয়ার জন্য কিছু ব্যাকগ্রাউন্ড রঙ ব্যবহার করুন, এবং গ্রিড লাইনগুলো ড্যাশড করুন। এভাবে আপনি একটি গ্যান্ট চার্ট তৈরি করতে পারেন।

এক্সেলে গ্যান্ট চার্ট বানানোর ৯ কুইক ধাপ

মান লই, আমাদের একটি ডেটাসেট আছে যেটিতে একটি র‍্যান্ডম Project Schedule-র তথ্য আছে। আমরা ডেটাসেট ব্যবহার করে একটি গ্যান্ট চার্ট বানাব। আজকের টাস্কের ডেটাসেটের ওভারভিউ এখানে।

স্টেপ ১: সঠিক প্যারামিটার সহ ডেটাসেট তৈরি

এই পোर्शनে, আমরা এক্সেল-এ গ্যান্ট চার্ট বানানোর জন্য একটি ডেটাসেট তৈরি করব। আমরা একটি ডেটাসেট বানাব যেটিতে বিভিন্ন টাইপের কাজের শুরু করার ডেট, এবং সেই কাজগুলোর ডিউরেশন থাকবে। আমরা গ্যান্ট চার্ট তৈরি করতে নিচের ডেটা ব্যবহার করব। তাই, আমাদের ডেটাসেট হবে।

স্টেপ ২: স্ট্যাকড বার চার্ট বানানো

এখন, আমরা ডেটাসেট ব্যবহার করে একটি গ্যান্ট চার্ট বানাব। সেটার জন্য, প্রথমে আমরা একটি 2-D Bar চার্ট তৈরি করব। তারপর গ্যান্ট চার্ট বানাব। নিচের ইনস্ট্রাকশনগুলো অনুসরণ করে শিখুন!

• প্রথমে, ডেটা রেঞ্জ B4 থেকে D16 সিলেক্ট করুন। অতএব, আপনার Insert ট্যাব থেকে,

Insert → Charts → Insert Bar Chart → 2-D Bar → Stacked Bar

• ডিফল্টলি নিচের চার্ট তৈরি হবে। আমি চার্টে লেজেন্ড সিলেক্ট করেছি, আপনিও সেটি সিলেক্ট করে ডিলিট করুন। কাজের সুবিধার্থে চার্টটি একটু চোড়া করুন।

স্টেপ ৩: ক্যাটাগরি অ্যাক্সিসের অর্ডার রিভার্স করা

Category Axis-এ (চার্টে Vertical Axis), "Board Meeting" টপে পজিশন নেয়, কিন্তু প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট ডেটায়, Planning Meeting টপে থাকে, আমি Category Axis-এ ডাবল ক্লিক করি, Format Axis টাস্ক প্যান আসে। Axis Options ট্যাবে, Categories in reverse order অপশন সিলেক্ট করুন।

• ফলস্বরূপ, আপনি কাজের অর্ডার অনুযায়ী Category Axis পরিবর্তন করতে পারবেন।

আরও পড়ুন: এক্সেলে একাধিক প্রজেক্টের জন্য গ্যান্ট চার্ট বানানোর পদ্ধতি (সহজ ধাপে)

স্টেপ ৪: হরিজেন্টাল অ্যাক্সিসের লেবেল পজিশন পরিবর্তন করা

যখন আপনি Category Axis অর্ডার রিভার্স করেন, Horizontal Axis(value axis)-ও তার লোকেশন পরিবর্তন করে। Category Axis-এ ক্লিক করুন, আবার Format Axis টাস্ক প্যানে, এবং Axis Options ট্যাবে, Axis Options সংকুচিত করুন, এবং Labels প্রসারিত করুন, Label Position এট High-এ সিলেক্ট করুন।

চার্টের ডেটা পর্যবেক্ষণ করুন: "Board Meeting" লাস্ট ডেটা। তাই, "Board Meeting" হাই পজিশন হিসেবে বিবেচিত হয়। যখন আমি Horizontal Axis(Value Axis)-এর জন্য Label Position High সিলেক্ট করি, নিচের চার্টে আপনি দেখেন: Horizontal Axis Board Meeting সাইডে, মানে High সাইডে পজিশন নিচ্ছে। নিচের চার্টটি ঘনিষ্ঠভাবে পর্যবেক্ষণ করুন যা আমি বলছি সেটি বুঝতে। এটি একটি গুরুত্বপূর্ণ কনসেপ্ট যা আপনাকে বুঝতে হবে।

আপনি দেখেন হরিজেন্টাল অ্যাক্সিস ডেট 07/03/2013-এ서 শুরু হয়। ডেট 07/03/2013 এক্সেল দ্বারা সিলেক্ট করা। আপনি এটা ইনপুট দেননি। প্রতিটি চার্ট একটি ভ্যালু থেকে শুরু হয়। এক্সেল ডিফল্টলি সেটি সেট করে, কিন্তু আপনি সেট করতে পারেন চার্ট কোন ভ্যালু থেকে শুরু হবে। উপরের চার্টটি দেখুন, উপরে থেকে প্রথম নীল বার Start Date ডেটা সিরিজের " Planning Meeting" ডেটা পয়েন্টের ভ্যালু 03/05/2013 রিপ্রেজেন্ট করছে এবং লাল বার একই ডেটা পয়েন্ট " Planning Meeting"-এর Duration ডেটা সিরিজের ভ্যালু ৩ রিপ্রেজেন্ট করছে।

যেহেতু Horizontal Axis ডেট 07/03/2013-এ서 শুরু হয়, তাই, এই নীল জোন আসলে 07/03/2013 এবং 03/05/2013-এর মাঝপথের দিনগুলো দেখাচ্ছে। একইভাবে, আপনি চার্টে অন্যান্য ডেটা সিরিজ ভ্যালু পর্যবেক্ষণ করতে পারেন। শুধু মাউস পয়েন্টার একটি বারের ওপর (এই চার্টে যেহেতু নীল অথবা লাল বার) সরিয়ে রাখুন, এক্সেল আপনাকে তিনটি জিনিস দেখাবে:

1. প্রথমে Data Series নাম। উপরের চার্টে ডেটা সিরিজ: Start Date।
2. তারপর Data Point নাম। উপরের চার্টে, আপনি ডেটা পয়েন্ট দেখছেন Planning Meeting।
3. এবং অবশেষে Data Series-এর Value। উপরের চার্টে Value: 03/05/2013 দেখাচ্ছে।

আরও পড়ুন: ডাইনামিক টাইটেল এবং লেজেন্ড লেবেলস সহ এক্সেল চার্ট

স্টেপ ৫: দুটি ডেটার মাঝপথের দিন বের করা

আসুন বের করি এই দুটি ডেটার ( 07/03/2013 এবং 03/05/2013 ) মাঝপথে কত দিন আছে। আপনি জানেন এক্সেল ডেট এবং টাইম নম্বর হিসেবে স্টোর করে যা দিনের সংখ্যা রিপ্রেজেন্ট করে। ডেট ১ জানুয়ারি ১৯০০ সিরিয়াল নম্বর ১ দিয়ে রিপ্রেজেন্ট করা হয়; ডেট ২ জানুয়ারি ১৯০০ সিরিয়াল নম্বর ২ দিয়ে রিপ্রেজেন্ট করা হয় এবং így дале। আপনি ডেটের সিরিয়াল নম্বর কীভাবে বের করবেন? কৌশল খুব সহজ। শুধু একটি ডেট এক্সেল সেলে রাখুন, তারপর সেল ফরম্যাট General-এ পরিবর্তন করুন, এবং আপনি সংশ্লিষ্ট ডেটের সিরিয়াল নম্বর পাবেন। এই মেথড ব্যবহার করে আমি পেয়েছি:

• ডেট 7/3/2013-এর সিরিয়াল নম্বর
• এবং ডেট 3/5/2013-এর সিরিয়াল নম্বর 41397।
• তাই ডেট 7/3/2013 এবং 3/5/2013-এর মাঝপথে মোট ৫৭ দিন আছে।

নিচের GIF দেখুন বুঝতে।

তাই চার্টে, Board Meeting ডেটা পয়েন্টের জন্য, নীল বার আসলে নম্বর ৫৭ রিপ্রেজেন্ট করছে এবং লাল বার নম্বর ৩ রিপ্রেজেন্ট করছে। এভাবে এই চার্ট কাজ করছে।

স্টেপ ৬: হরিজেন্টাল অ্যাক্সিসের মিনিমাম, ম্যাক্সিমাম, এবং মেজর ভ্যালু পরিবর্তন করা

এখন আমাদের প্রজেক্টের প্রথম টাস্ক "Planning Meeting" শুরু হয় ডেট 03-05-2013-এ, তাই আমাদের হরিজেন্টাল অ্যাক্সিস এই ডেট থেকে শুরু হবে। আমি হরিজেন্টাল অ্যাক্সিস-এ ডাবল-ক্লিক করি, Format axis টাস্ক প্যান আসে। Axis options-এ, মিনিমাম ভ্যালু সেট আছে 41340; আমরা জানি যে এই "41340" আসলে ডেট 07-03-2013-কে রিপ্রেজেন্ট করছে। আমি মিনিমাম ভ্যালু হিসেবে 41397 সেট করি, যা ডেট 03-05-2013-এর রিপ্রেজেন্টিং নম্বর। ম্যাক্সিমাম ভ্যালু অটোমেটিক্যালি সেট আছে, কিন্তু আমি এটিকে 41480 করি। এবং মেজর ইউনিটস ১০ করি।

স্টেপ ৭: গ্যান্ট চার্টে ডেট ফরম্যাট পরিবর্তন করা

আমি নাম্বার ফরম্যাট পরিবর্তন করতে চাই। সেটার জন্য, Number ট্যাবে Format Code-এ dd/mm টাইপ করি। এইভাবে ডেটাগুলো আরও অর্থবহ দেখায়।

স্টেপ ৮: নীল বারগুলোকে অদৃশ্য করার জন্য No Fill ব্যবহার করা

এখন নীল বারগুলো সিলেক্ট করুন। নিচের চার্টে, আপনি দেখছেন সকল নীল বার সিলেক্ট করা আছে।

Format Data Series টাস্ক প্যানে এবং Fill ট্যাবে, No Fill সিলেক্ট করুন। আপনি Home রিবনের Fill Color ড্রপ-ডাউনও ব্যবহার করতে পারেন।

এখন, নিচের চার্টটি দেখুন। আপনি দেখেন, আমরা ইতিমধ্যে একটি গ্যান্ট চার্ট পেয়েছি।

আরও পড়ুন: একাধিক শুরু ও শেষ ডেট সহ এক্সেল গ্যান্ট চার্ট বানানোর পদ্ধতি

স্টেপ ৯: গ্যান্ট চার্ট ফরম্যাটিং

এখন উপরের চার্টকে কিছু ফরম্যাটিং দরকার।

• Duration ডেটা সিরিজে ক্লিক করুন (যেকোনো লাল বার সিলেক্ট করুন), Format Data Series টাস্ক প্যানে, এবং Series Options-এর অধীনে, Gap Width ভ্যালু ৩০% করুন। এটি Category Axis পজিশনের গ্যাপ কমাবে।

• Format Data Series → Fill & Line → Fill → Solid Fill → ডেটা সিরিজের জন্য রঙ ব্যবহার করুন।

• Format Data Series →Effects → Expand 3-D Format → Top Bevel drop-down → Angle type level সিলেক্ট করুন।

• এই ডেটা সিরিজের জন্য Data Labels শো করুন। সেটার জন্য: চার্টের উপরের ডান কোণে Chart Elements আইকনে ক্লিক করুন। মেনু থেকে Data Labels অপশন সিলেক্ট করুন।

• Chart Title-এর কন্টেন্ট Project Schedule করুন এবং Chart Title-র আকার বড় করুন।
• আমি হরিজেন্টাল গ্রিড লাইন দেখাতে চাই। আবার Chart Element আইকন → মাউস হোভার করুন Grid Lines অপশনের ওপর, → একটু ডান দিকে এরো আসবে, সেটিতে ক্লিক করুন → ড্রপ-ডাউন থেকে: Primary Major Horizontal অপশন সিলেক্ট করুন।
• আপনি আপনার চেয়ে চার্ট এরিয়ার için ভিন্ন ব্যাকগ্রাউন্ড রঙ ব্যবহার করতে পারেন এবং গ্রিড লাইনগুলো ড্যাশডও করতে পারেন। এটা আপনার পছন্দ।

• শেষে, উপরের প্রসেস কমপ্লিট করার পর, আপনি নিচের স্ক্রিনশটে দেওয়া গ্যান্ট চার্ট বানাতে পারবেন।

সারসংক্ষেপ (Bottom Line)

👉 Insert রিবন ব্যবহার করে 2-D Stacked Bar চার্ট তৈরি করুন।

👉 Axis options অপশনের প্রয়োজনীয়তা পূরণ করার সময় কীবোর্ডে ENTER চাপুন।

উপসংহার

তাহলে, আপনি দেখলেন এক্সেল ২০১৩-এ গ্যান্ট চার্ট বানানো একটি সহজ কাজ। শুধু আপনাকে প্র্যাকটিস করতে হবে এবং চার্ট তৈরির কনসেপ্ট বুঝতে হবে। বাকি সহজ।

এক্সেল ২০১৩-এ গ্যান্ট চার্ট বানানো সম্পর্কে কোনো প্রশ্ন আছে? কমেন্ট সেকশনে বিনামূল্যে জিজ্ঞাসা করুন। আপনার কথা শুনে এবং আরও শিখে আমি খুব খুশি হব।

সম্পর্কিত আর্টিকেল

• এক্সেল গ্যান্ট চার্টে ডিপেন্ডেন্সি দেখানোর ২ সহজ পদ্ধতি
• কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং দিয়ে এক্সেল গ্যান্ট চার্ট (২ উদাহরণ)
• এক্সেল গ্যান্ট চার্টে মাইলস্টোন যোগ করার পদ্ধতি (কুইক স্টেপস সহ)