এক্সেলে অ্যাকাউন্টসের জন্য MIS রিপোর্ট তৈরি: কুইক ধাপে ধাপে গাইড

কখনও কখনও আমাদের ডাটা MIS রিপোর্ট-এ দেখাতে হয়। এই রিপোর্ট আমাদের ডাটাসেটের পরিবর্তনশীল প্যাটার্ন ভিজ্যুয়ালাইজ করতে বিশাল সহায়তা করে। এই আর্টিকেলে আমরা দেখাব কিভাবে এক্সেলে অ্যাকাউন্টসের জন্য MIS রিপোর্ট তৈরি করা যায়। আপনি যদি এ ব্যাপারে জানতে আগ্রহী হন, তবে প্র্যাকটিস ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করে আমাদের অনুসরণ করুন।

MIS রিপোর্ট কী?

MIS মানে Management Information System। MIS হলো একটি বিশাল ডাটাসেটের ফিল্টার করা ডাটা দেখানোর একটি সারসংক্ষেপ রিপোর্ট। এই ধরনের রিপোর্ট আমাদের সাধারণ পেশাগত জীবনে উচ্চ কর্তৃপক্ষকে ডাটা প্রদানের জন্য ব্যাপকভাবে ব্যবহৃত হয়।

MIS রিপোর্টের শ্রেণিবিন্যাস

ব্যক্তির প্রয়োজন অনুযায়ী MIS রিপোর্টকে چندین ধরণে ভাগ করা যায়:

Sales Report
MIS Report in Accounts
Budget Report
Production Report
Cash Flow Statement Report
Funds Statement Report
Profit Report
Income Statement Report
Abnormal Losses Report
Costing Report
HR Report
Inventory Report
Statistical Publication Report
Orders in Hand Report
Report on Ideal Time
Machine Utilisation Report
Summary Report
Trend Report
Exception Report

সুবিধা

MIS রিপোর্ট আমাদের দৈনন্দিন পেশাগত জীবনে 상당한 সুবিধা প্রদান করে।

MIS রিপোর্ট ডাটা ম্যানেজমেন্টে সাহায্য করে
ডাটা ট্রেন্ড নির্ধারণ করতে সাহায্য করে
সংস্থার লক্ষ্য নির্ধারণে সাহায্য করে
সমস্যা চিহ্নিত করতে সাহায্য করে
কোম্পানির দক্ষতা বাড়াতে এবং উন্নত করতে সাহায্য করে
উৎপাদন খরচ এবং ত্রুটি কমাতে সাহায্য করে

এক্সেলে অ্যাকাউন্টসের জন্য MIS রিপোর্ট তৈরির ধাপে ধাপে প্রক্রিয়া

MIS রিপোর্ট তৈরির জন্য আমরা একটি স্টেশনারি দোকানের এক মাসের অ্যাকাউন্ট রিপোর্টের ডাটাসেট বিবেচনা করেছি। আমাদের ডাটাসেটে কলাম B-এ ১০টি স্টেশনারি পণ্যের তালিকা। তাদের কোয়ান্টিটি কলাম C-এ, ঐ মাসের বিক্রয় পরিমাণ কলাম D-এ, এবং অবশিষ্ট ইনভেন্টরি কলাম E-এ। দোকান মালিকের খরচ, আয়, এবং প্রফিট কলাম F, G, এবং H-এ যথাক্রমে। এইভাবে আমাদের ডাটাসেট রেঞ্জ হলো B5:H14।

ধাপ ১: আপনার ডাটাসেট ইম্পোর্ট করুন

এখানে আমরা আমাদের ডাটাসেট Microsoft Excel-এ ইনপুট করব। পাশাপাশি, আপনি অন্যান্য টাইপের ডাটা ফাইল থেকে ইম্পোর্ট করতে পারেন। SUM ফাংশন ব্যবহার করে Cost, Income, এবং Profit কলামের যোগফল বের করুন।

Profit যোগ করতে H15 সেলে নিচের ফর্মুলা লিখুন।

=SUM(H5:H14)

একই প্রক্রিয়া F15 এবং G15-এ করুন Cost এবং Income-এর যোগফল পেতে।

ধাপ ২: Pivot Table তৈরি করুন

এই ধাপে আমরা আমাদের ডাটাসেটের একটি Pivot Table তৈরি করব। আমরা Quantity, Sales, এবং Inventory কলাম পিভট টেবিলে অন্তর্ভুক্ত করতে চাই।

প্রথমে পুরো সেল রেঞ্জ B4:E14 সিলেক্ট করুন।

তারপর Insert ট্যাবে Tables গ্রুপ থেকে PivotTable সিলেক্ট করুন।

ফলস্বরূপ, PivotTable from table or range নামে একটি ছোট ডায়লগ বক্স আসবে।
New Worksheet অপশন চেক করুন মূল ডাটাসেট সংরক্ষণের জন্য।
শেষে OK ক্লিক করুন।

Sheet নামে একটি নতুন শীট তৈরি হবে Sheet Name Bar-এ।
সেই শীটে একটি সাইড উইন্ডো থাকবে Pivot Table Field নামে। কলামের নামগুলো সেখানে দেখাবে।

এখন ফিল্ডের নামগুলো Drag fields between areas below লেখার নিচের ৪টি বক্সে আপনার ইচ্ছামতো টেনে আনুন। আমরা Item কে Rows-এ এবং বাকি ৩টি কলাম কে Values-এ রাখব।
ফিল্ড নামগুলো বক্সে টেনে আনতে সাথে সাথে সেগুলো পিভট টেবিলে ইনসার্ট হয়ে যাবে।
শেষে সাইড উইন্ডোর ডানে উপরের Close বাটনে ক্লিক করুন।

ধাপ ৩: Pivot Fields-এর জন্য চার্ট ইনসার্ট করুন

এই ধাপে আমরা ৪টি ভিন্ন ধরণের চার্ট ইনসার্ট করব ডাটা প্যাটার্ন দেখানোর জন্য। এদের মধ্যে ২টি হবে Column চার্ট, ১টি Bar চার্ট, এবং শেষ ১টি Pie চার্ট।

প্রথমে পুরো সেল রেঞ্জ A3:D14 সিলেক্ট করুন।

এখন Charts গ্রুপ থেকে Column or Bar Chart-এর ড্রপ-ডাউন অ্যারো সিলেক্ট করুন।
তারপর 2-D Column সেকশন থেকে Clustered Column অপশন বেছে নিন।

চার্ট সামনে আসবে। তারপর Chart Element আইকনে ক্লিক করে আপনার পছন্দের এলিমেন্ট চেক করুন। এই কেসে আমরা সুবিধার জন্য শুধু Axes এবং Data Table এলিমেন্ট চেক করেছি।

আপনি Design এবং Format ট্যাব থেকে চার্ট স্টাইল এবং টেক্সট মডিফাই করতে পারেন।
আমরা আমাদের চার্টের জন্য Style 8 বেছে নিচ্ছি। Chart Styles গ্রুপ থেকে Style 8 সিলেক্ট করুন।
তারপর চার্টের কিনারায় Resize আইকন ব্যবহার করে ভিজ্যুয়ালাইজেশন উন্নত করুন।

এখন আবার পুরো পিভট টেবিল সিলেক্ট করে Charts গ্রুপ থেকে Column or Bar Chart-এর ড্রপ-ডাউন অ্যারো থেকে 100% Stacked Column ইনসার্ট করুন।

এরপর Chart Element আইকনে ক্লিক করে এই চার্টে Axes এবং Legend রাখুন। পেছনের চার্টের মতো একই স্টাইল রাখুন।

Bar চার্টের জন্য একই প্রক্রিয়া মেনে Columns or Bar Chart-এর ড্রপ-ডাউন অ্যারো থেকে 2-D Bar সেকশনের Clustered Bar অপশন বেছে নিন।

এলিমেন্টের সংখ্যা এবং চার্ট স্টাইল আপনার ইচ্ছামতো মডিফাই করুন। আমরা Style 3 এবং শুধু Axes এলিমেন্ট বেছে নিচ্ছি।

শেষে Pie চার্টের জন্য পুরো সেল রেঞ্জ A3:D14 সিলেক্ট করে Insert Pie or Doughnut Chart-এর ড্রপ-ডাউন অ্যারো সিলেক্ট করুন।
এখন 3-D Pie অপশন বেছে নিন।

চার্ট স্টাইল অ্যাডজাস্ট করুন। আমরা Style 8 বেছে নিচ্ছি এবং সব চার্ট এলিমেন্ট বাদ দিচ্ছি।

ধাপ ৪: Slicer ইনসার্ট করুন

এখানে আমরা আমাদের এক্সেল স্প্রেডশীটে Slicer ইনসার্ট করব। Slicer আমাদের ডাটা ফিল্টার করার সময় বিশাল সুবিধা দেয়।

Slicer ইনসার্ট করতে Pivot Chart Analyze ট্যাবে যান।
এখন Filter গ্রুপ থেকে Insert Slicer অপশন সিলেক্ট করুন।

Insert Slicer নামে একটি ছোট ডায়লগ বক্স আসবে।
তারপর আপনি Slicer-এ যে ফিল্ড চান সেটি চেক করুন। আমাদের ডাটাসেটের জন্য আমরা শুধু Item ফিল্ড বেছে নিচ্ছি।
OK ক্লিক করে ডায়লগ বক্স বন্ধ করুন।

আপনি Item নামে একটি Slicer পাবেন যেটিতে Item কলামের সব ভ্যালু থাকবে।
তারপর স্লাইসারের কিনারায় Resize আইকন ব্যবহার করে সব ভ্যালু দেখানোর জন্য আকার বড় করুন।

ধাপ ৫: MIS রিপোর্ট জেনারেট করুন

এখন আমরা আমাদের চার্টগুলো একটি আলাদা শীটে রিপোর্ট হিসেবে দেখাব। আপনি যদি এই শীটটি দেখেন তবে সকল চার্ট একে অপরের ওপর রেখে আছে এবং আমরা সেগুলো ভিজ্যুয়ালাইজ করতে পারছি না।

রিপোর্ট তৈরির জন্য একটি নতুন শীট তৈরি করুন এবং সেটির নাম দিন। আমরা শীটের নাম দিয়েছি Report।
এখন একটি চার্ট সিলেক্ট করে PivotChart Analyze ট্যাব থেকে Action গ্রুপের Move Chart অপশন সিলেক্ট করুন।

ফলস্বরূপ, Move Chart ডায়লগ বক্স আসবে।
Object in অপশন চেক করুন, এবং সেই বক্সের ড্রপ-ডাউন অ্যারো থেকে Report শীট বেছে নিন।
শেষে OK ক্লিক করুন এবং আপনি চার্টটি সেই শীটে সরানো হয়েছে পাবেন।

পাশাপাশি, আপনি একটি চার্ট সিলেক্ট করে 'Ctrl+C' চাপে কপি করতে পারেন।
তারপর Report শীটে গিয়ে 'Ctrl+V' চাপে পেস্ট করুন। এটি আপনার চার্টের একটি কপি তৈরি করবে।
বাকি এলিমেন্টগুলো için একই প্রক্রিয়া অনুসরণ করুন।
তারপর শীটে সেগুলো সাজিয়ে সব চার্ট এবং Item Slicer-এর পরফেক্ট ভিজ্যুয়ালাইজেশন পান।

আপনার MIS রিপোর্ট ব্যবহার করার জন্য প্রস্তুত।

শেষে আমরা বলতে পারি আমাদের কাজের প্রক্রিয়া নিখুঁতভাবে কাজ করেছে এবং আমরা অ্যাকাউন্টসের জন্য এক্সেলে MIS রিপোর্ট তৈরি করতে সক্ষম হয়েছি।

উপসংহার

এই আর্টিকেল এখানে শেষ। আশা করি এই আর্টিকেল আপনার জন্য উপকারী হবে এবং আপনি অ্যাকাউন্টসের জন্য এক্সেলে MIS রিপোর্ট তৈরি করতে পারবেন। আপনার যেকোনো অতিরিক্ত প্রশ্ন বা সুপারিশ থাকলে নিচে কমেন্ট সেকশনে আমাদের সাথে শেয়ার করুন।

আমাদের ওয়েবসাইট ExcelDemy ভিজিট করুন এক্সেল-সম্পর্কিত বিভিন্ন সমস্যা ও সমাধানের জন্য। নতুন পদ্ধতি শিখতে থাকুন এবং বৃদ্ধি পান!