যদি আপনি এক্সেলে সামারি রিপোর্ট তৈরি করতে চান, তবে এই আর্টিকেলটি আপনার জন্য। এখানে আমরা ২টি দ্রুত এবং কার্যকর পদ্ধতি নিয়ে আলোচনা করব যা আপনাকে এই কাজটি সহজে সম্পন্ন করতে সাহায্য করবে।
ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করুন
এক্সেলে সামারি রিপোর্ট তৈরি করার ২টি পদ্ধতি
নিচের ABC বই দোকানের বিক্রয় রিপোর্ট (Sales Report of ABC Book Store) টেবিলে বইয়ের নাম (Book Name), বিক্রয়কৃত ইউনিট (Units Sold), এবং দাম (Price) কলাম রয়েছে। আমরা এই টেবিলের একটি সামারি রিপোর্ট ২টি পদ্ধতিতে তৈরি করব। এখানে আমরা Excel 365 ব্যবহার করেছি। আপনি যেকোনো উপলব্ধ এক্সেল ভার্সন ব্যবহার করতে পারেন।
পদ্ধতি-১: Advanced Filter এবং SUMIF ফাংশন ব্যবহার করে সামারি রিপোর্ট তৈরি
এখানে আমরা Advanced ফিল্টার অপশন ব্যবহার করব অনন্য বইয়ের নাম (Book Name) ফিল্টার করতে, এবং তারপর SUMIF ফাংশন ব্যবহার করব মোট বিক্রয়কৃত ইউনিট (Total Units Sold) এবং মোট দাম (Total Price) সামারি রিপোর্ট (Summary Report) টেবিলে ক্যালকুলেট করতে। সেই সাথে, আমরা SUM ফাংশন ব্যবহার করব সামারি রিপোর্ট (Summary Report) টেবিলে গ্র্যান্ড টোটাল ক্যালকুলেট করতে।
স্টেপ ১: Advanced Filter প্রয়োগ
এখানে আমরা Advanced ফিল্টার অপশন ব্যবহার করব সামারি রিপোর্ট (Summary Report) টেবিলে অনন্য বইয়ের নাম (Book Name) খুঁজে বের করতে।
➤ প্রথমে Data ট্যাবে যাব > Sort &Filter সিলেক্ট করব > Advanced সিলেক্ট করব।
একটি Advanced Filter উইন্ডো দেখাবে।
➤ তারপর Copy to another location সিলেক্ট করব > List range-এ সেল B4 থেকে B19 সিলেক্ট করব।
আপনি সেল B4-এ ক্লিক করে CTRL+SHIFT+Down arrow চাপায় সেল B4 থেকে B19 দ্রুত সিলেক্ট করতে পারেন।
➤ পরে Copy to বক্সে সেল F4 সিলেক্ট করব > Unique records only-এ মার্ক করব > OK চাপব।
শেষে, আমরা সামারি রিপোর্ট (Summary Report) টেবিলের বইয়ের নাম (Book Name) কলামে অনন্য বইয়ের নাম দেখতে পাচ্ছি।
স্টেপ ২: নাম ডিফাইন (Define Names)
এখন, আমরা ABC বই দোকানের বিক্রয় রিপোর্ট (Sales Report of ABC Book Store) টেবিলের কলাম নামগুলো Name Box-এ ডিফাইন করব।
➤ প্রথমে ABC বই দোকানের বিক্রয় রিপোর্ট (Sales Report of ABC Book Store) টেবিলের সম্পূর্ণ ডেটাসেট সিলেক্ট করব।
সেল B4-এ ক্লিক করে CTRL+SHIFT+Right arrow+Down arrow চাপায় সম্পূর্ণ টেবিল দ্রুত সিলেক্ট করা যায়।
➤ তারপর Formulas ট্যাবে যাব > Defined Names সিলেক্ট করব > Create from Selection সিলেক্ট করব।
একটি Create Names from Selection উইন্ডো দেখাবে।
➤ তারপর Left column box-এর মার্কটি আনচেক করব, এবং নিশ্চিত করব Top row বক্সে মার্ক আছে > OK চাপব।
➤ এখন, যদি আমরা Name Box-এ ক্লিক করি, তবে আমরা ABC বই দোকানের বিক্রয় রিপোর্ট (Sales Report of ABC Book Store) টেবিলের কলাম নামগুলো সেখানে দেখতে পাব। আমরা এই কলাম নামগুলো SUMIF ফাংশনে ব্যবহার করব।
স্টেপ ৩: ক্যালকুলেশনের জন্য SUMIF
এখন, আমরা সামারি রিপোর্ট (Summary Report) টেবিলে মোট বিক্রয়কৃত ইউনিট (Total Units Sold) এবং মোট দাম (Total Price) ক্যালকুলেট করতে চাই। এজন্য আমরা SUMIF ফাংশন ব্যবহার করব।
➤ প্রথমে সেল G5-এ নিচের ফর্মুলা টাইপ করব।
=SUMIF(Book_Name,F5,Units_Sold)এখানে, SUMIF ফাংশন একটি রেঞ্জের মান যোগ করে যা নির্দিষ্ট শর্ত পূরণ করে।
Book_Name হলো SUMIF ফাংশনের range, F5 হলো criterion, এবং Units_Sold হলো sum range।
➤ তারপর ENTER চাপব।
সেল G5-এ ফলাফলটি দেখতে পাচ্ছি।
➤ তারপর Fill Handle টুল দিয়ে ফর্মুলাটি ড্র্যাগ ডাউন করব।
এখন, সামারি রিপোর্ট (Summary Report) টেবিলে, আমরা প্রতিটি বইয়ের নাম (Book Name)-এর জন্য মোট বিক্রয়কৃত ইউনিট (Total Units Sold) দেখতে পাচ্ছি।
এখন, আমরা সামারি টেবিল (Summary Table)-এ মোট দাম (Total Price) ক্যালকুলেট করব।
➤ প্রথমে সেল H5-এ নিচের ফর্মুলা টাইপ করব।
=SUMIF(Book_Name,F5,Price)এখানে,
Book_Name হলো SUMIF ফাংশনের range, F5 হলো criterion, এবং Price হলো sum range।
➤ তারপর ENTER চাপব।
এখন সেল H5-এ ফলাফলটি দেখতে পাচ্ছি।
➤ পরবর্তীতে Fill Handle টুল দিয়ে ফর্মুলাটি ড্র্যাগ ডাউন করব।
শেষে, আমরা সম্পূর্ণ মোট বিক্রয়কৃত ইউনিট (Total Units Sold) এবং মোট দাম (Total Price) কলামসহ সামারি রিপোর্ট (Summary Report) টেবিলটি দেখতে পাচ্ছি।
স্টেপ ৪: গ্র্যান্ড টোটাল (Grand Total) ক্যালকুলেট
এখন, আমরা SUM ফাংশন ব্যবহার করে সামারি রিপোর্ট (Summary Report) টেবিলের গ্র্যান্ড টোটাল (Grand Total) ক্যালকুলেট করব।
➤ প্রথমে সেল G10-এ নিচের ফর্মুলা টাইপ করব।
=SUM(G5:G9)এখানে, SUM ফাংশন G5 থেকে G9 পর্যন্ত সেলগুলো যোগ করবে।
➤ তারপর ENTER চাপব।
সেল G10-এ ফলাফলটি দেখতে পাচ্ছি।
➤ পরবর্তীতে সেল H10-এ নিচের ফর্মুলা টাইপ করব।
=SUM(H5:H9)এখানে, SUM ফাংশন H5 থেকে H9 পর্যন্ত সেলগুলো যোগ করবে।
➤ তারপর ENTER চাপব।
শেষে, আমরা সম্পূর্ণ সামারি রিপোর্ট (Summary Report) দেখতে পাচ্ছি।
আরও পড়ুন: ম্যাক্রো ব্যবহার করে এক্সেলে রিপোর্ট জেনারেট করার উপায় (সহজ স্টেপসহ)
পদ্ধতি-২: পিভট টেবিল (Pivot Table) ব্যবহার করে সামারি রিপোর্ট
এই পদ্ধতিতে, আমরা দ্রুত সামারি রিপোর্ট তৈরি করতে পিভট টেবিল (Pivot Table) ব্যবহার করব।
➤ প্রথমে ABC বই দোকানের বিক্রয় রিপোর্ট (Sales Report of ABC Book Store) টেবিলের সম্পূর্ণ ডেটাসেট সিলেক্ট করব > Insert ট্যাবে যাব > Pivot Table-এ ক্লিক করব > From Table/Range সিলেক্ট করব।
একটি PivotTable from table or range উইন্ডো দেখাবে।
➤ তারপর Next Worksheet-এ ক্লিক করব > OK চাপব।
➤ পরে PivotTable Fields-এ আমরা Book Name-কে Rows বক্সে ড্র্যাগ করব, এবং Units Sold ও Price-কে Value বক্সে ড্র্যাগ করব।
শেষে, আমরা পিভট টেবিল (Pivot Table) দিয়ে তৈরি সামারি রিপোর্ট (Summary Report) দেখতে পাচ্ছি।
আরও পড়ুন: এক্সেল ডেটা থেকে রিপোর্ট জেনারেট করার উপায় (২ টি সহজ পদ্ধতি)
উপসংহার
এখানে আমরা এক্সেলে সামারি রিপোর্ট তৈরি করার ২টি পদ্ধতি দেখানোর চেষ্টা করেছি। এই আর্টিকেলটি পড়ার জন্য ধন্যবাদ, আশা করি এটি সহায়ক হয়েছে। আপনার কোনো প্রশ্ন বা পরামর্শ থাকলে কমেন্ট সেকশনে জানাতে পারেন।
সম্পর্কিত আর্টিকেলগুলো
- এক্সেলে খরচ রিপোর্ট তৈরি করার উপায় (সহজ স্টেপসহ)
- এক্সেলে আয়-ব্যয় রিপোর্ট তৈরি করা (৩ টি উদাহরণ)
- এক্সেল VBA ব্যবহার করে PDF ফরম্যাটে রিপোর্ট জেনারেট করা (৩ টি কুইক ট্রিক)
- এক্সেলে প্রোডাকশন রিপোর্ট তৈরি করা (২ টি সাধারণ ভেরিয়েন্ট)
- এক্সেলে দৈনন্দিন কার্যক্রম রিপোর্ট তৈরির উপায় (৫ টি সহজ উদাহরণ)
