এক্সেল ডেটাবেস তৈরি করুন ৭ সহজ ধাপে: আরম্ভিকের গাইড

এক্সেলে সিম্পল ডেটাবেস তৈরি করার পদ্ধতি না জানলে? এই আর্টিকেলে আমরা আপনাকে দেখাব কীভাবে আপনি মাত্র ৭ সহজ ধাপে এক্সেলে ডেটাবেস তৈরি করতে পারেন।

এমএস এক্সেস কি ডেটাবেস হিসেবে ব্যবহার করার জন্য জটিল টুল মনে হয়? তাহলে এক্সেল সেটি করার জন্য একটি চমৎকার টুল।

টেকনিকটি শিখি।

নিচের প্র্যাক্টিস ওয়ার্কবুকটি ডাউনলোড করুন। এটি টপিকটি আরও স্পষ্টভাবে বুঝতে সাহায্য করবে।

এক্সেলে ডেটাবেস তৈরির ৮ ধাপ

আপনি যদি আপনার এক্সেল ওয়ার্কবুক সঠিকভাবে ডিজাইন করেন, তবে আপনি এটি সহজে ডেটাবেস হিসেবে ব্যবহার করতে পারবেন। মূল কি পয়েন্ট হলো আপনাকে আপনার ওয়ার্কবুক সঠিকভাবে ডিজাইন করতে হবে। আপনি ডেটাকে অনেকভাবে সোর্ট করতে পারেন; নির্দিষ্ট কৃতেরিয়া মেলা ডেটা দেখতে ডেটাবেস ফিল্টার করতে পারেন।

তাহলে, এই পোস্টে আমরা একটি উদাহরণ নিব এবং ডেমো করব उन ধাপগুলো যেগুলো অনুসরণ করে আপনি এক্সেল-ভিত্তিক ডেটাবেস তৈরি করতে পারবেন।

ধাপ ১: ডেটা এন্টার করুন

ডেটাবেসে কলামগুলোকে ফিল্ড বলা হয়। আপনি যত চাইতেন তত যোগ করতে পারেন।

তাহলে, এই ডেটাবেসের ফিল্ডগুলো হলো StdID, StdName, State, Age, এবং Department।

আপনি এখন সহজে ডেটাবেসে ডেটা এন্টার করতে পারেন। প্রতিটি নতুন ইনপুট ফিল্ডের পর প্রথম খালি সারিতে যোগ হবে।

আমরা কিছু করেছি। আপনাকে দেখাই যাক কীভাবে আমরা আরেকটি এন্ট্রি ইনসার্ট করি।

মান লেন, এই ইনপুটটি ডেটাবেসে ইনসার্ট করতে হবে:

StdID: 1510060,

StdName: Jimmy,

State: Florida,

Student’s Age: 23,

Department: ME

তাহলে, আপনি দেখছেন এক্সেল ডেটাবেসে ডেটা এন্টার করা খুব বেসিক।

ধাপ ২: কোনো সারি খালি না রাখুন

• ডেটাবেসে ডেটা এন্টার করার সময়, আপনি কোনো সারি খালি রাখতে পারবেন না।

মান লেন, শেষ সারির পর, আমি ২য় সারিতে কিছু ডেটা রাখলাম:

StdID: 1510060,

StdName: Jimmy,

State is Florida,

Student age 23,

Department ME,

এটি এই ডেটাবেসের একটি স্পষ্ট ব্রেকডাউন। যদিও এটা হতে পারে যে একটি সারিতে কিছু সেল খালি থাকতে পারে। ধরুন এরকম কিছু লিগ্যাল।

• একই লাইনে, আরেকটি নিয়ম হলো একটি ডেটাবেসে সম্পূর্ণ খালি কোনো কলাম থাকবে না।

এক্সেল যেহেতু একটি সম্পূর্ণ ব্ল্যাঙ্ক সারি বা কলাম দেখা দেয়, তখন সেটি সেটি সারি বা কলামকে ডেটাবেসে অন্তর্ভুক্ত করতে অক্ষম। এক্সেলের জন্য, এই ডেটাবেস এখন দুই частиতে ভাগ হয়েছে, একটি সম্পূর্ণ নতুন এবং অনকানেক্টেড সেট অফ ইনফরমেশন। আপনি যে কোনো ফাংশন করতে চান, সেটি এই ডিসকানেক্টেড তথ্যের টুকরোতে কাজ করবে না। উদাহরণস্বরূপ, ফিল্টারিং যেন একটি সিম্পল জিনিস, সেটিও ব্যর্থ হবে, যেমন আপনি অভিজ্ঞতায় বুঝতে পারেন।

ধাপ ৩: দুটি অপরিহার্য টার্ম এক্সপ্লোর করুন

আপনার যা জানতে হবে সেটি হলো, ডেটাবেসের প্রতিটি সারি Records হিসেবে পরিচিত।

সকল সারি Records। স্পষ্টতার জন্য কয়েকটি এখানে মার্ক করা হয়েছে।

অতিরিক্তভাবে, এই সকল কলামগুলো Fields। কলামের হেডিংগুলোকে Field Names বলা হয়।

তাহলে, StdID, StdName, State, Age, এবং Department এই ডেটাবেসের পাঁচটি Field Names।

ধাপ ৪: এক্সেল টেবিল তৈরি করুন

টেবিল তৈরি করতে নিচের ধাপগুলো ফলো করুন।

• প্রথমে Insert ট্যাবে যান এবং Table কমান্ডে ক্লিক করুন।

• পরবর্তী, Create Table নামক একটি উইন্ডো আসবে। এখন, কার্সর ড্র্যাগ করে সেল রেঞ্জ অর্থাৎ $B$4:$F$10 সিলেক্ট করুন।
• My table has headers অপশনের আগে চেকবক্সে টিক দিতে ভুলবেন না।

তৎক্ষণাৎ, একটি টেবিল তৈরি হয়েছে। টাডা!!!

আপনি প্রতিটি কলামের হেডিং-এ দেখানো ড্রপ-ডাউন অ্যারো ব্যবহার করে ডেটা ফিল্টারও করতে পারেন।

ধাপ ৫: ডেটাবেস টুলস ব্যবহার করুন

ডেটা অ্যানালিসিস এবং ইন্টারপ্রিটেশনে ডেটাবেস টুলস খুব কাজে আসে। আপনি ডেটাবেস টুলস সম্পর্কে আরও জানতে পারেন এবং জানা উচিত।

ধাপ ৬: ডেটাবেস এক্সপ্যান্ড করুন

এখন যেহেতু সব কিছু চলে, আপনি আরও ফিল্ড এবং রেকর্ডস (আপনি বুঝলেই গেলেন) আপনার ডেটাবেসে যোগ করতে শুরু করতে পারেন। এটা তেমনই বেসিক যেমন ধাপ ১।

ধাপ ৭: কমপ্লিট ডেটাবেস ফরম্যাটিং

শেষ এবং চূড়ান্ত ধাপ হলো ডেটাবেস কলামগুলো ফরম্যাট করা। ডেটাবেসে সেল ফরম্যাট করার জন্য অনেক টুল রয়েছে। আপনি Cell Styles দিয়ে কাজ করতে পারেন, “Format As Table” ড্রপ-ডাউন এর অধীনে স্টাইলগুলো ব্যবহার করতে পারেন, এবং Format Cells ডায়লগ বক্সের কমান্ডগুলো দিয়ে কাজ করতে পারেন। আপনি Custom Number Format ব্যবহার করতে পারেন। এই সব টেকনিক আমাদের আগের লেকচারগুলোতে বর্ণনা করা আছে।

তাহলে, যাই হোক! আপনি এক্সেলে আপনার নিজস্ব ডেটাবেস তৈরি করেছেন (যতক্ষণ না আপনি এক্সেসে মাস্টার হন, অথবা এক্সেলের স্পেস ও প্রসেসর চুকিয়ে যায়)।

এক্সেলে সার্চেবল ডেটাবেস তৈরি করার পদ্ধতি

কখনও কখনও, আমাদের একটি বিশাল ডেটা সোর্স থেকে আমাদের প্রত্যাশিত ডেটা খুঁজে বের করতে হয়। সেজন্য আমাদের একটি সার্চেবল ডেটাবেস দরকার হতে পারে যেখান থেকে আমরা সহজে আমাদের ডেটা পেতে পারি। একটি সার্চেবল ডেটাবেস তৈরি করতে আপনাকে কিছু সহজ ধাপ ফলো করতে হবে।

📌 ধাপসমূহ:

• প্রথমে সেল F5 সিলেক্ট করুন এবং ফর্মুলা লিখুন।

ফর্মুলা ব্রেকডাউন:

SEARCH ফাংশন→ সাধারণত, এটি আপনার চাওয়া একটি নির্দিষ্ট ভ্যালু সার্চ করে।

ISNUMBER ফাংশন→ এটি একটি লজিক্যাল ফাংশন যা TRUE রিটার্ন করে যদি SEARCH ফাংশনের আউটপুট একটি সংখ্যা হয়। অন্যথায়, এটি False রিটার্ন করবে।

FILTER ফাংশন→ মূলত, এটি আপনার কাঙ্ক্ষিত কৃতেরিয়া অনুযায়ী আউটপুট ভ্যালু ফিল্টার করে।

• ENTER চাপুন এবং Fill Handle টুল ব্যবহার করুন।
• তারপর, আপনার আউটপুট নিচের ছবির মতো দেখাবে।

• उसপর, সেল C4 সিলেক্ট করুন এবং Data ট্যাব >> Data tools >> Data Validation-এ যান।

• Data Validation নামক একটি ডায়লগ বক্স পপ-আউট হবে। Settings >> তারপর Allow সেকশনে List সিলেক্ট করুন >> Source বক্সে আপনার Filtered সেল দিন। তাই, Source বক্সে নিচের ফর্মুলা দিন।

• Error Alert অপশনে যান।

• Error Alert-এ, Show error alert after invalid data is entered নামক বক্সের টিকটি আনচেক করুন।
• OK চাপুন।

• শেষে, একটি Searchable Database আপনার জন্য প্রস্তুত! এখন, আপনি যদি B4 সেলে “P” টাইপ করেন, তবে আপনি স্বয়ংক্রিয়ভাবে পুরো কর্মীর নাম “Peter” দেখতে পাবেন।

এক্সেলে অটোমেটিক্যালি আপডেট হওয়া ডেটাবেস তৈরি করার পদ্ধতি

যে ডেটা আমরা ডেটাবেসে এন্টার করি সেটি অটোমেটিক্যালি আপডেট হতে হবে। এর জন্য, আমরা Source dataset-এর জন্য একটি PivotTable তৈরি করব। Refresh ফিচার ইন্যাবল করার পর, আমরা আমাদের পূর্বে তৈরি PivotTable-এ নতুন এন্টার করা ডেটা অটোমেটিক্যালি আপডেট করতে পারব। সেটি করার জন্য ধাপগুলো ফলো করুন।

📌 ধাপসমূহ:

• প্রথমে সেল থেকে সকল ডেটা সিলেক্ট করুন। Insert ট্যাব >> PivotTable >> From Table/Range সিলেক্ট করুন।

• একটি PivotTable তৈরি হবে। সেখান থেকে, আপনি আপডেট করতে চান এমন কলামগুলো সিলেক্ট করতে পারেন।

• শেষে, যেকোনো সেলে রাইট-ক্লিক করুন, তারপর Refresh কমান্ড সিলেক্ট করুন, এবং PivotTable আপনার মেইন ওয়ার্কশিটে ডেটা পরিবর্তন করলে অটোমেটিক্যালি আপনার ডেটা আপডেট করবে।

আপনি আরও ৪টি পিভট টেবিল আপডেট করার মেথড এক্সপ্লোর করতে পারেন।

এক্সেলে রিলেশনাল ডেটাবেস তৈরি করার পদ্ধতি

এক Relational Database মূলত çeşitli আলাদা ওয়ার্কশিটের মধ্যে সম্পর্ক চিহ্নিত করে। Relational Database আমাদের দ্রুত নির্দিষ্ট তথ্য খুঁজে বের করে পুল-আউট করতে সাহায্য করে। এটি একই ডেটা ভ্যালুকে বিভিন্নভাবে প্রদর্শন করতে পারে।

মান লেন, আমাদের দুটি ডেটাবেস আছে, অর্থাৎ Database1 এবং Database2। Database1 ধারণ করে Employee নামের সাথে তাদের Salary আর Database2 oluş করে Employee নামের সাথে তাদের Designation। এখন, আমরা Employee ফিল্ডের ভিত্তিতে দুটি ডেটাবেসের মধ্যে একটি রিলেশনাল ডেটাবেস তৈরি করতে চাই। নিচের ধাপগুলো ফলো করুন সেটি করার জন্য।

📌 ধাপসমূহ:

• প্রাথমিকভাবে, Dataset2- থেকে পুরো রেঞ্জ সিলেক্ট করুন।

• তারপর, Insert ট্যাব >> PivotTable >> From Table/Range-এ যান।

• उसপর, Dataset1 নামক অন্য একটি ওয়ার্কশিটে যান এবং আগে আলোচনা করা টেবিল তৈরি করুন।

নোট: টেবিল তৈরি করার জন্য কীবোর্ড শর্টকাট CTRL + T ব্যবহার করতে পারেন।

• তারপর, একটি PivotTable আসবে, এবং আপনাকে সেটি ফিল্ড সিলেক্ট করতে হবে যেটির সাথে রিলেশন বানাতে চান। উদাহরণস্বরূপ, এখানে, আমরা দুটি আলাদা ওয়ার্কশিট থেকে Designation এবং Salary কলামগুলো সিলেক্ট করেছি।

• ডেটা সিলেক্ট করার পর, PivotTable Fields ডায়লগ বক্সে All-এর অধীনে CREATE অপশনে ক্লিক করুন।

• শেষে, আমাদের Relational Database তৈরি হয়েছে, যা আপনি নিচের ছবিতে দেখতে পারছেন।

প্র্যাক্টিস সেকশন

আমরা প্রতিটি শীটের ডান পাশে আপনার প্র্যাক্টিসের জন্য একটি প্র্যাক্টিস সেকশন প্রদান করেছি। দয়া করে নিজে করে দেখুন।

উপসংহার

আজকের সেশন এতে সমাপ্ত। এবং এক্সেলে ডেটাবেস তৈরির কিছু সহজ ধাপ এগুলো। আপনার কোনো প্রশ্ন বা পরামর্শ থাকলে কমেন্ট সেকশনে জানান। আরও ভালো বোঝার জন্য, অনুগ্রহ করে প্র্যাক্টিস শিট ডাউনলোড করুন। আমাদের ওয়েবসাইট Exceldemy ভিজিট করুন, একটি वन-স্টপ এক্সেল সল্যুশন প্রোভাইডার, এক্সেলের المتنوعة পদ্ধতি জানতে। এই আর্টিকেল পড়তে আপনার ধৈর্যের জন্য ধন্যবাদ।