কিভাবে এক্সেলে একটি ডাটাবেস তৈরি করবেন (সহজ পদক্ষেপ সহ)

এক্সেল এ কিভাবে একটি সহজ ডাটাবেস তৈরি করতে জানেন না? এই নিবন্ধে, আমরা আপনাকে দেখাব কিভাবে আপনি শুধুমাত্র7-এ Excel এ একটি ডাটাবেস তৈরি করতে পারেন সহজ পদক্ষেপ।

আপনি কি ডাটাবেস হিসাবে ব্যবহার করার জন্য MS Access একটি জটিল টুল খুঁজে পান? সুতরাং, এক্সেল এটি করার জন্য একটি দুর্দান্ত সরঞ্জাম।

আসুন কৌশলটি শিখি।

নিম্নলিখিত অনুশীলন ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করুন. এটি আপনাকে বিষয়টিকে আরও স্পষ্টভাবে উপলব্ধি করতে সাহায্য করবে।

এক্সেলে একটি ডাটাবেস তৈরি করার ৮ ধাপ

আপনি যদি আপনার এক্সেল ওয়ার্কবুকটি সঠিকভাবে ডিজাইন করেন তবে আপনি এটিকে ডাটাবেস হিসাবে সহজেই ব্যবহার করতে পারেন। মূল মূল বিষয় হল আপনাকে আপনার ওয়ার্কবুকটি সঠিকভাবে ডিজাইন করতে হবে। আপনি অনেক উপায়ে ডেটা সাজাতে পারেন; আপনি শুধুমাত্র কিছু নির্দিষ্ট মানদণ্ডের সাথে মেলে এমন ডেটা দেখতে ডাটাবেস ফিল্টার করতে পারেন।

সুতরাং, এই পোস্টে, আমরা একটি উদাহরণ নেব এবং ধাপগুলি ডেমো করব যেখানে আপনি একটি এক্সেল-ভিত্তিক ডাটাবেস তৈরি করতে সক্ষম হবেন৷

ধাপ 1:ডেটা লিখুন

ডাটাবেসের কলামগুলিকে ক্ষেত্র বলা হয়। আপনি যতটা প্রয়োজন যোগ করতে পারেন।

সুতরাং, এই ডাটাবেসের ক্ষেত্রগুলি হল StdID , StdName , রাজ্য , বয়স , এবং বিভাগ .

আপনি এখন সহজেই ডাটাবেসে ডেটা প্রবেশ করতে পারেন। প্রতিটি নতুন ইনপুট ক্ষেত্রগুলির পরে প্রথম খালি সারিতে যোগ করা হবে৷

আমরা কিছু করেছি। আসুন আমরা আপনাকে দেখাই কিভাবে আমরা অন্য এন্ট্রি প্রবেশ করি।

বলুন এটি সেই ইনপুট যা ডাটাবেসে সন্নিবেশ করাতে হবে:

StdID:1510060,

StdName:জিমি,

রাজ্য:ফ্লোরিডা,

ছাত্রের বয়স:23,

বিভাগ:ME

সুতরাং, আপনি দেখতে পাচ্ছেন যে একটি এক্সেল ডাটাবেসে ডেটা প্রবেশ করা বেশ মৌলিক৷

ধাপ 2:কোনো সারি খালি রাখবেন না

• যখন আপনি একটি ডাটাবেসে ডেটা প্রবেশ করেন, আপনি একটি সারি খালি রাখতে পারবেন না।

শেষ সারির পরে বলুন, আমি এটি থেকে ২য় সারিতে কিছু ডেটা রেখেছি:

StdID:1510060,

StdName:জিমি,

রাজ্য হল ফ্লোরিডা,

ছাত্রের বয়স 23,

এমই বিভাগ,

এটি এই ডাটাবেসের একটি স্পষ্ট ভাঙ্গন। যদিও এটা ঘটতে পারে যে এক সারিতে কিছু ঘর খালি হতে পারে। এইরকম কিছু বলি।

• একই লাইনে, আরেকটি নিয়ম হল যে ডাটাবেসে কোনো সম্পূর্ণ খালি কলাম থাকবে না।

এক্সেল একটি সম্পূর্ণ ফাঁকা সারি বা কলামের মুখোমুখি হওয়ার সাথে সাথে যা ঘটে তা হল এটি ডাটাবেসে সেই সারি বা কলামটি অন্তর্ভুক্ত করতে অক্ষম। এক্সেলের জন্য, এই ডাটাবেসটি এখন দুটি অংশে বিভক্ত, একটি সম্পূর্ণ নতুন এবং সংযোগহীন তথ্যের সেট। আপনি যে ফাংশনগুলি সম্পাদন করার পরিকল্পনা করেন না কেন, এটি এই সংযোগ বিচ্ছিন্ন তথ্যের অংশে আপনার ডেটা সম্পাদন করবে না। উদাহরণস্বরূপ, ফিল্টারিংয়ের মতো সহজ কিছু ব্যর্থ হবে, আপনি অভিজ্ঞতা দ্বারা বলতে পারেন।

ধাপ 3:দুটি প্রয়োজনীয় শর্তাবলী অন্বেষণ করুন

পরবর্তী জিনিসটি আপনাকে জানতে হবে যে একটি ডাটাবেসের প্রতিটি পৃথক সারি রেকর্ডস নামে পরিচিত .

সমস্ত সারি হল রেকর্ড৷ . স্পষ্টতার জন্য আমরা এখানে কয়েকটি চিহ্নিত করেছি।

উপরন্তু, এই সমস্ত কলাম হল ক্ষেত্র . কলামের শিরোনামগুলি ক্ষেত্রের নাম নামে পরিচিত .

তাই, StdID , StdName , রাজ্য , বয়স, এবং বিভাগ পাঁচটি ক্ষেত্রের নাম এই ডাটাবেসের

পদক্ষেপ 4:এক্সেল টেবিল তৈরি করুন

একটি টেবিল তৈরি করতে, নীচের ধাপগুলি অনুসরণ করুন৷

• প্রথমে, ঢোকান এ যান ট্যাব এবং টেবিল -এ ক্লিক করুন আদেশ।

• এরপর, টেবিল তৈরি করুন নামে একটি উইন্ডো প্রদর্শিত হবে. এখন, সেল রেঞ্জ নির্বাচন করুন যেমন $B$4:$F$10 সহজভাবে কার্সার টেনে নিয়ে।
• আমার টেবিলের শিরোনাম আছে এর আগে বাক্সটি চেক করতে ভুলবেন না বিকল্প।

অবিলম্বে, একটি টেবিল তৈরি করা হয়। তাডা!!!

এছাড়াও, আপনি প্রতিটি কলামের শিরোনামে প্রদর্শিত ড্রপ-ডাউন তীরগুলি ব্যবহার করে ডেটা ফিল্টার করতে পারেন৷

ধাপ 5:ডেটাবেস টুল ব্যবহার করুন

ডেটাবেস সরঞ্জামগুলি আপনার ডেটা বিশ্লেষণ এবং ব্যাখ্যার সাথে কাজে আসতে পারে। আপনি ডাটাবেস টুলস সম্বন্ধে আরও জানতে পারেন এবং শিখতে পারেন .

ধাপ 6:ডাটাবেস প্রসারিত করুন

এখন যেহেতু সবকিছু চলছে এবং চলছে, আপনি আপনার ডাটাবেসে আরও ক্ষেত্র এবং রেকর্ড (আপনি দেখতে পাচ্ছেন যে আমরা সেখানে কী করেছি) যোগ করা শুরু করতে পারেন। এটি ধাপ 1 এর মতই মৌলিক .

পদক্ষেপ 7:সম্পূর্ণ ডাটাবেস বিন্যাস

শেষ এবং চূড়ান্ত ধাপ হল ডাটাবেস কলাম ফর্ম্যাট করা। একটি ডাটাবেসে সেল ফরম্যাট করার জন্য অনেক টুল আছে। আপনি সেল শৈলী এর সাথে কাজ করতে পারেন৷ , আপনি "সারণী হিসাবে বিন্যাস এর অধীনে শৈলীগুলি ব্যবহার করতে পারেন৷ ” ড্রপ-ডাউন, এবং আপনি ফরম্যাট সেল-এ কমান্ডের সাথে কাজ করতে পারেন সংলাপ বাক্স. আপনি কাস্টম ব্যবহার করতে পারেন৷ সংখ্যা বিন্যাস . এই সমস্ত কৌশল আমাদের পূর্ববর্তী বক্তৃতায় বর্ণিত হয়েছে।

সুতরাং, সেখানে আপনি যান! আপনি Excel এ আপনার নিজস্ব ডাটাবেস তৈরি করেছেন (যতক্ষণ না আপনি এক্সেস আয়ত্ত করেন, অথবা আপনার এক্সেল স্পেস এবং প্রসেসর ফুরিয়ে যায়)।

এক্সেলে কীভাবে একটি অনুসন্ধানযোগ্য ডেটাবেস তৈরি করবেন

কখনও কখনও, আমাদের একটি বিশাল ডেটা উত্স থেকে আমাদের প্রত্যাশিত ডেটা অনুসন্ধান করতে হবে। সেই কারণে, আমাদের একটি অনুসন্ধানযোগ্য ডাটাবেসের প্রয়োজন হতে পারে যেখান থেকে আমরা সহজেই আমাদের ডেটা পেতে পারি। একটি অনুসন্ধানযোগ্য ডাটাবেস তৈরি করতে, আপনাকে কিছু সহজ ধাপ অনুসরণ করতে হবে।

📌 পদক্ষেপ:

• প্রথমে, সেল F5 নির্বাচন করুন এবং সূত্র লিখুন।

সূত্র ব্রেকডাউন:

সার্চ ফাংশন → সাধারণত, এটি একটি নির্দিষ্ট মান অনুসন্ধান করে যা আপনি চান।

ISNUMBER ফাংশন৷ → এটি একটি লজিক্যাল ফাংশন যা TRUE প্রদান করে যদি SEARCH এর আউটপুট ফাংশন একটি সংখ্যা। অন্যথায়, এটি মিথ্যা ফিরে আসবে .

ফিল্টার ফাংশন → মূলত, এটি আপনার পছন্দসই মানদণ্ড অনুযায়ী আউটপুট মান ফিল্টার করে।

• ENTER টিপুন এবং ফিল হ্যান্ডেল ব্যবহার করুন টুল।
• তারপর, আপনার আউটপুট ঠিক নিচের ছবির মত দেখানো হয়েছে।

• এর পর, সেল C4 নির্বাচন করুন এবং ডেটা-এ যান ট্যাব>> ডেটা টুল>> ডেটা যাচাইকরণ .

• একটি ডায়ালগ বক্স পপ আউট হবে যার নাম ডেটা ভ্যালিডেশন . সেটিংস নির্বাচন করুন৷>> তারপর তালিকা নির্বাচন করুন অনুমতি -এ বিভাগ>> আপনার ফিল্টার করা লিখুন উৎস-এ কক্ষ বাক্স সুতরাং, উৎস-এ নিম্নলিখিত সূত্রটি রাখুন বক্স।

•  ত্রুটির সতর্কতা-এ যান বিকল্প।

• ত্রুটির সতর্কতায় , অবৈধ ডেটা প্রবেশ করার পরে ত্রুটি সতর্কতা দেখান নামের বক্সটি আনচেক করুন .
• ঠিক আছে টিপুন .

• অবশেষে, একটি অনুসন্ধানযোগ্য ডাটাবেস আপনার জন্য প্রস্তুত! এখন, আপনি যদি “P” টাইপ করেন B4 -এ সেল, আপনি সম্পূর্ণ কর্মচারীর নাম “পিটার” দেখতে পাবেন স্বয়ংক্রিয়ভাবে।

এক্সেল এ কিভাবে একটি ডাটাবেস তৈরি করবেন যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হয়

আমরা একটি ডাটাবেসে যে ডেটা প্রবেশ করি তা স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হওয়া দরকার। এর জন্য, আমরা একটি পিভটটেবিল তৈরি করব উৎস ডেটাসেট-এর জন্য . রিফ্রেশ সক্ষম করার পরে৷ বৈশিষ্ট্য, আমরা আমাদের পূর্বে তৈরি পিভটটেবিল-এ নতুন প্রবেশ করা ডেটা স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট করতে পারি। . এটি করতে পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন৷

📌 পদক্ষেপ:

• প্রথমে, সেল থেকে সমস্ত ডেটা নির্বাচন করুন। ঢোকান এ যান৷ ট্যাব>> পিভটটেবল নির্বাচন করুন>> সারণী/পরিসীমা থেকে .

• একটি পিভট টেবিল তৈরি করা হবে। সেখান থেকে, আপনি যে কলামগুলি আপডেট করতে চান তা নির্বাচন করতে পারেন৷
৷

• অবশেষে, যেকোনো ঘরে ডান-ক্লিক করুন, তারপর রিফ্রেশ নির্বাচন করুন কমান্ড, এবং PivotTable আপনি যদি আপনার প্রধান ওয়ার্কশীটে পরিবর্তন করেন তাহলে আপনার ডেটা স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হবে।

এছাড়াও, আপনি অন্য পিভটটেবল আপডেট করার জন্য 4টি পদ্ধতি অন্বেষণ করতে পারেন .

এক্সেল এ কিভাবে একটি রিলেশনাল ডাটাবেস তৈরি করবেন

একটি রিলেশনাল ডাটাবেস প্রধানত বিভিন্ন ওয়ার্কশীটের মধ্যে সম্পর্ক চিহ্নিত করে। রিলেশনাল ডাটাবেস আমাদেরকে কিছু তথ্য দ্রুত খুঁজতে এবং বের করতে সাহায্য করে। এটি বিভিন্ন উপায়ে একই ডেটা মান প্রদর্শন করতে পারে৷

ধরা যাক, আমাদের দুটি ডেটাবেস আছে, অর্থাত্ ডেটাবেস1 এবং ডেটাবেস2 . ডেটাবেস1 কর্মচারী রয়েছে৷ তাদের বেতন সহ নাম যেখানে ডেটাবেস2 কর্মচারী নিয়ে গঠিত তাদের পদবী সহ নাম . এখন, আমরা কর্মচারী এর উপর ভিত্তি করে দুটি ডাটাবেসের মধ্যে একটি রিলেশনাল ডাটাবেস তৈরি করতে চাই ক্ষেত্র এটি করতে অনুগ্রহ করে নীচের পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন৷

📌 পদক্ষেপ:

• প্রাথমিকভাবে, ডেটাসেট2 থেকে সম্পূর্ণ পরিসরটি নির্বাচন করুন .

• তারপর, ঢোকান-এ যান ট্যাব>> পিভট টেবিল >> সারণী/পরিসীমা থেকে .

• এর পর, ডেটাসেট1 নামে আরেকটি ওয়ার্কশীটে যান এবং একটি টেবিল তৈরি করুন যা আমরা আগে আলোচনা করেছি।

দ্রষ্টব্য : আপনি কীবোর্ড শর্টকাট CTRL + T ব্যবহার করতে পারেন একটি টেবিল তৈরি করার জন্য।

• তারপর, একটি পিভট টেবিল প্রদর্শিত হবে, এবং আপনি যে ক্ষেত্রটির সাথে সম্পর্ক তৈরি করতে চান তা নির্বাচন করতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, এখানে, আমরা পদবী নির্বাচন করি এবং বেতন দুটি ভিন্ন ওয়ার্কশীট থেকে কলাম।

• ডেটা নির্বাচন করার পর, CREATE-এ ক্লিক করুন সমস্ত এর অধীনে বিকল্প PivotTable ফিল্ড -এ ডায়ালগ বক্স।

• অবশেষে, আমাদের রিলেশনাল ডাটাবেস তৈরি করা হবে, আপনি নীচের ছবিতে দেখতে পাচ্ছেন।

অভ্যাস বিভাগ

আমরা আপনার অনুশীলনের জন্য ডানদিকে প্রতিটি শীটে একটি অনুশীলন বিভাগ প্রদান করেছি। দয়া করে এটি নিজে করুন৷

উপসংহার

আজকের অধিবেশন সম্পর্কে এটাই। এবং এক্সেল এ কিভাবে একটি ডাটাবেস তৈরি করতে হয় তার কিছু সহজ ধাপ। আপনার কোন প্রশ্ন বা পরামর্শ থাকলে মন্তব্য বিভাগে আমাদের জানান। আপনার ভাল বোঝার জন্য, অনুশীলন শীট ডাউনলোড করুন. আমাদের ওয়েবসাইট Exceldemy দেখুন , এক-স্টপ এক্সেল সমাধান প্রদানকারী, বিভিন্ন ধরণের এক্সেল পদ্ধতি খুঁজে বের করতে। এই নিবন্ধটি পড়ার জন্য আপনার ধৈর্যের জন্য ধন্যবাদ৷