এক মাসিক রিপোর্ট খুব সাধারণভাবে ইভেন্টের ক্রম, সংগৃহীত ডেটা, অর্জিত ফলাফল ইত্যাদি ট্র্যাক করতে ব্যবহৃত হয়। এটি প্রগতি বা পতন ট্র্যাক করার সবচেয়ে অপরিহার্য টুলগুলোর একটি। এই আর্টিকেলটি আপনাকে দেখাবে কিভাবে এক্সেলে মাসিক রিপোর্ট তৈরি করতে হয়।
আর্টিকেল প্রদর্শনের জন্য ব্যবহৃত ডেটাসেট এবং চার্টসহ প্র্যাকটিস ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করুন।
এক্সেলে মাসিক রিপোর্ট তৈরির ধাপে ধাপে প্রক্রিয়া
এই সেকশনটি দেখাবে কিভাবে আপনি এক্সেলে দৈনিক বা সাপ্তাহিক ভিত্তিতে মাসিক রিপোর্ট তৈরি করতে পারেন। কিন্তু প্রথমে, আপনার पास একটি ডেটাসেট থাকতে হবে যেখানে ডেটা পুরো মাস দিন দিন ট্র্যাক করা থাকে। একবার সেটি হলে, মাসিক রিপোর্ট তৈরি করতে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।
স্টেপ ১: আপনার ডেটাসেট ইমপোর্ট করুন
সর্বপ্রথম, যদি ডেটাসেটটি ইতিমধ্যে এক্সেলে না থাকে, তবে এটি এক্সেলে ইমপোর্ট করতে হবে। আমরা উদাহরণের জন্য নিচের ডেটাসেট ব্যবহার করছি।
এখানে, আপনি দেখতে পাচ্ছেন মে মাসে প্রতিদিন ভিন্ন ভিন্ন প্রোডাক্টের সেলস লিস্ট করা আছে।
আরও পড়ুন: এক্সেলে কোয়ার্টারলি সেলস ডিসপ্লে করার রিপোর্ট তৈরি (সহজ ধাপসহ)
স্টেপ ২: ডেটাসেটের জন্য পিভট টেবিল তৈরি করুন
আপনার الذى次の কাজ হচ্ছে ডেটাসেট থেকে একটি পিভট টেবিল তৈরি করা।
- এটি করতে, প্রথমে ডেটাসেটটি সিলেক্ট করুন এক সেল সিলেক্ট করে কীবোর্ডে Ctrl+A চাপা।
- এখন আপনার রিবনে Insert ট্যাবে যান।
- তারপর Tables গ্রুপ থেকে PivotTable সিলেক্ট করুন এবং ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে From Table/Range সিলেক্ট করুন।
- যেহেতু আপনি ইতিমধ্যে টেবিলটি সিলেক্ট করেছেন, আপনি পপ-আপ বক্সে রেঞ্জটি সিলেক্ট করা দেখবেন। এখন, পিভট টেবিলের জন্য New Worksheet সিলেক্ট করুন। এবং তারপর OK-এ ক্লিক করুন।
- उसके পর, নতুন শিটে যান যেখানে পিভট টেবিল থাকা উচিত এবং ডান পাশে, PivotTable Fields-এ থেকে Day এবং Total Sales (যেটি আমরা রিপোর্ট তৈরি করতে চাই) সিলেক্ট করুন।
- ফলস্বরূপ, আপনি আপনার সিলেক্ট করা কলাম হেডারসহ পিভট টেবিল উভাবতে পাচ্ছেন।
আরও পড়ুন: এক্সেলে সেলস MIS রিপোর্ট তৈরি (সহজ ধাপসহ)
সাদৃশ্য পড়াশোনা
- এক্সেলে ইনভেন্টরি এজিং রিপোর্ট (স্টেপ বাই স্টেপ গাইডলাইন)
- এক্সেল ডেটা থেকে পিডিএফ রিপোর্ট জেনারেট (৪ সহজ পদ্ধতি)
- এক্সেলে MIS রিপোর্ট প্রস্তুত (২ উপযুক্ত উদাহরণ)
- এক্সেলে একাউন্টস MIS রিপোর্ট (দ্রুত ধাপসহ)
স্টেপ ৩: দৈনিক রিপোর্ট চার্ট ইনসার্ট করুন
এখন আপনার পছন্দমতো ভিত্তিতে চার্ট ইনসার্ট করার সময়। এই সাব-সেকশনটি দৈনিক ইন্টারভাল ভিত্তিক চার্ট তৈরিতে ফোকাস করবে।
- প্রথমে, পিভট টেবিলের একটি সেল সিলেক্ট করুন।
- দ্বিতীয়, আপনার রিবন থেকে Insert ট্যাবে যান।
- এখন, Charts গ্রুপ থেকে Recommended Charts সিলেক্ট করুন।
- তারপর Insert Chart বক্সে বাম পাশ থেকে Column সিলেক্ট করুন এবং আপনি যে টাইপের কলাম চার্ট চান সেটি সিলেক্ট করুন। আমরা Stacked Column সিলেক্ট করেছি। তারপর OK-এ ক্লিক করুন।
- ফলস্বরূপ, একটি কলাম চার্ট তৈরি হবে।
- আপনি এখন ডান পাশে দেখার প্লাস আইকন এবং ব্রাশ আইকন থেকে চার্ট স্টাইল মডিফাই করতে পারেন যেটি চার্ট সিলেক্ট করার পর দেখাবে।
- স্টাইল ৮ সিলেক্ট করে এবং লেজেন্ড সরিয়ে দিলে এটি নিচের মত দেখাবে।
যদি আপনি বার প্লট চান না, তবে Insert Chart বক্স থেকে আপনার পছন্দমতো একটি বেছে নিতে পারেন। নিচের প্রসেসটি দেখুন যেখানে লাইন প্লট করার পদ্ধতি বর্ণনা করা আছে।
- প্রথমে, পিভট টেবিলের একটি সেল সিলেক্ট করুন।
- তারপর আপনার রিবন থেকে Insert ট্যাবে যান এবং উপরের মত Charts গ্রুপ থেকে Recommended Charts সিলেক্ট করুন।
- এখন, পপ-আপ হওয়া Insert Chart বক্সে, বাম পাশ থেকে Line সিলেক্ট করুন All Charts-এর অধীনে। এবং আপনি যে টাইপের লাইন চার্ট পছন্দ করেন সেটি সিলেক্ট করুন।
- उसके পর, OK-এ ক্লিক করুন। আপনার স্প্রেডশিটে লাইন চার্ট থাকবে।
- আপনি আপনার স্প্রেডশিটে চার্ট সিলেক্ট করার পর দেখার প্লাস আইকন এবং ব্রাশ আইকন থেকে চার্ট এলিমেন্ট এবং চার্ট স্টাইল চেঞ্জ করতে পারেন।
- চার্ট স্টাইল চেঞ্জ করে এবং লেজেন্ড সরিয়ে দিলে এটি নিচের মত দেখাবে।
আরও পড়ুন: এক্সেলে ডেইলি সেলস রিপোর্ট (দ্রুত ধাপসহ)
স্টেপ ৪: মাসের সাপ্তাহিক রিপোর্ট চার্ট ইনসার্ট করুন
যদি আপনি সাপ্তাহিক বিশ্লেষণ চান, দৈনিক বিশ্লেষণ রিপোর্ট-এর বদলে বা পরে, রিপোর্ট তৈরি করতে এই পয়েন্টগুলো অনুসরণ করুন।
- প্রথমে, আপনাকে স্টেপ ২-এ বর্ণিত পিভট টেবিল দরকার। আপনি যদি স্টেপ ৩-এ السابق গ্রাফগুলো ওভাররাইট করতে না চান, তবে একটি নতুন পিভট টেবিল তৈরি করুন।
- তারপর, ডেজ কলামের সেলগুলোতে যেকোনো একটি ওপর রাইট-ক্লিক করুন। কনটেক্সট মেনু থেকে Group অপশন সিলেক্ট করুন।
- उसके পর, Grouping বক্সে Days সিলেক্ট করুন এবং Months আনসিলেক্ট করুন By-এ। Number of Days-এ, ৭ সিলেক্ট করুন।
- এরপর, OK-এ ক্লিক করুন।
- এখন, পিভট টেবিলটি নিচের মত দেখাবে, সাপ্তাহিক ভিত্তিতে সাম লেবেল করা।
- এরপর, পিভট টেবিলের একটি সেল সিলেক্ট করুন এবং Insert ট্যাবে যান। তারপর Charts গ্রুপ থেকে Recommended Charts সিলেক্ট করুন।
- এখন Insert Chart বক্সে বাম পাশ থেকে Pie চার্ট সিলেক্ট করুন এবং আপনি যে টাইপের পাই চার্ট পছন্দ করেন সেটি সিলেক্ট করুন।
- তারপর, OK-এ ক্লিক করুন।
- এই পয়েন্টে, আপনার স্প্রেডশিটে একটি পাই চার্ট থাকবে।
- আপনি চার্ট সিলেক্ট করার পর ডান পাশে দেখার প্লাস আইকন এবং ব্রাশ আইকন থেকে চার্ট এলিমেন্ট এবং স্টাইল চেঞ্জ করতে পারেন।
- কালার প্যালেট চেঞ্জ করার পর চার্টটি নিচের মত দেখাবে।
যদি আপনি লাইন প্লট চান, তবে এই প্রসেস অনুসরণ করুন।
- প্রথমে, পিভট টেবিলের একটি সেল সিলেক্ট করুন।
- তারপর Insert ট্যাবে যান এবং উপরের মত Recommended Charts সিলেক্ট করুন Charts গ্রুপ থেকে।
- उसके পর, Insert Chart বক্সে, All Charts-এর অধীনে বাম পাশে Line সিলেক্ট করুন। তারপর ডান পাশ থেকে আপনি যে টাইপটি পছন্দ করেন সেটি সিলেক্ট করুন।
- এখন OK-এ ক্লিক করুন।
ফলস্বরূপ, আপনি আপনার লাইন প্লট পাবেন।
- স্টাইল চেঞ্জ করে এবং লেজেন্ড সরিয়ে দিলে এটি নিচের মত দেখাবে।
আরও পড়ুন: টেরিটরি অনুযায়ী কোয়ার্টারলি সেলস ডিসপ্লে 하는 রিপোর্ট তৈরি
স্টেপ ৫: চূড়ান্ত রিপোর্ট জেনারেট করুন
যদি আপনার সব রিপোর্ট প্লট হয়ে যায়, দৈনিক বা সাপ্তাহিক, তবে আপনি সেগুলো অন্য একটি স্প্রেডশিটে কপি করে এক্সেলে মাসিক রিপোর্ট প্রেজেন্ট করতে পারেন।
আরও পড়ুন: এক্সেলে সেলস রিপোর্ট তৈরি (সহজ ধাপসহ)
এক্সেলে এক বছরেcontinuous months-র জন্য রিপোর্ট তৈরি
যদি আপনি এক্সেলে এক বছরে continuous months-র জন্য একটি রিপোর্ট চান, তবে আপনি একই পদ্ধতি ফলো করতে পারেন আপনার পছন্দমতো গ্রাফ প্রেজেন্ট করার জন্য। এক্সেলে এক বছরে continuous months-র জন্য রিপোর্ট তৈরির বিস্তারিত মেথড জানতে নিচের স্টেপগুলো ফলো করুন।
স্টেপ ১: আপনার ডেটাসেট ইমপোর্ট করুন
প্রথমে, যদি ডেটাসেটটি ইতিমধ্যে এক্সেলে না থাকে, তবে এটি ইমপোর্ট করুন। এই কথা ধরে, এমন একটি ডেটাসেট থাকতে হবে যেখানে ডেটা মাস অনুযায়ী ট্র্যাক এবং রেকর্ড করা থাকে এই প্রসেসের জন্য। আমরা প্রদর্শনের জন্য নিচের ডেটাসেট ব্যবহার করছি।
স্টেপ ২: পিভট টেবিল তৈরি
এই পয়েন্টে, আপনাকে আপনার ডেটাসেটকে এক্সেল পিভট টেবিলে রূপান্তর করতে হবে।
- সেজন্য, প্রথমে ডেটাসেটটি সিলেক্ট করুন।
- তারপর রিবন থেকে Insert ট্যাবে যান এবং Tables-এ থেকে PivotTable সিলেক্ট করুন
- उसके পর, ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে From Table/Range সিলেক্ট করুন।
- এখন, নেক্সট বক্সে New Worksheet সিলেক্ট করুন এবং OK-এ ক্লিক করুন।
- ফলস্বরূপ, একটি নতুন ওয়ার্কশিট তৈরি হবে। এখন, শিটে যান, এবং PivotTable Fields-এ Month এবং Profit সিলেক্ট করুন।
- ক্রমশই, একটি পিভট টেবিল নিচের মত উভববে।
স্টেপ ৩: ডেটাসেটের জন্য চার্ট ইনসার্ট
এখন ডেটাসেট থেকে পছন্দমতো চার্ট ইনসার্ট করার সময়।
- এটি করতে, প্রথমে পিভট টেবিলের একটি সেল সিলেক্ট করুন।
- তারপর, Insert ট্যাবে যান এবং Charts গ্রুপ থেকে Recommended Charts সিলেক্ট করুন।
- এখন, Insert Chart বক্সে বাম পাশে Column সিলেক্ট করুন All Charts-এর অধীনে। ডান পাশ থেকে আপনি যে টাইপের কলাম চার্ট পছন্দ করেন সেটি সিলেক্ট করুন।
- শেষে, OK-এ ক্লিক করুন।
পূর্বের স্টেপগুলো থেক fruition, একটি কলাম চার্ট তৈরি হবে।
স্টেপ ৪: চূড়ান্ত রিপোর্ট জেনারেট
আপনি চার্ট সিলেক্ট করার পর দেখার প্লাস আইকন এবং ব্রাশ আইকন থেকে চার্ট এলিমেন্ট এবং চার্ট স্টাইল চেঞ্জ করতে পারেন।
এখন আপনি আপনার পছন্দমতো চার্ট মডিফাই করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, স্টাইল সিলেক্ট করে এবং লেজেন্ড সরিয়ে দিলে, এটি নিচের মত দেখাবে।
উপসংহার
এইভাবে আপনি মাসিক রিপোর্ট তৈরি করেন- দৈনিক এবং সাপ্তাহিক ভিত্তিক উভয় এবং এক্সেলে এক বছরে continuous months-র জন্য রিপোর্ট। আশা করি এই গাইডটি আপনার জন্য সহায়ক এবং তথ্যবহুল হয়েছে। আপনার কোনো প্রশ্ন বা সুপারিশ থাকলে নিচে জানান। আরও এইরকম গাইডের জন্য Exceldemy.com-এ ভিজিট করুন।
সম্পর্কিত আর্টিকেল
- এক্সেলে এক্সপেন্স রিপোর্ট তৈরি (সহজ ধাপসহ)
- এক্সেলে ইনকাম এবং এক্সপেন্স রিপোর্ট (৩ উদাহরণ)
- এক্সেল ভিবিএ দিয়ে পিডিএফ ফরম্যাটে রিপোর্ট জেনারেট (৩ কুইক ট্রিক)
- এক্সেলে প্রোডাকশন রিপোর্ট (২ কমন ভ্যারিয়েন্ট)
- এক্সেলে ডেইলি প্রোডাকশন রিপোর্ট (ফ্রি টেমপ্লেট ডাউনলোড)
- এক্সেলে রিপোর্ট কার্ড (ফ্রি টেমপ্লেট ডাউনলোড)
