এক্সেলে সঠিক জার্নাল এন্ট্রি তৈরি করুন: সহজ ধাপে ধাপে গাইড

প্রতিটি ব্যবসায়িক শিল্প কিছু নিবেশ এবং পরিকল্পনার ওপর নির্মিত। এর বৃদ্ধি পর্যবেক্ষণ করতে আমরা ব্যবসায়িক বিষয়ে হয়ে যাওয়া প্রতিটি নিবেশ রেকর্ড রাখতে চাই। এটি সীমিত अन्तরালে আপডেট করতে হয় ব্যবসার আর্থিক বৃদ্ধি পর্যবেক্ষণ করতে। এর জন্য আমাদের টাকা পাইসা সম্পর্কিত প্রতিটি বিষয়ে জার্নাল এন্ট্রি করতে হয়। এই আর্টিকেলে আমি আলোচনা করব এক্সেলে জার্নাল এন্ট্রি কিভাবে করবেন। আশা করি এটি প্রতিটি ব্যবসায়িক বিশ্লেষকের জন্য সহায়ক হবে।

জার্নাল কী?

একটি জার্নাল হলো একটি বিস্তারিত অ্যাকাউন্ট যা একটি কোম্পানির সকল আর্থিক কার্যক্রম ডকুমেন্ট করে। এটি ভবিষ্যতে অ্যাকাউন্ট রিকন্সিলিয়েশনের জন্য এবং অন্যান্য অফিসিয়াল অ্যাকাউন্টিং রেকর্ডে ডেটা ট্রান্সফারের জন্য ব্যবহৃত হয়, যার মধ্যে জেনারেল লেজার অন্তর্ভুক্ত।

এক্সেলে জার্নাল এন্ট্রি করার ধাপে ধাপে পদ্ধতি

উদ্দেশ্যমূলক রেকর্ড মেইনটেইন করার জন্য জার্নালিং অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। এটি পরবর্তীতে অ্যাকাউন্টিং প্রক্রিয়ায় দ্রুত রিভিউ এবং রেকর্ড ট্রান্সফারেও সহায়তা করে। এখানে আমি পুরো প্রক্রিয়া ৩ ধাপে আলোচনা করব কিভাবে জার্নাল এন্ট্রি করতে হয়।

1. প্রাথমিক ব্যালেন্স শিট গঠন
2. নির্দিষ্ট সময়ের জন্য আর্থিক বিবরণী তৈরি
3. জার্নালে এন্ট্রি করা

১. প্রাথমিক ব্যালেন্স শিট গঠন

জার্নাল এন্ট্রির শুরুতে আমাদের একটি প্রাথমিক ব্যালেন্স শিট তৈরি করতে হবে। ধাপগুলো নিচে বর্ণনা করা হলো।

ধাপসমূহ:

• ব্যবসার শুরুতে সকল খরচ বিবেচনা করে সেগুলো সুন্দরভাবে সংগঠিত করুন। আমার কেসে আমি প্রোডাকশন ব্যবসার শুরুতে অবস্থা সম্পর্কিত একটি ডেটাসেট নিলাম। আমি ডেটাকে পার্টিকুলারস, ক্রেডিট/ডেবিট, ডেবিট, এবং ক্রেডিট কলামে সংগঠিত করলাম।

• পরবর্তী, ডেবিট সমষ্টি পেতে নিচের ফর্মুলা ইনপুট দিন।

এখানে SUM ফাংশন সেল D5:D12-এর সমষ্টির আউটপুট ফেরত দিয়েছে।

• ENTER চাপুন সমষ্টি পেতে।

• ফিল হ্যান্ডেল ব্যবহার করে ডান পাশের সেলটি অটোফিল করুন ক্রেডিট টোটাল পেতে।

২. নির্দিষ্ট সময়ের জন্য আর্থিক বিবরণী তৈরি করা

জার্নাল এন্ট্রি করার জন্য আমাদের কিছু আর্থিক কার্যক্রমের তালিকা লাগবে। এর জন্য আমরা একটি নির্দিষ্ট সময় বিবেচনা করে কিছু আর্থিক বিবরণী পেতে পারি। সেটি দিয়ে আমরা আর্থিক বিবরণী তৈরি করতে পারি।

ধাপসমূহ:

• এক নির্দিষ্ট সময়ের জন্য আর্থিক কার্যক্রমগুলো তালিকা করুন। এখানে আমি জুলাই ২০২২ মাসের একটি কোম্পানির আর্থিক কার্যক্রমগুলো তালিকা করলাম।

• আর্থিক কার্যক্রমগুলো ডেবিট এবং ক্রেডিট উল্লেখ করে ব্যালেন্স শিট-এ পুনর্বিন্যাস করুন।

৩. এক্সেলে জার্নাল এন্ট্রি চূড়ান্ত করা

শেষে আর্থিক ডেটাগুলো জার্নালে এন্ট্রি করুন। এই আপডেট করা জার্নাল আমাদের কোম্পানির বর্তমান সামগ্রিক অবস্থা বিশ্লেষণ করতে এবং এগিয়ে যাওয়ার পরিকল্পনা করতে সাহায্য করবে।

ধাপসমূহ:

• প্রাথমিক ব্যালেন্স শিট এবং নতুন তৈরি ব্যালেন্স শিট দুটোই বিবেচনা করে প্রতিটি আর্থিক বিবরণী হিসাব করুন।
• এই দুটি শিট দিয়ে প্রতিটি আর্থিক বিবরণী ক্যালকুলেট করুন।

আমি নিচের ফর্মুলা ইনপুট দিলাম বর্তমান মেশিন-এর অবস্থা পেতে।

এখানে আমি মেশিনের মোট ভ্যালু যোগ করলাম।

• ENTER চাপুন ফলাফল পেতে।

ইনভেন্টরির জন্য, আমি শুধু Dataset নামক ওয়ার্কশিটের সেল D6 থেকে মেনশন করলাম।

• উপরের প্রক্রিয়া অনুসরণ করে প্রতিটি আর্থিক বিবরণী জার্নালে এন্ট্রি করুন।

• তারপর ডেবিট সমষ্টি পেতে নিচের ফর্মুলা ইনপুট দিন।

এখানে SUM ফাংশন সেল D5:D16-এর সমষ্টির আউটপুট ফেরত দিয়েছে।

• ENTER বাটন চাপুন ডেবিট টোটাল পেতে।

• অটোফিল করুন ডান পাশের সেলটি ক্রেডিট টোটাল পেতে।

যেহেতু ডেবিট টোটাল এবং ক্রেডিট টোটাল দুটোই সমান, আমরা নিশ্চিত হতে পারি আমাদের শিট ব্যালেন্সড।

উপসংহার

শেষে, আমি বলতে চাই যে আমি এক্সেলে জার্নাল এন্ট্রি কিভাবে করবেন এর ধাপে ধাপে পদ্ধতি ব্যাখ্যা করার চেষ্টা করলাম। আমার জন্য বড় আনন্দের বিষয় হবে যদি এই আর্টিকেল কোনো এক্সেল ইউজারের কেননা একটু সাহায্য করতে পারে। আরও জানতে নিচে মন্তব্য করুন। আপনি আরও ডিটেইল জানতে আমাদের ExcelDemy সাইট-এ ভিজিট করতে পারেন।