এক্সেল ফাইল অনলাইন শেয়ার করুন সহজে: ২টি প্রমাণিত পদ্ধতি

আমরা প্রায়ই এক্সেল ফাইল অনলাইন শেয়ার (Share Excel files Online) করার দরকার পড়ি। এই আর্টিকেলে আমরা আপনাদের ২টি দ্রুত পদ্ধতি দেখাব কিভাবে এক্সেল ফাইল অনলাইন শেয়ার (Share Excel file Online) করা যায়। আমাদের পদ্ধতিগুলো প্রদর্শনের জন্য আমরা একটি ডেটাসেট বেছে নিয়েছি যা কর্মচারীদের মালিকানাধীন গাড়ি প্রতিফলিত করে ৩ কলামের মাধ্যমে: “Name”, “Model”, “Company”।

এক্সেল ফাইল অনলাইন শেয়ার করার ২টি উপায়

১. রিবন (Ribbon) ব্যবহার করে এক্সেল ফাইল অনলাইন শেয়ার

প্রথম পদ্ধতিতে, আমরা রিবন (the Ribbon)- থেকে Share ফিচারটি ব্যবহার করব এক্সেল ফাইলগুলো শেয়ার (Share Excel files) করতে।

স্টেপস (Steps):

• প্রথমে Ribbon- থেকে Share সিলেক্ট করুন।

বিকল্পভাবে, এটি File >>> Share- থেকে করতে পারেন।

এটি Share ডায়ালগ বক্স (Share dialog box) আনবে।

• দ্বিতীয়ে, OneDrive সিলেক্ট করুন।

এখানে আপনি নিচের অপশন “Apply a copy instead”- থেকে সরাসরি ইমেইল দিয়ে ফাইল পাঠাতে (send) পারেন।

তারপর, যদি ইতিমধ্যে লগইন না থাকেন, তবে আপনাকে আপনার অ্যাকাউন্টে লগইন করতে হবে।

उसके পর আরেকটি ডায়ালগ বক্স (dialog box) দেখাবে।

• তৃতীয়ে, আমরা লিংক দিয়ে সবার সাথে (share with everyone) শেয়ার করতে পারি বা নির্দিষ্ট লোকদের সাথে।
• তারপর, ফাইলটি এডিটেবল (editable) বা শুধু ভিউਏবল (viewable) রাখতে পারি।
• उसके পর Copy চাপুন।

“আমাদের লিংক ক্লিপবোর্ডে কপি হয়েছে” বলে আরেকটি ডায়ালগ বক্স (dialog box) দেখাবে।

বরং, “Anyone with the link can edit >“-এ ক্লিক করলে আরও অপশন আসবে।

• তারপর আমরা আমাদের ফাইল (file)-এ পাসওয়ার্ড (password) এবং এক্সপায়ারেশন ডেট (expiration date) যোগ করতে পারি।
• শেষে Apply চাপুন।

শেষে, যদি নির্দিষ্ট লোকজনের সেটি ডিফাইন না থাকে, তবে আমরা এই লিংকটি সোশ্যাল নেটওয়ার্কস (social networks), Email, এবং অন্যান্য মাধ্যম দিয়ে শেয়ার (share) করতে পারি।

এভাবে আমরা আমাদের এক্সেল ফাইল অনলাইন শেয়ার (shared Excel file Online) করলাম।

আরও পড়ুন: এক্সেলে শেয়ার ওয়ার্কবুক ইনএবল করার উপায়

সদৃশ পড়ুন

• এক্সেল লিস্ট থেকে ইমেইল পাঠানোর উপায় (২ টি ইফেক্টিভ উপায়)
• এক্সেল থেকে আউटलুকে স্বয়ংক্রিয় ইমেইল পাঠানোর উপায় (৪ টি পদ্ধতি)
• সেল কন্টেন্টের ভিত্তিতে এক্সেল থেকে স্বয়ংক্রিয় ইমেইল পাঠানো (২ টি পদ্ধতি)
• এক্সেল থেকে ইমেইল পাঠানোর ম্যাক্রো (৫ টি উপযুক্ত উদাহরণ)
• বডি সহ এক্সেল থেকে ইমেইল পাঠানোর ম্যাক্রো (৩ টি উপকারী কেস)

২. ক্লাউড ড্রাইভ (Cloud Drive) এবং ট্র্যাক চেঞ্জ (Track Changes) ইনএবল করে এক্সেল ফাইল অনলাইন শেয়ার

শেষ পদ্ধতিতে, আমরা চেঞ্জ ট্র্যাক করব এবং গুগল ড্রাইভ (Google Drive) ব্যবহার করে এক্সেল ফাইল অনলাইন (Excel file Online) শেয়ার (Share) করব। এখানে আমরা Legacy Features ব্যবহার করব ট্র্যাক চেঞ্জ ইনএবল করতে।

স্টেপস (Steps):

এখানে আমরা রিবন কাস্টোমাইজ (customize the Ribbon) করব।

• প্রথমে ALT, F, তারপর O চাপুন Excel Options উইন্ডো আনতে।
• দ্বিতীয়ে, Customize Ribbon- থেকে, Review ট্যাবের অধীনে New Group সিলেক্ট করুন।

• তৃতীয়ে, সেটিতে Right-Click করুন এবং Rename করুন “Track(Legacy)”-এ।
• তারপর OK চাপুন।

এখন আমরা আমাদের তৈরি সাব-ট্যাবে Commands যোগ করব।

• প্রথমে সিলেকশন রাখুন “Track (Legacy) (Custom)”-এ।
• দ্বিতীয়ে, “Choose commands from:” ড্রপডাউন বক্স (dropdown box)-এ All Commands সিলেক্ট করুন।
• তৃতীয়ে, নিচে স্ক্রোল করে “Compare and Merge Workbooks…” খুঁজে বের করুন এবং সিলেক্ট করুন।
• তারপর Add চাপুন।

• এভাবে আমরা আরও তিনটি Commands যোগ করব–
  • Protect Sharing (Legacy)।
  • Share Workbook (Legacy)।
  • Track Changes (Legacy)।
• শেষে OK চাপুন।

এখানে আমরা আমাদের ফাইল (file)-এ চেঞ্জ ট্র্যাক করব।

• প্রথমে Review ট্যাব >>> Track Changes (Legacy) >>> “Highlight Changes…” সিলেক্ট করুন।

একটি ডায়ালগ বক্স (dialog box) দেখাবে।

• দ্বিতীয়ে, “Track changes while editing. This also shares your workbook.” সিলেক্ট করুন।
• তৃতীয়ে, “Highlight which changes”- থেকে সিলেক্ট করুন–
  • When: All।
  • Who: Everyone।
• उसके পর OK চাপুন।

অতিরিক্তভাবে, আমরা আমাদের ডেটাসেটে প্রোটেকশন যোগ করতে পারি।

• Review ট্যাব >>> Protect Shared Workbook (Legacy) সিলেক্ট করুন।

আরেকটি ডায়ালগ বক্স (dialog box) দেখাবে।

• Sharing with track changes সিলেক্ট করুন।

এটি ফাইলে চেঞ্জ হিস্টরি রাখবে।

• OK চাপুন।

এভাবে আমরা আমাদের ওয়ার্কবুক (Workbook) প্রস্তুত করলাম চেঞ্জগুলো ট্র্যাক রাখতে। তারপর, আমরা এই ফাইল (file) গুগল ড্রাইভ (Google Drive) দিয়ে শেয়ার (share) করব।

• প্রথমে Google Drive ওয়েবসাইটে যান।
• দ্বিতীয়ে, ফাইলটি আমাদের ড্রাইভের ডিজায়ারড লোকেশনে ড্র্যাগ করুন।

• তৃতীয়ে, ফাইলের ওপর Right Click করুন এবং Share-এ ক্লিক করুন।

• তারপর ইমেইল আইডি দিয়ে লোকজন যোগ করতে পারি।
• অথবা, লিংক দিয়ে সবার সাথে শেয়ার (share) করতে পারি।

• उसके পর Done চাপুন।

এই লিংকটি ফাইলটি গুগল শীটস (Google Sheets)-এ খুলবে। এই ফাইল (file) ডাউনলোড করে এক্সেল (Excel)-এ এডিট করতে হবে। অন্যথায়, ফাইল থেকে কিছু ফিচার বাদ যাবে। তাই এই সমস্যা এড়াতে আমরা OneDrive ব্যবহার করতে পারি।

আরও পড়ুন: শেয়ার্ড এক্সেল ফাইলে কারা আছে দেখার উপায় (দ্রুত স্টেপসহ)

নিবেদনে রাখার বিষয়গুলো

• যদি Workbook-এ টেবিল থাকে তবে আমাদের Track Changes কাজ করবে না। সব টেবিলকে range-এ কনভার্ট করতে হবে।
• যদি Google Drive-এ আপলোড করেন, তবে ইচ্ছুক ব্যক্তি ফাইলটি ডাউনলোড করে এক্সেল (Excel)-এ এডিট করুন। অন্যথায় কিছু ফিচার হারাবে।
• আমরা Office 365 ব্যবহার করছি, আপনার ভার্সন অনুযায়ী কিছু অপশন উপলব্ধ নাও হতে পারে।
• আপনি একসাথে Track Changes এবং Co-Authoring ব্যবহার করতে পারবেন না।

উপসংহার

আমরা আপনাদের ২টি সহজ পদ্ধতি দেখিয়েছি কিভাবে এক্সেল ফাইল অনলাইন শেয়ার (Share Excel file Online) করা যায়। কোনো সমস্যা হলে নিচে কমেন্ট করুন। পড়ার জন্য ধন্যবাদ, এক্সেলে দক্ষ হন!

সম্পর্কিত আর্টিকেলগুলো

• অ্যাটাচমেন্ট সহ এক্সেল থেকে ইমেইল পাঠানোর জন্য ম্যাক্রো প্রয়োগ করার উপায়
• এক্সেল ব্যবহার করে আউटलুক থেকে বাল্ক ইমেইল পাঠানোর উপায় (৩ টি উপায়)
• স্বয়ংক্রিয়ভাবে এক্সেল থেকে ইমেইল পাঠানোর এক্সেল ম্যাক্রো (৩ টি উপযুক্ত উদাহরণ)
• এক্সেল ওয়ার্কশীট ব্যবহার করে রিমাইন্ডার ইমেইল স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাঠানো (VBA)
• শর্ত পূরণ হলে এক্সেল থেকে স্বয়ংক্রিয় ইমেইল পাঠানোর উপায়
• স্বয়ংক্রিয়ভাবে এক্সেল ফাইল ইমেইলে পাঠানোর উপায় (৩ টি উপযুক্ত পদ্ধতি)