ব্যবসায়িক প্রতিষ্ঠান বা যেকোনো অফিসে আমরা প্রায়শই বিবিধ ধরনের খরচ রিপোর্ট প্রস্তুত করি। এই আর্টিকেলে আমরা আপনাকে দেখাব কিভাবে এক্সেলে একটি নমুনা খরচ রিপোর্ট দ্রুত ও সহজ ধাপে তৈরি করতে হয়।
ফ্রি টেমপ্লেট ডাউনলোড করুন
আপনি নিচের ফ্রি টেমপ্লেটটি ডাউনলোড করে আপনার উদ্দেশ্যে ব্যবহার করতে পারেন।
খরচ রিপোর্ট কী?
এক খরচ রিপোর্ট হলো একটি প্রতিষ্ঠানের সকল খরচের ডকুমেন্টেশন। খরচ রিপোর্টের সাধারণ উপাদানগুলো নিচে দেওয়া হলো:
- খরচের তারিখ
- খরচের ধরন (হোটেল, ট্রান্সপোর্ট, খাবার, বিবিধ, ইত্যাদি)
- খরচের পরিমাণ
- প্রতিটি খরচ টাইপের সাবটোটাল
- অগ্রিম ও বকেয়া টাকার পরিমাণ
- খরচের উদ্দেশ্য
- দায়বদ্ধ বিভাগ
কিন্তু এই ফরম্যাট সব প্রতিষ্ঠানের জন্য একই হবে না। প্রতিটি প্রতিষ্ঠান তাদের ধরন ও প্রয়োজন অনুযায়ী উপাদানগুলো যোগ করবে।
খরচ রিপোর্ট ব্যবহারের সুবিধা
খরচ রিপোর্ট ব্যবহার করে আমরা নিচের সুবিধাগুলো পাই।
- খরচ ট্র্যাক করে এবং খরচ নিয়ন্ত্রণে দক্ষ করে তোলে
- বাজেট তৈরির জন্য তথ্য প্রদান করে
- ট্যাক্স দেয়া এবং ট্যাক্স কাটতে সহজ করে দেয়
এক্সেলে খরচ রিপোর্ট তৈরির ধাপগুলো
এই সেকশনে আমরা এক্সেলে খরচ রিপোর্ট তৈরি করার পুরো প্রক্রিয়া ধাপে ধাপে আলোচনা করব।
📌 ধাপ ১: গ্রিডলাইন বন্ধ করুন
প্রথমে একটি এক্সেল ফাইল খুলুন এবং Gridlines বন্ধ করুন। Gridlines বন্ধ করার জন্য নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।
- View ট্যাবে যান।
- Show গ্রুপ থেকে Gridlines চেকবক্স আনচেক করুন।
আরও পড়ুন: এক্সেলে প্রোডাকশন রিপোর্ট (২টি সাধারণ ভেরিয়েন্ট)
📌 ধাপ ২: মৌলিক তথ্য যোগ করুন
এখন, আমরা ওয়ার্কশীটে মৌলিক তথ্যের সারিগুলো যোগ করব।
- প্রথমে, রিপোর্টের জন্য একটি Title যোগ করুন, যেমন Expense Report।
- তারপর Purpose, Employee Name, Employee ID, এবং Time Period যোগ করুন। নিচের চিত্রটি দেখে আরও স্পষ্ট ধারণা পেতে পারেন।
আরও পড়ুন: এক্সেলে দৈনিক প্রোডাকশন রিপোর্ট (ফ্রি টেমপ্লেট ডাউনলোড)
📌 ধাপ ৩: তারিখ, বর্ণনা, এবং খরচের জন্য কলাম যোগ করুন
এই ধাপে, আমরা খরচের ধরন অনুযায়ী ডেটা কলামগুলো যোগ করব।
উদাহরণস্বরূপ, হোটেল খরচ, পরিবহন খরচ, ফোন বিল, অন্যান্য খরচ, ইত্যাদি।
আরও পড়ুন: এক্সেলে সামারি রিপোর্ট তৈরি (২টি সহজ পদ্ধতি)
📌 ধাপ ৪: ডেটাকে টেবিলে রূপান্তর করুন
এখন, নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করে আপনার ডেটাকে একটি টেবিলে রূপান্তর করুন।
- Cells B9:I19 সিলেক্ট করুন (যা আপনার পুরো ডেটাসেট)।
- এখন, Insert ট্যাবে যান।
- Tables গ্রুপ থেকে Table বেছে নিন।
Create Table উইন্ডো আসবে।
- Table রেঞ্জটি এখানে দেখাবে।
- ‘My table has headers’ চেকবক্সে টিক দিন।
- শেষে OK চাপুন।
- এখন ওয়ার্কশীটটি দেখুন।
আরও পড়ুন: এক্সেলে দৈনিক বিক্রয় রিপোর্ট (দ্রুত ধাপ সহ)
📌 ধাপ ৫: সাবটোটাল সারি যোগ করুন এবং ফিল্টার বাটন বন্ধ করুন
এই ধাপে, আমরা সাবটোটাল ক্যালকুলেশনের জন্য একটি নতুন সারি যোগ করব। পাশাপাশি, আমরা ফিল্টার বাটন বন্ধ করব কারণ এখন সেটি দরকার নেই। এর জন্য-
- Table Design ট্যাবে যান।
- Filter Button আনচেক করুন এবং Total Row অপশনে টিক দিন।
- নিচের চিত্রটি দেখুন। টেবিলের শেষ সারিতে একটি Sub Total সারি যোগ হয়েছে।
আরও পড়ুন: এক্সেলে ত্রৈমাসিক বিক্রয় রিপোর্ট (সহজ ধাপ সহ)
সদৃশ পাঠ্য:
- এক্সেল ডেটা থেকে পিডিএফ রিপোর্ট তৈরি (৪টি সহজ পদ্ধতি)
- এক্সেলে MIS রিপোর্ট প্রস্তুত করুন (২টি উপযুক্ত উদাহরণ)
- এক্সেলে হিসাবের জন্য MIS রিপোর্ট (দ্রুত ধাপ সহ)
📌 ধাপ ৬: সেলগুলোকে উপযুক্ত ডেটা ফরম্যাটে রূপান্তর করুন (Date, Accounting, ইত্যাদি ফরম্যাট)
এই ধাপে, আমরা সেল ডেটা ফরম্যাটকে সংশ্লিষ্ট ফরম্যাটে পরিবর্তন করব। উদাহরণস্বরূপ, খরচের ডেটা Accounting ফরম্যাটে, এবং খরচের তারিখ Date ফরম্যাটে। অন্যান্য সেলগুলো General ফরম্যাটে থাকবে। এর জন্য-
- প্রথমে, Time Period এবং Date কলাম থেকে ডেট ফরম্যাটেড সেলগুলো সিলেক্ট করুন।
- তারপর Ctrl+1 চাপুন।
- Format Cells উইন্ডো আসবে।
- Number ট্যাব থেকে Date সেগমেন্ট বেছে নিন।
- Type বক্স থেকে পছন্দের ডেট ফরম্যাট সিলেক্ট করুন। শেষে OK চাপুন।
- একইভাবে, Hotel, Transport, Meal, Phone, Others, এবং Total কলামের সব Cells সিলেক্ট করে Number ট্যাব থেকে Accounting বেছে নিন।
আরও পড়ুন: এক্সেলে অঞ্চলভিত্তিক ত্রৈমাসিক বিক্রয় রিপোর্ট
📌 ধাপ ৭: Total কলামে SUM ফাংশন প্রয়োগ করুন
আমরা Total কলামে প্রতিটি তারিখের মোট খরচ পেতে একটি ফর্মুলা ব্যবহার করব। আমরা Hotel থেকে Others কলাম পর্যন্ত মানগুলো যোগ করব।
- এখন, Total কলামের প্রথম সেলে একটি ফর্মুলা লিখব। ফর্মুলাটি হলো:
=SUM(Table1[@[Hotel]:[Others]])
বাস্তবে, আপনাকে ম্যানুয়ালি ফর্মুলা লিখতে হবে না। আপনি যদি নিচের GIF ইমেজের মতো করেন, তবে এটি অটোমেটিক্যালি প্রতিটি সারিতে টোটাল জেনারেট করবে। এক্সেল টেবিল এই ধরনের কেসে ব্যবহার করার यही বিশেষত্ব।
- Enter বাটন চাপুন এবং ফর্মুলা সেই কলামের বাকি Cells-এ ছড়িয়ে পড়বে।
আরও পড়ুন: এক্সেলে বিক্রয় রিপোর্ট তৈরি (সহজ ধাপ সহ)
📌 ধাপ ৮: খরচ ও অন্যান্য ডেটা ইনপুট দিয়ে প্রতিদিনের খরচ বের করুন
আপনি প্রায় পুরো হয়ে গেলেন। এখন আপনার ডেটা ইনপুট দেয়ার 차례।
- Data কলামগুলোতে খরচ এবং অন্যান্য ডেটা ইনপুট দিন।
- ডেটা ইনপুট দেওয়ার পর আমরা Total কলামে সারি অনুযায়ী টোটাল দেখতে পাচ্ছি।
আরও পড়ুন: এক্সেলে ম্যাক্রো ব্যবহার করে রিপোর্ট অটোমেট (৩টি সহজ উপায়)
📌 ধাপ ৯: প্রতিটি ধরনের খরচের জন্য সাবটোটাল বের করুন
এতে, নিচের কাজগুলো করুন।
- Hotel কলামের Subtotal সারিতে যান।
- নিচের দিকে তীর চিহ্নে চাপুন এবং অপারেশনের একটি লিস্ট দেখবেন।
- Sum অপারেশন বেছে নিন।
- এখন Fill Handle আইকনকে ডান পাশে টেনে আনুন।
সাবটোটালগুলো সেই সারিতে দেখানো হয়েছে।
📌 ধাপ ১০: চূড়ান্ত ক্যালকুলেশনের জন্য দুটি সারি যোগ করুন
এই সেকশনে, আমরা চূড়ান্ত বিল ক্যালকুলেশনের জন্য সারি যোগ করব। যেকোনো প্রোগ্রামের আগে কর্মীরা কিছু অগ্রিম টাকা নিতে পারে। আমরা সেটি এখানে সমাধান করব।
- সাবটোটাল সারির নিচে Advances এবং Reimbursement সারি যোগ করুন।
- Cell I21-এ অগ্রিম টাকা দিন।
- এবং Cell I22-এ নিচের ফর্মুলা লিখুন।
=Table1[[#Totals],[Total]]-I21
- শেষে Enter চাপুন রেজাল্ট পেতে।
📌 চূড়ান্ত ধাপ: অনুমোদনের জন্য জায়গা রাখুন
আমরা Authorization-এর জন্যও জায়গা রাখতে পারি, যার মানে এই খরচ রিপোর্টটি একটি দায়বদ্ধ ব্যক্তির অনুমোদনের পরেই গ্রহণযোগ্য হবে।
এছাড়া মনে রাখতে হবে যে এই রিপোর্ট কর্তৃপক্ষের কাছে জমা দিতে সময় সকল খরচের ডকুমেন্ট সংযুক্ত করতে হবে।
উপসংহার
এই আর্টিকেলে, আমরা এক্সেলে খরচ রিপোর্ট তৈরি করার ধাপে ধাপে প্রক্রিয়া দেখিয়েছি। এটি একটি নমুনা টেমপ্লেট। কোম্পানি বা বিভাগের প্রয়োজন অনুযায়ী আপনি রিপোর্ট ফরম্যাট মডিফাই করতে পারেন। আশা করি এটি আপনার প্রয়োজন পূরণ করবে। দয়া করে আমাদের ওয়েবসাইট Exceldemy.com দেখুন এবং কমেন্ট বক্সে আপনার পরামর্শ দিন।
সম্পর্কিত আর্টিকেল
- এক্সেল VBA ব্যবহার করে পিডিএফ ফরম্যাটে রিপোর্ট জেনারেট (৩টি কুইক ট্রিক)
- এক্সেলে দৈনিক কার্যক্রম রিপোর্ট (৫টি সহজ উদাহরণ)
- এক্সেলে রিপোর্ট কার্ড তৈরি (ফ্রি টেমপ্লেট ডাউনলোড)
- এক্সেলে বিক্রয়ের জন্য MIS রিপোর্ট (সহজ ধাপ সহ)
- এক্সেলে ইনভেন্টরি এজিং রিপোর্ট (ধাপে ধাপ নির্দেশিকা)
