ব্যবসায়িক প্রতিষ্ঠানে বা যেকোনো ধরনের অফিসে, আমরা প্রায়ই বিভিন্ন ধরনের খরচের প্রতিবেদন প্রস্তুত করি . এই নিবন্ধে, আমরা আপনাকে দেখাব কিভাবে Excel -এ একটি নমুনা ব্যয় প্রতিবেদন তৈরি করতে হয়। দ্রুত এবং সহজ পদক্ষেপে।
ফ্রি টেমপ্লেট ডাউনলোড করুন
আপনি নিম্নলিখিত বিনামূল্যের টেমপ্লেটটি ডাউনলোড করতে পারেন এবং আপনার উদ্দেশ্যে এটি ব্যবহার করতে পারেন৷
৷একটি ব্যয় প্রতিবেদন কি?
একটি ব্যয় প্রতিবেদন একটি প্রতিষ্ঠানের সমস্ত খরচের ডকুমেন্টেশন। একটি ব্যয় প্রতিবেদনের সাধারণ উপাদানগুলি নীচে দেওয়া হল:
- ব্যয়ের তারিখ
- ব্যয়ের ধরন (হোটেল, পরিবহন, খাবার, বিবিধ ইত্যাদি)
- ব্যয়ের পরিমাণ
- প্রতিটি ব্যয়ের প্রকারের সাবটোটল
- বকেয়া এবং অগ্রিম পেমেন্টের পরিমাণ
- ব্যয়ের উদ্দেশ্য
- দায়িত্বশীল বিভাগ
কিন্তু এই বিন্যাস সব প্রতিষ্ঠানের জন্য এক হবে না। প্রতিটি সংস্থা তাদের প্রকার এবং প্রয়োজন অনুযায়ী উপাদান যোগ করবে।
ব্যয় প্রতিবেদন ব্যবহারের সুবিধা
আমরা একটি ব্যয় প্রতিবেদন ব্যবহার করে নিম্নলিখিত সুবিধাগুলি পাই৷
৷- ব্যয় ট্র্যাক করে এবং আপনাকে খরচ নিয়ন্ত্রণে দক্ষ করে তোলে
- বাজেট তৈরির জন্য তথ্য প্রদান করে
- কর প্রদান এবং কর কর্তন করা সহজ করে তোলে
Excel এ একটি ব্যয় প্রতিবেদন তৈরি করার ধাপগুলি
এই বিভাগে, আমরা একটি ব্যয় প্রতিবেদন তৈরি করতে পুরো প্রক্রিয়া নিয়ে আলোচনা করব এক্সেল -এ ধাপে ধাপে।
📌 ধাপ 1:গ্রিডলাইন বন্ধ করুন
প্রথমে, একটি Excel খুলুন ফাইল করুন এবং গ্রিডলাইন বন্ধ করুন . গ্রিডলাইন সরাতে ধাপগুলি অনুসরণ করুন৷
- দেখুন-এ যান ট্যাব।
- গ্রিডলাইনগুলি চিহ্নমুক্ত করুন দেখান থেকে চেকবক্স গ্রুপ।
আরো পড়ুন:কিভাবে এক্সেলে উৎপাদন প্রতিবেদন তৈরি করতে হয় (২টি সাধারণ ভেরিয়েন্ট)
📌 ধাপ 2:মৌলিক তথ্য যোগ করুন
এখন, আমরা ওয়ার্কশীটে প্রাথমিক তথ্য সারি যোগ করব।
- প্রথমে, আমরা একটি শিরোনাম যোগ করি রিপোর্টের জন্য, যেমন ব্যয় প্রতিবেদন .
- তারপর, উদ্দেশ্য যোগ করুন , কর্মচারীর নাম , কর্মচারী আইডি , এবং সময়কাল . আরও স্পষ্ট ধারণা পেতে নিচের ছবিটি দেখুন।
আরো পড়ুন: এক্সেলে দৈনিক উৎপাদন প্রতিবেদন কীভাবে তৈরি করবেন (ফ্রি টেমপ্লেট ডাউনলোড করুন)
📌 ধাপ 3:তারিখ, বর্ণনা এবং খরচের জন্য কলাম যোগ করুন
এই ধাপে, আমরা ডেটা কলাম যোগ করব খরচের ধরন অনুযায়ী।
যেমন হোটেল খরচ, পরিবহন খরচ, ফোন বিল, অন্যান্য খরচ ইত্যাদি।
আরো পড়ুন:কিভাবে Excel এ একটি সারসংক্ষেপ প্রতিবেদন তৈরি করবেন (2 সহজ পদ্ধতি)
📌 ধাপ 4:ডেটাকে একটি টেবিলে পরিণত করুন
এখন, নীচের ধাপগুলি অনুসরণ করে আপনার ডেটাকে একটি টেবিলে পরিণত করুন৷
- কোষ B9:I19 নির্বাচন করুন (এটি আপনার সম্পূর্ণ ডেটাসেট)।
- এখন, ঢোকান-এ যান ট্যাব।
- টেবিল বেছে নিন সারণী থেকে গ্রুপ।
টেবিল তৈরি করুন৷ উইন্ডো প্রদর্শিত হবে।
- টেবিল পরিসীমা এখানে দেখানো হবে।
- ‘আমার টেবিলে হেডার আছে চিহ্নিত করুন ' চেকবক্স।
- অবশেষে ঠিক আছে টিপুন .
- এখন ওয়ার্কশীটটি দেখুন।
আরো পড়ুন:কিভাবে এক্সেলে দৈনিক বিক্রয় প্রতিবেদন তৈরি করবেন (দ্রুত পদক্ষেপ সহ)
📌 ধাপ 5:সাবটোটাল সারি প্রবর্তন করুন এবং ফিল্টার বোতাম বন্ধ করুন
এই ধাপে, আমরা সাবটোটাল গণনার জন্য একটি নতুন সারি প্রবর্তন করব। এছাড়াও, আমরা ফিল্টার বোতামটি বন্ধ করে দেব কারণ আমাদের এখন এটির প্রয়োজন নেই। তার জন্য-
- টেবিল ডিজাইন -এ যান ট্যাব।
- ফিল্টার বোতাম চিহ্নমুক্ত করুন এবং মোট সারি চিহ্নিত করুন বিকল্প।
- নিচের ছবিটি দেখুন। একটি সাব মোট সারি সারণির শেষ সারিতে যোগ করা হয়।
আরো পড়ুন:একটি প্রতিবেদন তৈরি করুন যা এক্সেলে ত্রৈমাসিক বিক্রয় প্রদর্শন করে (সহজ পদক্ষেপ সহ)
একই রকম পড়া
- কিভাবে এক্সেল ডেটা থেকে পিডিএফ রিপোর্ট তৈরি করতে হয় (৪টি সহজ পদ্ধতি)
- Excel এ MIS রিপোর্ট প্রস্তুত করুন (2টি উপযুক্ত উদাহরণ)
- একাউন্টের জন্য (দ্রুত পদক্ষেপ সহ) কিভাবে Excel এ MIS রিপোর্ট তৈরি করবেন
📌 ধাপ 6:কক্ষগুলিকে উপযোগী ডেটা বিন্যাসে রূপান্তর করুন (তারিখ, অ্যাকাউন্টিং, ইত্যাদি বিন্যাস)
এই ধাপে, আমরা সেল ডেটা ফরম্যাটটিকে সংশ্লিষ্ট ফরম্যাটে পরিবর্তন করব। উদাহরণস্বরূপ, অ্যাকাউন্টিং বিন্যাসে ব্যয়ের ডেটা এবং তারিখ বিন্যাসে ব্যয়ের তারিখ। অন্যান্য কোষ সাধারণ বিন্যাসে থাকবে। এটি করতে-
- প্রথমে, টাইম পিরিয়ড থেকে তারিখ ফর্ম্যাট করা ঘরগুলি নির্বাচন করুন এবং তারিখ কলাম।
- তারপর Ctrl+1 টিপুন .
- কোষ বিন্যাস উইন্ডো প্রদর্শিত হবে।
- তারিখ বেছে নিন সংখ্যা থেকে সেগমেন্ট ট্যাব।
- টাইপ থেকে পছন্দসই তারিখ বিন্যাস নির্বাচন করুন বাক্স অবশেষে, ঠিক আছে টিপুন .
- একইভাবে, সমস্ত কোষ নির্বাচন করুন হোটেল এর , পরিবহন , খাওয়া , ফোন , অন্যরা , এবং মোট কলাম এবং অ্যাকাউন্টিং নির্বাচন করুন সংখ্যা থেকে ট্যাব।
আরো পড়ুন: একটি প্রতিবেদন তৈরি করুন যা অঞ্চল অনুসারে ত্রৈমাসিক বিক্রয় প্রদর্শন করে
📌 ধাপ 7:মোট কলামে SUM ফাংশন প্রয়োগ করুন
আমরা মোট প্রতিটি তারিখের মোট খরচ পেতে একটি সূত্র ব্যবহার করব কলাম আমরা হোটেল থেকে মানগুলি যোগ করব৷ অন্যদের কলাম।
- এখন, আমরা মোট-এর প্রথম ঘরে একটি সূত্র রাখব কলাম সূত্রটি হল:
=SUM(Table1[@[Hotel]:[Others]]) আসলে, আপনাকে ম্যানুয়ালি ফর্মুল টাইপ করতে হবে না। আপনি যদি নীচের GIF চিত্রের পরামর্শ অনুসারে করেন তবে এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রতিটি সারিতে মোট সংখ্যা তৈরি করবে। এই ধরনের ক্ষেত্রে এক্সেল টেবিল ব্যবহার করার একটি বিশেষতা।
- এন্টার টিপুন বোতাম এবং সূত্রটি বাকি কোষে ছড়িয়ে পড়বে সেই কলামের।
আরো পড়ুন:কিভাবে এক্সেলে সেলস রিপোর্ট তৈরি করবেন (সহজ ধাপে)
📌 ধাপ 8:ইনপুট খরচ এবং অন্যান্য ডেটা এবং প্রতিটি দিনের খরচ পান
আপনি প্রায় সম্পন্ন. এখন আপনার ডেটা ইনপুট করার সময়।
- ডেটা -এ খরচ এবং অন্যান্য ডেটা ইনপুট করুন কলাম।
- ডেটা ইনপুট করার পর আমরা মোট -এ সারি-ভিত্তিক মোট দেখতে পারি। কলাম।
আরো পড়ুন:কিভাবে ম্যাক্রো ব্যবহার করে এক্সেল রিপোর্ট স্বয়ংক্রিয় করা যায় (৩টি সহজ উপায়)
📌 ধাপ 9:প্রতিটি ধরনের খরচের জন্য সাবটোটাল পান
এর জন্য, নিম্নলিখিত কাজগুলি সম্পাদন করুন।
- সাবটোটাল -এ যান হোটেল এর সারি কলাম।
- নীচের তীরটিতে টিপুন এবং অপারেশনগুলির একটি তালিকা দেখতে পাবেন।
- সমষ্টি চয়ন করুন অপারেশন।
- এখন, ফিল হ্যান্ডেল টানুন আইকন ডান দিকে।
সমস্ত সাবটোটাল সেই সারিতে দেখানো হয়েছে৷
৷📌 ধাপ 10:চূড়ান্ত গণনার জন্য আরও দুটি সারি যোগ করুন
এই বিভাগে, আমরা চূড়ান্ত বিল গণনার জন্য সারি যোগ করব। যেকোনো কর্মসূচির আগে কর্মচারীরা কিছু অগ্রিম টাকা নিতে পারেন। আমরা এখানে এটি নিষ্পত্তি করব।
- অগ্রিম যোগ করুন এবং প্রতিদান সাবটোটাল সারির নিচে সারি।
- অগ্রিম পরিমাণ সেল I21-এ রাখুন .
- এবং সেল I22-এ নিম্নলিখিত সূত্রটি রাখুন .
=Table1[[#Totals],[Total]]-I21
- অবশেষে, এন্টার টিপুন ফলাফল পেতে।
📌 চূড়ান্ত ধাপ:অনুমোদনের জন্য একটি জায়গা রাখুন
আমরা অনুমোদন এর জন্য একটি স্থান যোগ করতে পারি এছাড়াও, যার অর্থ এই ব্যয়ের প্রতিবেদন একজন দায়িত্বশীল ব্যক্তির অনুমোদনের পরে গ্রহণ করা হবে।
এছাড়াও মনে রাখতে হবে যে কর্তৃপক্ষের কাছে এই প্রতিবেদন জমা দেওয়ার সময় আপনাকে সমস্ত খরচের নথি সংযুক্ত করতে হবে৷
উপসংহার
এই নিবন্ধে, আমরা কীভাবে একটি ব্যয় প্রতিবেদন তৈরি করতে হয় তার ধাপে ধাপে প্রক্রিয়া দেখিয়েছি এক্সেল-এ . এটি একটি নমুনা টেমপ্লেট. কোম্পানি বা বিভাগীয় চাহিদা অনুযায়ী, আপনি রিপোর্ট বিন্যাস পরিবর্তন করতে পারেন. আমি আশা করি এটি আপনার চাহিদা পূরণ করবে। অনুগ্রহ করে আমাদের ওয়েবসাইট Exceldemy.com দেখুন এবং কমেন্ট বক্সে আপনার পরামর্শ দিন।
সম্পর্কিত প্রবন্ধ
- এক্সেল ভিবিএ (৩টি দ্রুত কৌশল) ব্যবহার করে কিভাবে পিডিএফ ফরম্যাটে রিপোর্ট তৈরি করবেন
- Excel এ দৈনিক ক্রিয়াকলাপ প্রতিবেদন তৈরি করুন (5টি সহজ উদাহরণ)
- কিভাবে এক্সেলে রিপোর্ট কার্ড তৈরি করবেন (ফ্রি টেমপ্লেট ডাউনলোড করুন)
- বিক্রয়ের জন্য Excel-এ MIS রিপোর্ট তৈরি করুন (সহজ পদক্ষেপ সহ)
- এক্সেলে ইনভেন্টরি এজিং রিপোর্ট কীভাবে তৈরি করবেন (ধাপে ধাপে নির্দেশিকা)
