লেজার যেকোনো প্রতিষ্ঠানের জন্য একটি অতिआবশ্যক নথি। এটি প্রতিটি ট্রানজ্যাকশনের পর ডেবিট, ক্রেডিট এবং কোম্পানির বর্তমান ব্যালেন্সের বিস্তারিত দেখায়। এই আর্টিকেলে আমরা এক্সেলে লেজার বুক মেইনটেইন করার ধাপে ধাপ প্রক্রিয়া প্রদর্শন করব। আপনি যদি এই বিষয়ে জানতে আগ্রহী হন, আমাদের প্র্যাকটিস ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করুন এবং আমাদের সাথে থাকুন।
এই আর্টিকেল পড়ার সময় প্র্যাকটিসের জন্য এই প্র্যাকটিস ওয়ার্কবুকটি ডাউনলোড করুন।
লেজার বукের ওভারভিউ
একাউন্টিং লেজার বুক একটি কোম্পানির সকল ট্রানজ্যাকশন এবং আর্থিক বিবরণী রেকর্ড করে। জেনারেল লেজার অ্যাকাউন্টের অধীনে, ব্যালেন্স শীট একাধিক অ্যাকাউন্টে সংগঠিত থাকে যেমন—एसেটস, অ্যাকাউন্টস পেয়েবল, অ্যাকাউন্টস রিসিভেবল, স্টকহোল্ডার্স, ইকুইটি, লায়াবিলিটি, ট্যাক্স, রেভেনিউ, এক্সপেন্স, ফান্ড, লোন, প্রফিট, লস, স্টক, বন্ড, ওয়েজ ইত্যাদি।
লেজার বুক সাধারণত তিন প্রকার:
সেলস লেজার (Sales Ledger)
সেলস লেজার হলো কোম্পানির দ্বারা রাখা গ্রাহকদের পণ্য বা সার্ভিস বিক্রয়ের রেকর্ড। এই লেজারের ফলে আমরা সেলস প্রফিট এবং ইনকাম স্টেটমেন্টের ধারণা পাই।
পারচেজ লেজার (Purchase Ledger)
পারচেজ লেজার কোম্পানির দ্বারা অন্য প্রতিষ্ঠান থেকে পণ্য, সার্ভিস বা প্রোডাক্ট ক্রয়ের ট্রানজ্যাকশন রেকর্ড করে। এটি দৃশ্যমান তথ্য দেয় যে প্রতিষ্ঠানটি অন্য কোম্পানিগুলোকে কত টাকা चुकाয়েছে।
জেনারেল লেজার (General Ledger)
জেনারেল লেজার সাধারণত দুই প্রকার:
- নоминаল লেজার (Nominal Ledger): নоминаল লেজার আয়, ব্যয়, ইনশুরেন্স, ডিপ্রিসিয়েশন ইত্যাদির তথ্য দেয়।
- প্রাইভেট লেজার (Private Ledger): প্রাইভেট লেজার বেতন, মজুরি, ক্যাপিটাল ইত্যাদি মত গোপন তথ্য রেকর্ড করে। প্রাইভেট লেজার সাধারণত সবার জন্য অ্যাক্সেসযোগ্য নয়।
এক্সেলে লেজার বুক মেইনটেইন করার ধাপে ধাপ প্রক্রিয়া
প্রক্রিয়াটি বোঝানোর জন্য আমরা একটি কোয়ার্টারলি লেজার বুক তৈরির প্রক্রিয়া দেখাবো। প্রক্রিয়াটি নিচে ধাপে ধাপ আলোচনা করা হলো:
ধাপ ১: লেজার বুকের লে আউট তৈরি করুন
প্রথম ধাপে, আমরা একটি এরিয়া তৈরি করব যেখানে আমাদের প্রতিষ্ঠান সম্পর্কে সকল অপরিহার্য তথ্য ইনপুট করা যাবে। এখানে আমরা প্রতিটি মাসিক লেজারের জন্য স্লট তৈরি করব।
- প্রথমে Insert ট্যাবে, Illustration > Shapes অপশনের ড্রপ-ডাউন অ্যারো-এ ক্লিক করুন।
- তারপর আপনার পছন্দ অনুযায়ী একটি শেপ সিলেক্ট করুন। আমরা Ribbon: Tilted Down শেপটি বেছে নিলাম।
- আপনি দেখবেন আপনার মাউস কার্সর আইকন পরিবর্তন হয়েছে। এখন আপনি যেখানে শেপটি রাখতে চান সেখানে ড্র্যাগ করুন।
- এখন শিটের টাইটল হিসেবে LEDGER লিখুন।
- তারপর F1 সেল সিলেক্ট করুন, Insert ট্যাবে Illustration > Pictures-এর ড্রপ-ডাউন অ্যারো-এ ক্লিক করুন।
- This Device অপশনটি বেছে নিন।
- ফলস্বরূপ Insert Picture নামক একটি ছোট ডায়ালগ বক্স আসবে।
- আপনার প্রতিষ্ঠানের লোগো সিলেক্ট করুন এবং Insert বাটনে ক্লিক করুন। আমরা প্রদর্শনের জন্য আমাদের ওয়েবসাইটের লোগো বেছে নিলাম।
- লোগোটি শিটে উপযুক্ত জায়গায় রাখুন।
- এখন B4:B5, B7:B8, এবং E7:E8 সেল রেঞ্জে নিচের এন্টিটিগুলো লিখুন এবং відпов 움직 সেলগুলোকে ইনপুট সেল হিসেবে ফরম্যাট করুন।
- আমাদের প্রথম কাজ শেষ।
সুতরাং আমরা বলতে পারি যে, এক্সেলে লেজার বুক মেইনটেইন করার প্রথম টাস্ক আমরা সম্পন্ন করেছি।
আরও পড়ুন: জেনারেল জার্নাল ডেটা থেকে এক্সেলে জেনারেল লেজার তৈরি করুন
ধাপ ২: প্রতিটি মাসের জন্য লেজার বুক তৈরি করুন
এই ধাপে, আমরা আমাদের আর্থিক কার্যকলাপের রেকর্ড রাখতে মাসিক লেজার অ্যাকাউন্ট ডেটাসেট তৈরি করব।
- প্রথমে B10:H10 সেল রেঞ্জে আমাদের টেবিল হেডিং-এর টাইটেলগুলো লিখুন।
- আমরা ধরে নিচ্ছি প্রতিমাসে ৭টি আর্থিক কার্যকলাপ আছে। তাই B10:H17 সেল রেঞ্জকে আমাদের লেজার বুক ডেটাসেট হিসেবে সিলেক্ট করলাম এবং Home ট্যাবের Font গ্রুপ থেকে All Border অপশন দিয়ে সেলগুলো ফরম্যাট করলাম।
- কলাম H-এ ডেটা ভ্যালিডেশন অপশন দরকার। যাতে কেউ এই লেজার ব্যবহার করলে সে H11:H17 সেল রেঞ্জে শুধু Debit বা Credit ইনপুট দিতে পারে।
- এখন H11:H17 সেল রেঞ্জ সিলেক্ট করুন, Data ট্যাবে Data Tools গ্রুপ থেকে Data Validation > Data Validation-এর ড্রপ-ডাউন অ্যারো-এ ক্লিক করুন।
- ফলস্বরূপ Data Validation ডায়ালগ বক্স আসবে।
- তারপর Allow ফিল্ডকে Any value থেকে List-এ পরিবর্তন করুন, এবং Source ফিল্ডে Debit,Credit লিখুন।
- শেষে OK-এ ক্লিক করুন।
- আপনি সেই সেলগুলোতে ডেটা ভ্যালিডেশন ড্রপ-ডাউন পাবেন।
- उसके बाद, প্রথম ট্রানজ্যাকশনের পর balance-এর মান বের করতে নিচের ফর্মুলা H11 সেলে লিখুন।
=C8+F11-G11
- Enter চাপুন।
- আমাদের বর্তমান মান পরিবর্তন হয়েছে। তাই দ্বিতীয় ট্রানজ্যাকশনের পর balance-এর মান বের করতে নিচের ফর্মুলা H12 সেলে লিখুন।
=H11+F12-G12
- আবার Enter চাপুন।
- এখন Fill Handle আইকনে ড্র্যাগ করে ফর্মুলাটি H17 সেল পর্যন্ত কপি করুন।
- उसके बाद, Income-এর মোট মান বের করতে SUM ফাংশন ব্যবহার করে নিচের ফর্মুলা F18 সেলে লিখুন।
=SUM(F11:F17)
- Enter চাপুন।
- একইভাবে Expense কলামের জন্যও অনুরূপ ফর্মুলা লিখুন।
- এরপর, আমাদের H17 সেলের ক্লোজিং ব্যালেন্স সঠিক কিনা চেক করতে নিচের ফর্মুলা H18 সেলে লিখুন।
=C8+F18-G18
- একইভাবে Enter চাপুন।
- শেষে, Closing Data-র নিচে ক্লোজিং ব্যালেন্স দেখাতে মার্জড সেল F8-এ নিচের ফর্মুলা ইনপুট করুন।
=H18
- Enter চাপুন।
- আমাদের কাজ শেষ।
- চলুন কিছু স্যাম্পল ডেটা দিয়ে চেক করি যে সকল ফর্মুলা এই শিটে সঠিকভাবে কাজ করছে কিনা।
- আপনি দেখবেন যেসব সেলে আমরা ফর্মুলা ইনপুট করেছিলাম সেগুলো আমাদের ডেটা এন্ট্রির সাথে রেসপন্স করছে।
- একইভাবে February এবং March-এর জন্য আরও দুইটি শিট তৈরি করুন।
সুতরাং আমরা বলতে পারি যে, এক্সেলে লেজার বুক মেইনটেইন করার দ্বিতীয় ধাপ আমরা শেষ করেছি।
আরও পড়ুন: এক্সেলে লেজার তৈরি করা (সহজ ধাপসমূহ সহ)
ধাপ ৩: সামারি রিপোর্ট ডিজাইন করুন
এখন আমরা আমাদের সামারি রিপোর্টের প্রাথমিক লে আউট ডিজাইন করব।
- প্রথমে Jan শিটের ১:৮ সারি সিলেক্ট করুন এবং Ctrl+C চাপিয়ে কপি করুন।
- তারপর Summary শিটে যান এবং Ctrl+V চাপিয়ে পেস্ট করুন।
- এখন শিটের টাইটল LEDGER থেকে Summary-এ পরিবর্তন করুন।
- আমরা আমাদের Summary শিটে মাসের নাম, ইনকাম, এক্সপেন্স, এবং ব্যালেন্স দেখাব। তাই চারটি কলামে তথ্য মডিফাই করুন এবং অপ্রয়োজনীয় কলামগুলো ডিলিট করুন।
- उसके بعد B10:E10 সেল রেঞ্জে চারটি টেবিল টাইটেল লিখুন।
- এরপর B11:B13 সেল রেঞ্জে মাসের নাম লিখুন এবং সকল সেলে অল বর্ডার দিন।
- শেষে সারি ১৪-কে Total হিসেবে ডিনোট করুন যাতে সব কলামের মোট দেখা যায়।
শেষে, আমরা বলতে পারি যে, এক্সেলে লেজার বুক মেইনটেইন করার তৃতীয় ধাপ আমরা সফলভাবে সম্পন্ন করেছি।
আরও পড়ুন: চেকবুক লেজার এক্সেলে তৈরি করা (২টি কার্যকর উদাহরণ)
ধাপ ৪: সামারি ও অন্যান্য শিটের মধ্যে সম্পর্ক স্থাপন করুন
এই ধাপে, আমরা Summary শিট এবং অন্যান্য তিন মাসের শিটের মধ্যে সম্পর্ক স্থাপন করব।
- প্রথমে, Summary শিট থেকে Jan শিটে কোম্পানির নাম আনতে C4 সেলে নিচের ফর্মুলা লিখুন। এর জন্য আমরা IF ফাংশন ব্যবহার করব।
=IF(Summary!C4<>0,Summary!C4,"")
- Enter চাপুন।
- তারপর C5 সেলে Fill Handle আইকন ড্র্যাগ করুন Summary শিট থেকে ঠিকানা আমদানি করতে।
- আমাদের Opening Date, Opening Balance, এবং Closing Date-এর মান সব শিটে ম্যানুয়ালি ইনপুট করতে হবে।
- এখন, January-এর মোট Income পেতে C11 সেলে নিচের ফর্মুলা লিখুন।
=Jan!F18
- আবার Enter চাপুন।
- একইভাবে, January-এর মোট Expense আমদানি করতে D11 সেলে নিচের ফর্মুলা লিখুন।
=Jan!G18
- Enter চাপুন।
- শেষে, January-এর চূড়ান্ত Balance পেতে E11 সেলে নিচের ফর্মুলা লিখুন।
=Jan!H18
- Enter চাপুন।
- আপনি January-এর সকল মান পেয়ে যাবেন। একইভাবে February এবং March-এর মোট মান আমদানি করতে ফর্মুলা লিখুন।
- শেষে, কোয়ার্টারলি মোট Income পেতে SUM ফাংশন ব্যবহার করে নিচের ফর্মুলা লিখুন।
=SUM(C11:C13)
- Enter চাপুন।
- একইভাবে SUM ফাংশন ব্যবহার করে Expense কলামের মোট বের করুন।
- এখন, মোট closing balance পেতে E14 সেলে নিচের ফর্মুলা লিখুন।
=C8+C14-D14
- আবার Enter চাপুন।
- যেহেতু এটি একটি কোয়ার্টারলি লেজার বুক, Closing Balance-এর মান হবে March-এর Closing Balance।
- E8 সেলে মান দেখাতে সেলের জন্য নিচের ফর্মুলা লিখুন।
=E14
- শেষ বার Enter চাপুন।
- আমাদের লেজার বুক তৈরির কাজ শেষ।
অবশেষে, আমরা বলতে পারি যে, এক্সেলে লেজার বুক মেইনটেইন করার চূড়ান্ত ধাপ আমরা সম্পন্ন করেছি।
আরও পড়ুন: সাবসিডিয়ারি লেজার এক্সেলে তৈরি করা (সহজ ধাপসমূহ সহ)
ধাপ ৫: স্যাম্পল ডেটা দিয়ে লেজার বুক ভেরিফাই করুন
এই শেষ ধাপে, আমরা আমাদের সকল পৃথক মাসিক শিটে স্যাম্পল ডেটা ইনপুট করব এবং লেজার বুক ভেরিফাই করব।
- প্রথমে Summary শিটে কোম্পানির নাম এবং ঠিকানা ইনপুট করুন।
- আপনি দেখবেন উভয় ডেটা অন্যান্য তিনটি শিটে এক্সপোর্ট হয়েছে।
- এখন Jan শিটে সকল প্রয়োজনীয় ডেটা ইনপুট করুন।
- একইভাবে Feb শিটে স্যাম্পল ডেটা ইনপুট করুন।
- শেষে Mar শিটে ডেটা ইনপুট করুন।
- শেষে Summary শিটে ফিরে আসুন, এবং আপনি দেখবেন সকল ডেটা এখানে ইম্পোর্ট হয়েছে।
অতএব, আমরা বলতে পারি যে আমাদের সকল ফর্মুলা সঠিকভাবে কাজ করছে এবং আমরা এক্সেলে লেজার বুক তৈরি ও মেইনটেইন করতে সক্ষম হয়েছি।
আরও পড়ুন: ট্যালি থেকে সকল লেজার এক্সেলে এক্সপোর্ট করা
উপসংহার
এই আর্টিকেলের সমাপ্তি এখানে। আশা করি এই আর্টিকেল আপনার জন্য উপকারী হবে এবং আপনি এক্সেলে লেজার বুক মেইনটেইন করতে পারবেন। আপনার যেকোনো thêm প্রশ্ন বা সুপারিশ থাকলে নিচে কমেন্ট সেকশনে আমাদের সাথে শেয়ার করুন।
আমাদের ওয়েবসাইট ExcelDemy চেক করা ভুলবেন না এক্সেল-সম্পর্কিত আরও অনেক সমস্যা ও সমাধানের জন্য। নতুন পদ্ধতি শিখতে থাকুন এবং উন্নতি করুন!
সম্পর্কিত আর্টিকেল
- পার্টি লেজার রিকনসিলিয়েশন ফরম্যাট এক্সেলে তৈরি করা
- ভেন্ডর লেজার রিকনসিলিয়েশন ফরম্যাট এক্সেলে তৈরি করা
- ব্যাংক লেজার এক্সেলে তৈরি করা (সহজ ধাপসমূহ সহ)
