যদি আপনি এক্সেল-এ কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং ব্যবহার করার কিছু বিশেষ ট্রিক খুঁজছেন তবে আপনি সঠিক জায়গায় আছেন। এটি এক্সেল-এ কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং কীভাবে ব্যবহার/করবেন সে সম্পর্কে একটি সম্পূর্ণ গাইড। আপনি এছাড়া শিখবেন কীভাবে এক্সেল-এ মাল্টিপল কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং করা ও ম্যানেজ করা যায়, এবং অন্য সেল ভিত্তিক কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং। চলুন আর্টিকেলের মূল অংশে যাই।
প্র্যাকটিস ওয়ার্কবুক এখান থেকে ডাউনলোড করতে পারেন।
এক্সেল কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং কী?
কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং হলো কিছু শর্তের ওপর ভিত্তি করে সেলের ফরম্যাট পরিবর্তন করার একটি পদ্ধতি। উদাহরণস্বরূপ, আমি আপনাকে একটি এক্সেল ওয়ার্কশিট দিই। ওয়ার্কশিটের কিছু সেলে কিছু সংখ্যা আছে। আপনি চান যে সেলগুলোর মান শূন্য-র চেয়ে কম সেগুলোকে লাল ব্যাকগ্রাউন্ড রঙ দিয়ে ফরম্যাট করবেন।
- এখানে শর্তের অংশ: যদি সংখ্যাগুলো শূন্য থেকে কম হয়।
- এবং ফরম্যাটের অংশ: সেসব সেলকে লাল ব্যাকগ্রাউন্ড দিয়ে ফিল করা।
এক্সেলে কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং কীভাবে করবেন
এই সেকশনে আমি উইন্ডোজ অপারেটিং সিস্টেমে এক্সেল-এ সকল ধরনের কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং দেখাব। প্রতিটি বিষয় স্পষ্ট ব্যাখ্যা ও চিত্রের সাথে এই আর্টিকেলে দেওয়া আছে। আমি এখানে Microsoft 365 ভার্সন ব্যবহার করেছি। কিন্তু আপনি উপলব্ধতা অনুযায়ী অন্য ভার্সনও ব্যবহার করতে পারেন। আর্টিকেলের যেকোনো কিছু আপনার ভার্সনে কাজ না করলে কমেন্টে জানান।
आगे की प्रक्रिया समझाने के लिए, मैं নিচের ডেটা সেট ব্যবহার করব। এখানে কলাম B-এ কিছু র্যান্ডম ডেট, কলাম C-এ কিছু র্যান্ডম নাম, এবং কলাম D-এ সেই নির্দিষ্ট দিনের অর্জিত প্রফিট আছে। শর্তের মানদণ্ড অনুযায়ী আমরা ডেটা সেটে সকল ফরম্যাটিং শর্ত প্রয়োগ করব।
১. হাইলাইট সেলস রুলস (Highlight Cells Rules)
আপনি কিছু রুল ভিত্তিক সেল হাইলাইট করতে পারেন যেমন কোনো নির্দিষ্ট মানের চেয়ে বड़ा, ছোট, বা একটি রেঞ্জের মাঝপথে। এখানে আমি সকল ধরনটি ধাপে ধাপে ও চিত্রসহ দেখাচ্ছি।
মানদণ্ড ১: সেল ভ্যালু নির্দিষ্ট মানের চেয়ে বড় (Greater Than)
এখানে আমি গ্রেটার দান শর্ত ভিত্তিক সেল ফরম্যাট করব। একটি নির্দিষ্ট মান সেট করব এবং দেখব কতগুলো সেলের মান সেই মানের চেয়ে বড়। এটি করতে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।
📌 ধাপসমূহ:
- প্রথমে, সেল রেঞ্জ D5:D12 সিলেক্ট করুন।
- তারপর রিবনের Home ট্যাব থেকে Conditional Formatting সিলেক্ট করুন।
- দ্বিতীয়, পূর্বের কমান্ড বেছে নেওয়ার পর আপনি ড্রপ-ডাউন লিস্ট দেখবেন যেখানে Conditional Formatting-এর সকল মূল টাইপ আছে।
- তারপর Highlight Cells Rules বেছে নিন যাতে দ্বিতীয় ড্রপ-ডাউন মেনু দেখতে পান।
- সেখান থেকে Greater Than অপশন বেছে নিন।
- তৃতীয়, আপনি Greater Than ডায়ালগ বক্স দেখবেন।
- তারপর তুলনার জন্য একটি মান সেট করুন।
- এখানে, আমি ৪০০০-র চেয়ে বড় মানवाले সেলগুলো হাইলাইট করব।
- মানদণ্ড সেট করার পর বড় মানवाले সেলগুলো হাইলাইট হবে।
- তারপর ডায়ালগ বক্স বন্ধ করতে OK চাপুন।
- চূড়ান্ত, এই প্রসেসের ফাইনাল রেজাল্ট নিচের ছবির মতো হবে।
মানদণ্ড ২: সেল ভ্যালু নির্দিষ্ট মানের চেয়ে ছোট (Less Than)
এই সেকশনটি পূর্বেরটির বিপরীত। এখানে আমি নির্দিষ্ট মানের চেয়ে কম মানवाले সেল হাইলাইট করব। আরও জানতে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।
📌 ধাপসমূহ:
- প্রথমে, সেল রেঞ্জ সিলেক্ট করার পর Highlight Cells Rules-এর দ্বিতীয় অপশন Less Than-এ যান।
- দ্বিতীয়, Less Than ডায়ালগ বক্স দেখাবে।
- তারপর তুলনার জন্য একটি মান ফিক্স করুন।
- এখানে, আমি ২৫০০-র চেয়ে কম মানवाले সেল হাইলাইট করব।
- হাইলাইট করার পর বক্স বন্ধ করতে OK চাপুন।
- কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং প্রয়োগ করার পর আউটপুট এখানে।
মানদণ্ড ৩: সেল ভ্যালু দুটি মানের মাঝপথে (Between)
এখানে তৃতীয় হাইলাইটিং মানদণ্ড হবে দুটি দिये गये মানের মাঝপথে পড়া সেল ভ্যালু। কীভাবে হাইলাইট করবেন তা নিচের ধাপগুলোতে দেওয়া আছে।
📌 ধাপসমূহ:
- প্রথমে, সেল রেঞ্জ D5:D12 সিলেক্ট করার পর Highlight Cells Rules-এর Between কন্ডিশনে যান।
- দ্বিতীয়, ডায়ালগ বক্সে দুটি মান সেট করুন যাতে সেসব মানের মাঝপথে পড়া সেলগুলো হাইলাইট হয়।
- এই উদাহরণে, আমরা ৩০০০ এবং...
- শেষে ডায়ালগ বক্স বন্ধ করতে OK চাপুন।
- কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং প্রয়োগ করার পর আউটপুট।
মানদণ্ড ৪: সেল ভ্যালু নির্দিষ্ট মানের সমান (Equal To)
এই সেকশনের লক্ষ্য হলো নির্দিষ্ট মানের সাথে সঠিক মিল রাখা সেলগুলো হাইলাইট করা। এই প্রসেসের ধাপগুলো নিচে।
📌 ধাপসমূহ:
- প্রথমে, সেল রেঞ্জ D5:D12 সিলেক্ট করে Highlight Cells Rules-এর Equal To বেছে নিন।
- তারপর ডায়ালগ বক্সে ডেটা সেটে সঠিক ম্যাচ দেখার জন্য একটি মান সেট করুন।
- এখানে, আমরা ৩১৫০-এর সমান সেলগুলো হাইলাইট করব।
- কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং প্রয়োগ করার পর আউটপুট।
মানদণ্ড ৫: নির্দিষ্ট টেক্সট ধারণকারী সেল (Text that Contains)
আগের সকল শর্ত সংখ্যা বা মান ভিত্তিক ছিল। কিন্তু এই সেকশনে আমরা কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং দিয়ে নির্দিষ্ট টেক্সট কীভাবে খুঁজে বের করবেন তা দেখাব। আরও জানতে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।
📌 ধাপসমূহ:
- প্রথমে, সেল রেঞ্জ C5:C12 সিলেক্ট করুন।
- তারপর Highlight Cells Rules-এর Text that Contains বেছে নিন।
- দ্বিতীয়, Text that Contains ডায়ালগ বক্স দেখাবে।
- তারপর টাইপ বক্সে ডেটা সেট থেকে যেকোনো টেক্সট টাইপ করুন।
- টাইপ করার পর ডেটা সেটে টেক্সটটি হাইলাইট হবে।
- শেষে বক্স বন্ধ করতে OK চাপুন।
- কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং প্রয়োগ করার পর আউটপুট।
মানদণ্ড ৬: নির্দিষ্ট ডেট ধারণকারী সেল (A Date Occurring)
এই সেকশনে আমরা ডেটা সেটে ডেট सम्बन्धি কিছু শর্ত প্রয়োগ করব। আপনার ডেটা সেটে নির্দিষ্ট ডেট কীভাবে হাইলাইট করবেন তা নিচের ধাপগুলোতে দেওয়া আছে।
📌 ধাপসমূহ:
- প্রথমে, ডেটা ধারণকারী সেল রেঞ্জ সিলেক্ট করুন, যা B5:B12।
- তারপর Highlight Cells Rules ড্রপ-ডাউন থেকে A Date Occurring বেছে নিন।
- দ্বিতীয়, ডায়ালগ বক্সে গত মাসের ডেট ধারণকারী সেল হাইলাইট করার রুল সেট করুন।
- ফলস্বরূপ, সেল রেঞ্জ B5:B12-এ শুধু গত মাসের ডেটগুলো হাইলাইট হবে।
- কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং প্রয়োগ করার পর আউটপুট।
মানদণ্ড ৭: ডুপ্লিকেট সেল ভ্যালু (Duplicate Values)
Highlight Cells Rules-এর শেষ শর্ত হলো ডেটা সেট থেকে ডুপ্লিকেট মান বের করা। আপনি যদি ডুপ্লিকেট মান হাইলাইট করতে চান তবে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।
📌 ধাপসমূহ
- প্রথমে, শর্ত প্রয়োগ করতে চাইয়া সেল রেঞ্জ সিলেক্ট করুন।
- তারপর ড্রপ-ডাউন থেকে Duplicate Values বেছে নিন।
- দ্বিতীয়, কমান্ড সিলেক্ট করার পর সেল থেকে ডুপ্লিকেট ভ্যালুগুলো অটোমেটিক্যালি হাইলাইট হবে।
- কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং প্রয়োগ করার পর আউটপুট।
২. টপ/বটম রুলস (Top/Bottom Rules)
Top and Bottom Rules এক্সেলে Conditional Formatting-এর দ্বিতীয় টাইপ। আপনি যদি ডেটা সেট থেকে সর্বোচ্চ বা সর্বনিম্ন মান হাইলাইট করতে চান বা ডেটার টপ বা বটম পার্সেন্টেজ বের করতে চান, তবে এই টাইপটি সেরা পছন্দ।
কেস ১: ডেটা সেট থেকে যেকোনো সংখ্যক টপ ভ্যালু (Top 10)
কখনো কখনো ইউজাররা তাদের দেয়া ডেটায় সর্বোচ্চ মানগুলো দেখাতে চান বিশ্লেষণের জন্য। নিচের এই প্রসেসের ধাপগুলো বর্ণনা করে কীভাবে এই শর্ত প্রয়োগ করবেন।
📌 ধাপসমূহ:
- প্রথমে, শর্ত প্রয়োগের জন্য নিচের ডেটা সেট নিন।
- দ্বিতীয়, সেল রেঞ্জ D5:D12 সিলেক্ট করুন।
- তারপর হোম ট্যাবে, Conditional Formatting-এর দ্বিতীয় টাইপ Top/Bottom Rules বেছে নিন।
- নियम থেকে Top 10 সিলেক্ট করুন।
- দ্বিতীয়, একটি ডায়ালগ বক্স দেখাবে যেখানে আপনি ম্যানুয়ালি টপ ভ্যালু-র সংখ্যা ইনপুট দিতে পারেন।
- যেহেতু ডেটা সেটে ১০ আইটেম-র চেয়ে কম আছে, আমরা ডেটা সেট থেকে টপ ৩ মান হাইলাইট করব।
- চূড়ান্ত, এই শর্ত ডেটা সেট থেকে টপ ৩ ভ্যালু হাইলাইট করবে।
- কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং প্রয়োগ করার পর আউটপুট।
কেস ২: টপ ১০% (অথবা যেকোনো পার্সেন্টেজ) ভ্যালু (Top 10%)
আপনি যদি আপনার ডেটা সেট থেকে কতগুলো মান পুরো ডেটা সেটের টপ ১০ পার্সেন্ট-এ পড়ে সেটি হাইলাইট করতে চান তবে এই শর্ত প্রয়োগ করতে পারেন। বিস্তারিত প্রসেসের জন্য নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।
📌 ধাপসমূহ
- শুরুতে, সেল রেঞ্জ D5:D12 সিলেক্ট করুন।
- তারপর Top/Bottom Rules-এর Top 10% বেছে নিন।
- দ্বিতীয়, হাইলাইট শর্ত সেট করুন যাতে টোটাল ভ্যালুর টপ ১০%-এ পড়া সেলগুলো দেখতে পান।
- তারপর, সেল D5 যেটি $৫০০০ এবং দিয়া শর্ত পূরণ করে সেটি দেখাবে।
কেস ৩: ডেটা সেট থেকে বটম ১০ (অথবা যেকোনো সংখ্যক) আইটেম (Bottom 10 Items)
এই টাইপের তৃতীয় মানদণ্ডে, আমরা ডেটা সেটের নিচের মানগুলো হাইলাইট করব। স্পষ্ট ধারণার জন্য নিচের ধাপগুলো দেখুন।
📌 ধাপসমূহ
- প্রথমে, শর্ত প্রয়োগের জন্য ডেটা রেঞ্জ সিলেক্ট করুন।
- তারপর ড্রপ-ডাউন থেকে Bottom 10 Items বেছে নিন।
- দ্বিতীয়, ফিক্সড করুন কতগুলো নিচের মান দেখাতে হবে।
- তারপর, ডেটা সেটে হাইলাইট করা সেলগুলো বটম ৩ ভ্যালু প্রতিনিধিত্ব করবে।
কেস ৪: বটম ১০% (অথবা যেকোনো %) ভ্যালু (Bottom 10%)
দ্বিতীয় কেসে আপনি একটি ডেটা সেটে Top 10% Value কন্ডিশন ব্যবহারের উদাহরণ দেখেছেন। এখানে আমরা তার বিপরীত শর্ত দেখাব। আরও জানতে নিচের ধাপগুলো দেখুন।
📌 ধাপসমূহ:
- শুরুতে, শর্ত প্রয়োগ করতে চাইয়া ডেটা সেট সিলেক্ট করুন।
- তারপর Top/Bottom Rules ড্রপ-ডাউন থেকে Bottom 10% বেছে নিন।
- দ্বিতীয়, টাইপ বক্সে আপনার ইচ্ছামতো পার্সেন্টেজ ইনসার্ট করুন।
- उसके পর, দিয়া মানদণ্ড পূরণকারী ভ্যালু ডেটা সেটে হাইলাইট হবে।
- এখানে, $২১০০ পুরো ডেটা সেটের বটম ১০%-এর মানদণ্ড পূরণ করে।
কেস ৫: ডেটা সেটের গড়ের চেয়ে বড় ভ্যালু (Above Average)
আপনি কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং-এ টোটাল সেল ভ্যালুর গড় ভিত্তিক সেল ভ্যালু হাইলাইট করতে পারেন। ডেটা সেটের গড়ের চেয়ে বড় ভ্যালু হাইলাইট করতে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।
📌 ধাপসমূহ:
- শুরুতে, ইচ্ছামতো সেল রেঞ্জ সিলেক্ট করার পর Top/Bottom Rules-এর Above Average condition-এ যান।
- দ্বিতীয়, শর্ত প্রয়োগ করার পর ইচ্ছামতো ভ্যালুগুলো অটোমেটিক্যালি হাইলাইট হবে।
কেস ৬: ডেটা সেটের গড়ের চেয়ে ছোট ভ্যালু (Below Average)
এখন, আমরা ডেটা সেটের গড়ের চেয়ে ছোট ভ্যালু বের করব, যা Top/Bottom Rules-এর শেষ শর্ত। ভালো বোঝার জন্য নিচের ধাপগুলো দেখুন।
📌 ধাপসমূহ:
- প্রথমে, প্রয়োজনীয় ডেটা রেঞ্জ সিলেক্ট করার পর ড্রপ-ডাউন থেকে Below Average কমান্ডে যান।
- দ্বিতীয়, প্রয়োগ করা শর্তের অধীনে পড়া ডেটা ডেটা সেট থেকে হাইলাইট হবে।
৩. ডেটা বারস (Data Bars)
এটি এক্সেলে কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং-এর পাঁচ টাইপের তৃতীয়। আপনি যদি আপনার ডেটা সেটের সংখ্যাগুলো তুলনা করতে চান তবে এই শর্ত আপনার জন্য আদর্শ পছন্দ। সেল ভ্যালু ভিত্তিক এই শর্ত বার তৈরি করবে যা পজিটিভ এবং নেগেটিভ দুয়েটো মান চিত্রিত করবে। বিস্তারিত ধাপগুলো নিচে।
📌 ধাপসমূহ:
- দ্বিতীয়, Conditional Formatting ড্রপ-ডাউন-এর Data Bars সিলেক্ট করুন।
- তাহলে আপনি এই শর্তের অনেকগুলো পূর্বনির্মিত ডিজাইন দেখবেন।
- এরপর আপনার পছন্দ অনুযায়ী যেকোনো একটি বেছে নিন।
- তৃতীয়, সিলেক্ট করা ডেটা রেঞ্জ নিচের ছবির মতো দেখাবে।
- এখানে, পজিটিভ ভ্যালুগুলো সবুজে এবং নেগেটিভ ভ্যালুগুলো লালে প্রদর্শিত হবে।
৪. কালার স্কেলস (Color Scales)
চতুর্থ টাইপ হলো Color Scales। এটি ডেটা সেটে ডেটার বিতরণ প্রদর্শন করে। আপনি স্কেলে দুটি বা তিনটি রঙ মিক্স করতে পারেন। স্কেলের উপরের রঙ বড় মান, মাঝখানের স্কেল গড় মান, এবং নিচের রঙ স্কেল কম মান প্রতিনিধিত্ব করে। প্রসেস জানতে নিচের ধাপগুলো দেখুন।
📌 ধাপসমূহ:
- প্রথমে, প্রয়োজনীয় ডেটা রেঞ্জ সিলেক্ট করে Conditional Formatting-এর Color Scales ড্রপ-ডাউনে যান।
- তাহলে আপনি এই শর্তের অনেকগুলো পূর্বনির্মিত রঙ সেট দেখবেন।
- এরপর আপনার পছন্দ অনুযায়ী যেকোনো একটি বেছে নিন।
- ফলস্বরূপ, কলামটি মান বর্ধমান ক্রমে লাল থেকে হলুদ থেকে সবুজ রঙে ফরম্যাট হবে।
- আপনি More Rules অপশনও বেছে নিতে পারেন আপনার পছন্দমত Color Scale কাস্টোমাইজ করতে।
৫. আইকন সেটস (Icon Sets)
পাঁচ টাইপ কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং-এর শেষ টাইপ হলো Icon Sets। এটি ও পূর্বের দুটোর মতো কাজ করে। এই শর্ত সেল ভ্যালু ভিত্তিক সিলেক্ট করা সেল রেঞ্জে আইকন বসায়। এই আর্টিকেলের শেষ প্রসেসের ধাপগুলো নিচে।
📌 ধাপসমূহ:
- প্রথমে, প্রয়োজনীয় ডেটা রেঞ্জ বেছে নেওয়ার পর Conditional Formatting ড্রপ-ডাউন থেকে Icon Sets কমান্ড সিলেক্ট করুন।
- এখানে আপনি Icon Sets-এর অনেকগুলো ডিজাইন দেখবেন।
- পরिणামস্বরূপ, আপনার পছন্দমত যেকোনো ডিজাইন প্রয়োগ করুন।
- দ্বিতীয়, প্রয়োগ করার পর ডেটা সেট নিচের ছবির মতো দেখাবে।
- এখানে, লাল আইকন নিচের মান, হলুদ আইকন মাঝপথের মান, এবং সবুজ আইকন উপরের মান প্রতিনিধিত্ব করে।
৬. একক বা একাধিক নিউ রুলস দিয়ে কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং (New Rules)
মান लीজিয়ে, আপনি একই ডেটাসেটের জন্য একাধিক রুল যোগ করতে চান। এতে কনফ্লিক্ট সৃষ্টি হতে পারে কারণ রুলস একে অপরকে ওভাররাইড করতে পারে। আমি উদাহরণ দিয়ে দেখাচ্ছি:
- সবুজ রঙ যদি সেলের মান > ৪০০০
- হলুদ রঙ যদি সেলের মান ২০০০ এবং ৪০০০-এর মাঝপথে
- লাল রঙ যদি সেলের মান < ২০০০।
এখানে কোনো কনফ্লিক্ট সৃষ্টি হবে না। কিন্তু যদি রুলস নিচের মত করেন:
- সবুজ রঙ যদি সেলের মান > ৪০০০
- হলুদ রঙ যদি সেলের মান >৩০০০
- লাল রঙ যদি সেলের মান > ২০০০।
এই কেসে, যে সংখ্যা ৪০০০-র চেয়ে বড় সেটি ২০০০-র চেয়ে বড়ও। তাই এখানে কনফ্লিক্ট সৃষ্টি হবে। এই কেসগুলোতে, আপনাকে রুলস সিরিয়াল বানাতে হবে এবং "Stop if True" কন্ডিশন প্রয়োগ করতে হবে।
✅ একই ডেটাসেটে একাধিক কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং রুল ম্যানেজ করা
একই ডেটার কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং রুলস সংগঠিত করতে আপনাকে "Conditional Formatting Rules Manager" খুলতে হবে। নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন:
- যে কলামে শর্তগুলো প্রয়োগ করা সেটি সিলেক্ট করুন।
- তারপর Home ট্যাব > Conditional Formatting মেনু >> Manage Rules।
- এখানে, Conditional Formatting Rules Manager উইন্ডোতে আপনি তৈরি করা রুলস সিরিয়াল অনুযায়ী দেখবেন। এবং এটিই সেকেন্ড সিরিয়াল যাতে সেগুলো ফাংশন করবে।
- আপনি সেগুলো সহজে সর্ট করতে পারেন, এরো সিলেক্ট করে সর্টিং আপ বা ডাউন এরো ক্লিক করে।
- আপনি যদি স্ক্রিনশট-এ দেখানো মতে সিরিয়াল-এ রুলস প্রয়োগ করেন তবে আপনি প্রয়োজনীয় আউটপুট পাবেন। এখানে, প্রথমে প্রথম রুল ফাংশন করবে। তাই যদি সংখ্যা ২০০০-র চেয়ে বড় হয় তবে সেলটি লাল রঙে ফিল হবে এবং ফাংশন স্টপ হবে যদি চেকবক্স মার্কড থাকে।
- তাহলে আউটপুট স্ক্রিনশটে দেখানো মতো হবে। আপনি যদি চেকবক্সগুলো আনмар্ক করেন তবে আউটপুট ভিন্ন হবে।
- আপনার স্পষ্টতায়, আপনাকে সেগুলো সিরিয়াল অনুযায়ী সর্ট করতে হবে। প্রথমে এটি চেক করবে সংখ্যা ৪০০০-র চেয়ে বড় কিনা। যদি হয় তবে সেলকে সবুজ রঙ দিয়ে ফিল করে শর্তগুলো স্টপ করবে। অন্যথায়, এটি পরবর্তী শর্তে যাবে এবং সেটি চেক করবে।
- এখন, রুলস সর্ট করার পর আউটপুট আপনার ইচ্ছামতো পারফেক্ট হবে।
৭. কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং দিয়ে এরর/ব্ল্যাঙ্ক হাইলাইট করা
আপনি সহজেই এক্সেলের কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং ব্যবহার করে ডেটাসেটের এরর এবং ব্ল্যাঙ্ক সেল বের করতে পারেন। সেটার জন্য নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন:
📌 ধাপসমূহ:
- প্রথম, পুরো ডেটাসেট বা যে কলামে আপনি এরর বা ব্ল্যাঙ্ক খুঁজতে চান সেটি সিলেক্ট করুন।
- তারপর উপরের রিবনে Home ট্যাবে যান এবং Conditional Formatting-এ ক্লিক করুন।
- ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে New Rule সিলেক্ট করুন অথবা একটি সিম্পল কীবোর্ড শর্টকাট ব্যবহার করুন। কীবোর্ডে Alt + O + D চাপুন Conditional Formatting-এ New Rule তৈরি করতে।
- তাহলে New Formatting Rule উইন্ডো দেখাবে।
- Rule type = "Format Only cells that contain" অপশন সিলেক্ট করুন।
- এখন, ব্ল্যাঙ্ক সেল হাইলাইট করতে ড্রপ-ডাউন মেনুতে Blanks সিলেক্ট করুন অথবা এররসহ সেল হাইলাইট করতে Errors সিলেক্ট করুন।
- এছাড়া আপনি Cell Value, Specific Text, Dates Occurring, No errors, এবং No Blanks সিলেক্ট করেও সেল হাইলাইট করতে পারেন।
- তারপর Format অপশনে যান এবং একটি ফিল রঙ সিলেক্ট করুন প্রয়োগ করতে, এবং দুটি উইন্ডোতে OK চাপুন।
- এখন, আপনার ডেটাসেটে ব্ল্যাঙ্ক বা এরর হাইলাইট করা থাকবে।
ফর্মুলা দিয়ে অ্যাডভান্সড কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং
আপনি ফর্মুলা তৈরি করে ডেটাসেটে কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং প্রয়োগ করতে পারেন। এখানে আমি ৩টি উদাহরণ দেখাচ্ছি ডেটাসেটের অড, ইভেন সারি বা প্রতিটি nth সারি হাইলাইট করতে। এছাড়া একটি সার্চ সেল অনুযায়ী ডেটাসেটের সেল হাইলাইট করার পদ্ধতিও দেখাব। উদাহরণগুলোতে যাই।
১. কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং দিয়ে অড বা ইভেন সারি হাইলাইট করা
এখানে আমি দেখাব কীভাবে আপনি ডেটাসেটের প্রতিটি অড সারি বা প্রতিটি ইভেন সারি হাইলাইট করতে পারেন। নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।
📌 ধাপসমূহ:
- Conditional Formatting-এ New Rule অপশনে যান।
- তারপর Rule type হিসেবে "Use a Formula to determine which cells to format" অপশন সিলেক্ট করুন।
- তারপর বক্সে নিচের ফর্মুলা পেস্ট করুন।
=ISODD(ROW())- এরপর Format বাটনে ক্লিক করে হাইলাইট করার জন্য একটি ফিল রঙ সিলেক্ট করুন।
- চূড়ান্ত, OK চাপুন।
- ফলস্বরূপ, ডেটাসেট নিচের স্ক্রিনশটের মতো হবে। ডেটাসেটের প্রতিটি অড সারি হলুদ হয়ে যাবে।
- সদৃশভাবে, আপনি যদি ডেটাসেটের ইভেন সারি হাইলাইট করতে চান তবে বক্সে নিচের ফর্মুলা ইনসার্ট করুন:
=ISEVEN(ROW())
- এখন, আপনি নিচের স্ক্রিনশটের মতো ডেটাসেট পাবেন।
২. প্রতিটি nth সারি হাইলাইট করা (Highlight Every nth Row)
আপনি এক্সেলে কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং ফিচার ব্যবহার করে ডেটাসেটের প্রতিটি nth সারি হাইলাইট করতে পারেন। সেটার জন্য নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।
📌 ধাপসমূহ:
- Conditional Formatting-এ New Rule অপশনে যান।
- তারপর Rule type হিসেবে "Use a Formula to determine which cells to format" অপশন সিলেক্ট করুন।
- তারপর বক্সে নিচের ফর্মুলা পেস্ট করুন।
=MOD(ROW(),3)=0- এখানে, আমি ফর্মুলায় ৩ ইনসার্ট করেছি যাতে ওয়ার্কশিটের প্রতিটি ৩য় সারি সিলেক্ট করা ফিল রঙে ফরম্যাট হয়।
- এরপর Format বাটনে ক্লিক করে হাইলাইট করার জন্য একটি ফিল রঙ সিলেক্ট করুন।
- চূড়ান্ত, OK চাপুন।
- ফলস্বরূপ, আপনি দেখছেন ডেটাসেটের ৬ষ্ঠ, ৯ম, এবং ১২তম সারি-এর সেলগুলো রঙে ফিল হয়েছে।
৩. ডাইনামিক সার্চ একটি ভ্যালু এবং মিল খুঁজে হাইলাইট করা
আপনি একটি সেল ভ্যালু অনুযায়ী সেল হাইলাইট করতে পারেন। অর্থাৎ, আপনি একটি ভ্যালু সার্চ করবেন এবং ডেটাসেটে সেই মান ধারণকারী সেল কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং দিয়ে হাইলাইট হবে। সেটার জন্য নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।
📌 ধাপসমূহ:
- প্রথমে, একটি সেল অসাইন করুন যেখানে থেকে ইউজার ইনপুট নিবেন। এখানে, আমি সেল F5-কে সার্চ আইটেম ইনপুট নেওয়ার জন্য অসাইন করেছি।
- তারপর Conditional Formatting-এ New Rule অপশনে যান।
- এখানে Rule type হিসেবে "Use a Formula to determine which cells to format" অপশন সিলেক্ট করুন।
- তারপর বক্সে নিচের ফর্মুলা পেস্ট করুন।
=AND($F$5<>"",$F$5=B5)- এরপর Format বাটনে ক্লিক করে হাইলাইট করার জন্য একটি ফিল রঙ সিলেক্ট করুন।
- চূড়ান্ত, OK চাপুন।
- এখন, ওয়ার্কশিট আপনার কাছ থেকে ইনপুট নেওয়ার জন্য প্রস্তুত। আপনি সেল F5-এ একটি ভ্যালু ইনসার্ট করলে, ডেটাসেটে একই মান ধারণকারী সেলটি হাইলাইট হবে।
- এভাবে, আপনি সহজে ডেটাসেটে আইটেম সার্চ করতে পারেন, এবং ডেটাসেটের মিলের সেলগুলো হাইলাইট হবে।
৪. অন্য সেল ভিত্তিক কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং (Based on Another Cell)
আপনি একটি সেল বা সেল রেঞ্জ ভিত্তিক সেল রেঞ্জের জন্য কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং তৈরি করতে পারেন। এখানে আমি দেখাচ্ছি কীভাবে আপনি সহজে এটি করতে পারেন।
📌 ধাপসমূহ:
- এখানে, আমি Salesrep কলামের সেলগুলোর কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং Profit কলামের মান ভিত্তিক করতে চাই।
- এজন্য, প্রথমে Salesrep কলামের সেলগুলো সিলেক্ট করুন।
- তারপর Conditional Formatting-এ New Rule অপশনে যান।
- এখানে Rule type হিসেবে "Use a Formula to determine which cells to format" অপশন সিলেক্ট করুন।
- তারপর বক্সে নিচের ফর্মুলা পেস্ট করুন।
=D5>4000- এরপর Format বাটনে ক্লিক করে হাইলাইট করার জন্য একটি ফিল রঙ সিলেক্ট করুন।
- চূড়ান্ত, OK চাপুন।
- এভাবে, আপনি Salesrep কলামের সেলগুলো হাইলাইট করেছেন যেগুলোর রেসপেক্টিভ প্রফিট ভ্যালু $৪০০০-র চেয়ে বড়।
- সদৃশভাবে, $২০০০ এবং $৪০০০-এর মাঝপথে প্রফিট এবং $২০০০-র চেয়ে কম প্রফিটের জন্য আরো দুটি রুল তৈরি করুন।
- Salesrep কলামের সেলগুলো $২০০০ এবং $৪০০০-এর মাঝপথে প্রফিট রেঞ্জের জন্য হাইলাইট করতে নিচের ফর্মুলা ব্যবহার করুন:
=AND(D5>=2000,D5<=4000)- Salesrep কলামের সেলগুলো $২০০০ এবং $৪০০০-র চেয়ে কম প্রফিটের জন্য হাইলাইট করতে নিচের ফর্মুলা ব্যবহার করুন:
=D5<2000- ফলস্বরূপ, আপনি Profit ভ্যালু ভিত্তিক Salesrep কলামের সেলগুলো হাইলাইট করেছেন।
এক্সেলে কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং কীভাবে মুছে ফেলবেন (Remove)
আপনি যদি ডেটাসেট থেকে কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং ক্লিয়ার বা রিমুভ করতে চান তবে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন:
- প্রথম, সেল রেঞ্জ সিলেক্ট করুন যেখান থেকে কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং রিমুভ করতে চান।
- তারপর Home ট্যাব >> Conditional Formatting মেনু >> Clear Rules অপশন।
- এখানে আপনি দুই অপশন দেখবেন। আপনি শুধু সিলেক্ট করা সেলগুলো থেকে কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং রিমুভ করতে চান তবে প্রথম অপশন বেছে নিন। এবং পুরো ওয়ার্কশিট থেকে কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং রিমুভ করতে চান তবে দ্বিতীয় অপশন বেছে নিন।
- ক্লিক করার পর, আপনি দেখবেন সিলেক্ট করা সেলগুলো থেকে কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং ক্লিয়ার হয়ে গেছে।
উপসংহার
এই আর্টিকেলে আপনি পেয়েছেন কীভাবে এক্সেল-এ Conditional Formatting ব্যবহার করতে হয়। আশা করি আপনি এই আর্টিকেলটি উপকারী পেয়েছেন। আরও এক্সেল-সম্পর্কিত কন্টেন্ট শিখতে আমাদের ওয়েবসাইট ExcelDemy ভিজিট করুন। আপনার যেকোনো প্রশ্ন, পরামর্শ, বা কোয়েরি থাকলে নিচে কমেন্ট সেকশনে জানান।
