Microsoft Outlook অ্যাপ এবং Outlook.com-এ ইমেল এনক্রিপ্ট করুন

যদিও সকল ইমেল সার্ভার এখন সিকিউর কানেকশন ব্যবহার করে, আপনি যদি Microsoft Outlook ডেস্কটপ ক্লায়েন্ট এবং Web-এ Outlook-এ ইমেল এনক্রিপ্ট করতে চান, তবে আপনি তা করতে পারেন। প্রক্রিয়াটি ভিন্ন, যাইহোক। এখানে আমরা ইমেল এনক্রিপশনের কথা বলছি, কানেকশন এনক্রিপশনের নয়। আপনি এটিকে একটি অতিরিক্ত সুরক্ষা স্তর হিসেবে ভাবতে পারেন।

যদিও এটি ব্যবহার করা সহজ, শেষ ব্যবহারকারী এবং সে যে ক্লায়েন্ট ব্যবহার করছে সেটি মনে রেখে। প্রেরক এবং প্রাপক উভয়েই যদি এনক্রিপশন ফরম্যাট সাপোর্ট না করে, তবে এমন ইমেল পাঠানো চ্যালেঞ্জিং হবে।

Outlook-এর দ্বারা সমর্থিত দুটি ধরণের এনক্রিপশন রয়েছে—

1. S/MIME এনক্রিপশন, এবং
2. Office 365 Message Encryption।

দ্বিতীয়টি কেবল তখন কাজ করে যখন একটি ব্যবসা Office 365 Enterprise E3 লাইসেন্স ব্যবহার করে। প্রথমটি, যাইহোক, ব্যাপকভাবে ব্যবহৃত হয় এবং Outlook ছাড়া অধিকাংশ ইমেল অ্যাপ্লিকেশনের সাথে কাজ করে।

Outlook Web ইন-হাউস এনক্রিপশন অফার করে, যা আপনি ব্যক্তিগত ইমেলের জন্য সক্রিয় করতে বেছে নিতে পারেন। এখানে আমরা যে বিষয়গুলো আলোচনা করব তার তালিকা:

1. Office Outlook ইমেল কীভাবে এনক্রিপ্ট করবেন
2. Outlook Web ইমেল কীভাবে এনক্রিপ্ট করবেন
3. Office ক্লায়েন্টের বাইরে এনক্রিপ্টেড ইমেল কীভাবে পড়বেন

নোট: Outlook-এ ব্যক্তিগত বা ইমেলগুলো পাসওয়ার্ড-প্রটেক্ট করার কোনো উপায় নেই। আপনি PST ফাইলগুলো পাসওয়ার্ড-প্রটেক্ট করতে পারেন, যাতে আপনার সকল ইমেল কারোও দ্বারা অ্যাক্সেসযোগ্য নেই, কিন্তু এটা এনক্রিপশন থেকে আলাদা।

Windows 10-এ Outlook-এ ইমেল এনক্রিপ্ট করুন

শুরু করার আগে, আপনি যদি S/MIME এনক্রিপশন ব্যবহার করেন, তবে প্রেরক এবং প্রাপক দুজনেরই S/MIME স্ট্যান্ডার্ড সমর্থনকারী একটি মেইল অ্যাপ্লিকেশন থাকতে হবে। Outlook S/MIME স্ট্যান্ডার্ড সমর্থন করে। আপনি হয় সকল ইমেল এনক্রিপ্ট করতে বেছে নিতে পারেন, বা একটি ইমেল আলাদাভাবে এনক্রিপ্ট করতে পারেন। পছন্দটি IT ডিপার্টমেন্টের পলিসি এনফোর্সমেন্টের উপর নির্ভর করে। এছাড়া, আপনার একটি S/MIME সার্টিফিকেট ইনস্টল থাকতে হবে। সেটি করার জন্য সঠিক ব্যক্তির সাথে যোগাযোগ করতে ভুলবেন না। একবার ইনস্টল হয়ে গেলে, আপনাকে Outlook-এ ডিজিটাল সার্টিফিকেট ড্রপডাউনে অপশনটি উপলব্ধ থাকবে।

একটি ইমেল আলাদাভাবে এনক্রিপ্ট করুন

• New Email কম্পোজারে থাকা অবস্থায়, Options ট্যাবে স্যুইচ করুন
• তারপর, নিচের ডান পাশে আর্কো ক্লিক করে More options বিভাগ প্রসারিত করুন।
• এটি প্রপার্টিজ বিভাগটি খুলবে। Security Settings বাটনে ক্লিক করুন।
  • প্রথমে, যে বক্সে "Encrypt message contents and attachments." লেখা আছে সেটি চেক করুন।
  • এরপর, Security-এর অধীনে, security settings-এর অধীনে ড্রপডাউনে ক্লিক করুন, এবং S/MIME সার্টিফিকেটটি নির্বাচন করুন।
  • শেষে, প্রযোজ্য হলে সিকিউরিটি লেবেল বেছে নিন।
• আপনি যখন ইমেলটি পাঠাবেন, তবে এটি এই স্ট্যান্ডার্ড ব্যবহার করে এনক্রিপ্ট হবে।

নোট: আপনার কাছে যদি S/MIME সার্টিফিকেট না থাকে, তবে Outlook ক্লায়েন্ট আপনাকে একটি যোগ করতে প্রম্পট করবে। আপনি যদি যোগ করতে না পারেন, তবে এটি আপনাকে একটি এনক্রিপ্টেড ইমেল পাঠাতে দেবে না।

সকল ইমেল এনক্রিপ্ট করুন

• Outlook খুলুন এবং File মেনুতে ক্লিক করুন
• তারপর আবার Options-এ ক্লিক করুন, এবং Trust Center > Trust Center Settings > Email Security-এ নেভিগেট করুন
• যে বক্সে "Encrypt message contents and attachments." লেখা আছে সেটি চেক করুন।
• Encrypted email-এর অধীনে, Settings > Certificates and Algorithms > S/MIME সার্টিফিকেট নির্বাচন করুন।
• OK বেছে নিন

আপনি যখন এটি সক্রিয় করবেন, তবে আপনার সকল ইমেল এনক্রিপ্ট হবে। আপনাকে নিশ্চিত করতে হবে যে প্রাপকটিও একটি ক্লায়েন্ট ব্যবহার করছে যা S/MIME সার্টিফিকেট সাপোর্ট করে যাতে সে ইমেলটি পড়তে পারে।

পড়ুন: Outlook-এর জন্য বিনামূল্যে ইমেল এনক্রিপশন অ্যাড-ইন।

Outlook on the Web-এ ইমেল এনক্রিপ্ট করুন

এই ফিচারটি শুধুমাত্র Office 365 Home বা Office 365 Personal সাবস্ক্রিপশনের জন্য উপলব্ধ। এটি উপযোগী যখন আপনি প্রাপকের ইমেল প্রদানকারীকে সিকিউর হওয়া বিষয়ে আস্থা রাখেন না। যাইহোক, আপনাকে স্পষ্টভাবে বুঝতে হবে এই ফিচারগুলো কীভাবে কাজ করে; অন্যথায়, প্রাপক ইমেলটি পড়তে বা কোনো কন্টেন্ট অ্যাক্সেস করতে পারবে না।

Outlook অ্যাকাউন্টে লগইন করুন, এবং তারপর নতুন মেসেজ বাটনে ক্লিক করুন। Attach-এর ঠিক পাশে একটি Encrypt লিংক আছে, সেটিতে ক্লিক করুন। আপনার দুটি অপশন থাকবে:

• Encrypt:

  • মেসেজটি এনক্রিপ্টেড থাকে এবং Office 365-এ থেকে বের হয় না।

  • Outlook.com এবং Office 365 অ্যাকাউন্ট বিশিষ্ট প্রাপকরা এনক্রিপশন ছাড়া অ্যাট্যাচমেন্ট ডাউনলোড করতে পারে

  • তারা Outlook.com, Outlook মোবাইল অ্যাপ, বা Windows 10-এ Mail অ্যাপ ব্যবহার করার সময় তা করতে পারে।

যাইহোক, তারা যদি অন্য যেকোনো ইমেল ক্লায়েন্ট ব্যবহার করে, তবে তাদের Office 365 Message Encryption পোর্টাল থেকে অ্যাট্যাচমেন্ট ডাউনলোড করতে একটি টেম্পোরারি পাসকোড ব্যবহার করতে হবে।

• Encrypt and Prevent Forwarding:
  • আপনার মেসেজ Office 365-এ এনক্রিপ্টেড থাকে
  • এটি কপি বা ফরোয়ার্ড করা যাবে না।
  • Word বা Excel-এর মতো Office ডকুমেন্ট ডাউনলোড করার পরও এনক্রিপ্টেড থাকে।
  • অন্যান্য অ্যাট্যাচমেন্ট, যেমন PDF ফাইল বা ইমেজ ফাইল, এনক্রিপশন ছাড়া ডাউনলোড করা যাবে।

Office ক্লায়েন্টের বাইরে এনক্রিপ্টেড ইমেল কীভাবে পড়বেন

আপনি যদি এনক্রিপ্টেড ইমেল পাঠাতে চান এবং Gmail-এর মতো অ্যাপ ব্যবহারকারীদের সেটি পড়তে দিতে চান, তবে আপনাকে নিচের পদ্ধতিটি শেয়ার করতে হবে। এই পদ্ধতিটি ইমেল অ্যাক্সেস করার জন্য একটি পাসওয়ার্ড চাইবে। যাইহোক, এটি প্রাপকের প্রামাণিকতা যাচাই করার জন্য Microsoft দ্বারা অফার করা একটি পাসকোড।

• এনক্রিপশন ব্যবহার করে ইমেল কম্পোজ ও পাঠান
• প্রাপককে একটি ইমেল পাওয়া যাবে যেটে ব্যক্তি এবং তার ইমেল আইডি সম্পর্কে তথ্য থাকবে।
• তারপর মেসেজ পড়তে, Read the Message বাটনে ক্লিক করুন
• এটি আপনাকে Office 365 সেন্টারে নিয়ে যাবে যেখানে আপনি হয় One Time পাসকোড ব্যবহার করে বা Google-এ সাইন ইন করে যাচাই করতে পারেন।
• যাচাইকরণ সম্পূর্ণ হলে, ইমেলটি প্রকাশ পাবে।

নোট: একটি OTP প্রাপকের ইমেলে পাঠানো হয়।

আপনি লক্ষ্য করতে পারেন, ইমেল কখনো Office 365 সার্ভার ছাড়ে না। ইমেলটি সেখানে হোস্ট করা থাকে এবং যাচাইকরণের পর পড়ার অনুমতি দেওয়া হয়। আপনি যদি একটি Outlook ক্লায়েন্ট ব্যবহার করেন, তবে আপনাকে এই প্রক্রিয়ার মধ্য দিয়ে যেতে হবে না।

আশা করি পোস্টটি অনুসরণ করা সহজ ছিল, এবং আপনি ইমেল এনক্রিপশনের বিবরণ বুঝতে পেরেছেন।