যখন ডেটা ব্যাকআপের কথা আসে, আমরা কখনো কোনো সংশ্লিষ্ট কনস দেখি না। আমাদের ডেটা ব্যাকআপ করা সবসময় একটি ভালো অভ্যাস কারণ এটি আমাদের ডেটা সুরক্ষিত রাখে। আমাদের সবসময় এই অভ্যাসটি অনুশীলন করা উচিত এবং আমাদের ডেটার নিয়মিত ব্যাকআপ রাখা উচিত যাতে কোনো অপ্রত্যাশিত ঘটনার কেসে হারানোর কিছু থাকে না।
একইভাবে, কতটুকু ভালো হত যদি আমরা Outlook থেকে আমাদের সব ইমেল, কন্ট্যাক্ট, অ্যাপয়েন্টমেন্ট ব্যাকআপ নিয়ে সিস্টেমে ফাইল হিসেবে সংরক্ষণ করতাম সহজ এক্সেসের জন্য? ধরুন, আপনি Outlook ব্যবহার করেন প্রফেশনাল উদ্দেশ্যে, তবে এটা করলে আপনার সব ইমেলের একটি কপি আপনার সিস্টেমে তৈরি হবে যাতে আপনি ভবিষ্যতে যেকোনো সময় এক্সেস করতে পারেন।
এখানে আপনার Outlook ইমেল ব্যাকআপ নিয়ে সিস্টেমে ফাইল হিসেবে সংরক্ষণ করার একটি কুইক গাইড দেওয়া হলো।
ইমেইল মেসেজ ফাইল হিসেবে সংরক্ষণ করার উপায়
আপনার ইমেইল মেসেজ ফাইল হিসেবে সিস্টেমে সংরক্ষণ করতে এই কুইক ধাপগুলো অনুসরণ করুন:
১. আপনার সিস্টেমে Outlook লঞ্চ করুন এবং যে ইমেলটি ফাইল হিসেবে সংরক্ষণ করতে চান সেটি খুলুন।
২. টপ মেনু বার থেকে File অপশনে ট্যাপ করুন।
৩. "Save as" অপশন নির্বাচন করুন।
৪. এখন, Save as উইন্ডোতে আপনার ফাইলের যেকোনো নাম টাইপ করুন এবং তারপর "Save" বাটনে হিট করুন।
৫. আপনার ইমেইল মেসেজ সংরক্ষণ করার জন্য বিভিন্ন "Save as" টাইপ ফরম্যাট রয়েছে: Text Only, Outlook template, HTML এবং MHT।
৬. ডিফল্টভাবে, Outlook "Outlook Unicode" ফরম্যাট বেছে নেয় কিন্তু আপনি যদি এটা পরিবর্তন করতে চান, তবে ড্রপডাউন লিস্ট থেকে আপনার অপশন বেছে নিয়ে করতে পারেন।
বাস! এটি আপনার ইমেইল মেসেজ আপনার সিস্টেমে সংরক্ষণ করবে যাতে আপনি ভবিষ্যতে যেকোনো সময় এক্সেস করতে পারেন।
ইমেইল মেসেজ PDF হিসেবে সংরক্ষণ করার উপায়
যদি আপনি প্রিন্ট আউট নিতে চান বা প্রেজেন্টেশন বানাতে চান, তবে আপনি আপনার ইমেলগুল PDF ফরম্যাটেও সংরক্ষণ করতে পারেন। একটি ইমেইল মেসেজ PDF ফরম্যাটে সংরক্ষণ করা সবসময় একটি ভালো অপশন কারণ এটি টেক্সট ফরম্যাটিং বাধা না দেয়।
তাহলে, আপনার ইমেলগুলো PDF ফরম্যাটে সংরক্ষণ করতে আপনাকে কী করতে হবে সেটি নিচে দেওয়া হলো।
১. আপনার সিস্টেমে Outlook লঞ্চ করুন এবং যে ইমেলটি PDF ফরম্যাটে সংরক্ষণ করতে চান সেটি খুলুন।
২. টপ মেনু বার থেকে File অপশনে ট্যাপ করুন।
৩. "Print" নির্বাচন করুন।
৪. Printer ড্রপডাউন মেনু অধীনে, "Microsoft Print to PDF" অপশন নির্বাচন করুন।
৫. "Print" বাটনে ট্যাপ করুন।
৬. স্ক্রিনে একটি নতুন "Save as PDF" উইন্ডো পপ আপ হবে। এখানে, ফাইল ফরম্যাট PDF হিসেবে বেছে নিন এবং আপনার সিস্টেমের যেকোনো লোকেশনে আপনার ইমেল সংরক্ষণ করুন।
এটি আপনার ইমেইল মেসেজ PDF ফরম্যাটে সংরক্ষণ করবে।
আপনার কন্ট্যাক্ট ফাইল হিসেবে সংরক্ষণ করার উপায়
কন্ট্যাক্টগুলো ইমেলের মতোই গুরুত্বপূর্ণ! প্রক্রিয়া প্রায় ইমেইল মেসেজ সংরক্ষণের মতোই, কিন্তু কন্ট্যাক্টের ক্ষেত্রে, সেগুলো VCF ফরম্যাটে (vCard Files) সংরক্ষিত হবে।
তাই, আপনি যদি আপনার ইমেইল কন্ট্যাক্ট ফাইল হিসেবে আপনার সিস্টেমে সংরক্ষণ করতে চান, তবে আপনাকে কী করতে হবে সেটি নিচে দেওয়া হলো।
১. Outlook খুলুন এবং টপ মেনু থেকে "Contact" অপশন নির্বাচন করুন।
২. এখন Contact উইন্ডো থেকে File অপশনে ট্যাপ করুন।
৩. "Save As" অপশনে ট্যাপ করুন।
৪. Save As উইন্ডোতে আপনি যেখানে এই ফাইলটি সংরক্ষণ করতে চান সেটি সিলেক্ট করুন, ফাইলটি নাম দিন এবং "Save" বাটনে হিট করুন।
৫. "Save" বাটনে হিট করার আগে শুধু নিশ্চিত করুন যে আপনি "Save As Type" ড্রপ ডাউন মেনু থেকে "vCard files" ফরম্যাট সিলেক্ট করেছেন।
এবং হ্যাঁ, আপনি শেষ! একটি কন্ট্যাক্ট vCard ফাইল হিসেবে সংরক্ষণ করা সবসময় একটি চমৎকার অপশন যদি আপনি কন্ট্যাক্ট থার্ড-পার্টি অ্যাপ্লিকেশনে ট্রান্সফার করতে চান অথবা কেউকে নির্দিষ্ট কন্ট্যাক্ট ইনফো শেয়ার করতে চান।
তো বন্ধুরা, এখানে ছিল Microsoft Outlook-এ আপনার ইমেল ও কন্ট্যাক্ট ফাইল হিসেবে সংরক্ষণ করার একটি কুইক গাইড। এই আইটেমগুলো সংরক্ষণ করলে আপনি এগুলো দ্রুত এক্সেস করতে পারবেন এবং সুরক্ষিত রাখতে পারবেন!
