যখন আমাদের ডেটা ব্যাক আপ করার কথা আসে, তখন আমরা খুব কমই কোনো সংশ্লিষ্ট অসুবিধা দেখতে পাই। আমাদের ডেটার ব্যাক আপ নেওয়া সর্বদা একটি দুর্দান্ত কাজ কারণ এটি আমাদের ডেটাকে সুরক্ষিত রাখে৷ আমাদের সর্বদা এই অভ্যাসের সাথে খাপ খাইয়ে নেওয়া উচিত এবং আমাদের ডেটার নিয়মিত ব্যাকআপ বজায় রাখা উচিত যাতে কোনও দুর্ঘটনার ক্ষেত্রে হারানোর কিছু না থাকে।
একইভাবে, আমরা যদি আমাদের সমস্ত ইমেল, পরিচিতি, আউটলুক থেকে অ্যাপয়েন্টমেন্ট ব্যাকআপ করি এবং সহজে অ্যাক্সেসের জন্য সেগুলিকে আমাদের সিস্টেমে ফাইল হিসাবে সংরক্ষণ করি তবে এটি কি দুর্দান্ত হবে না? ধরুন, আপনি যদি পেশাদার উদ্দেশ্যে আউটলুক ব্যবহার করেন তবে এটি আপনাকে আপনার সিস্টেমে আপনার সমস্ত ইমেলের একটি অনুলিপি তৈরি করতে সাহায্য করবে যাতে আপনি ভবিষ্যতে যেকোনো সময় এটি অ্যাক্সেস করতে পারেন৷
আপনার Outlook ইমেলগুলি কীভাবে ব্যাক আপ করবেন এবং সেগুলিকে আপনার সিস্টেমে ফাইল হিসাবে সংরক্ষণ করবেন সে সম্পর্কে এখানে একটি দ্রুত নির্দেশিকা রয়েছে৷
ফাইল হিসাবে ইমেল বার্তাগুলি কীভাবে সংরক্ষণ করবেন
আপনার সিস্টেমে ফাইল হিসাবে আপনার ইমেল বার্তা সংরক্ষণ করতে এই দ্রুত পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন:
1. আপনার সিস্টেমে Outlook চালু করুন এবং যে কোনো ইমেল খুলুন যা আপনি ফাইল হিসাবে সংরক্ষণ করতে চান৷
2. উপরের মেনু বার থেকে ফাইল বিকল্পে আলতো চাপুন৷
৷
3. "এভাবে সংরক্ষণ করুন" বিকল্পটি নির্বাচন করুন৷
4. এখন, Save as উইন্ডোতে আপনার ফাইলের যেকোনো নাম টাইপ করুন এবং তারপর "সংরক্ষণ করুন" বোতামে চাপ দিন।
5. বিভিন্ন "সেভ এজ" টাইপ ফরম্যাট রয়েছে যাতে আপনি আপনার ইমেল বার্তা সংরক্ষণ করতে পারেন যার মধ্যে রয়েছে:শুধুমাত্র পাঠ্য, আউটলুক টেমপ্লেট, HTML এবং MHT৷
6. ডিফল্টরূপে, আউটলুক "আউটলুক ইউনিকোড" ফরম্যাট বেছে নেয় তবে আপনি যদি এটি পরিবর্তন করতে চান তবে আপনি ড্রপডাউন তালিকা থেকে আপনার বিকল্পটি বেছে নিয়ে তা করতে পারেন৷
এটাই! এটি আপনার সিস্টেমে আপনার ইমেল বার্তা সংরক্ষণ করবে যাতে আপনি ভবিষ্যতে যেকোনো সময় এটি অ্যাক্সেস করতে পারেন৷
পিডিএফ হিসাবে ইমেল বার্তা কীভাবে সংরক্ষণ করবেন
যদি, আপনি একটি প্রিন্ট আউট বা কিছু নিতে চান বা একটি উপস্থাপনা করতে চান, তাহলে আপনি আপনার ইমেলগুলি PDF ফর্ম্যাটে সংরক্ষণ করতে পারেন। PDF ফরম্যাটে একটি ইমেল বার্তা সংরক্ষণ করা সর্বদা একটি দুর্দান্ত বিকল্প কারণ এটি পাঠ্য বিন্যাসকে বাধা দেয় না।
সুতরাং, পিডিএফ ফরম্যাটে আপনার ইমেলগুলি সংরক্ষণ করতে আপনাকে যা করতে হবে তা এখানে।
1. আপনার সিস্টেমে Outlook চালু করুন এবং যে কোনো ইমেল খুলুন যা আপনি PDF ফরম্যাটে সংরক্ষণ করতে চান৷
৷2. উপরের মেনু বার থেকে ফাইল বিকল্পে আলতো চাপুন৷
৷3. "মুদ্রণ" নির্বাচন করুন৷
৷
4. প্রিন্টার ড্রপডাউন মেনুর অধীনে, "Microsoft Print to PDF" বিকল্পটি নির্বাচন করুন৷
5. "প্রিন্ট" বোতামে আলতো চাপুন৷
6. একটি নতুন "পিডিএফ হিসাবে সংরক্ষণ করুন" উইন্ডো পর্দায় পপ আপ হবে। এখানে, পিডিএফ হিসাবে ফাইল ফরম্যাট বাছাই করুন এবং আপনার সিস্টেমের যেকোনো স্থানে আপনার ইমেল সংরক্ষণ করুন।
এটি আপনার ইমেল বার্তা PDF ফরম্যাটে সংরক্ষণ করবে৷
৷ফাইল হিসাবে আপনার পরিচিতিগুলি কীভাবে সংরক্ষণ করবেন
পরিচিতি ইমেল হিসাবে গুরুত্বপূর্ণ! প্রক্রিয়াটি প্রায় ইমেল বার্তাগুলি সংরক্ষণ করার মতো, তবে পরিচিতির ক্ষেত্রে, সেগুলি VCF ফর্ম্যাটে (vCard ফাইলগুলি) সংরক্ষণ করা হবে৷
সুতরাং, আপনি যদি আপনার ইমেল পরিচিতিগুলিকে আপনার সিস্টেমে একটি ফাইল হিসাবে সংরক্ষণ করতে চান তবে আপনাকে যা করতে হবে তা এখানে।
1. আউটলুক খুলুন এবং শীর্ষ মেনু থেকে "যোগাযোগ" বিকল্পটি নির্বাচন করুন৷
৷2. এখন যোগাযোগ উইন্ডো থেকে ফাইল বিকল্পটি আলতো চাপুন৷
৷
3. "সেভ অ্যাজ" বিকল্পে ট্যাপ করুন৷
৷4. সেভ অ্যাজ উইন্ডোতে আপনি এই ফাইলটি যেখানে সেভ করতে চান সেটি নির্বাচন করুন, ফাইলটির নাম দিন এবং "সংরক্ষণ করুন" বোতামে চাপ দিন৷
5. "সংরক্ষণ করুন" বোতামে আঘাত করার আগে শুধু নিশ্চিত করুন যে আপনি "প্রকার হিসাবে সংরক্ষণ করুন" এর ড্রপ ডাউন মেনু থেকে "vCard ফাইলগুলি" বিন্যাস নির্বাচন করেছেন৷
এবং হ্যাঁ, আপনি সম্পন্ন করেছেন! একটি vCard ফাইল হিসাবে একটি পরিচিতি সংরক্ষণ করা সর্বদা একটি দুর্দান্ত বিকল্প যদি আপনি অন্য তৃতীয় পক্ষের অ্যাপ্লিকেশনগুলিতে পরিচিতিগুলি স্থানান্তর করতে চান বা যদি আপনি অন্য কারো সাথে একটি নির্দিষ্ট যোগাযোগের তথ্য ভাগ করতে চান৷
তাই বন্ধুরা, মাইক্রোসফ্ট আউটলুকে ফাইল হিসাবে আপনার ইমেল এবং পরিচিতিগুলি কীভাবে সংরক্ষণ করবেন সে সম্পর্কে এখানে একটি দ্রুত গাইড ছিল। এই আইটেমগুলি সংরক্ষণ করা আপনাকে এটিকে আরও দ্রুত অ্যাক্সেস করতে এবং পাশাপাশি এটিকে নিরাপদ রাখতে সহায়তা করবে!
