আউটলুকে ইমেইলে এক্সপিরেশন ডেট যোগ করার পদ্ধতি

আউটলুক মাইক্রোসফট নির্মিত একটি ইমেইল ক্লায়েন্ট-সার্ভার। এটি কন্ট্যাক্ট ও টাস্ক ম্যানেজমেন্ট, জার্নাল লগিং, মিটিং-এর জন্য ক্যালেন্ডার শিডিউল এবং মূলত ইমেইলের মাধ্যমে তথ্য আদান-প্রদানের মতো বিভিন্ন ফাংশন অফার করে। এটি ফার্মগুলোর অফিসিয়াল যোগাযোগ ও ডেটা শেয়ারিং-এর জন্য সাধারণত ব্যবহৃত হয়। তাই কখনও কখনও মেসেজগুলোর এক্সপায়ারি ডেট যোগ করার প্রয়োজন পড়ে। এই পোস্ট আপনাকে আউটলুকে ইমেইলে এক্সপিরেশন ডেট যোগ করতে গাইড করবে।

একবার ইমেইলের এক্সপিরেশন ডেট পাস হলে মেইলটি অ্যাক্সেস করা যায় কিন্তু দেখাবে যে এক্সপায়ারি ডেট পাস হয়েছে এবং ইমেইলটি আর কোনো কাজের নয়। ব্যবহারকারী এক্সপিরেশন ডেট পাস হওয়ার পরও ইমেইল পাঠাতে ও পেতে পারেন। এই মেথড ব্যবহারকারীদের গুরুত্বপূর্ণ ইমেইল সিঙ্ক্রোনাইজ করে বাল্ক মেইল ম্যানেজ করতে সমস্যা এড়াতে সাহায্য করে।

আউটলুকে ইমেইলে এক্সপিরেশন ডেট যোগ

ইমেইলে এক্সপিরেশন ডেট ব্যবহারকারীকে গুরুত্বপূর্ণ ইমেইলগুলো বর্তমানে কাজের নয় এমন ইমেইল থেকে পৃথক করতে সাহায্য করে। এটি পাওয়া এবং কমপোজ করা উভয় ইমেইলে যোগ করা যায়। একবার ইমেইল এক্সপিরেশন ডেট পাস করলে, ইমেইলের ফরম্যাট এবং ভিজ্যুয়ালস পরিবর্তন হবে, যাতে ব্যবহারকারী নিজেই এক্সপায়ার্ড এবং উপকারী ইমেইল চিহ্নিত করতে পারেন।

আউটলুকে ইমেইলে এক্সপিরেশন ডেট যোগ করতে, এই মেথড অনুসরণ করুন:

1. আউটলুক অ্যাপ্লিকেশন খুলুন এবং আপনার শংসাপত্র দিয়ে সাইন-ইন করুন।
2. New Email > Message > Tags > Extension Arrow-এ যান।
3. Properties উইন্ডোতে "Expires After" চেকবক্সে মার্ক করুন।
4. তারপর Expiration Date নির্দিষ্ট করুন।

শুরু করতে, আউটলুক অ্যাপ্লিকেশন খুলুন এবং লগইন শংসাপত্র দিন।

কমপোজড ইমেইলে এক্সপিরেশন ডেট যোগ করতে New Email উইন্ডো খুলুন।

New Email উইন্ডোর ভিতরে, Message রিবনে স্যুইচ করুন, তারপর Tags-এ উপলব্ধ Extension Arrow-এ ক্লিক করুন চিত্রে দেখানো অনুযায়ী।

Extension Arrow-এ ক্লিক করলে Properties উইন্ডো খুলবে। Properties-এ Expires After-এ চেক দিন এবং পছন্দ অনুযায়ী Expiration Date নির্দিষ্ট করুন।

এক্সপায়ার্ড ইমেইল ব্যবহারকারী পড়তে ও পাঠাতে পারেন, শুধু এক্সপায়ার্ড ইমেইলের ভিজ্যুয়ালস পরিবর্তন হবে।

প্রাপ্ত ইমেইলে এক্সপিরেশন ডেট যোগ করে উপকারী এবং অনুপকারী ইমেইল সোর্ট করা যায়। এক্সপিরেশন ডেট যোগ করতে চান সে প্রাপ্ত ইমেইল Open করুন।

Message রিবনের অধীনে Extension Arrow-এ Tags-এ ক্লিক করুন Properties Window খুলতে।

পরবর্তী পেজে, Expires After অপশনের পাশের চেকবক্সে মার্ক করুন এবং তারপর এক্সপিরেশনের Date and Time নির্দিষ্ট করুন।

একইভাবে, জিমেইলে ইমেইলে এক্সপিরেশন ডেট যোগ করা যায়।