আমাদের আগের টিউটোরিয়ালগুলোতে আমরা Outlook-এ ইমেল विलম্বে পাঠানোর পদ্ধতি, Outlook-এ ডিজিটাল স্বাক্ষর যোগ করার পদ্ধতি কভার করেছিলাম, কিন্তু একটি গুরুত্বপূর্ণ ফিচার বাদ দিয়েছিলাম— Outlook-এ Recall ফিচার। এই ফিচার ভুলে বা অনিচ্ছাকাম্যভাবে পাঠানো একটি ইমেল মেসেজ রিক্যাল ও প্রতিস্থাপন করে। যাইহোক, এই ফিচার শুধু Windows ক্লায়েন্টের জন্য উপলব্ধ। এটি Microsoft Outlook এবং Outlook 365-এ উপলব্ধ। Mac-এর জন্য Outlook এই ফিচার সাপোর্ট করে না।
একটি সংগঠনে কাজ করা ব্যক্তিবর্গ, যাদের Office 365 বা Microsoft Exchange ইমেল অ্যাকাউন্ট আছে, তারা Outlook-কে মেসেজ রিক্যাল ও প্রতিস্থাপন করার জন্য কনফিগার করতে পারেন। এই অপশন ব্যবহার করার কারণ অনেক হতে পারে—লজ্জাজনক টাইপো থেকে রাগ পর্যন্ত, যা পরেও অনুশোচনা করতে হয়। যাইহোক, আপনি Outlook 2019/2016/2013/2010-এ 'Send' অপশন Undo করতে পারেন। ইমেল রিক্যাল করার পদ্ধতি এখানে:
Outlook-এ ইমেল রিক্যাল ও প্রতিস্থাপন করুন
অনেক সময়, পাঠানো মেসেজ রিভিউ করার পর আমরা বুঝি সেটিতে কিছু ভুল আছে। হয়তো একটি অ্যাটাচমেন্ট লোড হয়নি, বা কিছু গুরুত্বপূর্ণ বিবরণ মিসিং। এটি আমাদের চিন্তা করায়, পাঠানো মেসেজগুলো রিক্যাল করার কোনো উপায় থাকা উচিত। সৌভাগ্যে, Microsoft-এর জনপ্রিয় ইমেল ক্লায়েন্ট—Outlook একটি মেসেজ রিক্যাল ও প্রতিস্থাপন করার অপশন দেয়। Outlook-এ ইমেল রিক্যাল ও প্রতিস্থাপন করতে, আপনাকে নিচের کارগুলো করতে হবে:
- Outlook খুলুন এবং Sent items-এ যান
- Actions ট্যাবে সুইচ করুন
- Recall this message অপশন অ্যাক্সেস করুন।
দ্রষ্টব্য: এই সুবিধা Outlook for the web-এ নেই। এছাড়া, আপনি 'Send' বাটনে ক্লিক করার পর যদি Recall This Message কমান্ড না দেখেন, তবে সম্ভবত আপনার এক্সচেঞ্জ অ্যাকাউন্ট নেই।
১] মেসেজ রিক্যাল ও প্রতিস্থাপন করুন
আপনার Microsoft Outlook অ্যাকাউন্ট খুলুন এবং বাম সাইডবার মেনু থেকে 'Sent items' ফোল্ডার বেছে নিন।
তারপর, Move সেকশনে যান। তার অধীনে 'Actions' মেনু খুঁজুন।
'Actions' মেনুর পাশের ড্রপ-ডাউন অ্যারোতে চাপ দিন এবং দেখানো লিস্ট থেকে নিচের যেকোনো একটি অপশন বেছে নিন,
- Recall this message
- Resend this message
क्षणিক সময়ে, আপনার কম্পিউটার স্ক্রিনে একটি উইন্ডো পপ আপ হবে, যা আপনাকে নিচের যেকোনো একটি অ্যাকশন নেওয়ার জন্য বলবে,
- Delete unread copies of this message
- Delete unread copies and replace with a new message
আপনি যদি একটি প্রতিস্থাপন মেসেজ পাঠাতে চান, তবে মেসেজটি কম্পোজ করুন, এবং তারপর 'Send'-এ ক্লিক করুন বা পছন্দের অপশন বেছে নিয়ে 'OK' বাটনে চাপ দিন।
এখন, মেসেজ রিক্যালের সাফল্য বা ব্যর্থতা প্রাপ্তকারীর Outlook অ্যাকাউন্টে কনফিগার করা সেটিংসে নির্ভর করে। নিচে সম্ভাব্য পরিস্থিতিগুলো দেওয়া হলো।
২] প্রেরক এবং প্রাপ্তকারীর জন্য রিক্যাল মেসেজের বিভিন্ন পরিস্থিতি
| প্রেরক কর্তৃক নেওয়া অ্যাকশন | প্রাপ্তকারী কর্তৃক কনফিগার করা সেটিংস বা অপশন | ফলাফল/परिणাম |
| একটি মেসেজ পাঠানো হয়েছে কিন্তু পরে রিক্যাল করা হয়েছে এবং একটি নতুন মেসেজ দিয়ে প্রতিস্থাপন করা হয়েছে। | 'Automatically process requests and responses to meeting requests and polls' চেকবক্স 'Tracking'-এর অধীনে নির্বাচিত। | দুটোই, মূল মেসেজ এবং রিক্যাল মেসেজ ডেলিভার হয়েছে। যদি মূল মেসেজ পড়ে নাও হয়, তবে সেটি ডিলিট হয়। প্রাপ্তকারীকে জানানো হয় যে আপনি, প্রেরক, মেসেজটি তার মেইলবক্স থেকে ডিলিট করেছেন। |
| প্রেরক প্রাপ্তকারীর কাছে একটি মেসেজ পাঠায় কিন্তু পরে সেটি রিক্যাল করে একটি নতুন মেসেজ দিয়ে প্রতিস্থাপন করে। | 'Automatically process requests and responses to meeting requests and polls' চেকবক্স 'Tracking'-এর অধীনে চেক করা নেই। | দুটোই, মূল মেসেজ এবং রিক্যাল মেসেজ প্রাপ্তকারী পেয়েছে এবং ২টি ফলাফল হতে পারে – আউট অফ দ্য টু, যদি প্রাপ্তকারী প্রথমে রিক্যাল মেসেজটি খোলে, তবে মূল মেসেজ ডিলিট হয়। এই ক্ষেত্রে, প্রাপ্তকারীকে প্রেরকের অ্যাকশন সম্পর্কে জানানো হয় (মেসেজ প্রাপ্তকারীর মেইলবক্স থেকে ডিলিট)। যদি প্রাপ্তকারী প্রথমে মূল মেসেজটি খোলে, তবে রিক্যাল অ্যাকশন ব্যর্থ হয়, এবং মূল এবং রিক্যাল উভয় মেসেজই উপলব্ধ থাকে। |
| প্রেরক প্রাপ্তকারীর কাছে একটি মেসেজ পাঠায় এবং রিক্যাল অ্যাকশন নেয়। পরে, মূল মেসেজকে একটি নতুন মেসেজ দিয়ে প্রতিস্থাপন করে। | প্রাপ্তকারী মূল মেসেজটিকে (প্রেরক থেকে) ইনবক্স থেকে অন্য ফোল্ডারে সরিয়ে দেয়। কিন্তু রিক্যাল মেসেজটি ইনবক্সে থাকতে দেয়। | যদি রিক্যাল মেসেজ এবং মূল মেসেজ আলাদা ফোল্ডারে থাকে, তবে প্রাপ্তকারী একটি মেসেজ পায় যা ইঙ্গিত দেয় রিক্যাল চেষ্টা ব্যর্থ হয়েছে। যাইহোক, মূল মেসেজ এবং নতুন মেসেজ উভয়ই প্রাপ্তকারীর জন্য দেখার জন্য উপলব্ধ থাকবে। |
| প্রেরক প্রাপ্তকারীর কাছে একটি মেসেজ পাঠায় কিন্তু মূল মেসেজটি রিক্যাল করে একটি নতুন মেসেজ দিয়ে প্রতিস্থাপন করে। | দুটোই, মূল মেসেজ এবং রিক্যাল মেসেজ একই ফোল্ডারে সরানো হয়েছে। | যদি প্রাপ্তকারী প্রথমে রিক্যাল মেসেজটি খোলে, তবে মূল মেসেজ ডিলিট হয়, এবং প্রাপ্তকারীকে জানানো হয় যে মেসেজের প্রেরক তার মেইলবক্স থেকে মেসেজ ডিলিট করেছেন। যদি প্রাপ্তকারী প্রথমে মূল মেসেজটি খোলে, তবে রিক্যাল ব্যর্থ হয়, এবং পুরনো এবং নতুন উভয় মেসেজই দেখার জন্য উপলব্ধ থাকে। |
| প্রেরক একটি পাবলিক ফোল্ডারে মেসেজ পাঠায়। পরে, মূল মেসেজটি রিক্যাল করে একটি নতুন মেসেজ দিয়ে প্রতিস্থাপন করে। | প্রাপ্তকারী কর্তৃক কোনো অ্যাকশন নেওয়া বা কনফিগার করা হয়নি। | রিক্যাল মেসেজ ফাংশন সফল হয়, যদি প্রাপ্তকারীর পাবলিক ফোল্ডারের সকল আইটেমে read access থাকে এবং সে প্রথমে রিক্যাল মেসেজটি পড়ে। এই ক্ষেত্রে, শুধু নতুন মেসেজ থাকে এবং প্রেরক একটি নোটিফিকেশন পায় যে রিক্যাল চেষ্টা সফল হয়েছে। যদি প্রাপ্তকারী ইতিমধ্যে মূল মেসেজকে রিড হিসেবে মার্ক করে থাকে, তবে সে জানাবে যে রিক্যাল ব্যর্থ হয়েছে, এবং শুধু রিক্যাল মেসেজটি ডিলিট হবে। |
এখানে উল্লেখ করা গুরুত্বপূর্ণ যে প্রেরক Azure Information Protection দ্বারা সুরক্ষিত একটি মেসেজ রিক্যাল করতে বেছে নিতে পারবেন না। এটি মনে রাখাও গুরুত্বপূর্ণ যে মেসেজ রিক্যালের সাফল্য বা ব্যর্থতা প্রাপ্তকারীদের Outlook-এ সেটিংসে নির্ভর করে। এই ধারণাটি ভালোভাবে বুঝতে নিচের পরিস্থিতিটি বিবেচনা করুন।
মান লিন আপনি কেউ জানেন তাকে একটি মেসেজ পাঠাতে চান কিন্তু বুঝেন যে মেসেজটি অসম্পূর্ণ বা কিছু গুরুত্বপূর্ণ জিনিস মিসিং। আপনি কী করবেন? সহজ, মূল মেসেজটি রিক্যাল করুন এবং একটি নতুন মেসেজ দিয়ে প্রতিস্থাপন করুন।
এই পরিস্থিতিতে, মূল মেসেজ এবং রিক্যাল মেসেজ উভয়ই প্রাপ্তকারীর ইনবক্সে পাঠানো হয় এবং যদি প্রাপ্তকারী 'Automatically process requests and responses to meeting requests and polls' চেকবক্স 'Tracking' অপশনের অধীনে সিলেক্ট করে থাকে, তবে মূল মেসেজ ডিলিট হয় এবং প্রাপ্তকারীকে জানানো হয় যে প্রেরক তার মেইলবক্স থেকে মেসেজটি ডিলিট করেছেন।
একইভাবে, যদি একই চেকবক্সে চেকмар্ক না থাকে, তবে প্রাপ্তকারীর কম্পিউটারে নিচের যেকোনো একটি ঘটতে পারে,
- মূল মেসেজ ডিলিট হয়, এবং প্রাপ্তকারীকে জানানো হয় যে আপনি, প্রেরক, তাদের মেইলবক্স থেকে মেসেজটি ডিলিট করেছেন (যদি প্রাপ্তকারী প্রথমে রিক্যাল মেসেজটি খোলে)
- যদি প্রাপ্তকারী প্রথমে মূল মেসেজটি খোলে, তবে রিক্যাল ব্যর্থ হয়, এবং মূল এবং রিক্যাল উভয় মেসেজই প্রাপ্তকারীর জন্য উপলব্ধ থাকে।
Message Recall আপনি Send ক্লিক করার পর উপলব্ধ হয় এবং শুধু তখন উপলব্ধ হয় যখন প্রাপ্তকারীর একই সংগঠনের মধ্যে Exchange account থাকে।
পরবর্তী পড়ুন: Microsoft Outlook-এ ইমেল স্বয়ংক্রিয়ভাবে ফরওয়ার্ড করার পদ্ধতি।
