সমাধান: আউটলুক ইমেইল পাঠাচ্ছে না (২০০৭, ২০১০, ২০১৩, ২০১৬)

আপনার কাজের ধরনের ওপর নির্ভর করে, আপনি ইমেইলকে আপনার ক্লায়েন্টদের সাথে যোগাযোগের প্রাথমিক মাধ্যম হিসেবে ব্যবহার করতে পারেন। কিন্তু সকল প্রযুক্তির মতো, এগুলো ১০০% নির্ভরযোগ্য নয় এবং মিসফায়ার করতে পারে।

Microsoft Outlook সবচেয়ে জনপ্রিয় ইমেইল এবং অ্যাপ্লিকেশন ম্যানেজার কারণ এর স্রষ্টারা সাবধানে নির্ভরযোগ্যতা এবং নিরাপত্তার একটি আউরা তৈরি করেছেন। কিন্তু বাস্তবতা হলো, Outlook আমাদের পূর্ণ আস্থার যোগ্য নয়। আমি এটাই বলছি কারণ Outlook-এর অভ্যাস রয়েছে সবচেয়ে খারাপ সময়ে গুরুত্বপূর্ণ ইমেইল পাঠাতে না পারা। অন্তত আমার কেসে তাই হয়েছে।

যাই হোক, 웹ে আউটলুক-এর আউটবক্সে ইমেইল আটকে থাকার মানুষের সাথে পূর্ণ। কারণগুলো একাধিক। সমস্যা সাধারণত এমন হয় — আপনি ইমেইল লিখেন এবং Send বাটন চাপেন। কিছুক্ষণ পর আপনি দেখেন ইমেইলটি এখনো আউটবক্স ফোল্ডারে আছে যেটি কখনো বের হওয়ার ইচ্ছা রাখে না।

দুর্ভাগ্যবশত, আউটলুক ইমেইল না পাঠাতে পারে এর অনেক কারণ রয়েছে, তাই কিছু এক্সটেনসিভ ট্রাবলশুটিং-এর জন্য প্রস্তুত হোন। আপনার জন্য خوشখবর, আমরা সবচেয়ে কার্যকর ট্রাবলশুটিং নির্দেশনা সংগ্রহ করেছি এবং আউটলুক-এ স্বাভাবিকভাবে ইমেইল পাঠাতে সাহায্য করার জন্য পদ্ধতিগুলোর একটি সিরিজ তৈরি করেছি।

কিন্তু এক্টুয়াল গাইডগুলোর আগে, আমি সবচেয়ে সাধারণ কারণগুলো যাবো যা আপনার আউটলুক প্রোগ্রামকে ইমেইল পাঠাতে অক্ষম করে:

• ইমেইলে বিশাল আট্যাচমেন্ট রয়েছে যা পাঠানোর প্রক্রিয়াকে স্লো বা বন্ধ করে দেয়।
• ইমেইলটি Comcast অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করে পাঠানো হয়েছে যাতে একটি ভিন্ন আউটগোইং সার্ভার রয়েছে।
• একটি অ্যাড-ইন আইটেমটি রিড হিসেবে চিহ্নিত করে যখন আপনি আউটবক্স দেখেন।
• অ্যাকাউন্ট পাসওয়ার্ড সম্প্রতি পরিবর্তন করা হয়েছে।
• অ্যাকাউন্ট মেইল সার্ভারের সাথে সঠিকভাবে অথেন্টিকেশন হচ্ছে না।
• আউটলুক সার্ভার বা মেইল সার্ভার অফলাইন রয়েছে।
• আউটলুকে কোনো ডিফল্ট ইমেইল অ্যাকাউন্ট নেই।
• Send and Receive সেটিংস করাপ্ট হয়েছে।
• অন্য একটি প্রোগ্রাম PST বা OST ডাটা অ্যাক্সেস করছে (Desktop Search, Lync, ইত্যাদি)।
• একটি অ্যান্টিভাইরাস প্রোগ্রাম বর্তমানে আউটগোইং ইমেইল স্ক্যান করছে।
• আউটলুক ইমেইল সার্ভারের সাথে সংযোগ স্থাপন করতে পারছে না।

এখন আমরা কারণগুলো জানি, চলুন কাজে লাগি। নিচে আপনার জন্য পদ্ধতিগুলোর একটি সংকলন দেওয়া আছে যা অনেক ইউজারের আউটলুকে আবার ইমেইল পাঠাতে সাহায্য করেছে। ক্রমাগত প্রতিটি গাইড ফলো করুন যতক্ষণ না আপনার জন্য কাজ করা একটি ফিক্স পাওয়া যায়। চলুন শুরু করি।

পদ্ধতি ১: নিশ্চিত করুন সার্ভারগুলো অনলাইন

আপনি আউটলুক কীভাবে কাজ করে সেটি পরিবর্তন করতে যাওয়ার আগে, যেসব কারণ আমাদের হাতের বাইরে সেগুলো বাদ দিয়ে দিই। প্রথমে যা চেক করতে হবে সেটি হলো মেইল সার্ভারের অবস্থা।

আপনার মেইল সার্ভার যদি বর্তমানে অফলাইন থাকে, তবে আপনার ইমেইল আউটবক্স ফোল্ডারে রেটেন্ড থাকবে যতক্ষণ না সমস্যাটি সমাধান হয়। আউটলুক উইন্ডোর নিচের ডান হাতের কোণার দিকে তাকিয়ে আপনার মেইল সার্ভারের অবস্থা দ্রুত চেক করতে পারেন। যদি সেখানে "Connected" বা "Connected to Microsoft Exchange" লেখা থাকে, তবে এররটি সার্ভার স্ট্যাটাসের সাথে সম্পর্কিত নয়।

যদি সেখানে "Working Offline" লেখা থাকে, তবে আপনাকে Send / Recieve ট্যাব খুলতে হবে এবং Work Offline বাটনে ক্লিক করে এটিকে ডিজেবল করতে হবে। কিন্তু মনে রাখবেন, আপনাকে ইমেইলটি খুলে আবার পাঠাতে হতে পারে যাতে সেটি সঠিকভাবে পাঠানো হয়।

যদি সেখানে "Disconnected" দেখায়, তবে নিশ্চিত করুন আপনার ইন্টারনেট কানেকশন সঠিকভাবে কাজ করছে। সবচেয়ে দ্রুত উপায় হলো ব্রাউজার খুলুন এবং ইন্টারনেট সার্ফ করুন। যদি ব্রাউজারে কোনো ওয়েব পেজ লোড না হয়, তবে স্পষ্টত আপনার ইন্টারনেট কানেক্টিভিটি সমস্যা রয়েছে।

পদ্ধতি ২: ইমেইল মেসেজ রিসেন্ড করুন

নিচের টেকনিক্যাল মেথডগুলোতে যাওয়ার আগে, একবার আবার ইমেইল পাঠানোর চেষ্টা করুন দেখুন আউটলুক ফোল্ডার ছাড়তে পারছে কিনা। আপনি যদি আউটবক্স ফোল্ডার থেকে ইমেইলটি খুলেন যখন এটি পাঠানো হচ্ছে, তবে Outlook সেটিকে সেই ফোল্ডার থেকে সরাবে না এমনকি ইমেইল সফলভাবে পাঠানো হয়ে গেলেও।

ইমেইলটি ইতিমধ্যে পাঠানো হয়েছে কিনা চেক করার একটি দ্রুত উপায় হলো ইমেইলটি খুলে ম্যানুয়ালি রি-সেন্ড করার চেষ্টা করা। আপনি আউটলুক ফোল্ডার অ্যাক্সেস করে Send বাটন আবার চাপায় সহজেই এটি করতে পারেন।

পদ্ধতি ৩: বড় আট্যাচমেন্ট ডিলিট করুন

বেশিরাগ ইমেইল প্রোভাইডার (বিশেষ করে ফ্রি প্রোভাইডাররা) আট্যাচমেন্টের সর্বোচ্চ সাইজের ওপর একটি লিমিট_THROW করে। এর মানে আপনার ইমেইলে ছবি, ভিডিও এবং অন্যান্য বড় আট্যাচমেন্ট যোগ করলে সেটি আপনাকে সেই মেসেজ পাঠাতে বাধা দিতে পারে এবং বড় মেসেজের পর পাঠানো যেকোনো মেসেজও পাঠাতে বাধা দিতে পারে।

বেশিরাগ ইমেইল প্রোভাইডার ২০-২৫ এমবির চেয়ে বড় আট্যাচমেন্ট অনুমতি দেয় না। এবং যদি আপনার ইমেইল প্রোভাইডারের থ্রেশহোল্ডের নিচে সাইজ থাকে, তবুও খারাপ ইন্টারনেট কানেকশন থাকলে পাঠাতে অনেক সময় লাগতে পারে। এর ফলে আপনি মনে করতে পারেন মেসেজটি আউটবক্স ফোল্ডারে আটকে আছে।

আপনার আউটবক্স ফোল্ডারে কমপক্ষে একটি আট্যাচমেন্টসহ ইমেইল থাকলে, সেটি ডিলিট করুন এবং কোনো আট্যাচমেন্ট ছাড়া একটি টেস্ট ইমেইল পাঠানোর চেষ্টা করুন। আপনি আউটলুক ফোল্ডার খুলে, পাঠাতে না পারা ইমেইলে রাইট-ক্লিক করে Delete চাপায় সহজেই এটি করতে পারেন।

রুল অফ থাম্ব হিসেবে, ১০ এমবির চেয়ে বড় আট্যাচমেন্টের জন্য সবসময় ডাউনলোড লিংক ব্যবহার করুন। এইভাবে, আপনি অনেক অসুবিধা এড়িয়ে যাবেন।

পদ্ধতি ৪: অ্যাকাউন্ট পাসওয়ার্ড সিঙ্ক করুন

ইন্টারনেট মেইল প্রোভাইডাররা গত কয়েক বছরে তাদের নিরাপত্তা কড়া করেছেন। वन বা টু-ফ্যাক্টর অথেন্টিকেশনের পাশাপাশি, তারা সাধারণ লোকেশন ট্র্যাক করে যেখানে একজন ইউজার সাধারণত তার মেইল অ্যাক্সেস করে। কেউ যদি বারবার পৃথিবীর অন্য প্রান্ত থেকে আপনার অ্যাকাউন্ট ইনফরমেশন দিতে চেষ্টা করে, তবে তারা অটোমেটিক্যালি আপনার মেইল অ্যাকাউন্ট লক করে দেবে। আপনাকে হয় পাসওয়ার্ড পরিবর্তন করার জন্য প্রম্পট করা হবে বা অথেন্টিকেশন স্টেপগুলো পার করতে হবে।

আপনি যদি সম্প্রতি আপনার ইমেইল পাসওয়ার্ড পরিবর্তন করেছেন, তবে এই बातি সম্ভাবনা রয়েছে আপনি আউটলুক থেকে পাসওয়ার্ড পরিবর্তন করা ভুলে গেছেন। এটি করার কুইক গাইড নিচে:

1. Outlook-এ, File > Account Settings > Account Settings-এ যান।
   
2. E-mail ট্যাব প্রসারিত করুন, আপনার ইমেইল অ্যাকাউন্ট সিলেক্ট করুন এবং Change-এ ক্লিক করুন।
   
3. এখন Password box-এ আপনার নতুন পাসওয়ার্ড লিখুন, "Remember password" বক্সটি চেক করুন এবং Next চাপুন, তারপর Finish।
   

পদ্ধতি ৫: আউটগোইং ইমেইলে আপনার অ্যান্টিভাইরাস স্ক্যান চেক করুন

বেশিরাগ অ্যান্টিভাইরাস সুইট দৈনিক ইমেইল স্ক্যানিং চোরা করে। আউটগোইং ইমেইলে ভাইরাস পাওয়া গেলে, অ্যান্টিভাইরাস সফ্টওয়্যার সেটিকে আউটবক্স থেকে বের হওয়া বন্ধ করে দিতে পারে যতক্ষণ না আপনি ভাইরাস ক্লিন করেন। আপনি যদি সম্প্রতি কোনো থ্রেট অ্যালার্ট পেয়েছেন, তবে আপনার অ্যান্টিভাইরাসে যান এবং ইমেইল পাঠানোর চেষ্টা করার আগে যেকোনো ভাইরাস থ্রেটের সাথে নিবটুন।

এছাড়া, অনেক অ্যান্টিভাইরাস আউটলুকের বিভিন্ন ভার্সনের সাথে কনফ্লিক্ট করতে পারে। সাধারণত, বিভিন্ন অ্যান্টিভাইরাসের অ্যান্টি-স্প্যাম প্লাগইন আউটলুক অ্যাড-ইনসের সাথে ইন্টারফিয়ার করে এবং ইমেইলগুলো কখনো আউটবক্স ফোল্ডার ছাড়তে পারে না। Norton এবং AVG প্লাগইন সমস্যা সৃষ্টি করে বলে জানা থাকলেও, নিশ্চিতভাবেই আরো আছে।

আপনি যদি মনে করেন অ্যান্টি-স্প্যাম প্লাগইনগুলির একট 의해 কনফ্লিক্ট হয়েছে, তবে আপনার অ্যান্টিভাইরাস সফ্টওয়্যার থেকে ইমেইল স্ক্যানিং ডিজেবল করুন।

পদ্ধতি ৬: আপনার আউটলুক প্রোগ্রাম রিপেয়ার করুন

আপনি যদি ফলাফল পাওয়া ছাড়া এই মেসেজ পর্যন্ত পৌঁছান, তবে আপনার আউটলুক প্রোগ্রাম নিশ্চিতভাবেই ড্যামেজড। Microsoft Outlook একটি অত্যন্ত জটিল প্রোগ্রাম, তাই আপনি কল্পনা করতে পারেন অনেক জায়গায় অনেক সমস্যা থাকতে পারে। সৌভাগ্যক্রমে, Microsoft-এর প্রতিটি Office প্রোডাক্টের জন্য একটি কার্যকর অটো-রিপেয়ার মেথড রয়েছে। প্রসেসটি এক ঘণ্টারও বেশি নিতে পারে, তাই নিশ্চিত হন আপনার হাতে পর্যাপ্ত সময় রয়েছে। করণীয়:

1. আউটলুক সম্পূর্ণ বন্ধ করুন এবং Start বাটনে (নিচের বাম কোণা) রাইট-ক্লিক করুন। সেখান থেকে Apps and Features সিলেক্ট করুন।
   
2. এখন নিচে স্ক্রোল করুন এবং Outlook এন্ট্রিতে ক্লিক করুন। এছাড়া সার্চ বার ব্যবহার করে দ্রুত খুঁজে বের করতে পারেন। একবার পাওয়া গেলে, Modify-এ ক্লিক করুন।
   
   দ্রষ্টব্য: আপনার Outlook অন্যান্য Office প্রোডাক্টের সাথে বান্ডেল্ড থাকতে পারে। সেক্ষেত্রে, Office সার্চ করুন এবং স্যুইটটি প্রসারিত করুন।
3. এখন Repair সিলেক্ট করুন এবং Continue চাপুন। পরবর্তী ইনস্ট্রাকশন ফলো করুন রিপেয়ার প্রসেস শুরু করতে।
   
4. প্রসেস সম্পূর্ণ হওয়া পর্যন্ত অপেক্ষা করুন এবং আপনার PC রিস্টার্ট করুন।
5. আউটলুক আবার খুলুন, আউটবক্স ফোল্ডারের ভিতরে আটকে থাকা মেইল ডিলিট করুন এবং অন্যটি পাঠান।

পদ্ধতি ৭: আপনার আউটলুক প্রোফাইল রিপেয়ার করুন

Outlook-এ, একটি প্রোফাইল সেটিংসের একটি গ্রুপকে একসাথে ধরে রাখে যা গভর্ন করে প্রোগ্রাম কীভাবে পারফর্ম করবে। অন্যান্য সেটিংসের পাশাপাশি, এতে আপনার সব অ্যাকাউন্টের লিস্টিং, অটো-কমপ্লিট ইনফরমেশন, এবং পার্সোনাল ডিটেইলস রয়েছে। আপনার ইমেইল মেসেজগুলো কখনো আউটলুক ফোল্ডার ছাড়তে না পারলে, আপনার আউটলুক প্রোফাইল রিপেয়ার করা সমস্যাটি সমাধান করতে পারে। করণীয়:

1. File > Account Settings > Account Settings-এ যান।
   
   দ্রষ্টব্য: Outlook 2007-এ, Tools > Account Settings-এ যান।
2. Email ট্যাব প্রসারিত করুন এবং আপনার অ্যাকাউন্ট প্রোফাইলটিতে ক্লিক করে সিলেক্ট করুন। একবার প্রোফাইল সিলেক্ট হলে, Repair বেছে নিন।
   
3. পরবর্তী প্রম্পটগুলো ফলো করুন রিপেয়ার উইজার্ড কমপ্লিট করতে এবং শেষে আউটলুক রিস্টার্ট করুন।

পদ্ধতি ৮: সেফ মোডে ইমেইল পাঠান

এখন বের করার বেলা আউটলুক-এর যেকোনো অ্যাড-ইন ক্র্যাশ করছে কিনা, যা আপনার ইমেইল মেসেজগুলকে আউটবক্স থেকে বের হওয়া বাধা দিচ্ছে। সকল অ্যাড-ইন ডিজেবল করার সবচেয়ে দ্রুত উপায় হলো Outlook-কে সেফ মোডে লঞ্চ করা। আপনি যদি সেফ মোডে স্বাভাবিকভাবে ইমেইল পাঠাতে পারেন, তবে স্পষ্ট হয় যে অ্যাড-ইনগুলোর একটি সেটি বাধা দিচ্ছে। করণীয়:

1. নিশ্চিত করুন আউটলুক সম্পূর্ণ বন্ধ।
2. একটি Run উইন্ডো খুলুন, outlook /safe লিখুন এবং Enter চাপুন।
   
3. যদি Outlook সেফ মোডে সম্পূর্ণরূপে 스타্ট হয়, তবে File ট্যাবে ক্লিক করুন এবং Options-এ নেভিগেট করুন।
   
4. এখন Add-ins ট্যাব প্রসারিত করুন। স্ক্রিনের নিচের পাশে Manage-এর পাশের ড্রপ-ডাউন মেনু প্রসারিত করুন এবং তালিকা থেকে COM Add-ins সিলেক্ট করুন।
   
5. অ্যাড-ইন লিস্টের সাথে একটি স্ক্রিনশট নিন এবং কোথাও সংরক্ষণ করুন যাতে আপনি পরে নরমাল কনফিগারেশন রিস্টোর করতে পারেন।
   
6. প্রতিটি সিলেক্ট করা চেকবক্স আনচেক করুন এবং OK চাপুন।
   
7. আউটলুক বন্ধ করুন এবং আবার নরমাল মোডে খুলতে চেষ্টা করুন।
8. আউটলুক নরমাল মোডে স্টার্ট হওয়ার পর, আবার ইমেইল পাঠানোর চেষ্টা করুন এবং দেখুন আউটবক্স ছাড়তে পারছে কিনা। মেসেজ পাঠানো হলে পরবর্তী ধাপে যান। না হলে, পরবর্তী মেথডে যান।
9. File > Option > Add-ins-এ ফিরে যান এবং সিস্টেমেটিক্যালি প্রতিটি অ্যাড-ইন আবার এনাবল করুন এবং রিস্টার্ট করুন যতক্ষণ না কনফ্লিক্ট সৃষ্টি করার वाला অ্যাড-ইনটি চিহ্নিত করতে পারেন।
10. সেটি ডিজেবল রেখে আউটলুক চালিয়ে যান।
    দ্রষ্টব্য: এছাড়া, আপনি একটি নতুন আউটলুক প্রোফাইল তৈরি করতে পারেন। এটি আপনাকে আবার স্বাভাবিকভাবে ইমেইল পাঠাতে দেবে।

পদ্ধতি ৯: Inbox Repair Tool চালানো

Outlook আপনার মেসেজ এবং অন্যান্য টাইপের ইনফরমেশন একটি Personal Folders File (PST file) এ স্টোর করে। এতে যদি কিছু ইনফরমেশন করাপ্ট হয়, তবে এটি আউটলুক的一些 ফাংশনালিটি নষ্ট করতে পারে, আউটবক্স ফোল্ডার থেকে ইমেইল দ্রুত পাঠানোর ক্ষমতা সহ। যাইহোক, Microsoft তার ব্যবহারকারীদের জন্য একটি Inbox Repair Tool দিয়েছে যা PST ফাইল রিপেয়ার করতে সক্ষম। এটি ব্যবহার করার কুইক গাইড:

1. আউটলুক সম্পূর্ণ বন্ধ করুন এবং C:\ Program Files বা C:\ Program Files (x86) / (x64)-এ যান।
2. একবার সেখানে পেলে, সার্চ বক্স ব্যবহার করে SCANPST.exe খুঁজুন।
   দ্রষ্টব্য: আপনি যদি সার্চ বার দিয়ে SCANPST খুঁজে না পান, তবে আপনার আউটলুক ভার্সন অনুযায়ী নিচের লোকেশনগুলোতে যান:

   Outlook 2016: C:\ Program Files (x86) or (x64) \Microsoft Office \ root \ Office16
   Outlook 2013: C:\ Program Files (x86) or (x64) \Microsoft Office \ Office15
   Outlook 2010: C:\ Program Files (x86) or (x64) \Microsoft Office \ Office14
   Outlook 2007: C:\ Program Files (x86) or (x64) \Microsoft Office \ Office12

3. SCANPST.exe খুলুন এবং Browse বাটন চাপুন। Documents\Outlook Files নেভিগেট করুন আপনার PST ফাইল খুঁজতে। Start চাপুন আপনার PST ফাইল স্ক্যান শুরু করতে।
   
4. স্ক্যানিং প্রসেসের শেষে আপনার এরর বা ইনকনসিস্টেন্সি থাকলে, সেগুলো ফিক্স করতে Repair বাটন চাপুন।
   
5. আউটলুক আবার স্টার্ট করুন এবং দেখুন আপনার ইমেইলগুলো আউটবক্স ছাড়তে পারছে কিনা।