আপনি যদি একটি টিপিক্যাল অফিস এনভায়রনমেন্টে (typical office environment) কাজ করেন, তবে খুব সম্ভব মেইল সিস্টেমটি একটি এক্সচেঞ্জ সার্ভার (Exchange server) এবং পছন্দের মেইল ক্লায়েন্ট আউटलুক (Outlook)। আমরা এখানে MUO-তে আউटलুক কভার করেছি কয়েকটি কোণ থেকে, যেন আউटलুক জার্নাল (Outlook Journal) এবং আপনার আউटलুক ডেটা ব্যাকআপ (backing up your Outlook data)। আমরা আউटलুকে কুল VBA স্ক্রিপ্টিংও কভার করেছি যেখানে আপনি আপনার টাস্কগুলো এক্সেল স্প্রেডশিট (Excel spreadsheet) এ এক্সপোর্ট (export) করতে পারেন।
এই আর্টিকেলে, আমি আউटलুক ক্লায়েন্টটিকে ঘনিষ্ঠভাবে দেখব এবং কিছু সাধারণ আউटलুক মিস্টেক (common Outlook mistakes) যেগুলো মানুষ gyakran শিকার হয়। সৌভাগ্য থেকে, কিছু বিল্ট-ইন টুল (built-in tools) আছে যা আপনি ব্যবহার করতে পারেন সেসব ভুল থেকে নিজেকে রক্ষা করার জন্য—যেসব ভুল অফিসে আপনাকে অনেক দিন লজ্জার গর্তে ফেলে দিতে পারে।
কি কি ভুল? কেমন লাগে **"রিপ্লাই অল" (reply all)** হিট করা একাধিক ম্যাস ইমেইলের (mass emails) একটিয় এবং নিজেকে পুরোপুরি মুর্খ বানানো? কেমন লাগে জ্বালানি জ্বালানিতে (heat of passion) আপনার বসকে কিছু দ্রুত লিখে **"সেন্ড" (send)** ক্লিক করলেই পুরোপুরি پشیমান হওয়া? এতটাই পরিস্থিতি আছে যা বাইরে অনেক লোক রিলেট (relate) করতে পারেন, এবং অনেকের নিজস্ব ইমেইল হরর স্টোরি (email horror stories) আছে। তাই মাইক্রোসফট কিছু গুরুত্বপূর্ণ টুল এমবেড (embed) করেছে সেসব সাধারণ আউटलুক মিস্টেক থেকে রক্ষা করার জন্য।
ইমেইলের বিপদাবলী
এই আর্টিকেলে আমি তিনটি ইমেইল ডেঞ্জার (email dangers) কভার করব—সেই ইমেইল পাঠানো যেটি পাঠানোর সাথে সাথে আপনি پشیমান হবেন, ভুল ব্যক্তিকে ইমেইল পাঠানো, এবং সেই পুরনো রিপ্লাই-অল মিস্টেক (reply-all mistake) যা এতটুকু লোক করছেন।
वह ইমেইল যা পাঠানোর পর পشیমান হন
আপনি জানেন, আমাদের সবার এমন দিন থাকে। আপনার বস বা সহকর্মী থেকে আরেকটি ইমেইল যা আপনাকে একদম ভালো লাগে না। আপনার সকালটি খারাপ बीতেছে, অথবা আপনি প্রথম কাপ কফি (first cup of coffee) এখনো পিয়েননি, এবং তাই আপনি রিপ্লাই হিট করুন এবং আপনার সকল হতাশা ও রাগ একটি ভয়ংকর ইমেইলে বের করলেন।
৫ মিনিট এবং কয়েকটি অভিশাপ পর, আপনি ইমেইলটি শেষ করলেন এবং ছোট্ট একটি পজ (pause) ছাড়া **"Send"** ক্লিক করলেন। তারপর, তৃষ্ণা সন্তোষে (smug satisfaction) তিন-চার সেকেন্ড বসার পর, আপনাকে বোঝা যাচ্ছে আপনি ঠিক কী করেছেন—এবং সম্ভাব্য ফলাফল। আপনি বুঝতে পারছেন, পেটে একটি ডুবো অনুভূতির সাথে, যে আপনাকে সেটি পাঠাতে উচিত ছিল না।
চিন্তা করবেন না, আউटलুক এইরকম পরিস্থিতির জন্য একটি খুব কুল টুল (cool tool) দিয়ে আসে—সिर्फ আপনাকে আপনার ক্লায়েন্টে (client) **এই ভুল করার আগে** এটি করতে হবে, পরে নয়। আমি এটাকে ডাকি **"ইমেইল-ডিলে ইনश्यোরেন্স" (email-delay insurance)**। এনেবল (enable) করতে, শুধু **File > Info** এ ক্লিক করুন এবং **Manage Rules & Alerts** এ ক্লিক করুন।
মূলত, আপনি এখানে একটি রুল (rule) তৈরি করবেন যা আপনার সকল আউটগোইং (outgoing) ইমেইলকে ৫ মিনিট দেরি (delay) করবে। এটি আপনাকে একটু "কুল-ডাউন" (cool-down) ইনश्यোরেন্স দেবে, যাতে সেসব ভুল হওয়ার আগেই থামানো যায়।
E-mail Rules স্ক্রিনে, **New Rule...** এ ক্লিক করুন।
তারপর **Apply rule on messages I send** এ ক্লিক করুন। এটি আপনার পাঠানো প্রতিটি ইমেইলে দেরি অ্যাপ্লাই করবে **"Send"** বোতামে ক্লিক করার সাথে সাথে।
Rules Wizard-এর পরবর্তী স্টেপে, আপনাকে আউটগোইং মেসেজের সংখ্যা সীমাবদ্ধ করার অপশন আছে। উদাহরণস্বরূপ, শুধু গুরুত্বপূর্ণ মেসেজগুলো, বা আপনার মেসেজের বডিতে নির্দিষ্ট শব্দ থাকলে (হয়তো আপনার প্রিয় গালিগুলো চেক করার জন্য?)
এই উদাহরণে, আমি সকল আউটগোইং মেসেজে অ্যাপ্লাই করব, তাই Next ক্লিক করুন, এবং তারপর ওয়ার্নিং মেসেজের জন্য "Yes" ক্লিক করুন।
শেষে, **"defer delivery by a number of minutes"** সিলেক্ট করুন, **"a number"** লিংকে ক্লিক করুন, এবং ডिले পিরিয়ড (delay period) সেট করুন যতটুকু সময় আপনাকে কুল ডাউন (cool off) হয়ে মেসেজ ক্যানসেল (cancel) করার আগে লাগবে।
ফাইনাল স্টেপে, আপনি এই রুলের এক্সসেপশন (exceptions) অ্যাপ্লাই করতে পারেন যাতে নির্দিষ্ট লোকদের কাছে মেসেজ দেরি ন হয় (উদাহরণ হিসেবে)। উদাহরণস্বরূপ, আমি জানি আমি আমার বন্ধু জনের (John) কাছে যেকোনো কিছু লিখতে পারি, সে রাগ করবে না। আমরা বেস্ট বাডিজ (best buddies) করা—তাই আমি তার ইমেইল ঠিকানা "recipient" ফিল্ডে থাকলে এক্সসেপশন বানাব।
আপনার ডिले রুলের একটি নাম দিন, এবং আপনি гот (good to go) (রুলটি অন করতে ভুলবেন না)।
এখন, আপনি যখনই একটি ইমেইল পাঠাবেন, সেটি ৫ মিনিট আউটবক্সে (outbox) থাকবে। তাই, এক মিনিট পর আপনি যদি সিদ্ধান্ত নেন যে ইমেইল পাঠানো আসলে একটি বড় ভুল ছিল, আপনি আপনার আউটবক্সে যেতে পারেন এবং মেসেজটি ডিলিট করতে পারেন—এবং একটি বড় সংকট এড়িয়ে যেতে পারেন।
যাচাই করুন আপনার মেসেজ কোকেযে যাচ্ছে
একটি সাধারণ ভুল লোকরা দ্রুত ইমেইল পাঠাতে গিয়ে করে—আপনিও হয়তো অভিজ্ঞতা পেয়েছেন। আপনি একটি ইমেইল পাঠাতে যাচ্ছেন একজন বন্ধুকে, যেন রায়ান ডুব (Ryan Dube) নাম। তাই আপনি "ry" টাইপ করলেন এবং এক্সচেঞ্জ সার্ভার গ্লোবাল কন্ট্যাক্ট লিস্ট (global contact list) বা আপনার পেরসোনাল কন্ট্যাক্ট লিস্ট থেকে তিনটি মিলিত নাম আসে।
আপনি যেহেতু ত্বরায় আছেন, ভুলে ** "Bryan Dube" ** সিলেক্ট করলেন, এবং লিখতে শুরু করলেন আপনার ভেগাস (Vegas) এর ವিকএন্ড অভিজ্ঞতা। আপনি সাবধানে সকল কিছু ডিটেইল করলেন যা সেখানে করেছেন—আপনি জানেন, সকল কিছু যা **ভেগাসেই থাকা উচিত** (stay in Vegas)? আপনি **"Send"** ক্লিক করলেন, আপনার **"Sent"** বক্স খুললেন নিশ্চিত করতে সেটি আপনার বন্ধুর কাছে ঠিক পৌঁছে গেছে কিনা, এবং তারপর আপনার চেতনায় আসে আপনি ভুল ব্যক্তির কাছে পাঠিয়েছেন। আরও খারাপ—ব্রায়ান ডুব (Bryan Dube) হয় কোম্পানির প্রেসিডেন্ট (Company President) যিনি গত সপ্তাহ আপনাকে একটি ম্যাস ইমেইল পাঠিয়েছিলেন (সেই জন্য সে ড্রপ-ডাউন কন্ট্যাক্ট হিসেবে見えて)۔
হ্যাঁ, এটাকে বলা হয় **স্ক্রুড (screwed)** হওয়া।
বদলে, একটি ছোটো প্রো-টিপ (pro-tip) ব্যবহার করুন যাকে বলা হয় **Control-K** আপনার বন্ধুর নামের প্রথম কয়েক অক্ষর টাইপ করার ঠিক পরে। এটি **"Check Names"** টুলটি খুলে দেয় এবং আপনাকে অফিসিয়াল কন্ট্যাক্ট লিস্ট থেকে ব্যক্তির নাম সিলেক্ট করতে দেয়।
এটি প্রথমে একটু এক্সট্রা স্টেপ (extra step) লাগতে পারে, কিন্তু সেই নির্দিষ্ট সংবেদনশীল মেসেজগুলোর জন্য, এটি একটি খুব গুরুত্বপূর্ণ এক্সট্রা স্টেপ। এটি আপনাকে কনফার্ম (confirm) ও নিশ্চিত (ensure) করতে দেয় যে আপনি যে মেসেজ লিখছেন সেটি সঠিক ব্যক্তির কাছে যাচ্ছে।
MailTips-কে আপনাকে সাধারণ আউटलুক মিস্টেকের জন্য সতর্ক করতে দিন
ব্যক্তিগতভাবে, আমি মনে করি **MailTips** আউटलুকে বিল্ট-ইন (built-in) সেরা আবিষ্কারের একটি। MailTips আপনাকে একটি লম্বা তালিকার ইস্যু থেকে রক্ষা করে সতর্ক করে—যেন প্রাপ্টি (recipient) যাকে আপনি ইমেইল পাঠাচ্ছেন সে আসলে একটি গ্রুপ (group) যাক না বড় সংখ্যক প্রাপ্টির সাথে (যা আপনাকে রিপ্লাই-অল মিস্টেক থেকে বাঁচাবে), আপনি কোম্পানির বাইরে কাউকে ইমেইল পাঠাচ্ছেন কিনা, এবং এরকম ইনফরমেশনাল টিপস (informational tips)।
MailTips এনেবল (enable) করতে, আউटलুক অপশনস (Outlook Options) এ যান, **Mail** সিলেক্ট করুন, এবং নিচে স্ক্রোল করুন যতক্ষণ না **MailTips Options** বোতামটি দেখেন।
এই অপশন বক্সে আপনি MailTips আপনার জন্য কী কী করে সেটি দেখবেন। আপনি যদি সব পছন্দ করেন, তবে **"Display automatically"** সিলেক্টেড আছে কিনা চেক করুন এবং OK-এ ক্লিক করুন।
MailTips আসলে লাইফসেভার (lifesaver) হতে পারে। যখন ক্রিটিক্যাল ইমেইল আসে, আপনি টিপ্ট (tipped) পাবেন যে এটি একটি যেটি আপনি হয়তো রেসপন্ড করতে চান। এটিও বলে দেয় যদি এটি একটি অটোমেটেড সিস্টেম (automated system) থেকে আসে যেটি আপনাকে অটো-ফরওয়ার্ড (auto-forward) করেছে—IT ফোল্কস (IT folks) যারা কম্পিউটার সিস্টেম ও সার্ভার মনিটর করার জন্য বিভিন্ন স্ক্রিপ্ট থেকে অটো-ফরওয়ার্ড রুল সেট করে রেখেছেন তাদের জন্য একটি ভালো ফিচার।
MailTips আপনাকে সতর্ক করবে যখন আপনি একটি ইনভ্যালিড (invalid) ইমেইল ঠিকানায় ইমেইল পাঠাতে চাচ্ছেন, বা এমন একটি ঠিকানায় যাতে প্রচুর প্রাপ্টি রয়েছে। MailTips আপনাকে সাধারণ ইমেইল মিস্টেক থেকে বাঁচাতে পারে অগণিত পথে যা এখানে লিস্ট করা সম্ভব নয়।
আউटलুকের এই তিনটি গুরুত্বপূর্ণ প্রো-টুল (pro-tools) ব্যবহার করলেই আপনার জীবন—অথবা কমপক্ষে আপনার গর্ব—বাঁচাতে পারে। এনেবল করুন এবং ব্যবহার করুন, এবং এই সাধারণ আউटलুক মিস্টেক করার মাথা ব্যাথা থেকে মুক্তি পান। হয়তো আপনার ক্যারিয়ারও বাঁচায়!
আপনি কি কখনো কোনো লজ্জাজনক ইমেইল মিস্টেক করেছেন যেখানে এই টিপসগুলো আপনাকে বাঁচাত? কমেন্ট সেকশনে আপনার অভিজ্ঞতা শেয়ার করুন!
