সাধারণ ভুল এড়িয়ে একজন প্রো আউটলুক ব্যবহারকারী হয়ে উঠুন

আপনি যদি একটি সাধারণ অফিস পরিবেশে কাজ করেন, তবে সম্ভাবনাগুলি বেশ ভাল যে মেল সিস্টেমটি একটি এক্সচেঞ্জ সেভার এবং পছন্দের মেল ক্লায়েন্ট হল Outlook৷ আমরা আউটলুককে এখানে MUO-তে আউটলুক জার্নাল এবং আপনার Outlook ডেটা ব্যাক আপ সহ কয়েকটি কোণ থেকে কভার করেছি। এমনকি আমরা Outlook-এ কিছু দুর্দান্ত VBA স্ক্রিপ্টিং কভার করেছি যেখানে আপনি আপনার কাজগুলিকে এক্সেল স্প্রেডশীটে রপ্তানি করতে পারেন।

এই নিবন্ধে, আমি আউটলুক ক্লায়েন্ট নিজেই এবং কিছু সাধারণ আউটলুক ভুল যা লোকেরা প্রায়শই শিকার হয় সেগুলিকে ঘনিষ্ঠভাবে দেখতে যাচ্ছি। সৌভাগ্যবশত, এমন কিছু বিল্ট-ইন টুল আছে যেগুলো ব্যবহার করে আপনি কর্মক্ষেত্রে সেই ভুলগুলির মধ্যে একটি থেকে নিজেকে রক্ষা করতে পারেন যা আপনাকে বাঁচতে অনেক সময় নেবে।

যারা ভুল কিছু কি কি? "সকলকে উত্তর দিন আঘাত করলে কেমন হয়৷ " সেই গণ ইমেলগুলির মধ্যে একটিতে এবং নিজেকে সম্পূর্ণ বোকা বানিয়েছেন? আপনার বসের কাছে আবেগের তাপে দ্রুত কিছু লিখলে আপনি "পাঠান এ ক্লিক করার মুহুর্তে সম্পূর্ণভাবে অনুশোচনা করবেন? "? এমন অনেক পরিস্থিতি রয়েছে যে সেখানে লোকেরা এই ধরণের পরিস্থিতির সাথে সম্পর্কিত হতে পারে এবং অনেক লোকের নিজস্ব ইমেল ভৌতিক গল্প রয়েছে। সুতরাং, এটি বোঝায় যে মাইক্রোসফ্ট কয়েকটি গুরুত্বপূর্ণ সরঞ্জাম এমবেড করবে যা সাধারণের বিরুদ্ধে রক্ষা করতে সহায়তা করবে। আউটলুক ভুল।

ইমেলের বিপদ

তিনটি ইমেল বিপদ রয়েছে যা আমি এই নিবন্ধে কভার করতে যাচ্ছি - সেই ইমেলটি প্রেরণ করা যা আপনি পাঠানোর মুহূর্তে অনুশোচনা করেছেন, ভুল ব্যক্তিকে একটি ইমেল পাঠানো এবং অবশেষে সেই পুরানো উত্তর - সমস্ত ভুল যা এত লোক এর জন্য দোষী।

যে ইমেলটি পাঠানোর জন্য আপনি অনুতপ্ত হন

আপনি কি জানেন, আমাদের সকলের সেই দিনগুলি আছে। আপনি একজন বস বা সহকর্মীর কাছ থেকে আরেকটি ইমেল পান যা আপনাকে ভুল পথে ঘষে। আপনার একটি খারাপ সকাল হয়েছে, অথবা আপনি এখনও আপনার প্রথম কাপ কফি শেষ করেননি, এবং তাই আপনি উত্তর দিয়েছেন এবং আপনার সমস্ত হতাশা এবং রাগ এক, ভয়ঙ্কর ইমেলে প্রকাশ করেছেন৷

5 মিনিট এবং বেশ কয়েকটি অভিশাপ-শব্দ পরে, আপনি সেই ইমেলটি শেষ করেন এবং সবেমাত্র একটি বিরতি দিয়ে আপনি "পাঠান এ ক্লিক করেন ". তারপর, প্রায় তিন বা চার সেকেন্ডের জন্য স্মুগ সন্তুষ্টিতে বসে থাকার পরে, আপনি ঠিক কী করেছেন - এবং এর সম্ভাব্য পরিণতিগুলি আপনার উপর ভোর হতে শুরু করে। আপনার পেট ডুবে যাওয়া অনুভূতির সাথে আপনি বুঝতে পারেন যে আপনার সত্যিই উচিত' এটা পাঠানো হয়নি।

ভয় পাবেন না, আউটলুক এই ধরণের জিনিসের জন্য একটি খুব দুর্দান্ত সরঞ্জাম নিয়ে আসে - ব্যতীত আপনাকে এটি আপনার ক্লায়েন্টের আগে করতে হবে আপনি এই আবেগগত ভুল, পরে না. আমি এটিকে "ইমেল-বিলম্ব বীমা" বলি। এটি সক্ষম করতে, শুধু "ফাইল", "তথ্য এ ক্লিক করুন৷ " এবং "নিয়ম ও সতর্কতা পরিচালনা করুন-এ ক্লিক করুন "।

মূলত, আপনি এখানে যা করতে যাচ্ছেন তা হল একটি নিয়ম তৈরি করুন যা আপনার সমস্ত বহির্গামী ইমেল 5 মিনিটের জন্য বিলম্বিত করে। এটি আপনাকে কিছুটা "কুল-ডাউন" বীমা দেয়, যাতে আপনি সেই ভুলগুলি হওয়ার আগে ঘটতে বাধা দিতে পারেন৷

ই-মেইল নিয়ম স্ক্রীনে, "নতুন নিয়ম... এ ক্লিক করুন "

তারপরে "আমার পাঠানো বার্তাগুলিতে নিয়ম প্রয়োগ করুন-এ ক্লিক করুন৷ "। আপনি "পাঠান এ ক্লিক করার মুহুর্তে আপনার পাঠানো প্রতিটি ইমেলের জন্য এটি বিলম্ব প্রযোজ্য হবে " বোতাম৷

নিয়ম উইজার্ডের পরবর্তী ধাপে, আপনার কাছে এটি প্রযোজ্য বহির্গামী বার্তাগুলির সংখ্যা সীমিত করার বিকল্প রয়েছে৷ উদাহরণস্বরূপ, এটি শুধুমাত্র গুরুত্বপূর্ণ বার্তা হতে পারে, অথবা আপনার বার্তার মূল অংশে কিছু শব্দ থাকতে পারে (হয়ত আপনি ব্যবহার করতে চান এমন কিছু পছন্দের অভিশাপ শব্দের জন্য পরীক্ষা করছেন?)

এই উদাহরণে, আমি সব বহির্গামী বার্তাগুলিতে এটি প্রয়োগ করতে যাচ্ছি, তাই আপনি পরবর্তীতে ক্লিক করুন এবং তারপর সতর্ক বার্তার জন্য শুধুমাত্র "হ্যাঁ" এ ক্লিক করুন৷

অবশেষে, "ডেলিভারি কয়েক মিনিটের মধ্যে স্থগিত করুন নির্বাচন করুন৷ ", "একটি সংখ্যা-এ ক্লিক করুন৷ " লিঙ্ক করুন, এবং বিলম্বের সময়কাল সেট করুন যে পরিমাণ সময় আপনি মনে করেন এটি আপনাকে শান্ত করতে এবং বার্তাটি আসলে পাঠানোর আগে বাতিল করতে লাগবে৷

চূড়ান্ত ধাপে, আপনি এই নিয়মের ব্যতিক্রম প্রয়োগ করতে পারেন যাতে এটি নির্দিষ্ট লোকেদের কাছে পাঠানো বার্তাগুলিকে বিলম্ব না করে (একটি উদাহরণ হিসাবে)। উদাহরণস্বরূপ, আমি জানি যে আমি আমার বন্ধু জনের কাছে যা চাই তা আমি প্রায় সব কিছু লিখতে পারি এবং সে আমার উপর রাগ করবে না। আমরা সর্বোত্তম বন্ধু - তাই আমি "প্রাপক" ক্ষেত্রে তার ইমেল ঠিকানা সহ সেই বার্তাগুলির জন্য একটি ব্যতিক্রম করতে যাচ্ছি৷

আপনার বিলম্বের নিয়মের নাম দিন, এবং আপনি যেতে পারবেন (নিয়ম চালু করতে ভুলবেন না)।

এখন, আপনি যখনই একটি ইমেল পাঠাবেন, এটি 5 মিনিটের জন্য আউটবক্সে বসে থাকবে। সুতরাং, যদি আপনি এক মিনিট বা তার পরে সিদ্ধান্ত নেন যে ইমেল পাঠানো আসলে একটি বড় ভুল ছিল, আপনি আপনার আউটবক্সে গিয়ে বার্তাটি মুছে ফেলতে পারেন - এবং একটি বড় সংকট এড়াতে পারেন।

আপনার বার্তা কার কাছে যাচ্ছে তা যাচাই করুন

লোকেদের কাছে দ্রুত ইমেল পাঠানোর সময় লোকেরা একটি সাধারণ ভুল করে থাকে - আপনি সম্ভবত এটি নিজেই অনুভব করেছেন। আপনি নামের একজন বন্ধুকে একটি ইমেল পাঠাতে যান, বলুন, উদাহরণস্বরূপ রায়ান দুবে। তাই আপনি এক্সচেঞ্জ সার্ভার গ্লোবাল কন্টাক্ট লিস্ট বা আপনার ব্যক্তিগত পরিচিতি তালিকা থেকে "ry" এবং তিনটি মিলে যাওয়া নাম টাইপ করুন৷

যেহেতু আপনি এত তাড়াহুড়ো করছেন, আপনি ভুলবশত "Bryan Dube নির্বাচন করেছেন৷ ", এবং ভেগাসে আপনার উইকএন্ড পালানোর বিষয়ে লিখতে এগিয়ে যান৷ আপনি সেখানে যা করেছেন তার সমস্ত বিবরণ আপনি যত্ন সহকারে লিখেছেন - আপনি জানেন, থাকার ভেগাসে? আপনি "পাঠান এ ক্লিক করুন৷ ", আপনার "প্রেরিত খুলুন " আপনার বন্ধুর কাছে ঠিক আছে কিনা তা নিশ্চিত করার জন্য বক্স করুন, এবং তারপরে আপনার মনে হবে যে আপনি এটি ভুল ব্যক্তির কাছে পাঠিয়েছেন। এর চেয়েও খারাপ - ব্রায়ান দুবে এমন একজন কোম্পানির সভাপতি যিনি আপনাকে গত সপ্তাহে কিছু গণ ইমেল পাঠিয়েছিলেন (এ কারণেই) তিনি একটি ড্রপ-ডাউন পরিচিতি হিসাবে দেখালেন।

হ্যাঁ, এটাকে স্ক্রু করা বলে।

পরিবর্তে, আপনার বন্ধুর নামের প্রথম দুটি অক্ষর টাইপ করার ঠিক পরেই কন্ট্রোল-কে নামে পরিচিত একটি সামান্য প্রো-টিপ ব্যবহার করুন। এটি "নামগুলি পরীক্ষা করুন খুলবে৷ " টুল এবং আপনাকে প্রকৃতপক্ষে অফিসিয়াল যোগাযোগের তালিকা থেকে ব্যক্তির নাম নির্বাচন করতে দেয়। 

এটি প্রথমে একটি অতিরিক্ত পদক্ষেপের মতো মনে হতে পারে, কিন্তু সেই বিশেষ সংবেদনশীল বার্তাগুলির জন্য, এটি একটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ অতিরিক্ত পদক্ষেপ৷ এটি আপনাকে নিশ্চিত করতে এবং নিশ্চিত করতে দেয় যে আপনার লেখাটি সঠিক ব্যক্তির কাছে যাচ্ছে।

মেলটিপস আপনাকে সাধারণ আউটলুক ভুল সম্পর্কে সতর্ক করতে দিন

ব্যক্তিগতভাবে, আমি মনে করি মেলটিপস আউটলুকে নির্মিত সর্বশ্রেষ্ঠ আবিষ্কারগুলির মধ্যে একটি। আপনি যে প্রাপককে একটি ইমেল পাঠাচ্ছেন তিনি আসলে একটি বৃহৎ সংখ্যক প্রাপক (যা আপনাকে উত্তর-সমস্ত ভুল থেকে রক্ষা করবে) এমন একটি গোষ্ঠী কিনা, সেগুলি সম্পর্কে সতর্ক করার মাধ্যমে MailTips আপনাকে সমস্যার একটি দীর্ঘ তালিকা থেকে রক্ষা করে, আপনি কোম্পানির বাইরের কাউকে একটি ইমেল এবং অনুরূপ তথ্যমূলক টিপস পাঠাচ্ছেন৷

মেলটিপস সক্ষম করতে, শুধু Outlook বিকল্পগুলিতে যান, "মেল নির্বাচন করুন৷ " এবং তারপর নিচে স্ক্রোল করুন যতক্ষণ না আপনি "মেলটিপস বিকল্প দেখতে পান " বোতাম৷ 

আপনি এই বিকল্প বাক্সে MailTips আপনার জন্য যা করে তার সবই দেখতে পাবেন। আপনি যা দেখেন তা যদি আপনি পছন্দ করেন তবে নিশ্চিত করুন যে "স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রদর্শন করুন৷ " নির্বাচন করা হয়েছে এবং তারপর ওকে ক্লিক করুন৷

MailTips সত্যিই একটি জীবন রক্ষাকারী হতে পারে. যখন সমালোচনামূলক ইমেলগুলি রোল ইন হয়, তখন আপনি পরামর্শ পাবেন যে এটি এমন একটি যা আপনি প্রতিক্রিয়া জানাতে চাইতে পারেন। এটি আপনাকে বলে যে এটি একটি স্বয়ংক্রিয় সিস্টেম থেকে এসেছে যা আপনাকে ইমেলটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে ফরোয়ার্ড করেছে - এটি আইটি লোকদের জন্য একটি চমৎকার বৈশিষ্ট্য যারা কম্পিউটার সিস্টেম এবং সার্ভারগুলি নিরীক্ষণকারী বিভিন্ন স্ক্রিপ্ট থেকে স্বয়ংক্রিয়-ফরোয়ার্ড নিয়ম সেট আপ করেছে৷

আপনি যখন একটি অবৈধ ইমেল ঠিকানায় একটি ইমেল পাঠানোর চেষ্টা করছেন, বা প্রচুর সংখ্যক প্রাপক রয়েছে এমন ঠিকানায় মেলটিপস আপনাকে পরামর্শ দেবে৷ মেইলটিপস আপনাকে এখানে তালিকাভুক্ত করার অনেক উপায়ে সাধারণ ইমেল ভুল করা থেকে বাঁচাতে পারে৷

আউটলুকে এই তিনটি গুরুত্বপূর্ণ প্রো-টুল ব্যবহার করা আপনার জীবন বাঁচাতে পারে - বা অন্তত আপনার গর্ব। এগুলিকে সক্ষম করুন এবং সেগুলি ব্যবহার করুন এবং এই সাধারণ আউটলুক ভুলগুলি করার মাথাব্যথা থেকে নিজেকে বাঁচান৷ এটি আপনার ক্যারিয়ারও বাঁচাতে পারে!

আপনি কি কখনও কোনো বিব্রতকর ইমেল ভুল করেছেন যেখানে এই ধরনের টিপস আপনাকে বাঁচাতে পারে? নীচের মন্তব্য বিভাগে আপনার অভিজ্ঞতা শেয়ার করুন!