১৩টি কুইক ট্রিক এবং এক্সটেনশন জিমেইল পাওয়ার ইউজার হতে

জিমেইল টিপস অনেক হয় না, কি?

জিমেইল একটি আকর্ষণীয় ইন্টারফেস এবং বেশ কিছু উপকারী ফিচারের মালিক, যা অন্যান্য ওয়েবমেইল সার্ভিস এবং ডেস্কটপ ইমেইল ক্লায়েন্টের চেয়ে এড্জ দেয়। এর জনপ্রিয়তা ডেভেলপারদের এক্সটেনশন এবং প্লাগইন বানাতে ঝাড়ু দিয়েছে।

আপনি যদি জিমেইল ব্যবহারকারী হন, আপনার হাতের মুঠোয় রয়েছে ট্রিক এবং এক্সটেনশনের একটি অ＊

আমরা এই আর্টিকেলে কিছু এক্সপ্লোর করব, তারপর আপনাকে নির্দেশ করব ২০টি আরও জিমেইল এক্সটেনশন-এর দিকে!

৩টি এসেনশিয়াল জিমেইল ব্রাউজার এক্সটেনশন

চলুন তিনটি জনপ্রিয় এক্সটেনশন দিয়ে শুরু করি যেগুলো আমরা জানি আপনি ভালোবাসবেন:

• Gmail Offline [এখন উপলব্ধ নয়]: এটি জিমেইলের অফিসিয়াল ক্রোম অ্যাপ যা আপনাকে ইন্টারনেট অ্যাক্সেস না থাকলেও ইমেইল প্রসেস করতে দেয়।
• Boomerang: এই অ্যাপ আপনাকে ইমেইল শিডিউল করতে এবং ফলো-আপ করতে দেয় ন্যূনতম ঝামেলায়। এটি ক্রোম, ফায়ারফক্স, এবং সাফারি-এ কাজ করে।

• Checker Plus for Gmail: এই ক্রোম এক্সটেনশন জিমেইলের চূড়ান্ত ডেস্কটপ নোটিফায়ার। এটি আপনাকে ব্রাউজারে জিমেইল খুলেনা ইমেইল পড়তে এবং ডিলিট করতে দেয়।

এই ফেভারিটগুলো বাদ দিয়ে, চলুন দশটি জিমেইল টিপসের দিকে যাই যা আপনাকে জিমেইল পাওয়ার ইউজার ক্যাটাগরিতে পromos করবে। আমরা জিমেইল সেটিংস বারবার ব্যবহার করব, তাই আপনাকে জানতে হবে সেগুলো কোথায় পাবেন: জিমেইলে আপনার প্রোফাইল ইমেজের নিচে গিয়ার আইকনে ক্লিক করুন (টপ রাইট) এবং তারপর ড্রপডাউনে Settings-এ ক্লিক করুন।

১. জিমেইলকে আপনার ইমেইল হাব বানান

যেনারকম সম্ভব, আপনি প্রতিদিন একাধিক ইমেইল অ্যাকাউন্টের মধ্যে শাটল করতে চান না। আপনার মেইন জিমেইল অ্যাকাউন্টকে ভারি কাজটি করতে দিন—পাঠানো, গ্রহণ করা, এবং সর্ট করা। এটি আপনি Settings > Accounts-এ থেকে করতে পারেন।

Send mail as এবং Check mail from other accounts অপশনগুলো খুঁজুন এবং গাইডেড সেটআপ প্রসেস ফলো করুন যাতে আপনার প্রাইমারি ইমেইল অন্য একটি আপনার মালিকানাধীন অ্যাকাউন্টের রিপ্রেজেন্টেটিভ হিসেবে মেইল পাঠাতে এবং গ্রহণ করতে (POP3 ভিয়া) পারে। আপনাকে এই প্রসেসটি প্রতিটি অ্যাকাউন্টের জন্য রিপিট করতে হবে যা আপনি যোগ করতে চান, এবং সেখানে এই মেইল সার্ভার সেটিংস কাজে আসবে।

আপনি যদি ইমেইল প্রসেস করার দায়িত্ব কাউকে দিতে চান যার ওপর আপনি আস্থা করেন, তবে আপনি এই (Accounts) সেকশন থেকে আপনার অ্যাকাউন্টে অ্যাক্সেস দিতে পারেন।

নোট:

১. আপনি যদি POP-র বদলে IMAP ভিয়া ইমেইল গ্রহণ করতে চান, তবে আপনার প্রতিটি অ্যাকাউন্ট থেকে আপনার প্রাইমারি জিমেইল অ্যাকাউন্টে ফরওয়ার্ডিং সেট আপ করতে পারেন।

২. "Send mail as"-এ একটি ইমেইল ঠিকানা যোগ করার সময়, আপনাকে সিদ্ধান্ত নিতে হবে আপনি কি জিমেইলকে ইমেইলটি এলিয়াস হিসেবে বিবেচনা করতে চান। অনিশ্চিত? আমাদের জিমেইল এলিয়াস গাইড সাহায্য করবে।

২. জিমেইল ক্লিন আপ, স্পিড আপ

একটি পাওয়ার ইউজার হিসেবে, আপনি জিমেইলকে ক্লাটার বা ধীর করে দেওয়া সব কিছু সরাতে চাবেন। আপনি কিছু ফিক্সও যোগ করতে চাবেন গতি বাড়াতে। এখান থেকে শুরু করুন:

• গ্রুপ ইমেইল মিউট করুন মেসেজে More ড্রপডাউন থেকে Mute-এ ক্লিক করলে। এটি সেই ইমেইলগুলোর নোটিফিকেশন সাইলেন্ট করে দেয় যখন থ্রেডে নতুন মেসেজ আসতে থাকে।

• অনुपযোগী লেবেল লুকান Manage labels সাইডবার থেকে বা Settings > Labels-এ থেকে।
• প্রতি পৃষ্ঠে বেশি কন্ট্যাক্ট ও মেসেজ দেখান Maximum page size অপশন দিয়ে Settings > General-এ।
• জিমেইল দ্রুত লোড করুন এর বেসিক (HTML) ভার্সনে স্যুইচ করে। এটি রেগুলার ভার্সনের চেয়ে কম সুন্দর এবং স্লিক, কিন্তু ধীর ইন্টারনেট কানেকশন থাকলে এটি বড় টাইম সেভার।

আপনি যদি জিমেইল ইন্টারফেস এবং ওয়ার্কফ্লো মাইক্রো-ম্যানেজ করতে চান, ক্রোম, ফায়ারফক্স, অপেরা, এবং সাফারির জন্য Gmelius এক্সটেনশন সঠিক পথ। এটি আপনাকে ইনবক্সের লুক ট্রান্সফর্ম করতে, ইমেইলকে গুগল ক্যালেন্ডার ইভেন্টে রূপান্তর করতে, ইমেইল ট্র্যাকিং ব্লক করতে, এবং অনেক কিছু করতে দেয়।

৩. Gmvault দিয়ে জিমেইল মেসেজ অফলাইনে ব্যাকআপ নিন

Gmvault একটি ফ্রি ও ওপেন-সোর্স ডেস্কটপ প্রোগ্রাম যা জিমেইল ব্যাকআপকে পেইনলেস করে। আপনার Windows, Linux, বা Mac কম্পিউটারে ইনস্টল করুন এবং ফুল সিন্ক মোড চালু করুন আপনার পুরো জিমেইল অ্যাকাউন্ট ব্যাকআপ लेने জন্য। তারপর কুইক সিন্ক অপশন ব্যবহার করুন ব্যাকআপড রিপোজিটরি রেগুলার বেসিসে আপ-টু-ডেট রাখতে। আপনি Gmvault ব্যবহার করে একাধিক জিমেইল অ্যাকাউন্ট ব্যাকআপ নিতে পারেন এবং সেভ করা ইমেইলগুলো এনক্রিপ্টও করতে পারেন।

ইমেইল ব্যাকআপ নেওয়ার আরেকটি নির্ভরযোগ্য পদ্ধতি হলো একটি ডেস্কটপ ইমেইল ক্লায়েন্ট ইনস্টল করা এবং সেটাতে আপনার জিমেইল অ্যাকাউন্ট যোগ করা যাতে ইমেইলগুলো লোকাল মেশিনে সেভ হয়। সার্ভারে আপনার ইমেইলের একটি কপি থাকতে দিতে হলে, আপনাকে IMAP ব্যবহার করে এটি করতে হবে।

আপনি গুগলের নিজস্ব Takeout ফিচার দিয়ে আপনার জিমেইল ডেটার একটি কপি ডাউনলোড করতে পারেন এবং সেই ডেটা আপনার ইমেইল ক্লায়েন্টে ইম্পোর্ট করতে পারেন।

নোট: যদি আপনার ইমেইল ক্লায়েন্ট আপনার জিমেইল অ্যাকাউন্ট থেকে ইমেইল সিঙ্ক করতে না পারে, তবে এর কারণ হতে পারে আপনি IMAP অ্যাক্সেস সক্রিয় করেননি। এটি পরিবর্তন করতে, ওয়েবে জিমেইলে Settings > Forwarding and POP/IMAP-এ যান এবং IMAP access-এর অধীনে Enable IMAP রেডিও বাটন সিলেক্ট করুন।

৪. ইমেইল অর্গানাইজেশন-এ স্মার্ট হন

আপনি কি জানতেন আপনার জিমেইল ইউজারনেমের ডটগুলো মানে না? কুল বিষয়টি হলো আপনি এটিকে আপনার সুবিধায় ব্যবহার করতে পারেন। চলুন দেখি কীভাবে:

মান লিন, আপনার জিমেইল আইডি muo.reader@gmail.com। এটি একই muoreader@gmail.com, যা একই m.u.o.r.e.a.d.e.r@gmail.com, যা একই mu.or.re.ad.er@gmail.com। সিরিয়াসলি, ডটগুলো মানে না।

এছাড়া, আপনার ইউজারনেমের পরে '+' চিহ্ন দিয়ে যেকোনো র‍্যান্ডম টেক্সট যোগ করলে, সেটিও গণনায় আসে না, তাই muo.reader+longtime@gmail.com হবে muo.reader@gmail.com-এর সমান।

উপরের যেকোনো ঠিকানায় পাঠানো ইমেইল আপনার অরিজিনাল আইডি: muo.reader@gmail.com-এর সাথে যুক্ত ইনবক্সে যাবে, কিন্তু আপনি এই ইউজারনেম ভেরিয়েশনগুলো ব্যবহার করতে পারেন নির্দিষ্ট ইমেইল নির্দিষ্ট ফোল্ডারে পাঠাতে ফিল্টার ব্যবহার করে।

উদাহরণস্বরূপ, আপনি muo.reader@gmail.com আইডি আপনার কলিগদের সাথে শেয়ার করতে পারেন এবং সেই ঠিকানায় আসা ইমেইলগুলো "Work" নামের একটি ফোল্ডারে পাঠাতে পারেন। একইভাবে, muoreader@gmail.com আপনার বন্ধুদের সাথে শেয়ার করুন এবং সেই ঠিকানায় আসা ইমেইলগুলো অন্য একটি ফোল্ডারে, মনে করুন "Personal"-এ পাঠাতে পারেন। আপনি এই ট্রিকটি স্প্যামার ট্র্যাক/ব্লক করার জন্যও ব্যবহার করতে পারেন, কিন্তু জানা থাকা উচিত এটি Google Apps অ্যাকাউন্টের সাথে কাজ করে না।

জিমেইল ফিল্টার ব্যবহার করে ইনবক্স অর্গানাইজ করার এটিই একমাত্র পদ্ধতি নয়। Settings > Filters and Blocked Addresses-এ যান গুগল ক্যালেন্ডার ইভেন্ট নোটিফিকেশন, নিউজলেটার, টাস্ক রিমাইন্ডার, ইত্যাদি উপযুক্ত, সহজে খুঁজে পাওয়া যাওয়া ফোল্ডারে ধরার জন্য ফিল্টার সেট আপ করতে। এবং জিমেইল লেবেল আপনার ইনবক্সের (এবং আপনার শান্তিচিত্তের) জন্য কী করতে পারে সেটি ভুলবেন না। সেগুলো ব্যবহার করুন!

৫. সেরা জিমেইল Labs ফিচারগুলো সক্রিয় করুন

জিমেইল সেটিংসের Labs সেকশনে অসাধারণ ফিচারগুলোর একটি সার্ত রয়েছে যা আপনার ব্যবহার করা উচিত কিন্তু সম্ভবত করেন না। এখানে কিছু সেজন্য রিকমেন্ডেশন যা আমরা প্রস্তাব করছি অবিলম্বে সক্রিয় করার জন্য:

• Mark as Read Button ইমেইলকে এক ক্লিকে রিড হিসেবে মার্ক করতে।
• Authentication icon for verified senders স্ক্যামারদের ইমেইল চিহ্নিত করতে একটি স্পেশাল key আইকন দিয়ে প্রমাণিত ইমেইল হাইলাইট করে।
• Canned Responses একই টেক্সট স্নিপেট ইমেইলে বারবার টাইপ করতে না গেলে।
• Preview pane আউটলুক-এর মত প্যানে ইন্ডিভিজুয়াল ইমেইল লোড করতে। আপনি একবার এটি সক্রিয় করলে হরিজেন্টাল বা ভার্টিক্যাল স্প্লিট ভিউ বেছে নিতে পারেন।

• Multiple Inboxes আপনার ইনবক্সকে সুবিধার জন্য flera সাব-ইনবক্সে ভাগ করতে। আপনি মেসেজগুলো গ্রুপ করতে পারেন কোন অ্যাকাউন্টে পাঠানো হয়েছে, স্টারড কিনা, আট্যাচমেন্ট আছে কিনা, ইত্যাদি।
• Auto-advance একটি ইমেইল প্রসেস করার পর অটোমেটিক্যালি লাইনстор পরবর্তী মেসেজে যেতে।

৬. জিমেইল এবং ক্লাউড স্টোরেজের মাঝে আট্যাচমেন্ট সুন্দরভাবে সরান

আপনি যদি গুগল ড্রাইভ ব্যবহার করেন, জিমেইল আট্যাচমেন্টের ২৫MB ফাইল সাইজ লিমিট একটি ব্যারিয়ার যা অস্তিত্বহীন সমান। কারণ আপনি বড় ফাইলগুলো আট্যাচমেন্ট হিসেবে পাঠাতে পারেন সেগুলো সরাসরি আপনার গুগল ড্রাইভ থেকে লিংক করে। এই প্রসেস রিভার্সও কাজ করে, অর্থাৎ আপনি জিমেইল আট্যাচমেন্ট সরাসরি গুগল ড্রাইভে সেভ করতে পারেন।

আপনি ড্রপবক্স ব্যবহার করতে চান আট্যাচমেন্ট সেভ এবং আপলোড করতে? Dropbox for Gmail আপনার দরকার, কিন্তু এটি শুধু ক্রোমেই কাজ করে। তাই আপনি Kloudless [এখন উপলব্ধ নয়] চেক আউট করতে পারেন, যা ক্রোম এবং ফায়ারফক্স দুইটোই-এ কাজ করে এবং ড্রপবক্স, বক্স, এবং গুগল ড্রাইভ সাপোর্ট করে।

চলুন দেখি আপনি কোথায় পাবেন অপশনটি:

• আট্যাচমেন্ট সেভ করতে:

• আট্যাচমেন্ট আপলোড করতে:

আপনি যদি ড্রপবক্স বা গুগল ড্রাইভ ব্যবহার করেন, উপরের মত একই লোকেশনে সেই সার্ভিসের আইকন খুঁজুন।

৭. Batched Inbox দিয়ে ইমেইল ব্যাচে প্রসেস করুন

আপনি যদি সকালে ইমেইল বাদ দিতে না পারেন, তবুও একটি ইমেইল রিচুয়াল রাখা স্মার্ট যা আপনার জন্য কাজ করে, সম্ভবত যেটি নির্দিষ্ট সময়ে ইমেইল ব্যাচে হ্যান্ডেল করতে জড়িত। Batched Inbox সেটি জন্য চমৎকার এবং সকল মেজর ব্রাউজারে কাজ করে।

সার্ভিসটি ইনকামিং ইমেইলকে একটি স্পেশাল ফোল্ডারে নিয়ে যায় BatchedInbox লেবেল দিয়ে এবং তারপর নির্দিষ্ট ইন্টারভালে (আপনার পছন্দ অনুযায়ী!), সেগুলো আপনার ইনবক্সে সরিয়ে দেয়।

আপনি যদি চান নির্দিষ্ট ইমেইল বা নির্দিষ্ট কন্ট্যাক্টের মেসেজ BatchedInbox লেবেল এড়িয়ে যাবে? সেটি সমস্যা নয়। আপনি সেই ইমেইলগুলো কনফিগার করতে পারেন যাতে সেগুলো আপনার ইনবক্সে সরাসরি চলে যায় যতক্ষণ আসে। আপনি সোশ্যাল মিডিয়া সাইটের মত টুইটার এবং ফেইসবুক থেকে আপডেটও ব্যাচ করতে পারেন।

আপনি যদি Batched Inbox- সম্পর্কে আরও জানতে চান আপনার জিমেইলের সাথে লিংক করার আগে, এই FAQ পৃষ্ঠা আপনাকে সকল কিছু বলে দেবে।

৮. কাস্টোম কীওয়ার্ড শর্টকাট এবং ইনপুট টুলস ব্যবহার করুন

আপনি জানেন পাওয়ার ইউজাররা মাউস পয়েন্টিং এবং ক্লিকিং-এ টাইম খরচ করে না, ঠিক নয়? তারা সরাসরি কীওয়ার্ড শর্টকাটের দিকে যায় সব জায়গায় সম্ভব। কিছু ইউজার শর্টকাট কাস্টোমাইজ করে সেগুলো ভালো মনে রাখতে, এবং আপনিও একই করতে পারেন। কিন্তু প্রথমে আপনাকে কাস্টোম শর্টকাট ফিচার সক্রিয় করতে হবে Settings > Labs-এ। একবার করলে (এবং সেভ চেঞ্জেস করলে), আপনি সেটিংসে একটি নতুন ট্যাব দেখবেন যেটি বলা হয় Keyboard Shortcuts। সেটিতে স্যুইচ করুন জিমেইল শর্টকাট রিম্যাপ করার জন্য বিভিন্ন অ্যাকশনের জন্য।

কাস্টোম শর্টকাট যোগ করার সময়, আপনি হয়তো জিমেইলে হ্যান্ডরাইটিং ইনপুট সাপোর্টও যোগ করতে চান। এটি আপনাকে ইমেইল টাইপ করার জন্য ভাষা এবং কীবোর্ড লেআউট কাস্টোমাইজ করতে দেয়। আপনি ইনপুট টুলস সক্রিয় করতে পারেন Settings > General > Language-এ। যদি Enable input tools চেকবক্স দেখা না যায়, Show all language options লিংকে ক্লিক করুন Language সেকশনে যাতে এটি দেখা যায়।

৯. আপনার অ্যাকাউন্ট ম্যানেজ করুন

যেকোনো ডিজিটাল এন্টিটির মত, আপনার জিমেইল অ্যাকাউন্ট হ্যাকার এবং স্ক্যামারদের কাছে অপরিজিত নয়। এটি রক্ষা করার সেরা উপায় হলো আপনার জিমেইল অ্যাকাউন্টে নজর রাখা অস্বাভাবিকতা জন্য এবং জিমেইল সিকিউরিটি বেড়াতে ইমেইল এনক্রিপশন এবং টু-ফ্যাক্টর অথেনটিকেশন যেন টুলস দিয়ে।

হ্যাকাররা যদি কম চিন্তা দিয়ে না থাকে, গুগল আপনার ডিজিটাল বিষয়ে নাক দিয়ে পড়ে। একমাত্র সান্ত্বনা হলো গুগল এখন আপনাকে আপনার সম্পর্কে যেসব ডেটা আছে সেটির একটি রাউন্ডআপ দেয় এবং সেই ডেটা ক্লিয়ার করার অপশন। আপনি এই দুটোই My Account সেকশনে পাবেন। এটিতে অ্যাক্সেস করতে, প্রথম আপনার প্রোফাইল পিকচারে ক্লিক করুন টপ রাইটে আপনার জিমেইল ইনবক্সে এবং তারপর ড্রপডাউন থেকে My Account-এ ক্লিক করুন।

My Account সেকশনে, আপনি তিনটি সাব-সেকশন পাবেন: Sign-in & security, Personal info & privacy, এবং Account preferences. এই তিনটি সেকশনই যান এবং প্রতিটি সেটিং চেক করুন। আপনি দেখতে পাবেন কোন থার্ড-পার্টি অ্যাপগুলোর আপনার জিমেইলে অ্যাক্সেস আছে, আপনি কি আপনার জন্য টেইলরড অ্যাড দেখছেন, গুগল কি আপনার ওয়েব সার্চ কোয়েরি রেকর্ড করছে, ইত্যাদি। সব সেটিং আপনার পছন্দ এবং আপনার গুগল অ্যাকাউন্টের সর্বোচ্চ প্রাইভেসি নিশ্চিত করতে টুইক করুন।

১০. আপনার অ্যাকাউন্ট ইনফরমেশন ব্যাকআপ নিন

আপনার অ্যাকাউন্ট ভালোভাবে চেক করার সময়, নিচের ডিটেলস নোট ডাউন করুন যখন সেগুলো সামনে আসে, এবং সেগুলো একটি সুরক্ষিত জায়গায় সংরক্ষণ করুন:

• আপনার গুগল অ্যাকাউন্ট তৈরি হয়েছিল কোন মাস এবং বছর
• আপনার সিকিউরিটি কোয়েশনের উত্তর
• আপনার অ্যাকাউন্টের সাথে যুক্ত ফোন নম্বরগুলো
• আপনি অ্যাকাউন্ট রিকভারির জন্য যে ইমেইল ঠিকানা নির্দিষ্ট করেছেন
• চারটি জিমেইল লেবেলের নাম
• পাঁচজন মানুষের ইমেইল আইডি যাদের সাথে আপনি ঘন ঘন ইমেইল করেন

আপনি যদি কখনো আপনার জিমেইল অ্যাক্সেস হারিয়ে ফেলেন, এই ডিটেলস আপনাকে অ্যাকাউন্ট রিকভার করতে সাহায্য করবে আপনার পরিচি অসল মালিক হিসেবে প্রমাণ করে। আপনি আমাদের কৃতজ্ঞ হবেন এই রিমাইন্ডারের জন্য যদি কখনো গুগলের কঠিন অ্যাকাউন্ট রিকভারি প্রসেসের সম্মুখীন হন।

আপনি কি জিমেইল পাওয়ার ইউজার হতে প্রস্তুত?

জিমেইলের সমালোচক রয়েছে, মূলত এর ইন্ট্রুসিভ এপ্রোচের কারণে ইমেইল প্রতি। কিন্তু এর উচ্চ মাত্রার সুবিধা সকল নেগেটিভকে অতিক্রম করে দিয়েছে, যদি জিমেইলের বিশাল ইউজার বেস কোনো ইন্ডিকেশন। যেকোনো কেসে, আপনি যদি জিমেইল ব্যবহার করেন, আপনি যেন সেটির সেরা ব্যবহার করুন।

আমরা আপনাকে ছেড়ে যাচ্ছি কিছু সুন্দর জিমেইল এক্সটেনশন রাউন্ডআপ তিনটি জনপ্রিয় ব্রাউজারের জন্য, যা আপনাকে আরও ২০টি יুনিক এক্সটেনশন দেবে বেছে নেওয়ার জন্য:

• ১১ ক্রোম এক্সটেনশন যা আপনার জিমেইল এক্সপেরিয়েন্স সুপার-পাওয়ার করবে
• Send This: ১০ লাইফ-এনহ্যান্সিং ফায়ারফক্স অ্যাড-অন জিমেইলের জন্য
• ৫ এক্সটেনশন যা সাফারিকে জিমেইল প্রোডাক্টিভিটি পাওয়ারহাউস বানাবে

আপনি যদি একটি জিমেইল ফিচার বা এক্সটেনশন বেছে নেন আপনার just-can't-do-without-it ফেভারিট হিসেবে, সেটি কী হবে? কমেন্টে আপনার পছন্দ শেয়ার করুন!