হয়তো আপনি আপনার ইমেল সার্ভিস উন্নত করতে চান, কিন্তু কনফিউজড কোন অ্যাপ বেছে নেবেন। গুগলের জিমেইল নেবেন? নাকি মাইক্রোসফ্টের আউटलুক আপনার দরকারের জন্য ভালো হবে?
দুইটার ফাংশন দেখতে একসমান হলেও, এগুলো আসলে কাফি ভিন্ন এবং আপনার রিকোয়ারমেন্ট অনুযায়ী বিভিন্ন সুবিধা দেয়। এই আর্টিকেলে আউटलুক এবং জিমেইল সম্পর্কে সবকিছু এবং তাদের তুলনা পাবেন।
আউटलুক বনাম জিমেইল: সংক্ষিপ্ত ওভারভিউ
আউटलুক একটি ডেস্কটপ ইমেল ক্লায়েন্ট যা ওয়েবমেইল সার্ভিস হিসাবেও কাজ করে। মাইক্রোসফ্ট দ্বারা ডেভেলপ ও মার্কেট করা, বিশ্বব্যাপী ৫০০ মিলিয়ন 이상의 ব্যবহারকারী। আউटलুক ফ্রি এবং পেইড ভার্সনে আসে এবং কন্টাক্টস, ক্যালেন্ডার এবং টাস্ক ম্যানেজমেন্ট ফিচার দিয়ে আসে।
জিমেইল গুগল দ্বারা প্রদত্ত একটি বিনামূল্যে ইমেল সার্ভিস। এটি ২০০৪ সালে প্রথম রিলিজ হয়েছিল। কম্পিউটারে ওয়েব ব্রাউজার, সैंकড়ো থার্ড-পার্টি মেইল অ্যাপ এবং অ্যান্ড্রয়েড/iOS মোবাইল অ্যাপ থেকে জিমেইল এক্সেস করা যায়। জিমেইল শুধু ইমেল সার্ভিস নয়; এটি গুগল ড্রাইভ, ক্যালেন্ডার এবং Docs-এর সাথে ইন্টিগ্রেটেড।
তাহলে, জিমেইল এবং আউटलুক কীভাবে তুলনা করা যায়:
১. ফিচার
ফিচার তুলনা করলে আউटलুক জিমেইলকে স্পষ্টভাবে পেছনে ফেলেছে। অটোমেটেড ইমেল ম্যানেজমেন্ট, একাধিক ইমেল থ্রেড ডিলিট করার Cleanup টুল, এবং কাস্টোমাইজেবল টেমপ্লেট — আউटलুক আপনার সব দরকার পূরণ করতে পারে।
Archive (আর্কাইভ) ফোল্ডার আউटलুকে জিমেইলের চেয়ে বেশি ফাংশনাল কারণ এটি আপনার "Archived messages"-কে আলাদা করে রাখে। আউटलুক কন্টাক্টস এবং ক্যালেন্ডারকে ইন্টারফেসের ভেতরেই ইন্টিগ্রেট করে রাখে, যা মিটিং শিডিউল করা সহজ করে দেয়।
অন্যদিকে, জিমেইল আর্কাইভ করা সব ইমেল একটি জেনারেল ফোল্ডারে (All Mail) পাঠায়। নতুন ব্যবহারকারীর জন্য এটি খুব বিভ্রান্তিকর হতে পারে।
জিমেইলের আরেকটি বাধা: ক্যালেন্ডার এবং কন্টাক্টস অ্যাপে ইন্টিগ্রেটেড নয়। বরং আলাদা অ্যাপ হিসেবে ইন্টিগ্রেটেড থাকে। অ্যাপ থেকে অ্যাপে নেভিগেট করা ক্লান্তিকর এবং ফ্রুস্ট্রেটিং হতে পারে জরুরি ইমেল ড্রাফট করার সময়।
বেশিরভাগ মানুষ মনে করে ফিচারের মামলায় আউटलুক জেতেছে।
২. প্রাইসিং
কমার্শিয়াল উদ্দেশ্যে না ব্যবহার করলে ফ্রি অপশন সুবিধাজনক। জিমেইল এবং আউटलুক দুটোই বিনামূল্যে সাবস্ক্রিপশন দেয়। কিন্তু সেরা সার্ভিস পেতে হলে পেমেন্ট প্ল্যান বেছে নিতে হবে।
উনাদের পেমেন্ট প্ল্যানগুলো একই সার্ভিস দেয়। প্রধান পার্থক্য রয়েছে প্রতিটি প্ল্যানে উপলব্ধ স্টোরেজ স্পেসে। রেঞ্জ নিচের মতো:
জিমেইলের G Suite's Basic plan মাসিক $৬.০০ এ ৩০ জিবি ক্লাউড স্টোরেজ। $১২.০০ বিজনেস প্ল্যানে ৫+yुजারের জন্য আনলিমিটেড স্টোরেজ এবং ৫-এর কম হলে ১ টিবি। বেসিক বিজনেস প্ল্যানে Vault সার্ভিসও পাওয়া যায়। G Suite's Enterprise plan $২৫.০০ এ বিজনেস প্ল্যানের ফিচারসহ অতিরিক্ত সিকিউরিটি ফিচার দেয়।
মাইক্রোসফ্ট আউटलুক পেইড ভার্সন ব্যবহার করতে হলে প্রিমিয়াম সাবস্ক্রিপশন বা Microsoft 365 প্যাকেজ কেনতে হবে। প্রিমিয়াম প্যাকেজের দাম:
Microsoft 365 Home মাসিক $৬.৯৯ বা বার্ষিক $৬৯.৯৯ প্রতি ইউজার। Microsoft 365 Personal মাসিক $৯.৯৯ এবং বার্ষিক $৯৯.৯৯।
Microsoft Office suite একমুশত $১৫৯.৯৯। কিন্তু জানবেন আউटलুক একমুশত কিনা যায় না। সময়ে সাবস্ক্রিপশন রিনিউ করতে হয়।
প্রাইসিং-এ জিমেইল সবচেয়ে সস্তা অপশন।
৩. ইন্টারফেস
জিমেইলের ইন্টারফেস যেকোনো ইমেল সার্ভিস প্রোভাইডারের সেরা ইন্টারফেসের একটি। এটি দুটি প্রধান স্ট্রিপে ভাগ: মেনু যা মেইল ক্যাটাগরি দেখায় (ইনবক্স, ড্রাফটস ইত্যাদি), এবং মেন সেকশন যা ইমেলগুলো দেখায়।
জিমেইল মিনিমালিস্ট অ্যাপরোচ নেয় এবং সিম্পল কিন্তু আকর্ষণীয়। এটি জটিল নয় এবং টপে একটি টুলবার রয়েছে সহজ অ্যাক্সেসের জন্য।
অন্যদিকে, আউटलুকে স্ক্রিনে আড়াল একটি রিবনে অনেক অপশন রয়েছে। নতুন ব্যবহারকারীর জন্য এটি বিভ্রান্তিকর হতে পারে। তবে একবার অভ্যাস হলে তাদের usefulness এবং accessibility বুঝতে পারবেন।
৪. স্টোরেজ অপশন
জিমেইল ব্যবহার করলে ফাইলগুলো গুগল ড্রাইভে আপলোড করে জিমেইল দিয়ে শেয়ার করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, বড় ফাইল আপলোড করলে জিমেইল অটোমেটিক্যালি ড্রাইভে আপলোড করতে বলে। প্রক্রিয়াটি এক ক্লিকের ব্যাপার।
আউटलুক অন্যদিকে OneDrive ব্যবহার করে ফাইল স্টোর করতে। আউटलুক এবং OneDrive-এর ইন্টিগ্রেশন সত্যি সিমলেস নয়।
স্টোরেজ স্পেসের কথা বললে, আউटलুক ফ্রি একাউন্টে ১৫ জিবি স্টোরেজ এবং নতুন ফ্রি OneDrive একাউন্টের সাথে যোগে ৫ জিবি আরো দেয়। পেইড Microsoft 365 একাউন্টে ৫০ জিবি স্টোরেজ থাকে যাতে যেকোনো ফাইল ফরম্যাট স্টোর করা যায়।
জিমেইল ফ্রি স্টোরেজ ১৫ জিবি, যা গুগল ড্রাইভ এবং জিমেইল দুটোর জন্য শেয়ারড। অতিরিক্ত স্পেস পেতে G Suite Basic একাউন্ট ৩০ জিবি স্টোরেজের সাথে সাবস্ক্রাইব করতে হয়।
স্টোরেজ আপনার টপ প্রায়োরিটি হলে আউटलুক সেরা পছন্দ!
৫. সিকিউরিটি
আপনার ইমেল चाहে পারসোনাল হোক বা কমার্শিয়াল, ইন্টারনেটে পাঠাতে হাইএস্ট লেভেলের সিকিউরিটি দরকার। তাহলে আপনার জন্য সবচেয়ে সিকিউর ইমেল সার্ভিস কোনটি?
জিমেইলের সেরা দিক: এটি ইমেলের জন্য অটোমেটিক এনক্রিপশন অফার করে। জিমেইল Transport Layer Security (TLS) ব্যবহার করে মেসেজ ট্রানজিট করার সময় এনক্রিপ্ট করে। এতে এক্সট্রা লেয়ারের সিকিউরিটি যোগ হয়। এটি লগইন করার সময় ২-স্টেপ ভেরিফিকেশনও দেয়।
আউटलুকে এনক্রিপশন অপশন রয়েছে কিন্তু ইমেল পাঠানোর সময় প্রতিবার সেটি ক্লিক করতে হয়। চিন্তা করুন সংবেদনশীল মেসেজ এনক্রিপ্ট করা ভুলে গেলে আপনি কত বড় রিস্ক নিচ্ছেন!
এই কেসে, জিমেইল সেরা যদি আপনি হাইliyi সেনসিটিভ ইনফরমেশন বা কন্টেন্ট ইন্টারনেটে পাঠান।
৬. অ্যাপ ইন্টিগ্রেশন
জিমেইল ব্যবহার করলে অনেক অ্যাপ এক্সটেনশন যোগ করা যায় কাজ সহজ ও প্রোডাক্টিভ করতে। উদাহরণ: গুগল ক্রোম ব্রাউজার Giphy, Boomerang, Gmelius (টিম কল্যাণে খুব হেল্পফুল) ব্যবহার করতে দেয়।
Grammarly, Slack, Evernote, Zoom অ্যাড-অনও সরাসরি জিমেইলে ইনস্টল করে যোগ করা যায়।
আউटलুক ইউজার Trello, GitHub, Asana এবং আরও অনেক কিছু ইন্টিগ্রেট করতে পারেন। অ্যাড-অন হিসেবে Evernote, Grammarly, Boomerang আউटलুকে উপলব্ধ।
আপনি যেসব অ্যাপ দৈনন্দিনে ব্যবহার করেন সেটি নির্ভর করে জিমেইল এবং আউटलুক দুটোই অ্যাপ ইন্টিগ্রেশনের জন্য চমৎকার অপশন দেয়।
৭. কাস্টমার সাপোর্ট
দুই ইমেল সার্ভিসেরই প্রোভাইডার থেকে ডায়রেক্ট এবং কমিউনিটি সাপোর্ট রয়েছে, কিন্তু গুগল হেল্প সেন্টার এক্সেসের দৃষ্টিতে খুব সুবিধাজনক। এতে وسیع কমিউনিটি রয়েছে যারা একে অপরকে সমস্যা সমাধান এবং মাইনর ফিক্সে সাহায্য করে। আরও, G Suite ব্যবহারকারীদের ২৪/৭ লাইভ কাস্টমার সাপোর্ট দেয়।
অন্যদিকে, মাইক্রোসফ্ট Microsoft 365 ইউজারদের ডেডিকেটেড সাপোর্ট এবং ফ্রি আউटलুক ইউজারদের ফ্রি চ্যাট সাপোর্ট দেয়।
কাস্টমার সাপোর্ট আপনার জন্য বড় ফ্যাক্টর হলে জিমেইল বেছে নিন।
আপনার পারফেক্ট ফিট
আপনার আদর্শ ইমেল সার্ভিস খুঁজে বের করা সহজ নয়। আউटलুক এবং জিমেইল উভয়ই চমৎকার সার্ভিস দেয়, ফিচার থেকে অ্যাপ ইন্টিগ্রেশন এবং কাস্টমার সাপোর্ট পর্যন্ত।
সেরা উপায়: আপনার প্রায়োরিটির লিস্ট বানান এবং যাচাই করুন দুটোর কোনটি সব মেট করে। একদুই ফিচার আপনাকে স্যাকরিফাইস করতে হতে পারে, কিন্তু দিনের শেষে যা আপনার দরকার মেট করে সেটিই আপনার আডিয়াল বেট!
