৭টি ইমেইল এফিশিয়েন্সি টিপস: বেশি ইমেইল দ্রুত নিপটান

জীবন যোগাযোগের চারদিকে ঘুরে এবং সঠিক যোগাযোগ ছাড়া কিছুই সম্পন্ন হয় না। ইমেইল একটি যোগাযোগের টুল (communication tool) যা আপনার জীবন সহজ করার জন্য তৈরি। চিঠি লিখে বা ফোনে কেউকে ধরায় বা প্রত্যক্ষে মিলতে হয় না—আপনি কয়েক লাইন দ্রুত টাইপ করে নিঃশ্চিন্ত হয়ে যেতে পারেন।

কিন্তু ইমেইল একটি উল্লেখযোগ্য টাইম সিংক (time sink) ও হতে পারে। এটি সাধারণত ঘটে যখন এটি ভুলভাবে ব্যবহার হয়। অনেক লোক আপনাকে যেসব ইমেইল পাঠায় সেগুলো আপনার প্রয়োজন নয়, সাবজেক্ট লাইন (subject lines) কন্টেন্টের সাথে মেলে না, এবং প্রয়োজন চেয়ে বেশি শব্দে লেখা থাকে। কিন্তু এতে আপনার নিজের দোষও থাকতে পারে, উদাহরণস্বরূপ আপনি যদি ইমেইল সঠিকভাবে প্রসেস (process) না করেন বা ইনবক্সকে একটি টু-ডু (To Do) বা রিডিং লিস্ট (reading list) হিসেবে অপব্যবহার করেন। সত্যি হলো, আপনি আপনার ইমেইল দ্রুত নিপটা सकते हैं আপনার অভ্যাস উন্নত করে এবং কয়েকটি কী ইমেইল এফিশিয়েন্সি টিপস (email efficiency tips) কঠোরভাবে মেনে চলায়।

ইমেইল সময় শিডিউল করুন

আপনি যদি ইমেইল দেখে ভয় পান বা যদি আপনি নিয়মিত অনেক বেশি সময় খরচ করেন ইনবক্স ক্লিয়ার (clear) করতে, তবে একটি শিডিউলে কমিট (commit) করে দেখুন। কিছু লোক দিনে দুবার নির্দিষ্ট সময় ইমেইল করার পরামর্শ দেন। সময় শিডিউল করা স্মার্ট কারণ এটি টাইম ফ্রেম (time frame) এবং মाइন্ডস্পেস (space of mind) তৈরি করে কাজটি শেষ করার জন্য। পাশাপাশি, আপনি বুঝতে পারবেন আপনি আসলে ইমেইলের সাথে কতটুকু সময় বিতাবেন।

দিনে দুবার ইমেইল চেক করা সবার জন্য কাজ করে না। আপনি যদি টপে (stay on top of things) থাকতে চান এবং দিন भर में কয়েকবার ইমেইল চেক করতে হয়, তবে নিজেকে প্রতিটি ঘণ্টায় কয়েক মিনিট দিন সকাল ও সন্ধ্যায় ইমেইল চেক ও প্রসেস করার পাশাপাশি। এ ছোট ছোট ইমেইল স্প্রিন্ট (email sprints) আপনাকে আর্গেন্ট ইমেইল (urgent emails) বা সেসব ইমেইলে রেসপন্স দিতে সুযোগ দেবে যেগুলোর জন্য আপনাকে আগে তথ্য সংগ্রহ করতে হয়েছিল।

উদ্দেশ্য হলো...

• ইমেইল সময় শিডিউল করে একটি টাইম লিমিট (time limit) তৈরি করা,
• সেটি মেনে চলার লক্ষ্য (ambition) রাখা,
• দ্রুত হয়ে যাওয়া, এবং
• ক্রমাগত আপনার শিডিউলে সময় ফ্রি আপ করা।

এই মাইন্ডসেট (mindset) আপনাকে ফোকাস করতে এবং আরও এফিশিয়েন্ট (efficient) হতে সাহায্য করে। এই আর্টিকেলের অন্যান্য সব ইমেইল এফিশিয়েন্সি টিপসের সাথে এটি কম্বাইন করলে আপনি শীঘ্রই আপনার ইমেইল önce কখনো নয় নিপ্টাতে পারবেন।

আপনি যে প্রতিটি ইমেইল খোলেন সেটি প্রসেস করুন

আপনি যে প্রতিটি ইমেইল খুলেন সেটি আপনাকে কোনো এক পথে একশন (act) নেওয়া বাধ্য করে। এটা তৎক্ষণাৎ করলে সময় বাঁচায় কারণ আপনাকে সেটি আবার ডিল করতে হবে না। আপনি কমপক্ষে দিনে একবার আপনার ইনবক্স ক্লিয়ার করবেন, যা একটি মুক্তিদায়ক অনুভূতি।

আপনার খোলা প্রতিটি ইমেইলের জন্য, সম্ভব হলে তৎক্ষণাৎ একশন নিন অথবা প্রয়োজনে একটি টাস্ক শিডিউল (schedule a task) করুন, তারপর ইমেইলটি আর্কাইভ (archive) বা ডিলিট (delete) করুন। তৎক্ষণাৎ একশন নেওয়া মানে হতে পারে দ্রুত রিপ্লাই (respond quickly), একটি সংক্ষিপ্ত ফোন কল করা, ক্যালেন্ডারে ডেট ট্রান্সফার করা, টু-ডু লিস্টে টাস্ক যোগ করা, ইমেইল বা পড়ার কন্টেন্ট ফাইল (file) করা। আপনি যখন রেসপন্ড বা একশন নিতে সক্ষম নন, একটি রিপ্লাই ড্রাফ্ট (draft a response) করুন এবং একটি টাস্ক শিডিউল করুন যা করা দরকার। যেভাবেই হোক, সকল ইমেইল ইনবক্স থেকে বের করুন।

মনে রাখবেন, জিমেইলে (Gmail) প্রতিটি ইমেইলের একটি یونিক URL (unique URL) থাকে। এখন সেটি ব্যবহার করে আপনার ইমেইল বুকমার্ক (bookmark) করবেন না! বরং, লিংকটি আপনার টু-ডু লিস্টের সংশ্লিষ্ট টাস্কে বা ক্যালেন্ডার এন্ট্রিতে (calendar entry) যোগ করুন। এটি আপনার ইনবক্সে সেই ইমেইলগুলো ট্র্যাক রাখার চেয়ে অনেক ভালো।

আপনার সময় সেরা উপায়ে ব্যবহার করতে...

• আপনার খোলা প্রতিটি ইমেইলে একশন নিন,
• টাস্ক ও ডেট আপনার টু-ডু লিস্ট বা ক্যালেন্ডারে ট্রান্সফার করুন এবং
• রেফারেন্সের জন্য ইমেইল URL যোগ করুন,
• সম্ভব হলে তৎক্ষণাৎ রেসপন্ড করুন,
• প্রয়োজনে একটি রিপ্লাই ড্রাফ্ট করুন,
• আপনার খোলা প্রতিটি ইমেইল আর্কাইভ বা ডিলিট করুন, এবং
• ড্রাফ্টস ফোল্ডার (Drafts folder) এবং টাস্ক লিস্ট (Task list) দিনে একবার প্রসেস করুন।

ফিল্টার (Filter) ও লেবেল (Label) দিয়ে ইমেইল সংগঠিত করুন

অনেক লোক ইমেইল ইনবক্সে রাখেন কারণ তারা জানেন না আরও ভালো কোনো পদ্ধতি সেগুলো ট্র্যাক রাখার জন্য। এটি গুলিয়ে (clutter) তৈরি করে এবং সময়ের সাথে সাথে জিনিস খুঁজে বের করা কঠিন করে তোলে। জিমেইলে (Gmail), আপনি সহজে যেকোনো ইমেইল খুঁজে পেতে পারেন পাওয়ারফুল সার্চ ফিচার (powerful search feature) দিয়ে। অথবা, আপনি ইমেইল লেবেল (label) করতে পারেন দ্রুত খুঁজে পেতে আপনি যদি সেগুলো ইনবক্সে রাখতে চান বা ফোল্ডারে সর্ট (sort) করে পরে রিট্রিভ (retrieve) করার জন্য।

ম্যানুয়ালি ইমেইল সর্ট করার বদলে, আপনি ফিল্টার সেটআপ (set up filters) করতে পারেন যেন সেগুলো অটোমেটিক্যালি (automatically) আপনার নিয়মিত পাওয়া ইমেইলগুলো প্রসেস করে, যেনে নোটিফিকেশন (notifications), সাবস্ক্রিপশন (subscriptions), ডাইজেস্ট (digests), কিন্তু নির্দিষ্ট লোকের ইমেইলও। প্রতিটি ইনডিভিজুয়াল সোর্সের জন্য আলাদা ফিল্টার সেটআপ করার বদলে, ইমেইল টাইপের জন্য (যেমন ফোরাম নোটিফিকেশন বা নিউজলেটার সাবস্ক্রিপশন) একটি ইমেইল এলিয়াস (email alias) তৈরি করুন এবং ফিল্টার করুন সেসব ইমেইল কোন ইমেইল ঠিকানার কাছে পাঠানো হয়েছে সেটির ভিত্তিতে। সেসব ইমেইল তাদের নিজস্ব ডেডিকেটেড ফোল্ডারে (dedicated folder) নিয়ে যাওয়ায়, সেগুলো কখনো আপনার ইনবক্সে জাম (clog up) দেবে না, আপনি সেগুলো প্রসেস করার জন্য সময় বরবাদ করবেন না, এবং আপনি যেকোনো সময় সেগুলো পড়তে পারবেন।

আপনার ইমেইল ম্যানেজ করার সেরা পদ্ধতি হলো...

• আপনার ইমেইল সার্চ করা শিখুন,
• লেবেল (label) করুন এবং
• সর্ট (sort) করুন ইমেইল,
• আদর্শভাবে অটোমেটেড ফিল্টার (automatized filters) দিয়ে যেখানে সম্ভব, এবং
• সেগুলো আপনার ইনবক্স বাইপাস (bypass) করাও যদি আপনি সেগুলোর সাথে তৎক্ষণাৎ ডিল (deal) করতে না চান।

ইনকামিং ইমেইল কমান

আপনি যখন দৈনন্দিন ইনবক্স ক্লিয়ার করা শুরু করবেন, আপনি লক্ষ্য করবেন কোন ইমেইলগুলো আপনার প্রয়োজন নেই। সেসব ইমেইল যেগুলো আপনি আসলে পাওয়া চান না বা কখনো পড়ার সময় পাবেন না, সেগুলোর জন্য ফিল্টার সেটআপ করার বদলে, **একশন নিন (act)**। এর মানে হতে পারে একটি নিউজলেটার যেটি আপনি কখনো পড়েন না সেটি আনসাবস্ক্রাইব (unsubscribe) করা, একজন বন্ধুকে আর কার্টুন (cartoons) ফরওয়ার্ড না করার জন্য বলা, বা একজন সহকর্মীকে শুধু গুরুত্বপূর্ণ ইমেইলে সিসি (CC) করার জন্য অনুরোধ করা।

সংক্ষেপে, অনাবশ্যক ইমেইলগুলো এড্রেস (address) করুন, কঠোরভাবে আনসাবস্ক্রাইব করুন, এবং প্রয়োজনে ট্র্যাশে (trash) ফিল্টার করুন।

উদাহরণ স্থাপন করুন: আপনার নিজের ইমেইল স্পষ্ট ও সংক্ষিপ্ত রাখুন

একটি ভাবনা করা ইমেইল কম্পোজ (compose) করতে সময় লাগে। এবং এটিকে পড়ে প্রসেস করতে সময় লাগে। নিজের এবং অন্যের সময় বাঁচাতে শিখুন আপনার ইমেইল স্পষ্ট ও সংক্ষিপ্ত রাখতে।

এটি শুরু হয় একটি ভালো সাবজেক্ট লাইন (subject line) দিয়ে। নিশ্চিত করুন এটি আপনার ইমেইলের কন্টেন্টকে স্পষ্টভাবে রিফ্লেক্ট (reflect) করে। এটি সহজ হয় যদি আপনি প্রতি ইমেইলে একটি বিষয় (single subject) মেনে চলেন। অবশেষে, আপনার ইমেইল সংক্ষিপ্ত রাখুন। আমি এক বাক্য নীতি (one sentence policy) রিকমেন্ড করব না, কিন্তু প্রতিদিনের কাজের ইমেইল সংক্ষিপ্ত হওয়া উচিত। পাঠানোর আগে চিন্তা করুন এবং আপনি যা কমিউনিকেট করতে চান তার সারাংশ (essence) বের করুন।

আপনার প্রাপ্টিগণ আপনার ইমেইলকে ভালোবাসবেন যদি সেগুলো ধারণ করে...

• একটি স্পষ্ট সাবজেক্ট লাইন,
• প্রতি ইমেইলে একটি বিষয়,
• কি আইডিয়া (key ideas) স্পষ্টভাবে এক্সপ্রেস করা,
• এবং সর্বোচ্চ ১-৫ বাক্য (sentences) ।

ক্যানড রেসপন্স (Canned Responses) ব্যবহার করুন

আপনি যদি প্রচুর ইমেইল পান যেগুলো कम-বেশি একই রেসপন্স চায়, তবে একটি টেমপ্লেট (template) তৈরি করুন এবং একটি ক্যানড রেসপন্স সেটআপ করুন। এটি অনেক সময় বাঁচাতে পারে এবং জিমেইলে (Gmail) এটি করা খুব সহজ। আমরা একটি পুরো আর্টিকেল dành করেছি কিভাবে ক্যানড রেসপন্স দিয়ে দ্রুত ও ভালো ইমেইল করা যায়।

কীবোর্ড শর্টকাট (Keyboard Shortcuts) ব্যবহার করুন

বেশির ভাগ ইমেইল প্রোগ্রাম কীবোর্ড শর্টকাট অফার করে। জিমেইল উদাহরণস্বরূপ রেসপন্ড করার জন্য (a), ডিলিট করার জন্য (SHIFT + 3), বা আর্কাইভ করার জন্য (a) শর্টকাট আছে। আমরা একটি পিডিএফ সামারি (PDF summary) কম্পাইল করেছি ব্যবহারযোগ্য জিমেইল শর্টকাটগুলো (Useful Gmail Shortcuts) এখানে। মনে রাখবেন, আপনাকে কীবোর্ড শর্টকাট এনেবল (enable) করতে হতে পারে। আপনার পছন্দের ইমেইল ক্লায়েন্টের কীবোর্ড শর্টকাট শিখতে কয়েক মিনিট ব্যয় করুন, এবং আপনি প্রতিদিন আপনার ইমেইল অনেক দ্রুত প্রসেস করতে পারবেন।

আরও কিছু ইমেইল এফিশিয়েন্সি টিপস এখানে আছে যা আপনাকে আরও কার্যকরভাবে ইমেইল ব্যবহার করতে সাহায্য করবে।

উপসংহার

ইমেইল একটি যোগাযোগের টুল যা আপনাকে সার্ভ (serve) করা উচিত, আপনার জীবন নিয়ন্ত্রণ (control) করার নয়। স্পষ্ট থাকুন আপনি এই কমিউনিকেশন টুল দিয়ে কী অর্জন করতে চান, আপনি আপনার সময় কীভাবে বিতাতে চান, এবং যেকোনো জিনিস যা আপনাকে আপনার ইমেইল দ্রুত প্রসেস করতে বাধা দিচ্ছে সেটি অটোমেট (automate) বা এলিমিনেট (eliminate) করুন। সঠিকভাবে করলে, ইনবক্স ক্লিয়ার করতে অনেক সময় লাগে না। এবং একবার আপনার একটি ভালো রুটিন (routine) হলে, আপনি চিন্তা করবেন না আপনার ইমেইল কয়েক ঘন্টা বা একদিন চেক না করলে কারণ আপনি জানবেন আপনার রুটিন আপনাকে একটি ফ্লাডেড (flooded) ইনবক্স ন식간에 প্লো (plow) করতে দেবে।

আপনার কাছে কি কোনো ইমেইল প্রসেসিং টিপস আছে যা আমি মিস করেছি?

Image credits: Email Logo via Shutterstock, Clock & Email via Shutterstock, Inbox via Shutterstock, Incoming Email via Shutterstock, Speech Bubbles via Shutterstock