জীবন যোগাযোগের চারপাশে ঘোরে এবং আক্ষরিক অর্থে এটি ছাড়া কিছুই সম্পন্ন হয় না। ইমেল হল একটি যোগাযোগের টুল যা আপনার জীবনকে আরও সহজ করে তুলবে। একটি চিঠি টাইপ করার বা ফোনে বা ব্যক্তিগতভাবে কাউকে ধরার চেষ্টা করার পরিবর্তে, আপনি দ্রুত কয়েকটি লাইন টাইপ করতে পারেন এবং এটি শেষ করতে পারেন৷
কিন্তু ইমেল একটি উল্লেখযোগ্য সময় ডুবতে পারে। এটি সাধারণত ঘটে যখন এটি ভুল উপায়ে ব্যবহার করা হয়। অনেক লোক আপনাকে ইমেল পাঠায় যা আপনার প্রয়োজন নেই, বিষয়বস্তুকে প্রতিফলিত করে না এবং প্রয়োজনের চেয়ে বেশি শব্দে। কিন্তু এটি আপনার নিজের দোষও হতে পারে, উদাহরণস্বরূপ আপনি যদি ইমেলগুলিকে সঠিকভাবে প্রক্রিয়া না করেন বা আপনার ইনবক্সকে করণীয় বা পড়ার তালিকা হিসাবে অপব্যবহার করেন। প্রকৃতপক্ষে, আপনি আপনার অভ্যাসগুলিকে উন্নত করে এবং কিছু গুরুত্বপূর্ণ ইমেল দক্ষতা টিপস কঠোরভাবে গ্রহণ করে আপনার ইমেলগুলি দ্রুত পেতে পারেন৷
ইমেলের সময় নির্ধারণ করুন
আপনি যদি আপনার ইমেলগুলির প্রবণতাকে ভয় পান বা যদি আপনি নিয়মিতভাবে আপনার ইনবক্স পরিষ্কার করতে খুব বেশি সময় ব্যয় করেন তবে একটি সময়সূচীতে প্রতিশ্রুতিবদ্ধ করার চেষ্টা করুন৷ কিছু লোক দিনে দুবার একটি নির্দিষ্ট সময়ের জন্য ইমেল করার পরামর্শ দেয়। সময় নির্ধারণ করা স্মার্ট কারণ এটি কাজটি সম্পন্ন করার জন্য মনোনিবেশ করার জন্য সময় ফ্রেম এবং মনের স্থান তৈরি করে। এছাড়াও, আপনি ইমেলের সাথে কতটা সময় ব্যয় করেন তা আপনি বের করতে পারবেন।
দিনে মাত্র দুবার ইমেল চেক করা সবার জন্য কাজ করে না। আপনি যদি বিষয়গুলির শীর্ষে থাকতে চান এবং সারা দিনে বেশ কয়েকবার আপনার ইমেলগুলি পরীক্ষা করতে চান তবে সকাল এবং সন্ধ্যায় ইমেলগুলি পরীক্ষা এবং প্রক্রিয়াকরণ ছাড়াও প্রতি ঘন্টায় নিজেকে কয়েক মিনিট সময় দিন। এই সংক্ষিপ্ত ইমেল স্প্রিন্টগুলি হল জরুরী ইমেলগুলির প্রতিক্রিয়া জানার বা একটি ইমেলের প্রতিক্রিয়া জানানোর একটি সুযোগ যার জন্য আপনাকে প্রথমে তথ্য আনার প্রয়োজন ছিল৷
ধারণা হল...
- ইমেল সময় নির্ধারণ করে একটি সময়সীমা তৈরি করুন,
- সেই সীমার মধ্যে থাকার উচ্চাকাঙ্ক্ষা আছে,
- দ্রুত হয়ে উঠুন, এবং
- আপনার সময়সূচীতে ধীরে ধীরে সময় খালি করুন।
এই মানসিকতা আপনাকে ফোকাস করতে এবং আরও দক্ষ হতে সাহায্য করে। এই নিবন্ধের অন্যান্য সমস্ত ইমেল দক্ষতা টিপসের সাথে এটিকে একত্রিত করুন এবং আপনি শীঘ্রই আপনার ইমেলগুলির মাধ্যমে দ্রুতগতি পাবেন যেমন আগে কখনও হয়নি৷
আপনার খোলা প্রতিটি ইমেল প্রক্রিয়া করুন
আপনার খোলা প্রতিটি ইমেলের জন্য আপনাকে একটি উপায় বা অন্যভাবে কাজ করতে হবে। এটি অবিলম্বে করা সময় বাঁচায় কারণ আপনাকে আর সেই ইমেলের সাথে মোকাবিলা করতে হবে না। আপনি দিনে অন্তত একবার আপনার ইনবক্স সাফ করবেন, যা একটি মুক্তির অনুভূতি৷
৷আপনার খোলা প্রতিটি ইমেলের জন্য, সম্ভব হলে অবিলম্বে কাজ করুন বা প্রয়োজনে একটি টাস্ক শিডিউল করুন, তারপর ইমেল সংরক্ষণ করুন বা মুছুন। অবিলম্বে কাজ করার অর্থ হতে পারে যে আপনি দ্রুত সাড়া দিন, একটি সংক্ষিপ্ত ফোন কল করুন, আপনার ক্যালেন্ডারে তারিখগুলি স্থানান্তর করুন, আপনার করণীয় তালিকায় কাজগুলি যোগ করুন, ইমেল ফাইল করুন বা পরে পড়ার জন্য যেকোনো বিষয়বস্তু। যখনই আপনি প্রতিক্রিয়া জানাতে বা অবিলম্বে কাজ করতে সক্ষম না হন, তখন একটি প্রতিক্রিয়া খসড়া করুন এবং আপনাকে যা করতে হবে তা মোকাবেলা করার জন্য একটি কাজ নির্ধারণ করুন। যাই হোক না কেন, আপনার ইনবক্স থেকে সমস্ত ইমেল পান৷
৷মনে রাখবেন যে Gmail-এ, প্রতিটি ইমেলের একটি অনন্য URL আছে। এখন আপনার ইমেল বুকমার্ক করতে যে ব্যবহার করবেন না! পরিবর্তে, আপনার করণীয় তালিকা বা ক্যালেন্ডার এন্ট্রিতে সংশ্লিষ্ট কাজের লিঙ্কটি যোগ করুন। আপনার ইনবক্সে সেই ইমেলগুলির ট্র্যাক রাখার চেয়ে এটি অনেক ভাল৷
৷
আপনার সময়ের সর্বোচ্চ সদ্ব্যবহার করতে...
- আপনার খোলা প্রতিটি ইমেলের উপর কাজ করুন,
- আপনার করণীয় তালিকা বা ক্যালেন্ডারে কাজ এবং তারিখ স্থানান্তর করুন এবং
- রেফারেন্সের জন্য ইমেল URL যোগ করুন,
- সম্ভব হলে অবিলম্বে প্রতিক্রিয়া জানান,
- প্রয়োজনে একটি প্রতিক্রিয়া খসড়া তৈরি করুন,
- আপনার খোলা প্রতিটি ইমেল সংরক্ষণাগার বা মুছে দিন এবং,
- দিনে একবার ড্রাফ্ট ফোল্ডার এবং টাস্ক তালিকা প্রক্রিয়া করুন।
ফিল্টার এবং লেবেল ইমেল
অনেক লোক তাদের ইনবক্সে ইমেলগুলি রাখে কারণ তারা তাদের ট্র্যাক রাখার আরও ভাল উপায় সম্পর্কে জানে না৷ এটি বিশৃঙ্খলায় অবদান রাখে এবং সময়ের সাথে সাথে জিনিসগুলি খুঁজে পাওয়া আরও কঠিন করে তোলে। Gmail-এ, আপনি শক্তিশালী অনুসন্ধান বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করে সহজেই যেকোনো ইমেল খুঁজে পেতে পারেন। বিকল্পভাবে, আপনি ইমেলগুলিকে দ্রুত খুঁজে পেতে লেবেল করতে পারেন যদি আপনাকে অবশ্যই সেগুলি আপনার ইনবক্সে রাখতে হবে বা সেগুলিকে পরে পুনরুদ্ধার করার জন্য ফোল্ডারে সাজাতে হবে৷
ম্যানুয়ালি ইমেল বাছাই করার পরিবর্তে, বিজ্ঞপ্তি, সদস্যতা, ডাইজেস্ট, তবে নির্দিষ্ট লোকেদের ইমেলগুলি সহ আপনি নিয়মিত প্রাপ্ত ইমেলগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রক্রিয়া করার জন্য ফিল্টার সেট আপ করতে পারেন। প্রতিটি স্বতন্ত্র উত্সের জন্য একটি নতুন ফিল্টার সেট আপ করার পরিবর্তে, ইমেলের প্রকারের জন্য একটি ইমেল উপনাম তৈরি করুন (যেমন ফোরাম বিজ্ঞপ্তি বা নিউজলেটার সদস্যতা) এবং তারা কোন ইমেল ঠিকানায় পাঠানো হয়েছে তার উপর ভিত্তি করে ইমেলগুলি ফিল্টার করুন৷ এই ইমেলগুলিকে তাদের নিজস্ব ডেডিকেটেড ফোল্ডারে নির্দেশ করে, তারা কখনই আপনার ইনবক্সকে আটকে রাখবে না, আপনি সেগুলি প্রক্রিয়া করতে সময় নষ্ট করবেন না এবং আপনি যখনই সময় পাবেন তখনও আপনি সেগুলি পড়তে পারবেন৷
আপনার ইমেলগুলি পরিচালনা করার সর্বোত্তম উপায় হল...
- কিভাবে আপনার ইমেল অনুসন্ধান করতে হয় তা শিখুন,
- লেবেল এবং
- ইমেল সাজান,
- আদর্শভাবে যেখানে সম্ভব স্বয়ংক্রিয় ফিল্টার সহ, এবং
- তাদের আপনার ইনবক্সকে বাইপাস করে দিন যদি আপনি অবিলম্বে তাদের সাথে মোকাবিলা করতে চান না।
ইনকামিং ইমেল হ্রাস করুন
আপনি প্রতিদিনের ভিত্তিতে আপনার ইনবক্স পরিষ্কার করা শুরু করার সাথে সাথে আপনি লক্ষ্য করবেন যে আপনার কোন ইমেলগুলির প্রয়োজন নেই৷ ইমেলগুলির জন্য ফিল্টার সেট আপ করার পরিবর্তে আপনি সত্যিই পেতে চান না বা পড়ার সময় পাবেন না, কাজ করুন। এর অর্থ হতে পারে যে আপনি এমন একটি নিউজলেটার থেকে সদস্যতা ত্যাগ করেন যা আপনি কখনোই পড়েননি, একজন বন্ধুকে বলুন যেন আপনাকে আর কার্টুন ফরওয়ার্ড না করে, অথবা একজন সহকর্মীকে শুধুমাত্র গুরুত্বপূর্ণ ইমেলে আপনাকে CC করতে বলুন।
সংক্ষেপে, অপ্রয়োজনীয় ইমেলগুলি সম্বোধন করুন, কঠোরভাবে সদস্যতা ত্যাগ করুন এবং প্রয়োজনে ট্র্যাশে ফিল্টার করুন৷
একটি উদাহরণ সেট করুন:আপনার নিজের ইমেলগুলি পরিষ্কার এবং সংক্ষিপ্ত রাখুন
একটি বিস্তৃত ইমেল রচনা করতে সময় লাগে। এবং এটি পড়তে এবং প্রক্রিয়া করতে সময় লাগে। নিজের এবং অন্যদের সময় বাঁচান এবং আপনার ইমেলগুলি পরিষ্কার এবং সংক্ষিপ্ত রাখতে শিখুন৷
এটি একটি ভাল সাবজেক্ট লাইন দিয়ে শুরু হয়। নিশ্চিত করুন যে এটি আপনার ইমেলের বিষয়বস্তু স্পষ্টভাবে প্রতিফলিত করে। আপনি ইমেল প্রতি একটি একক বিষয় আটকে থাকলে এটি সহজ হয়ে যায়। অবশেষে, আপনার ইমেল সংক্ষিপ্ত রাখুন. আমি একটি বাক্য নীতির সুপারিশ করব না, তবে দৈনন্দিন কাজের ইমেলগুলি সংক্ষিপ্ত হওয়া উচিত। চিন্তাভাবনা করুন এবং পাঠানোর আগে আপনি যা যোগাযোগ করতে চান তার সারাংশ বের করুন।
আপনার প্রাপকরা আপনার ইমেলগুলি পছন্দ করবেন যদি তাদের মধ্যে থাকে...
৷- একটি পরিষ্কার বিষয় লাইন,
- প্রতি ইমেল একটি বিষয়,
- মূল ধারণাগুলি স্পষ্টভাবে প্রকাশ করা হয়েছে
- 1-5টির বেশি বাক্য নয়।
টিনজাত প্রতিক্রিয়া ব্যবহার করুন
আপনি যদি অনেকগুলি ইমেল পান যেগুলির জন্য কমবেশি এক এবং একই প্রতিক্রিয়া প্রয়োজন, একটি টেমপ্লেট তৈরি করুন এবং একটি টিনজাত প্রতিক্রিয়া সেট আপ করুন৷ এটি অনেক সময় বাঁচাতে পারে এবং Gmail এর সাথে করা খুব সহজ। আমরা কীভাবে ক্যানড প্রতিক্রিয়াগুলির সাথে দ্রুত এবং আরও ভাল ইমেল করতে হয় সে সম্পর্কে একটি সম্পূর্ণ নিবন্ধ উত্সর্গ করেছি৷
কীবোর্ড শর্টকাট ব্যবহার করুন
বেশিরভাগ ইমেল প্রোগ্রাম কীবোর্ড শর্টকাট অফার করে। উদাহরণস্বরূপ জিমেইলে প্রতিক্রিয়া (a), মুছে ফেলা (SHIFT + 3), বা একটি ইমেল (a) সংরক্ষণাগার করার জন্য শর্টকাট রয়েছে। আমরা এখানে দরকারী Gmail শর্টকাটগুলির একটি PDF সারাংশ সংকলন করেছি। মনে রাখবেন আপনাকে কীবোর্ড শর্টকাট সক্ষম করতে হতে পারে। আপনার পছন্দের ইমেল ক্লায়েন্টের জন্য কীবোর্ড শর্টকাট শিখতে কয়েক মিনিট ব্যয় করুন, এবং আপনি প্রতিদিন আপনার ইমেলগুলি আরও দ্রুত প্রক্রিয়া করবেন।
আপনাকে আরও কার্যকরভাবে ইমেল ব্যবহার করতে সহায়তা করার জন্য এখানে আরও কিছু ইমেল দক্ষতা টিপস রয়েছে৷
উপসংহার
ইমেল হল একটি যোগাযোগের টুল যা আপনাকে পরিবেশন করা উচিত, আপনার জীবনকে নিয়ন্ত্রণ করবে না। এই যোগাযোগের টুল দিয়ে আপনি কী অর্জন করতে চান, আপনি কীভাবে আপনার সময় ব্যয় করতে চান, এবং আপনার এবং আপনার ইমেল দ্রুত প্রক্রিয়াকরণের মধ্যে যে কোনো কিছুকে স্বয়ংক্রিয় বা নির্মূল করতে চান তা পরিষ্কার করুন। সঠিকভাবে করা হলে, আপনার ইনবক্স সাফ করতে বেশি সময় লাগবে না। এবং একবার আপনার একটি ভাল রুটিন হয়ে গেলে, আপনি আরও গুরুত্বপূর্ণ কাজ করার জন্য কয়েক ঘন্টা বা একদিন আপনার ইমেলগুলি পরীক্ষা না করার বিষয়ে চিন্তা করবেন না। আপনি জানতে পারবেন যে আপনার রুটিন আপনাকে অল্প সময়ের মধ্যে একটি প্লাবিত ইনবক্সের মধ্য দিয়ে লাঙ্গল করতে দেবে৷
আপনার কি কোনো ইমেল প্রসেসিং টিপস আছে যা আমি মিস করেছি?
ইমেজ ক্রেডিট:শাটারস্টকের মাধ্যমে ইমেল লোগো, শাটারস্টকের মাধ্যমে ঘড়ি এবং ইমেল, শাটারস্টকের মাধ্যমে ইনবক্স, শাটারস্টকের মাধ্যমে ইনকামিং ইমেল, শাটারস্টকের মাধ্যমে স্পিচ বাবলস
