আউটলুক-এ ইমেইল শিডিউল বা ডিলে করার পদ্ধতি

সেন্ড বাটনে ক্লিক করার সাথে সাথে "ওহ, না!" মোমেন্ট অনুভব করেছেন কি? আমিও করেছি। ইমেইলটি তुरন্ত প্রাপকের ইনবক্সে চলে যায় এবং আপনার হাতে কিছু থাকে না। আপনি যতগুলো গ্রামматиকাল ভুল খুঁজে পান, আপনার কাছে ফেরত আনার উপায় নেই।

সৌভাগ্যক্রমে, মাইক্রোসফট আউটলুক একটি শক্তিশালী ইমেইল ক্লায়েন্ট যা প্রraina ফিচার 가지고। কিছু ছোটোটা টুইক দিয়ে আমরা সেন্ড বাটন চাপার পরেও সংশোধনের জন্য কিছু সময় পেতে পারি।

ইমেইল পাঠানোর সময় ডিলে করা জানা খুব গুরুত্বপূর্ণ হতে পারে। ধরুন আপনি একটি সম্ভাব্য ক্লায়েন্টের সাথে ইমেইল বিনিময় করছেন যিনি সম্পূর্ণ ভিন্ন টাইম জোনে বাস করেন। ভোর ৩টায় আপনার ইমেইল নোটিফিকেশন থেকে তাঁর ঘুম ভাঙানো উচিত নয়। আপনি স্মার্টভাবে ইমেইলটি তাঁর উপলব্ধ সময়ে পাঠানোর জন্য শিডিউল করতে পারেন।

এই আর্টিকেলে আমরা কিছু পদ্ধতি দেখাবো যা আপনাকে পরবর্তী সময়ে মেসেজ পাঠাতে সাহায্য করবে। নিচে আউটলুক-এ একটি একক ইমেইল ডিলে করার ধাপে ধাপে নির্দেশনা দেওয়া আছে (পদ্ধতি ১)। আপনি যদি প্রতিটি ইমেইল ডিলে করে পাঠাতে চান, তবে একটি রুল সেট আপ করা ভালো যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে পृष्ठভূমিতে চলবে এবং পাঠানো ডিলে করবে (পদ্ধতি ২)।

যে পদ্ধতিটি অনুসরণ করুন, মেসেজ পোস্টপোন করার বিষয়ে অতিরিক্ত প্রতিক্রিয়া জানাবেন না। মনে রাখবেন, কিছু আউটলুক সংস্করণ এবং ইমেইল ক্লায়েন্ট ইমেইল তালিকা সাজাতে আসল পাঠানো তারিখ ব্যবহার করে। তাই আপনি যদি অনেক বেশি ডিলে করেন, প্রাপক আপনার ইমেইল মিস করতে পারে। এবং যেকোনো গুরুত্বপূর্ণ কাজের জন্য নিচের পদ্ধতিগুলোর যেকোনো একটি 믿ের আগে ভালোভাবে টেস্ট করুন। চলুন শুরু করি।

পদ্ধতি ১: আউটলুক-এ একটি মেসেজের ডেলিভারি ডিলে করা

আপনি যদি মনে করেন আপনি মেসেজ ডিলে করতে 자주 পারবেন না, তবে একটি একক মেসেজ ডিলে করা আরও সুবিধাজনক। নিচের গাইডটি আউটলুক ২০১৬, ২০১৩ এবং ২০১০-এ কাজ করবে। আউটলুক ২০০৭ ব্যবহার করলে প্রতিটি ধাপের নোট অনুচ্ছেদ থেকে ২০০৭-এর সঠিক পাথ পাবেন।

আপনার ইমেইল লেখা সেসে Send বাটনে ক্লিক না করে নিচের নির্দেশনা মেনে চলুন:

1. মেসেজ লেখার পর Options ট্যাবে যান এবং Delay Delivery-এ নেভিগেট করুন।
   
   দ্রষ্টব্য: আউটলুক ২০০৭-এ Options > More Options-এ যান এবং Delay Delivery-এ ক্লিক করুন।
2. Delivery options-এর অধীনে Do not deliver before চেকবক্সটি Enable করুন। তারপর তারিখ এবং সময়ের ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে উপযুক্ত মান নির্বাচন করুন।
   
   দ্রষ্টব্য: আউটলুক ২০০৭-এ Message Options-এ ক্লিক করে সেই মেনুতে যান যেখানে ডেলিভারি তারিখ ও সময় নির্বাচন করা যায়।
3. এখন নিশ্চিন্তে Send ক্লিক করুন। মেসেজ আপনার আউটবক্সে থাকবে যতক্ষণ না ডেলিভারি সময় হলে আসে।

যদি আপনি পূর্বনির্ধারিত তারিখের চেয়ে আগে মেসেজ পাঠাতে চান, তবে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন:

1. আউটলুক ফোল্ডার প্রসারিত করুন এবং পূর্বে ডিলে করা মেসেজটি খুলুন।
2. Options-এ যান এবং Delay Delivery-এ ক্লিক করুন।
   দ্রষ্টব্য: আউটলুক ২০০৭-এ Options > More Options-এ যান এবং Delay Delivery-এ ক্লিক করুন।
3. Do not deliver before চেকবক্সটি আনচেক করুন।
4. সেটিংস উইন্ডো বন্ধ করুন এবং Send চাপুন।

পদ্ধতি ২: রুল দিয়ে সব ইমেইল মেসেজ ডিলে করা

সেন্ড বাটন চাপার পর সংশোধনের জন্য কিছু thời gian চাইলে এই পদ্ধতিটি আপনার সমস্যা সমাধান করবে। আউটলুক-এ একটি রুল প্রয়োগ করে আপনার সব ইমেইল মেসেজ নির্দিষ্ট মিনিট সংখ্যা দ্বারা ডিলে করতে পারেন। তবে ১২০ মিনিটের বেশি ডিলে করা যাবে না, কিন্তু আমার মতে এটি যথেষ্ট। ধাপগুলো নিচে:

1. মূল আউটলুক উইন্ডোতে থাকা অবস্থায় File ট্যাবে ক্লিক করুন।
   দ্রষ্টব্য: আউটলুক ২০০৭-এ Tools মেনু খুলুন তারপর Rules and Alerts-এ ক্লিক করুন।
2. তারপর Manage Rules & Alerts-এ খুঁজে বের করে ক্লিক করুন।
   
3. শীঘ্রই একটি Rules and Alerts ডায়লগ বক্স আসবে। Email Rules ট্যাব প্রসারিত করুন।
4. New Rule-এ ক্লিক করুন।
5. Rules ডায়লগ বক্স আসলে Apply rules on messages I send (Start from a blank rule-এর অধীনে) নির্বাচন করুন। Next চাপুন।
   
6. এখন শর্তের একটি তালিকা দেখতে পাবেন। আপনার পাঠানো সব ইমেইলে এই রুল প্রযোজ্য করতে চাইলে কোনো শর্ত সিলেক্ট না করে Next চাপুন।
   
7. পরবর্তী কনফার্মেশন উইন্ডোতে Yes ক্লিক করুন।
8. পরবর্তী অ্যাকশন তালিকায় defer delivery by a number of minutes চেকবক্সটি চেক করুন। তারপর Step-এ "a number of" লিংকে ক্লিক করুন এবং ডেলিভারি ডিলে করতে চান সেই মিনিটের সংখ্যা লিখুন। মান ম্যানুয়ালি বা আপ-ডাউন অ্যারো দিয়ে ঠিক করুন। হলে OK চাপুন।
   
9. বनানো রুল থেকে সন্তুষ্ট হলে Next বাটন চাপুন।
10. আরেক ব্যাচ এক্সেপশন রুল আসবে। আবার সব ইমেইলে প্রযোজ্য করতে চাইলে কোনো বক্স চেক না করে Next চাপুন।
    
11. শেষ Rule Wizard স্ক্রিনে নতুন রুলের একটি নাম দিন। Turn on this rule বক্সটি Enable করা আছে কিনা চেক করুন এবং Finish চাপুন।
    
12. Rules and Alerts উইন্ডোতে ফিরে যান এবং Email Rules-এ ক্লিক করুন। আপনার তৈরি করা রুলটি আছে এবং এর পাশের বক্স চেক করা আছে কিনা নিশ্চিত করুন। প্রক্রিয়া সমাপ্ত করতে Apply চাপুন।
    

দ্রষ্টব্য: মনে রাখবেন, আগে কনফিগার করা রুলটি কাজ করবে না যদি আউটলুক বন্ধ থাকে। তাই আপনার ইমেইলগুলো ডিলে পিরিয়ডের পর ডেলিভার হওয়ার জন্য আউটলুক খোলা রাখুন।

সমাপ্তি

যে পদ্ধতিটি ব্যবহার করলেন, সেটি সঠিকভাবে টেস্ট করলেই কোনো গুরুত্বপূর্ণ কাজের জন্য সেটি ব্যবহার করুন। আপনার ইমেইল সার্ভিস প্রোভাইডার আসল সেন্ড করার সময় ব্যবহার করে কি আউটলুক ডিলে করার পর পাঠানোর সময় ব্যবহার করে — এটি চেক করা গুরুত্বপূর্ণ।

আপনার দৃষ্টি এখনো এখানে থাকাকালীন, জানুন আছে অনেক অ্যাড-ইন যা ইমেইল ডিলে করতে সাহায্য করে। SendLater, Email Scheduler এবং SetDeliveryTime সবই ভালো, বিনামূল্য বিকল্প। কিন্তু আপনি যদি আরও কাস্টমাইজেশন অপশন চান না, তবে আউটলুক-এর নেটিভ পদ্ধতিগুলোই আপনার জন্য যথেষ্ট।