আপনার ইনবক্স মুক্ত করুন:এই বিনামূল্যের সরঞ্জামগুলির সাথে সহজেই এবং স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেলগুলিকে অগ্রাধিকার দিন

ইমেল প্রায় সম্পূর্ণরূপে শামুক মেইল ​​যোগাযোগ প্রতিস্থাপন করেছে. এখন সবাই আপনার ইনবক্সে প্রবেশ করার চেষ্টা করছে। পরিবার এবং বন্ধুদের থেকে কোম্পানি এবং বিজ্ঞাপনদাতা, তারা সবাই আপনার মনোযোগের একটি অংশ দাবি করে৷ আপনি যদি ফিল্টার এবং অন্যান্য অগ্রাধিকারের সরঞ্জামগুলির সাথে আপনার ইনবক্স পরিচালনা না করে থাকেন তবে এটি অবশ্যই একটি জগাখিচুড়ি হতে হবে৷ এবং আরও বেশি ইমেল এটিকে বিশৃঙ্খল করে, ট্র্যাক হারানো সহজ। আপনি কি কখনও একটি গুরুত্বপূর্ণ ইমেল মিস করেছেন?

প্রায় এক বছর আগে আমি আমার ডেস্কটপ ইমেল ক্লায়েন্টকে বিদায় জানিয়েছিলাম এবং ভালোর জন্য Gmail এর অনলাইন ইন্টারফেসে স্যুইচ করেছি। এটি একটি বড় পরিবর্তন ছিল, কিন্তু তারপর থেকে আমি ইমেল পরিচালনা সম্পর্কে একটি বা দুটি জিনিস শিখেছি। এই নিবন্ধটি আপনাকে ইমেলগুলিকে অগ্রাধিকার দেওয়ার তিনটি ঝামেলা-মুক্ত এবং স্বয়ংক্রিয় উপায় দেখায়, যার মধ্যে একটি জিমেইলের প্রয়োজন নেই। এই টুলগুলি নিশ্চিত করবে যে আপনি আর কখনও একটি গুরুত্বপূর্ণ ইমেল মিস করবেন না৷

ইমেল দিয়ে শুরু করা বা প্রথমবার আপনার ইনবক্স সংগঠিত করা

আপনি যখন একটি নতুন ইমেল ঠিকানা, ইমেল ক্লায়েন্টে স্যুইচ করছেন, বা আপনার ইনবক্স সংগঠিত করার জন্য কখনোই বেশি পরিশ্রম করেননি, আমি অন্য ইনবক্স অর্গানাইজারকে একবার চেষ্টা করার পরামর্শ দিই। অর্থাৎ আপনি যদি AOL, GMail, Yahoo!, বা iCloud তাদের নেটিভ/ওয়েব ইন্টারফেস বা IMAP ব্যবহার করেন। সংগঠক আপনার সমস্ত ইমেল বিশ্লেষণ করে এবং সেগুলিকে বিভিন্ন ফোল্ডারে সাজায়৷ এটি বিশৃঙ্খলতা কেটে দেয় এবং শুধুমাত্র আপনার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ইমেলগুলি আপনার ইনবক্সে রেখে দেয়৷

আমি আমার জিমেইল অ্যাকাউন্ট দিয়ে অর্গানাইজার চেষ্টা করেছি। সাইন আপ করার পরে, সংগঠক প্রেরকদের সংগঠিত করতে ইমেলগুলি স্ক্যান করে এগিয়ে যান। এটি কিছুটা সময় নিতে পারে এবং এটি শেষ করার জন্য আপনাকে চারপাশে লেগে থাকতে হবে না৷

পরের দিন আমি লক্ষ্য করলাম আমার জিমেইল অ্যাকাউন্টে নতুন লেবেল এসেছে। Gmail-এ, Organizer একটি OIB রুট লেবেল সেট আপ করে যার মধ্যে বেশ কিছু সাব-লেবেল রয়েছে, ব্যবসা থেকে শুরু করে ভ্রমণ এবং এর মধ্যে সবকিছু। যে ইমেলগুলি অর্গানাইজার চিনতে পেরেছে, কিন্তু সেগুলিকে হোম হিসাবে লেবেল করা হয়েছে বলে নিশ্চিত নয়৷ আমার ক্ষেত্রে ডুডল, ড্রপবক্স এবং স্কাইপ থেকে বিজ্ঞপ্তি অন্তর্ভুক্ত। ঘনিষ্ঠভাবে পরিদর্শন করার পর, আমি দেখতে পেলাম যে অর্গানাইজার আমার Gmail অ্যাকাউন্টে 30,000 টিরও বেশি ইমেল সাজিয়েছে৷

শুরু থেকে, সংগঠক আমার প্রায় সমস্ত নিউজলেটার, সামাজিক নেটওয়ার্ক বিজ্ঞপ্তি, গ্রুপ বা তালিকা মেল এবং আরও অনেক কিছুকে স্বীকৃতি দিয়েছে। লেবেল এবং ফিল্টারগুলির তুলনায় আমি আগে সেট আপ করেছি - সমস্ত ক্লান্তিকর ম্যানুয়াল কাজের মধ্যে - সংগঠক খুব ভাল পারফর্ম করেছে৷ এমনকি এটি এমন কিছু নতুন প্রেরকের যত্ন নিয়েছে যেগুলি আমি এখনও কোনও ফিল্টারে জমা দিইনি। এবং প্রতিদিন, একটি দৈনিক ডাইজেস্ট রয়েছে যা সংক্ষিপ্ত করে যে সংগঠক আগত ইমেলগুলির সাথে কী করেছে৷

সংগঠক অগত্যা নিখুঁত নয়, তবে, এটি নমনীয়। যদি এমন কোনো ইমেল থাকে যা আপনি ভিন্নভাবে সাজাতে চান, তাহলে আপনি OtherInbox ওয়েব ইন্টারফেসে ফিরে আসতে পারেন, সংশ্লিষ্ট প্রেরককে খুঁজে পেতে পারেন এবং কীভাবে এটি ব্যবহার করা হয় তা পরিবর্তন করতে পারেন। আপনি একটি নতুন ফোল্ডার/লেবেল তৈরি করতে পারেন বা নির্বাচিত প্রেরকদের জন্য সাজানো অক্ষম করতে পারেন৷

যা অবিলম্বে স্পষ্ট নয় তা হল সংগঠক শিখতে পারে। আপনি যদি এমন একজন প্রেরক খুঁজে পান যা অর্গানাইজার স্বয়ংক্রিয়ভাবে চিনতে পারে না, তাহলে সংশ্লিষ্ট ইমেলটিকে একটি OIB ফোল্ডারে টেনে আনুন বা ম্যানুয়ালি লেবেল করুন। এটি অর্গানাইজারকে সেই প্রেরকের থেকে সমস্ত ভবিষ্যতের ইমেলগুলিকে নির্বাচিত ফোল্ডারে বাছাই করতে শেখাবে এবং আপনি একটি সংশ্লিষ্ট বিজ্ঞপ্তি ইমেল পাবেন, যা কিছু সময় নিতে পারে৷

OtherInbox Organizer একটি সত্যিকারের চিত্তাকর্ষক টুল। এটি আপনার ইনবক্সকে বিশৃঙ্খল করে তুলবে এবং আপনাকে অল্প সময়ের মধ্যে গুরুত্বপূর্ণ ইমেলগুলিতে ফোকাস করতে সহায়তা করবে৷ এবং যেখানে এটি নিখুঁত নয়, আপনি এটিকে উন্নত করতে সাহায্য করতে পারেন৷ আমি যদি জটিল লেবেল এবং ইমেল ফিল্টার সেট আপ করার জন্য এত বেশি প্রচেষ্টা না করতাম, আমি হৃদয়ের স্পন্দনে অর্গানাইজারের সাথে লেগে থাকতাম। আমার একমাত্র উদ্বেগ একটি বাহ্যিক সরঞ্জামের উপর নির্ভর করা হবে এবং এটি একটি বিনামূল্যে পরিষেবা হওয়া বন্ধ করে বা ব্যবসার বাইরে চলে গেলে কী হবে৷ সেই অর্থে, আমি আনন্দিত যে আমার কাছে ইতিমধ্যে একটি সিস্টেম আছে যা আমার জন্য কাজ করে৷

রায়: আপনার ইনবক্সে কীভাবে জগাখিচুড়ি পরিচালনা করবেন তার কোনো ধারণা না থাকলে পারফেক্ট টুল!

অগ্রাধিকার ইনবক্স এবং ফিল্টার সহ একটি বিদ্যমান Gmail অ্যাকাউন্ট ঠিক করা

আমার কাজের ইমেল অ্যাকাউন্টে আমি গত বছর থেকে জিমেইলের অগ্রাধিকার ইনবক্স ব্যবহার করছি। এটাই একমাত্র ইনবক্স যা আমি কখনও দৈনিক ভিত্তিতে সাফ করতে পেরেছি। আপনি কি চান না যে আপনার ইনবক্সটি নীচের স্ক্রিনশটের মতো দেখতে? অগ্রাধিকার ইনবক্স গুরুত্বপূর্ণ এবং অপঠিত রাখে উপরে ইমেল, তারাঙ্কিত অথবা গুরুত্বপূর্ণ ইমেল বা অন্য কোন নির্বাচিত লেবেল (দুটি পর্যন্ত) ঠিক নীচে বসে, এবং অন্য সবকিছু নীচের অংশে সূচিত হয়৷

আপনি আপনার ইনবক্স সেটিংসে অগ্রাধিকার ইনবক্স সক্ষম করতে পারেন৷ এটি পাঁচ ধরনের ইনবক্সের মধ্যে একটি। আমরা পূর্বে এখানে অগ্রাধিকার ইনবক্স সম্পর্কে লিখেছি।

আমি দেখেছি যে অগ্রাধিকার ইনবক্স খুবই নির্ভরযোগ্য। কিছু বিরল ক্ষেত্রে ইমেলগুলি গুরুত্বপূর্ণ এবং অপঠিত-এ দেখা যায়৷ , যদিও তারা একটি নিয়মিত যোগাযোগ থেকে ছিল না এবং এমনকি ব্যক্তিগতভাবে আমার কাছে পাঠানো হয়নি। যাইহোক, প্রতিদিনের ভিত্তিতে, আমি শুধুমাত্র আমার ইনবক্সের উপরে গুরুত্বপূর্ণ ইমেলগুলি খুঁজে পাই। আমি আসলে ভুলে গিয়েছিলাম যে আমি অগ্রাধিকার ইনবক্স সক্ষম করেছি - এটি আমার জন্য কতটা ভাল কাজ করেছে!

রায়: এটি সেট আপ করুন এবং এটি কাজ করে তা খুঁজে বের করুন। যদিও আপনাকে এখনও ইমেল ফিল্টার সেট আপ করতে হতে পারে।

অবশ্যই অগ্রাধিকার ইনবক্স আমার কাজের ইমেল অ্যাকাউন্ট পরিচালনা করার জন্য আমি যেটি ব্যবহার করছি তা নয়৷ আমি আমার ইনবক্স, বিশেষ করে অন্য সবকিছু রাখার জন্য একগুচ্ছ ফিল্টার সেট আপ করেছি বিভাগ, বিশৃঙ্খলা পরিষ্কার. এটি আমাদের মূল Gmail নিবন্ধগুলির মধ্যে একটিতে ফিরে যায়, 3টি জিনিস প্রো জিমেইল ব্যবহারকারীরা তাদের অ্যাকাউন্টে সেট আপ করেছেন। আপনার ইনবক্সকে অগ্রাধিকার দিতে এবং সংগঠিত করতে সাহায্য করার জন্য আপনি 5টি Gmail ফিল্টারও দেখতে চাইতে পারেন৷

একাধিক ইনবক্স সহ Gmail এ একাধিক ইমেল অ্যাকাউন্ট পরিচালনা করা

Gmail এর মাধ্যমে আপনি একটি একক ইন্টারফেস থেকে একাধিক ইমেল অ্যাকাউন্ট পরিচালনা করতে পারেন। যাইহোক, এটি বেশ বিভ্রান্তিকর হয়ে উঠতে পারে যদি বিভিন্ন অ্যাকাউন্ট থেকে ইমেলগুলি একক ইনবক্সে শেষ হয়। যদিও লেবেলগুলি ইমেলগুলিকে বাছাই করার এবং বিভিন্ন বিভাগের মধ্যে পার্থক্য করার একটি দুর্দান্ত উপায় অফার করে, তারা অগত্যা একটি ভাল ওভারভিউ প্রদান করে না৷ একাধিক ইনবক্স লিখুন, একটি Gmail ল্যাব বৈশিষ্ট্য যা আপনাকে আপনার Gmail ইনবক্স প্যানে পাঁচটি পর্যন্ত অতিরিক্ত ইনবক্স দেখতে দেয়৷

গত এক বছরে, আমি আমার ইনবক্স, তারকাচিহ্নিত ইমেল, খসড়া এবং বিভিন্ন লেবেলের অধীনে ইমেলের একটি ওভারভিউ পেতে একাধিক ইনবক্স ব্যবহার করছি। আমি স্বীকার করি যে তারকাচিহ্নিত ইমেলগুলি নিয়ন্ত্রণের বাইরে চলে গেছে। তা ছাড়া, এটি একটি মুগ্ধতার মতো কাজ করছে।

একাধিক ইনবক্স সেট আপ করা সহজ এবং আমি এখানে বিস্তারিত এবং অনেক স্ক্রিনশট সহ ব্যাখ্যা করেছি; শুধু হেডারে নিচে স্ক্রোল করুন Gmail এ একাধিক ইমেল অ্যাকাউন্ট পরিচালনা করুন .

রায়: একাধিক লেবেল বা ইমেল অ্যাকাউন্টগুলির উপর একটি ওভারভিউ বজায় রাখার জন্য দুর্দান্ত সরঞ্জাম। আপনি ফিল্টার/লেবেল সেট আপ করতে হবে।

বিকল্প

আরেকটি টুল যা আমি ক্লান্ত করেছিলাম তা হল ক্লাউড-সক্ষম ডেস্কটপ অ্যাপ ইঙ্কি। এটি ঝরঝরে দেখায়, কিন্তু ইমেলকে অগ্রাধিকার দেওয়ার ক্ষেত্রে এটি খুব কার্যকর বলে মনে হয় না। আমি প্রাসঙ্গিকতা অনুসারে সাজান খুঁজে পাইনি বৈশিষ্ট্যটি খুব সহায়ক, কিন্তু পরিবর্তে অ্যাপটিকে একটু খুব সহজ এবং বেদনাদায়ক ধীর বলে মনে হয়েছে। আমরা এই নিবন্ধে Inky উল্লেখ করেছি:ইমেল আধুনিক হয়েছে:তিনটি উইন্ডোজ 8 ইমেল অ্যাপস

আপনি যারা Outlook বা Yahoo ব্যবহার করছেন এবং একাধিক ইমেল অ্যাকাউন্ট পরিচালনা করতে চান তাদের জন্য এই নিবন্ধটি উপযোগী হতে পারে।

উপসংহার

Gmail-এ সম্পূর্ণভাবে বিক্রি হওয়া এবং ফিল্টার সেট আপ করার জন্য অনেক সময় বিনিয়োগ করার পরে, আমি দেখেছি যে নেটিভ Gmail টুল অগ্রাধিকার ইনবক্স এবং একাধিক ইনবক্স (Gmail ল্যাবসের মাধ্যমে) এখনও আমার জন্য সবচেয়ে ভাল কাজ করে। যাইহোক, আপনি যদি ইমেলগুলিকে প্রাধান্য দিয়ে শুরু করেন, যদি আপনার একটি ইমেল অ্যাকাউন্ট থাকে যা Gmail নয়, এবং যদি আপনার ইনবক্সটি একটি ভয়ানক জগাখিচুড়ি হয়, তাহলে OtherInbox Organizer হবে জীবন রক্ষাকারী!

আপনার ইমেলগুলি পরিচালনা করার জন্য আপনি কি এমন কোনো সরঞ্জাম বা কৌশল ব্যবহার করেন যা আমাদের জানা উচিত? মন্তব্যে শেয়ার করুন!

ইমেজ ক্রেডিট:Shutterstock এর মাধ্যমে ভেক্টর মেল