ইমেইল почти সম্পূর্ণরূপে স্নেইল মেইল প্রতিস্থাপন করেছে। এখন সবাই আপনার ইনবক্সে घুসতে চায়। পরিবার, বন্ধু থেকে কোম্পানি ও বিজ্ঞাপনদাতা — সবাই আপনার মনোযোগ চায়। যদি ফিল্টার ও প্রায়োরিটাইজেশন টুল দিয়ে ইনবক্স ম্যানেজ না করেন, তবে সেটি অবশ্যই 엉망। আরও ইমেইল জমার সাথে গুরুত্বপূর্ণ ইমেইল হারিয়ে যাওয়া সহজ। কি কোনো গুরুত্বপূর্ণ ইমেইল মিস করেছেন?
প্রায় এক বছর আগে আমি ডেস্কটপ ইমেইল ক্লায়েন্ট বাদ দিয়ে জিমেইলের অনলাইন ইন্টারফেসে য่ายি। বড় পরিবর্তন ছিল, কিন্তু তখন থেকে ইমেইল ম্যানেজমেন্টে একদুই জিনিস শিখলাম। এই আর্টিকেলে তিনটি হাসল-ফ্রি ও অটোমেটিক ইমেইল প্রায়োরিটাইজ করার উপায় দেখানো হয়েছে, যার একটিতে জিমেইল লাগে না। এই টুলগুলো নিশ্চিত করবে আপনি আর কখনো গুরুত্বপূর্ণ ইমেইল মিস করবেন না।
নতুন ইমেইল বা প্রথমবার ইনবক্স সংগঠন
যখন আপনি নতুন ইমেইল ঠিকানা, ইমেইল ক্লায়েন্টে স্যুইচ করছেন, বা কখনো ইনবক্স সংগঠনে চেষ্টা করেননি, আমি দৃঢ়ভাবে OtherInbox Organizer ট্রাই করার পরামর্শ দিচ্ছি। সেটি কাজ করে AOL, GMail, Yahoo!, iCloud-এর সাথে নেটিভ/ওয়েব ইন্টারফেস বা IMAP দিয়ে। Organizer আপনার সকল ইমেইল বিশ্লেষণ করে বিভিন্ন ফোল্ডারে সাজায়। এটি ব בכל মাত্রা কাটিয়ে শুধু সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ইমেইল ইনবক্সে রেখে দেয়।
আমি আমার জিমেইল একাউন্টে Organizer ট্রাই করলাম। সাইন আপ করার পর Organizer ইমেইল স্ক্যান করে সেন্ডার সাজাতে শুরু করে। এতে কিছু সময় লাগে এবং শেষ হওয়ার জন্য অপেক্ষা করতে হয় না।
পরের দিন আমার জিমেইলে নতুন লেবেলগুলো দেখলাম। জিমেইলে Organizer একটি OIB রুট লেবেল বানায় সাব-লেবেলসহ, Business থেকে Travel পর্যন্ত সব ক্যাটাগরি। Organizer যেসব সেন্ডার চিনতে পারে না সেগুলো Home লেবেলে যায়। আমার কেসে Doodle, Dropbox, Skype-এর নোটিফিকেশনসহ। নিকটবর্তীভাবে দেখলে Organizer আমার জিমেইলে ৩০,০০০-এরও বেশি ইমেইল সাজিয়েছে।
শুরু থেকে Organizer প্রায় সকল নিউজলেটার, সোশ্যাল নেটওয়ার্ক নোটিফিকেশন, গ্রুপ/লিস্ট মেইল চিনতে পারলো। আমার পূর্বে ম্যানুয়ালি বানানো লেবেল ও ফিল্টার চেয়ে Organizer খুব ভালো পারফর্ম করলো। এমন সেন্ডারও সাজিয়ে দিলো যাদের আমি ফিল্টারে যোগ করিনি। এবং প্রতিদিন একটি ডাইজেস্ট মেইল আসে যা Organizer ইনকামিং ইমেইলের সাথে কী করেছে সেটি সারসংক্ষেপ করে বলে।
Organizer ত্রুটিহীন নয়, কিন্তু ফ্লেক্সিবল। আপনি যদি কোনো ইমেইল ভিন্নভাবে সাজাতে চান, OtherInbox ওয়েব ইন্টারফেসে जাই, সেন্ডার খুঁজে বের করুন, এবং কীভাবে ট্রিট করবে সেটি পরিবর্তন করুন। নতুন ফোল্ডার/লেবেল বানান বা নির্বাচিত সেন্ডারের সর্টিং বন্ধ করুন।
যা odmoc দেওয়া যায় না সেটি হলো Organizer শিখতে পারে। যদি Organizer যেকোনো সেন্ডার স্বয়ংক্রিয়ভাবে না চিনে, তবে সেই ইমেইলটি OIB ফোল্ডারে ড্র্যাগ করুন বা ম্যানুয়ালি লেবেল করুন। এতে Organizer শিখবে সেই সেন্ডারের ভবিষ্যতের সব ইমেইল নির্বাচিত ফোল্ডারে সাজাবে এবং আপনাকে একটি নোটিফিকেশন মেইল আসবে (সময় লাগতে পারে)।
OtherInbox Organizer একটি চমৎকার টুল। এটি আপনার ইনবক্স অঞ্জান করবে এবং গুরুত্বপূর্ণ ইমেইলে ফোকাস করতে সাহায্য করবে খুব দ্রুত। যেখানে পূর্ণ নয়, সেখানে আপনি সাহায্য করতে পারেন। আমি যদি জটিল লেবেল ও ফিল্টার সেটআপে এত পরিশ্রম না করতাম, তবে Organizer-এ আস্থা রাখতাম। একমাত্র চিন্তা হলো এক্সটার্নাল টুলের ওপর নির্ভরশীলতা এবং সেটি ফ্রি সেবা বন্ধ করলে বা বন্ধ হলে কী হবে। সেজন্য আমার ইতিমধ্যে একটি সিস্টেম আছে যা আমার জন্য কাজ করে, সেটি ভালো লাগছে।
বিচার: ইনবক্সের গুলগুলি ম্যানেজ করার ধারণা নেই এমন লোকের জন্য পーフেক্ট টুল!
প্রায়োরিটি ইনবক্স ও ফিল্টার দিয়ে বিদ্যমান জিমেইল একাউন্ট ঠিক করুন
আমার ওয়ার্ক ইমেইল একাউন্টে গত বছর থেকে জিমেইলের Priority Inbox ব্যবহার করছি। এটি একমাত্র ইনবক্স যা আমি দিনের আশেপাশে ক্লিয়ার করতে পারলাম। আপনি কি চান আপনার ইনবক্স নিচের স্ক্রিনশটের মত দেখতে? Priority Inbox গুরুত্বপূর্ণ এবং অনপঠিত ইমেল উপরে রাখে, স্টার্ড বা গুরুত্বপূর্ণ ইমেল বা অন্য নির্বাচিত লেবেল (সর্বোচ্চ দুটি) তার নিচে, এবং বাকি সব নিচে কিউ করে রাখে।
ইনবক্স সেটিংসে Priority Inbox ইNABLE করুন। এটি পাঁচটি ইনবক্স টাইপের একটা। আমরা পূর্বে Priority Inbox-এ লিখেছি।
আমি দেখলাম Priority Inbox খুব নির্ভরযোগ্য। খুব दुর্লভ কেসে ইমেল গুরুত্বপূর্ণ এবং অনপঠিত-এ আসে যেটি নিয়মিত যোগাযোগকারীর নয় এবং আমার কাছে পাঠানো হয়নি। কিন্তু দিনানুদিন আমি শুধু গুরুত্বপূর্ণ ইমেল ইনবক্সের শীর্ষে পাই। আমি ভুলে গিয়েছিলাম যে Priority Inbox চালু আছে — এত ভালো কাজ করলো!
বিচার: সেটআপ করুন এবং দেখুন এটি কেবল কাজ করে। তবে ইমেইল ফিল্টার সেটআপ করতে হতে পারে।
অবশ্যই Priority Inbox আমার ওয়ার্ক একাউন্ট ম্যানেজ করার একমাত্র টুল নয়। ইনবক্স, বিশেষ করে বাকি সব সেকশন, ক্লাটার-মুক্ত রাখতে আমি অনেক ফিল্টার সেটআপ করেছি। এটা ফিরে যায় আমাদের মূল জিমেইল আর্টিকেলে, ৩ Things Pro Gmail Users Have Set Up In Their Accounts। 5 Gmail Filters To Help Prioritize & Organize Your Inbox-ও দেখতে পারেন।
মাল্টিপল ইনবক্স দিয়ে জিমেইলে একাধিক ইমেইল একাউন্ট ম্যানেজ করুন
জিমেইলে আপনি একই ইন্টারফেস থেকে একাধিক ইমেইল একাউন্ট ম্যানেজ করতে পারেন। কিন্তু একাধিক একাউন্টের ইমেইল একই ইনবক্সে পড়লে বিভ্রান্তিকর হয়। লেবেল ইমেইল সাজাতে ও ক্যাটাগরি আলাদা করতে চমৎকার, কিন্তু সেটি ভালো ওভারভিউ দেয় না। এসে Multiple Inboxes, একটি জিমেইল ল্যাবস ফিচার যা আপনাকে জিমেইল ইনবক্স প্যানে পাঁচটি অতিরিক্ত ইনবক্স দেখতে দেয়।
গত বছর থেকে Multiple Inboxes ব্যবহার করছি ইনবক্স, স্টার্ড ইমেল, ড্রাফট, এবং ভিন্ন লেবেলের ইমেলের ওভারভিউ পেতে। মেনে নিই স্টার্ড ইমেল একটু আউট অফ কন্ট্রোল চলে গেছে। বাদে সেটি চমৎকার কাজ করছে।
Multiple Inboxes সেটআপ করা সহজ এবং আমি বিস্তারিত ও অনেক স্ক্রিনশটসহ ব্যাখ্যা করেছি এখানে; শুধু Manage Multiple Email Accounts in Gmail হেডারে স্ক্রল ডাউন করুন।
বিচার: একাধিক লেবেল বা ইমেইল একাউন্টের ওভারভিউ রাখার চমৎকার টুল। ফিল্টার/লেবেল সেটআপ দরকার।
বিকল্প
আমি ক্লাউড-ইনাবলড ডেস্কটপ অ্যাপ Inky ট্রাই করেছিলাম। সেটি সুন্দর見える, কিন্তু ইমেইল প্রায়োরিটাইজ করার ক্ষেত্রে খুব উপকারী লাগলো না। Sort by Relevance ফিচার খুব হেল্পফুল লাগলো না, বরং অ্যাপটি একটু খুব সিম্পল এবং কষ্টদায়ক স্লো লাগলো। আমরা Inky-কে এই আর্টিকেলে উল্লেখ করেছি: Email Goes Modern: Three Windows 8 Email Apps
আউटलুক বা Yahoo ব্যবহার করে একাধিক ইমেইল একাউন্ট ম্যানেজ করতে চাইলে এই আর্টিকেল কাজে লাগতে পারে।
উপসংহার
জিমেইলে সম্পূর্ণ আস্থা এবং ফিল্টার সেটআপে অনেক সময় বিনিবেশ করলে, আমি দেখলাম নেটিভ জিমেইল টুল Priority Inbox এবং Multiple Inboxes (জিমেইল ল্যাবস経由) এখনো আমার জন্য সেরা কাজ করে। কিন্তু যদি আপনি ইমেইল প্রায়োরিটাইজ করার শুরুতেই থাকেন, জিমেইল বাদে অন্য একাউন্ট থাকে, এবং ইনবক্স ভয়ানক 엉망 থাকে, তবে OtherInbox Organizer আপনার জীবনরক্ষাকারী হবে!
আপনি কি কোনো টুল বা টেকনিক ব্যবহার করেন ইমেইল ম্যানেজমেন্টে যা আমাদের জানা উচিত? কমেন্টে শেয়ার করুন!
ছবির ক্রেডিট: Vector Mail via Shutterstock
