আপনি যখন ব্যস্ত কর্মজীবনের সাথে দুই সপ্তাহের ছুটি একত্রিত করেন তখন আপনি কী পান? আপনি বাড়িতে ফিরে আসার পরে একটি বিশাল প্রকল্প আপনার জন্য অপেক্ষা করছে - কেবল সেই সমস্ত ইমেলগুলিকে sifting! অপেক্ষা করুন - কেন Outlook-এ অফিসের বাইরে উত্তরদাতা সক্ষম করবেন না এবং আপনার জন্য সেই প্রতিক্রিয়াগুলির কিছু স্বয়ংক্রিয় করবেন না?
এখানে MakeUseOf-এ, আমরা Gmail-এ কীভাবে এটি করতে হয় তা কভার করেছি, যেমন টিনার ছুটির উত্তরদাতার নির্দেশাবলী এবং একটি ইমেল ফিল্টার ব্যবহার করে এটি করার মার্কের পদ্ধতি। আমরা এখনও যে ক্লায়েন্টকে কভার করিনি সেটি হল Outlook৷ দুর্ভাগ্যবশত, Gmail-এর বিপরীতে, Outlook.com-এর বিনামূল্যের সংস্করণ অফিসের বাইরে প্রতিক্রিয়া বৈশিষ্ট্য অফার করে না। যাইহোক, যদি আপনার কাছে Outlook 2010 এবং একটি MS Exchange সার্ভারে একটি অ্যাকাউন্ট থাকে - যা অনেক কোম্পানি কর্মীদের প্রদান করে - তাহলে আপনি ভাগ্যবান৷
আউটলুকে অফিসের বাইরে উত্তরদাতা ব্যবহার করা
মাইক্রোসফ্ট একটি স্বয়ংক্রিয় সিস্টেম সেট আপ করা অত্যন্ত সহজ করে তুলেছে যা আপনি আপনার অফিস থেকে দূরে থাকাকালীন যে কেউ আপনাকে ইমেল করে তাৎক্ষণিক প্রতিক্রিয়া পাঠাবে। এটি শুধুমাত্র 24 ঘন্টার মধ্যে বা 2 সপ্তাহের ছুটির মধ্যে কিনা তা কোন ব্যাপার না, আপনি Outlook ক্লায়েন্টকে ঠিক কীভাবে প্রতিক্রিয়া জানাতে চান, এবং আপনার এটির জন্য যে পরিমাণ সময় প্রয়োজন তা ঠিকভাবে কনফিগার করতে পারেন৷
Outlook 2010-এ এই সেটিংসে যেতে, Windows লোগো বোতামের অধীনে, তথ্য নির্বাচন করুন। এখানে, আপনি একটি বড় বোতাম দেখতে পাবেন যেটিতে একটি দরজা এবং একটি তীর আইকন সহ "স্বয়ংক্রিয় উত্তর" লেখা রয়েছে৷
Outlook এর আউট অফ অফিস টুল চালু করতে স্বয়ংক্রিয় উত্তর বোতামে ক্লিক করুন। আপনি যে পপ-আপ উইন্ডোটি দেখতে পাবেন তা আপনি বুঝতে পারেন তার চেয়ে অনেক বেশি উন্নত। প্রথম নজরে, এটি "স্বয়ংক্রিয় উত্তর পাঠান" সক্ষম করার একটি দ্রুত উপায় এবং কেবলমাত্র একটি দ্রুত নোট টাইপ করুন যে আউটলুক স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার পক্ষ থেকে যে কেউ আপনাকে ইমেল পাঠাবে।
যাইহোক, ঘনিষ্ঠভাবে পরিদর্শন করার পরে, আপনি দেখতে পাবেন যে এখানে দেখার চেয়ে অনেক বেশি কার্যকারিতা রয়েছে৷
প্রথমত, আপনি স্বয়ংক্রিয়-উত্তর বৈশিষ্ট্যটি সক্ষম করতে একটি নির্দিষ্ট তারিখের সীমা নির্ধারণ করতে পারেন, যাতে আপনি যখন আপনার ছুটি থেকে ফিরে আসেন, তখন আপনাকে এটি বন্ধ করার কথা মনে রাখার বিষয়ে চিন্তা করতে হবে না!
আপনি দুটি ট্যাব আছে লক্ষ্য করবেন. বাম দিকের একটি হল শুধুমাত্র সেই লোকেদের জন্য একটি স্বয়ংক্রিয়-উত্তর সেট আপ করা যারা আপনাকে কোম্পানির ভিতর থেকে ইমেল করে৷
বাম দিকের ট্যাবটি হল যেখানে আপনি আপনার কর্পোরেশনের বাইরে থেকে যে কেউ আপনাকে ইমেল করেন তাদের জন্য একটি নির্দিষ্ট উত্তর সেট আপ করতে পারেন৷
ইমেল নিয়ম সেট আপ করা
আপনি এই উইন্ডোর নীচে লক্ষ্য করবেন, "নিয়ম..." লেবেলযুক্ত একটি আপাতদৃষ্টিতে তুচ্ছ বোতাম রয়েছে।
এই বোতামটি আসলে বেশ তাৎপর্যপূর্ণ কারণ এটি আপনাকে আরও সংজ্ঞায়িত করতে দেয় যে কীভাবে আউটলুক নির্দিষ্ট ব্যক্তি, বিষয় বা অংশের শব্দগুলিকে সংজ্ঞায়িত করে স্বয়ংক্রিয়ভাবে উত্তর দেবে, বা ইমেলটি সরাসরি পাঠানো হয়েছে নাকি CC'd করা হয়েছে৷
আপনি এখানে খুব নির্দিষ্ট নিয়ম তৈরি করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি নিয়ম তৈরি করতে পারেন যে যদি আপনার মা আপনাকে ইমেল করেন, আপনি সেই ইমেলটিকে একটি ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্টে ফরোয়ার্ড করতে পারেন যা আপনি আপনার ছুটির সময় পর্যবেক্ষণ করবেন (বা আপনার মায়ের সাথে আপনার সম্পর্কের উপর নির্ভর করে এটি সরাসরি ট্র্যাশে পাঠান)।
আপনি যখন "উন্নত..." বোতামে ক্লিক করেন তখন এটি আরও আকর্ষণীয় হয়ে ওঠে৷
৷
এখানে, আপনি স্ট্যান্ডার্ড স্বয়ংক্রিয় উত্তরের চেয়ে ভিন্ন উপায়ে কোন বার্তাগুলির উত্তর দিতে চান সে সম্পর্কে আরও সুনির্দিষ্টভাবে সংজ্ঞায়িত করতে পারেন৷ আপনি একটি নির্দিষ্ট আকারের উপরে বা নীচে বার্তাগুলি বেছে নিতে পারেন, কখন সেগুলি গ্রহণ করা হয়েছিল, তাদের গুরুত্বের স্তর এবং আরও অনেক কিছু৷
ইমেল নিয়মের সাথে অফিসের বাইরে প্রতিক্রিয়াশীল তৈরি করুন
সৈকত আগে আউটলুক ফিল্টার ব্যবহার করার বিষয়ে কিছু টিপস দিয়েছিলেন এবং জ্যাক গুগল, হটমেইল এবং ইয়াহু ফিল্টারগুলির জন্য একই কাজ করেছিলেন। আপনি যদি এটি সম্পর্কে চিন্তা করেন, অফিসের বাইরের উত্তরদাতা আসলে আপনি যা করতে পারেন তার একটি বিকল্প সংস্করণ যদি আপনি কেবল নিয়মগুলি পরিচালনা করুন এ ক্লিক করেন আউটলুক মেনু থেকে।
নিয়ম উইজার্ড ব্যবহার করে, "একটি নির্দিষ্ট ডেটা স্প্যানে প্রাপ্ত" বার্তাগুলি পরীক্ষা করতে বিকল্পটিতে স্ক্রোল করুন৷
আপনি যে মুহূর্তটি ছুটিতে যাত্রা করছেন সেই মুহূর্ত থেকে, আপনি বাড়ি ফেরার পরিকল্পনা করার মুহূর্ত হিসাবে সেই তারিখের ব্যবধানটিকে সংজ্ঞায়িত করুন৷
অবশেষে, আপনাকে যা করতে হবে তা হল আগত বার্তাগুলি যখন এই মানদণ্ডগুলি পূরণ করে তখন আপনি নিয়মটি কী প্রতিক্রিয়া বা পদক্ষেপ নিতে চান তা নির্ধারণ করতে হবে, এবং আপনার কাছে মূলত অফিসের বাইরে একজন প্রতিক্রিয়াশীল রয়েছে!
আপনি দেখতে পাচ্ছেন, এমন কোন কারণ নেই যে আপনি ছুটিতে থাকাকালীনও ইমেলের প্রতিক্রিয়া জানাতে পারবেন না! আপনাকে যা করতে হবে তা হল Outlook কে জানানোর জন্য যে আপনি কীভাবে প্রতিক্রিয়া জানাতে চান এবং লোকেরা মনে করবে যে আপনি আগের মতোই উত্পাদনশীল, এমনকি আপনি যেমন একটি সমুদ্র সৈকতে বসে একটি মার্গারিটা চুমুক দিচ্ছেন।
কোন সৃজনশীল উপায়ে আপনি Outlook এর আউট অফ অফিস রেসপন্ডার ব্যবহার করেন? কিছু ভাল টিপস বা গল্প বলার আছে? নীচের মন্তব্য বিভাগে তাদের ভাগ করুন!
