দুই সপ্তাহের ছুটি এবং ব্যস্ত ওয়ার্ক লাইফ মিলালে কী পাওয়া যায়? বাসা ফিরে এসে একটি বিশাল প্রজেক্ট — শুধু সেই সব ইমেইল ছানাতে! রুকুন — আউটলুকে আউট অফ অফিস রেসপন্ডার অন করে কিছু রেসপন্স অটোমেট করুন না কেন?
মেকইউজঅফে আমরা জিমেইলে কীভাবে করবেন সেটি কভার করেছি, যেন টিনার ভ্যাকেশন রেসপন্ডার ইনস্ট্রাকশন, এবং মার্কের ইমেইল ফিল্টার দিয়ে করার পদ্ধতি। যা এখনো কভার করা নাই সেটি হলো আউটলুক। দুর্ভাগ্যবশত, জিমেইলের বিপরীতে, আউটলুক.কমের ফ্রি ভার্সনে আউট অফ অফিস রেসপন্স ফিচার নেই। যাইহোক, আপনার আউটলুক ২০১০ এবং একটি এমএস এক্সচেঞ্জ সার্ভারে একাউন্ট থাকলে — যা অনেক কোম্পানি কর্মচারীদের দেয় — আপনি সৌভাগ্যশালী।
আউটলুকে আউট অফ অফিস রেসপন্ডার ব্যবহার
মাইক্রোসফ্ট এটিকে অত্যন্ত সহজ করে দিয়েছে একটি অটোমেটেড সিস্টেম সেট আপ করতে যা আপনি অফিস থেকে দূরে থাকার সময় যেকোনো যিনি আপনাকে ইমেইল করবেন তাদের ইনস্ট্যান্ট রেসপন্স পাঠাবে। সেটি শুধু ২৪ ঘণ্টা হোক বা ২ সপ্তাহের ছুটি, আপনি আউটলুক ক্লায়েন্ট কনফিগার করতে পারেন আপনার ইচ্ছামতো রেসপন্স দিতে, এবং আপনার প্রয়োজনীয় সময়তक।
আউটলুক ২০১০-এ এই সেটিংসে যেতে, উইন্ডোজ লোগো বাটনের নিচে, ইনফো সিলেক্ট করুন। এখানে, আপনি একটি বড় বাটন দেখবেন যেটিতে লেখা "অটোমেটিক রিপ্লাইস" একটি ডোর ও অ্যারো আইকনসহ।
অটোমেটিক রিপ্লাইস বাটনে ক্লিক করুন আউটলুকের আউট অফ অফিস টুল লঞ্চ করতে। আপনি যে পপ-আপ উইন্ডো দেখবেন সেটি আপনার অনুমান চেয়ে অনেক বেশি এডভান্সড। প্রথম নজরে, এটি "সেন্ড অটোমেটিক রিপ্লাইস" ইনেবল করে এবং একটি ছোট নোট টাইপ করার কুইক উপায় যেটি আউটলুক আপনার পক্ষ থেকে আপনাকে ইমেইল করার যেকোনো কার্যকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাঠাবে।
তবে, নিকট থেকে দেখলে, আপনি দেখবেন এখানে চোখে পড়া চেয়ে অনেক বেশি ফাংশনালিটি রয়েছে।
প্রথমে, আপনি একটি নির্দিষ্ট ডেট রেঞ্জ ডিফাইন করতে পারেন অটো-রিপ্লাই ফিচার ইনেবল করার জন্য, যাতে আপনি ছুটি থেকে ফিরে আসার সময় সেটি বন্ধ করার জন্য মনে রাখতে হবে না!
আপনি দুটি ট্যাবও লক্ষ্য করবেন। বামপাশের ট্যাবটি আপনার কোম্পানির ভিতর থেকে যারা আপনাকে ইমেইল করবে শুধু তাদের জন্য অটো-রিপ্লাই সেট আপ করার জন্য।
ডানপাশের ট্যাবটি আপনার কর্পোরেশনের বাইরে থেকে যারা আপনাকে ইমেইল করবে তাদের জন্য একটি নির্দিষ্ট রিপ্লাই সেট আপ করার জন্য।
ইমেইল রুল সেট আপ করা
এই উইন্ডোর নিচে, একটি মনে হয় নগণ্য ছোট বাটন আছে যেটিতে লেখা "রুলস..."
এই বাটন আসলে খুব গুরুত্বপূর্ণ কারণ এটি আপনাকে আরও স্পষ্টভাবে ডিফাইন করতে দেয় আউটলুক কীভাবে অটো-রিপ্লাই করবে নির্দিষ্ট মানুষ, সাবজেক্ট বা বডিতে শব্দ, বা ইমেইল সরাসরি পাঠানো হয়েছে কি সিসি করা হয়েছে সেটি देखकर।
আপনি খুব স্পেসিফিক রুল তৈরি করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি রুল তৈরি করতে পারেন যে আপনার মা আপনাকে ইমেইল করলে, আপনি সেটি একটি পারসোনাল একাউন্টে ফরওয়ার্ড করবেন যা আপনি ছুটির সময় মনিটর করবেন (অথবা সরাসরি ট্রাশে, আপনার আপনার মা সাথে সম্পর্কের ওপর নির্ভর করে)।
এটি আরও আকর্ষণীয় হয় যখন আপনি "অ্যাডভান্সড..." বাটনে ক্লিক করেন।
এখানে, আপনি আরও স্পেসিফিক ডিফাইন করতে পারেন কোন মেসেজগুলো আপনি স্ট্যান্ডার্ড অটো-রিপ্লাই থেকে আলাদা ভাবে রিপ্লাই করতে চান। আপনি নির্দিষ্ট সাইজের উপরে বা নিচের মেসেজ, সেগুলো কবে রিসিভড, তাদের গুরুত্বের লেভেল এবং আরও অনেক কিছু বেছে নিতে পারেন।
ইমেইল রুল দিয়ে আউট অফ অফিস রেসপন্ডার তৈরি
সাইক্যাট আউটলুক ফিল্টার ব্যবহার করার টিপস দিয়েছিলেন আগে, এবং জ্যাক গুগল, হটমেইল এবং ইয়াহু ফিল্টারের জন্য একই করেছিলেন। আপনি যদি চিন্তা করেন, আউট অফ অফিস রেসপন্ডার আসলে ম্যানেজ রুলস-এ ক্লিক করে আপনি যা করতে পারতেন তার একটি অল্টারনেটিভ ভার্সন।
রুলস উইজার্ড ব্যবহার করে, নিচে স্ক্রল করুন "রিসিভড ইন এ স্পেসিফিক ডেটা স্প্যান" চেক করার অপশন পাওয়ার জন্য।
সেই ডেট স্প্যান ডিফাইন করুন আপনি ছুটির জন্য বের হওয়ার মুহূর্ত থেকে বাসা ফিরে আসার পরিকল্পিত মুহূর্ত পর্যন্ত।
শেষে, আপনাকে শুধু ডিফাইন করতে হবে আপনি রুলটিকে কী রেসপন্স বা অ্যাকশন নেওয়া চান যখন ইনকামিং মেসেজ এই ক্রাইটেরিয়া মেট করে, এবং আপনার নিচে একটি আউট অফ অফিস রেসপন্ডার থাকবে!
আপনি দেখতে পাচ্ছেন, আপনি ছুটি থাকার সময়ও ইমেইলে রিপ্লাই দিতে পারেন এর কোনো কারণ নেই! আপনাকে শুধু আউটলুককে বলতে হবে আপনি কীভাবে রেসপন্স দিতে চান, এবং লোকরা মনে করবে আপনি যেন এতটুকু প্রোডাক্টিভ,যদিও আপনি সমুদ্রकिनারে বসে মার্গারিটা পান করছেন।
আপনি আউটলুকের আউট অফ অফিস রেসপন্ডার কোনো সৃজনশীলভাবে ব্যবহার করেছেন? কিছু ভালো টিপস বা গল্প আছে? কমেন্ট সেকশনে শেয়ার করুন!
