ইমেল ফিল্টার সেট আপ করা, বা ফোল্ডারে কথোপকথন সংগঠিত করা, আপনার ইমেল ইনবক্স পরিচালনা করার একটি কার্যকর উপায়। উদাহরণস্বরূপ, আপনি আরও গুরুত্বপূর্ণ বার্তাগুলি থেকে নিউজলেটারগুলিকে আলাদা করতে একটি ফিল্টার সেট আপ করতে পারেন৷ এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে ট্র্যাশ বা নির্দিষ্ট ইমেলগুলিকে স্প্যাম হিসাবে চিহ্নিত করার একটি দুর্দান্ত উপায়৷
Gmail, Yahoo Mail, এবং Outlook-এ আপনার ইমেলগুলিকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সাজানোর জন্য কীভাবে ইমেল ফিল্টার সেট আপ করবেন তা আমরা আপনাকে দেখাব৷
কিভাবে Gmail এ ইমেল ফিল্টার করবেন
আপনি যখন Gmail ফিল্টার সম্পাদনা শুরু করেন, তখন আপনি লক্ষ্য করতে পারেন যে Gmail প্রকৃত "ফোল্ডার" ব্যবহার করে না। Gmail এইগুলিকে লেবেল বলে , কিন্তু ভিন্ন নাম ছাড়াও, তারা কার্যত অভিন্ন।
Gmail ফিল্টার তৈরি করা শুরু করতে, আপনার Gmail ইনবক্স খুলুন, এবং উপরের দিকে অনুসন্ধান বারের ডানদিকে ছোট তীর আইকনে ক্লিক করুন৷ এটি উন্নত অনুসন্ধান বাক্সটি খোলে, আপনাকে ফিল্টারগুলির জন্য বৈশিষ্ট্যগুলি নির্দিষ্ট করার অনুমতি দেয়৷
এইগুলি কীভাবে কাজ করে তা এখানে:
- থেকে একটি ইমেল ঠিকানা লিখুন সেই ঠিকানা থেকে বার্তাগুলিতে ফিল্টার প্রয়োগ করার জন্য ক্ষেত্র৷
- ৷
- The * অক্ষরটি একটি ওয়াইল্ডকার্ড, তাই আপনি *@domain.com লিখতে পারেন একটি নির্দিষ্ট ডোমেন থেকে সমস্ত বার্তা ফিল্টার করতে।
- প্রতি জিমেইল উপনামের সাথে ক্ষেত্র জোড়া সুন্দরভাবে। যে কোনো জায়গায় আপনি আপনার ইমেল ঠিকানা লিখুন, আপনি একটি প্লাস (+) যোগ করতে পারেন এর পরে সীমাহীন বিকল্প ঠিকানা তৈরি করতে যা সব সরাসরি আপনার ইনবক্সে যায়।
- উদাহরণ স্বরূপ, আপনি যদি [email protected] দিয়ে LinkedIn-এর জন্য সাইন আপ করেন এবং আপনার ইনবক্সে LinkedIn থেকে কোনো বার্তা চান না, আপনি সেই ঠিকানায় পাঠানো বার্তাগুলি ফিল্টার করতে পারেন৷
- বিষয় ক্ষেত্র আপনাকে বিষয়ের নির্দিষ্ট শব্দ সম্বলিত যেকোনো বার্তা ফিল্টার করতে দেয়।
- শব্দ আছে এবং এটি নেই৷ আপনি চান যে কোনো শব্দের জন্য আপনাকে ইমেল স্ক্যান করার অনুমতি দেয়। আপনি এখানে Gmail এর সার্চ অপারেটর ব্যবহার করতে পারেন, যেমন AND বা OR, একাধিক শব্দ খোঁজার জন্য৷
- উদাহরণস্বরূপ, বলুন যে আপনি আনসাবস্ক্রাইব শব্দটি ধারণকারী সমস্ত বার্তাগুলির জন্য একটি ফিল্টার তৈরি করতে চান , কিন্তু আপনার ব্যাঙ্কের ইমেলগুলি অন্তর্ভুক্ত করতে চান না৷ আপনি আনসাবস্ক্রাইব লিখতে পারেন শব্দ আছে-এ ক্ষেত্র, তারপর ব্যাঙ্ক অফ আমেরিকা এতে নেই৷ এই শব্দগুলি রয়েছে এমন ফলাফলগুলি বাদ দিতে।
- আপনি যদি চান, একটি আকার উল্লেখ করুন যে বার্তাটি বড় বা কম।
- তার মধ্যে তারিখ ব্যবহার করুন একটি নির্দিষ্ট তারিখের কাছাকাছি প্রাপ্ত বার্তা দ্বারা ফিল্টার করতে।
- আপনি যদি শুধুমাত্র সংযুক্তি সহ ইমেলগুলি দেখতে চান তবে সংযুক্তি আছে চেক করুন বাক্স এবং আপনি যদি প্রায়ই Gmail-এ Hangouts এর সাথে চ্যাট করেন, আপনি সম্ভবত চ্যাটগুলি অন্তর্ভুক্ত করে না চেক করতে চাইবেন যারা থেকে গোলমাল কমাতে.
- অবশেষে, অনুসন্ধান ছেড়ে দিন সমস্ত মেল-এ বক্স করুন যদি না আপনি শুধুমাত্র একটি নির্দিষ্ট বিদ্যমান লেবেল থেকে ফিল্টার করতে চান।
আপনার হয়ে গেলে, ফিল্টার তৈরি করুন ক্লিক করুন৷ উইন্ডোর নীচে-ডান কোণে বোতাম। আপনি ফিল্টারটি সঠিক কিনা তা নিশ্চিত করতে চাইলে, অনুসন্ধান করুন এ ক্লিক করুন প্রথমে এর সাথে মেলে এমন ইমেল দেখান।
ফিল্টার ক্রিয়া কাস্টমাইজ করা
এর পরে, আপনাকে সিদ্ধান্ত নিতে হবে যে ইমেলটি এই ফিল্টারটিকে আঘাত করে তার কী হবে৷
৷আপনি যদি একটি পরিষ্কার ইনবক্স রাখার চেষ্টা করছেন, ইনবক্স এড়িয়ে যান (এটি সংরক্ষণাগার করুন) বেছে নিন একটি ভাল প্রথম পদক্ষেপ। এটির সাথে যুক্ত, আপনি একটি তারকা যোগ করতে পারেন, একটি লেবেল সংযুক্ত করতে পারেন যাতে আপনি জানতে পারেন যে সেই বার্তাটির সাথে পরে কী করতে হবে, বা এটি গুরুত্বপূর্ণ হিসাবে চিহ্নিত করুন৷
এখানে অতিরিক্ত বিকল্প রয়েছে, যা আপনার সেট আপ করা ফিল্টারের উপর নির্ভর করে কাজে আসতে পারে। এটি কখনই স্প্যামে পাঠাবেন না৷ যদি Gmail সেখানে বৈধ বার্তা পাঠায় তাহলে এটি কার্যকর।
আপনার হয়ে গেলে, এছাড়া X ম্যাচিং কথোপকথনে ফিল্টার প্রয়োগ করুন চেক করুন৷ আপনি যদি চান যে এই ফিল্টারটি বিদ্যমান মেইলের পাশাপাশি ভবিষ্যতের বার্তাগুলিতেও প্রযোজ্য হবে। ফিল্টার তৈরি করুন ক্লিক করা হচ্ছে প্রক্রিয়াটি সম্পূর্ণ করবে।
আপনি যেকোনো সময় আপনার বিদ্যমান ফিল্টার পর্যালোচনা বা সম্পাদনা করতে পারেন। সেটিংস এ ক্লিক করুন উপরে-ডানদিকে গিয়ার আইকন, তারপর সব সেটিংস দেখুন . ফিল্টার এবং অবরুদ্ধ ঠিকানাগুলি চয়ন করুন৷ তাদের সব দেখতে এবং প্রয়োজনে মুছে ফেলতে বা পরিবর্তন করতে শীর্ষে। Gmail একটি রপ্তানি বৈশিষ্ট্যও প্রদান করে, যাতে আপনি আপনার ফিল্টারগুলিকে শেয়ার করতে একটি ফাইলে রাখতে পারেন৷
৷একটি ভাল ফিল্টার ধারণা চিন্তা করতে সমস্যা হচ্ছে? Gmail সাহায্য করতে পারে৷
আপনার ইনবক্সে যেকোনো বার্তার পাশের চেকবক্সে টিক দিন, তারপর তিন-বিন্দু মেনু> এই ধরনের বার্তাগুলি ফিল্টার করুন এ যান . এটি আগের মতই ফিল্টার উইন্ডো চালু করবে, তবে আপনার নির্বাচিত বার্তার উপর ভিত্তি করে কিছু ক্ষেত্র আগে থেকেই পূরণ করা হবে৷
আরও জানতে, বিরক্তিকর ইমেল সমস্যাগুলি দেখুন যা আপনি ফিল্টার দিয়ে সমাধান করতে পারেন৷
৷কিভাবে ইয়াহু মেইল ফিল্টার সেট আপ করবেন
Yahoo মেইলে ফিল্টার সেট আপ করতে, আপনার Yahoo ইমেল ইনবক্স খুলুন, তারপর উপরে-ডানদিকে গিয়ার আইকনে ক্লিক করুন এবং আরো সেটিংস বেছে নিন . ফিল্টার নির্বাচন করুন বাম দিকে ট্যাব, তারপর নতুন ফিল্টার যোগ করুন নির্বাচন করুন একটি শুরু করতে।
ইয়াহু জিমেইলের মতো ফিল্টার কার্যকারিতা অফার করে না। কাস্টমাইজ করার জন্য চারটি ক্ষেত্র রয়েছে:থেকে , প্রতি/CC , বিষয় , এবং দেহ . আপনি ফিল্টারগুলির নাম দিতে পারেন, যা আপনাকে প্রধান ফিল্টারগুলিতে দ্রুত পর্যালোচনা করতে দেয়৷ বিস্তারিত চেক না করেই ট্যাব।
বিভাগগুলি স্ব-ব্যাখ্যামূলক; প্রতিটির জন্য, আপনি ইমেল ফিল্টার করতে বেছে নিতে পারেন যা ধারণ করে , ধারণ করে না , এর সাথে শুরু হয় , অথবা এর সাথে শেষ হয় নির্বাচিত শব্দ। আপনার কাছে কেসগুলি মেলানোর ক্ষমতাও রয়েছে, যা আপনি যদি অল-ক্যাপ সংক্ষিপ্ত রূপগুলি ফিল্টার করতে চান তবে এটি কার্যকর হতে পারে৷
একবার আপনি পছন্দসই ফিল্টারের মানদণ্ড পূরণ করলে, আপনি কোন ফোল্ডারে মিলিত বার্তাগুলি সরাতে চান তা চয়ন করতে পারেন৷
নোট করুন যে ফিল্টারগুলি উপরে থেকে নীচের ক্রমে প্রয়োগ করা হয়। এইভাবে, তালিকা পর্যালোচনা করার সময়, নিশ্চিত করুন যে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ফিল্টারটি শীর্ষে রয়েছে। একটি বার্তা একাধিক ফিল্টারের অধীনে পড়লে এটি অগ্রাধিকার নেবে৷ আপনি এই পৃষ্ঠা থেকে একটি বিদ্যমান ফিল্টার সম্পাদনা বা সরাতে পারেন৷
ইয়াহু ফিল্টারিং এর জন্য আপনাকে এতটুকুই জানতে হবে। আরও টিপসের জন্য, দেখুন কিভাবে আপনার Yahoo অ্যাকাউন্ট সুরক্ষিত করবেন।
কিভাবে আউটলুকে ইমেল ফিল্টার করতে হয়
আপনি যদি আপনার ইমেলের জন্য Outlook.com ব্যবহার করেন, তাহলে বার্তাগুলি কীভাবে ফিল্টার করবেন তা এখানে।
আপনার Outlook ইনবক্স খুলুন এবং গিয়ার ক্লিক করুন উপরের ডানদিকে আইকন, তারপরে সমস্ত আউটলুক সেটিংস এই তালিকার নীচে। নিশ্চিত করুন মেল বাম ট্যাবে নির্বাচিত হয়, তারপর নিয়ম বেছে নিন পরবর্তী তালিকায়। অবশেষে, নতুন নিয়ম যোগ করুন ক্লিক করুন একটি নতুন ফিল্টার করতে।
আপনাকে ফিল্টারটির একটি নাম দিতে হবে। এরপর, একটি শর্ত যোগ করুন এর অধীনে বাক্সটি খুলুন৷ উপলব্ধ বিকল্পগুলি দেখতে৷
৷তাদের মধ্যে অনেকগুলি রয়েছে, যা আউটলুককে দলে ভাগ করে। উদাহরণস্বরূপ, একটি বিভাগ হল আমার নাম হল , যেখানে আপনি আমি প্রতি লাইনে আছি নির্বাচন করতে পারেন৷ , আমি CC লাইনে আছি , আমি টু লাইনে নেই৷ , এবং অনুরূপ। আপনি যদি একাধিক চান, তাহলে অন্য শর্ত যোগ করুন ক্লিক করুন প্রথম বক্সের নীচে৷
৷এখানে একটি সম্পূর্ণ তালিকার জন্য অনেকগুলি আছে, কিন্তু সবচেয়ে সহায়ক কিছু অন্তর্ভুক্ত:
- আমার নাম হল> আমি টু লাইনে নেই৷ যে ইমেলগুলিতে আপনাকে সিসি করা হয়েছে বা ব্যাপক ইমেল করা হয়েছে সেগুলি ক্যাচ করে৷
- এর সাথে চিহ্নিত গুরুত্ব অথবা সংবেদনশীলতা আউটলুকের জন্য নির্দিষ্ট সংবেদনশীলতা বা অগ্রাধিকার স্তরগুলি ব্যবহার করে বার্তাগুলি ধরতে।
- গৃহীত> আগে অথবা পরে তারিখ অনুসারে বার্তা ফিল্টার করতে।
একবার আপনি আপনার শর্তগুলি সেট করার পরে, আপনাকে একটি অ্যাকশন যোগ করুন এর অধীনে অন্তত একটি আইটেম নির্দিষ্ট করতে হবে . আপনি একটি ফোল্ডারে বার্তাটি স্থানান্তর বা অনুলিপি করতে বা এটি মুছতে বেছে নিতে পারেন৷ একটি সুন্দর পছন্দ হল বার্তাটিকে পিন করা, যা পর্যালোচনার জন্য এটিকে আপনার ইনবক্সের শীর্ষে রাখবে৷ একটি নির্দিষ্ট গুরুত্ব সহ বার্তাটি চিহ্নিত করা বা অন্য ঠিকানায় ফরওয়ার্ড করা অন্যান্য দরকারী ক্রিয়া।
এছাড়াও, আউটলুক আপনাকে আগের যেকোনো শর্ত ব্যবহার করে ব্যতিক্রম যোগ করতে দেয়। এইভাবে, আপনি একটি ফিল্টার সেট আপ করতে পারেন যা একটি নির্দিষ্ট ব্যক্তির বার্তাগুলি বাদ দেয়, বা গুরুত্বপূর্ণ হিসাবে চিহ্নিত বার্তাগুলিকে বাদ দেয়৷
আরো নিয়ম প্রক্রিয়াকরণ বন্ধ করুন দেখুন বক্স যদি আপনি না চান যে এই ফিল্টারের মাধ্যমে চলা বার্তাগুলি অন্যদের দ্বারা প্রভাবিত হোক। উদাহরণস্বরূপ, যদি একটি ফিল্টার সমস্ত গুরুত্বপূর্ণ বার্তাগুলিকে পিন করে, এবং একটি দ্বিতীয় ফিল্টার সংযুক্তি সহ সমস্ত বার্তা মুছে দেয়, আপনি এই বাক্সটি চেক করতে চান যাতে আউটলুক সংযুক্তিগুলির সাথে একটি গুরুত্বপূর্ণ বার্তা মুছে না দেয়৷
আউটলুক ফিল্টার তৈরি করতে এতটুকুই লাগে; আপনার আরও প্রয়োজন হলে উপরেরটি পুনরাবৃত্তি করুন৷
ইমেল ফিল্টার সহজ করা হয়েছে
ইমেল ফিল্টার হল শক্তিশালী টুল যা আপনি আপনার ইনবক্সে বার্তার বন্যা কমাতে ব্যবহার করতে পারেন। আমরা নিশ্চিত যে আপনি এগুলিকে আপনার মেল ওয়ার্কফ্লো উন্নত করতে ব্যবহার করতে পারেন---বিশেষ করে Gmail এবং Outlook এ, যা আরও বিকল্প অফার করে৷
আরও সাহায্যের জন্য, আপনার ইমেল ইনবক্স সংগঠিত এবং পরিচালনা করার অতিরিক্ত উপায়গুলি দেখুন৷ এছাড়াও, আরও ইমেল টিপসের জন্য, এখানে কিভাবে একটি কাস্টম উত্তর-ইমেল ঠিকানা ব্যবহার করতে হয়।
