ইমেল ফিল্টার সেটআপ করা বা কথোপকথন ফোল্ডারে সংগঠিত করা ইনবক্স ম্যানেজমেন্টের কার্যকর পদ্ধতি। উদাহরণস্বরূপ, নিউজলেটার গুরুত্বপূর্ণ মেসেজ থেকে আলাদা করার ফিল্টার তৈরি করা যায়। এটি স্প্যাম বা ট্রাশে ইমেল পাঠানোর জন্যও দুর্দান্ত।
আমরা দেখাবো জিমেইল, ইয়াহু মেইল এবং আউटलকে ফিল্টার সেটআপ করে ইমেল স্বয়ংক্রিয়ভাবে সর্ট করার পদ্ধতি।
জিমেইলে ইমেল ফিল্টার করার পদ্ধতি
জিমেইল ফিল্টার এডিট শুরু করলে লক্ষ্য করবেন জিমেইল আসল "ফোল্ডার" ব্যবহার করে না। জিমেইল এগুলোকে লেবেল বলে, কিন্তু নাম ভিন্ন ছাড়া ফাংশনালিটি সমান।
জিমেইল ফিল্টার তৈরি শুরু করতে, জিমেইল ইনবক্স খুলুন, উপরের সার্চ বারের ডানে ছোট অ্যারো আইকনে ক্লিক করুন। এটি অ্যাডভান্সড সার্চ বক্স খুলবে, যেখানে ফিল্টারের অ্যাট্রিবিউট নির্দিষ্ট করা যায়।
এই ফিল্ডগুলো কীভাবে কাজ করে:
- From ফিল্ডে ইমেল ঠিকানা দিয়ে সেই ঠিকানার থেকে আসা মেসেজে ফিল্টার লাগান।
- * ক্যারেক্টার হচ্ছে 와일্ডকার্ড, তাই *@domain.com দিয়ে নির্দিষ্ট ডোমেনের সকল মেসেজ ফিল্টার করা যায়।
- To ফিল্ড জিমেইল এলিয়াসের সাথে ভালো কাজ করে। আপনার ইমেল ঠিকানার পরে প্লাস (+) চিহ্ন যোগ করে অনলিমিটেড অল্টারনেটিভ ঠিকানা তৈরি করা যায় যা সব ইনবক্সে আসবে।
- উদাহরণ: LinkedIn-এ John+LinkedIn@gmail.com দিয়ে সাইন আপ করলে ওখান থেকে আসা মেসেজ ফিল্টার করতে পারেন।
- Subject ফিল্ডে নির্দিষ্ট শব্দ থাকলে মেসেজ ফিল্টার করা যায়।
- Has the words এবং Doesn't have দিয়ে ইমেলের যেকোনো শব্দ স্ক্যান করা যায়। এখানে জিমেইলের সার্চ অপারেটর (AND, OR) ব্যবহার করা যায়।
- উদাহরণ: unsubscribe শব্দवाले সব মেসেজ ফিল্টার করতে চান, কিন্তু ব্যাংকের ইমেল বাদ দিতে চান। Has the words-এ Unsubscribe এবং Doesn't have-এ Bank of America দিন।
- মেসেজের size নির্দিষ্ট করুন (größer বা ছোট)।
- Date within দিয়ে নির্দিষ্ট তারিখের কাছাকাছি মেসেজ ফিল্টার করুন।
- আট্যাচমেন্ট থাকলে Has attachment বক্স চেক করুন। হ্যাঙ্গআউটস চ্যাট থেকে নয়েজ কমানোর জন্য Doesn't include chats চেক করুন।
- Search বক্স All Mail-এ রেখে দিন, না হলে নির্দিষ্ট লেবেল থেকে ফিল্টার করতে চাইলে সেটি বেছে নিন।
সম্পন্ন হলে নিচের ডানে Create filter বাটনে ক্লিক করুন। ফিল্টার সঠিক কিনা চেক করতে Search দিয়ে ম্যাচ করা ইমেল দেখুন।
ফিল্টার অ্যাকশন কাস্টমাইজ করা
এখন সিদ্ধান্ত নিন ফিল্টারে পড়া ইমেলের সাথে কী হবে।
ক্লিন ইনবক্স চাইলে Skip the Inbox (Archive it) ভালো প্রথম ধাপ। এর সাথে স্টার যোগ করা, লেবেল যোগ করা (বादে জানার জন্য এটি কী), বা গুরুত্বপূর্ণ চিহ্নিত করা যাবে।
অতিরিক্ত অপশনও আছে, যেমন: Never send it to Spam - যদি জিমেইল বৈধ মেসেজ স্প্যামে পাঠায় তবে এটি উপকারী।
সম্পন্ন হলে Also apply filter to X matching conversations চেক করুন যদি বিদ্যমান মেসেজেও ফিল্টার লাগাতে চান। Create filter ক্লিক করলে প্রক্রিয়া সম্পন্ন।
আপনি যেকোনো সময় এক্সিস্টিং ফিল্টার রিভিউ বা এডিট করতে পারেন। Settings গিয়ার আইকনে ক্লিক করুন, See all settings, তারপর Filters and Blocked Addresses ট্যাবে সকল ফিল্টার দেখতে/মুছে/বদলাতে পারবেন। জিমেইল এক্সপোর্ট ফিচারও দিয়েছে ফিল্টার শেয়ার করার জন্য।
ফিল্টার আইডিয়া চিন্তা করতে সমস্যা হচ্ছে? জিমেইল সাহায্য করবে।
ইনবক্সের যেকোনো মেসেজের চেকবক্স টিক করুন, তারপর three-dot menu > Filter messages like these। এটি ফিল্টার উইন্ডো খুলবে যেখানে কিছু ফিল্ড সিলেক্ট করা মেসেজ অনুযায়ী প্রি-ফিল্ড থাকবে।
আরও জানতে: ফিল্টার দিয়ে সমাধানযোগ্য বিরক্তিকর ইমেল সমস্যা।
ইয়াহু মেইল ফিল্টার সেটআপ পদ্ধতি
ইয়াহু মেইলে ফিল্টার সেট করতে, ইয়াহু ইনবক্স খুলুন, উপরের ডানে গিয়ার আইকনে ক্লিক করুন More Settings বেছে নিন। বাম দিক থেকে Filters ট্যাব নির্বাচন করুন, তারপর Add new filters ক্লিক করুন।
ইয়াহু জিমেইলতত ফিল্টার ফাংশনালিটি দেয় না। চারটি ফিল্ড কাস্টোমাইজ করা যায়: From, To/CC, Subject, এবং Body। ফিল্টারের নাম রাখা যায়, যা মেন Filters ট্যাবে দ্রুত রিভিউ করতে সাহায্য করে।
ক্যাটেগরিগুলো স্বয়ংব্যাখ্যাত; প্রতিটিতে আপনি বেছে নিতে পারেন: contains, does not contain, begins with, বা ends with। কেস মিলানোও সম্ভব, যা অল-ক্যাপস এক্রোনিম ফিল্টার করতে হ্যান্ডি।
ফিল্টার ক্রাইটেরিয়া সম্পন্ন হলে, ম্যাচ করা মেসেজ কোন ফোল্ডারে যাবে সেটি বেছে নিন।
মনে রাখবেন, ফিল্টার টপ-টু-বটম অর্ডারে প্রয়োগ হয়। তাই লিস্ট রিভিউ করলে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ফিল্টার শীর্ষে রাখুন। একই মেসেজ একাধিক ফিল্টারের আওতায় পড়লে শীর্ষের ফিল্টারই প্রাধান্য পাবে। এখান থেকে এক্সিস্টিং ফিল্টার এডিট বা রিমুভও করা যায়।
ইয়াহু ফিল্টার সম্পর্কে এটুকুই জানা দরকার। আরও টিপস: ইয়াহু একাউন্ট সিকিউর করার পদ্ধতি।
আউटलকে ইমেল ফিল্টার করার পদ্ধতি
আপনি যদি Outlook.com ব্যবহার করেন, তবে মেসেজ ফিল্টার করার পদ্ধতি:
আউटलকে ইনবক্স খুলুন, উপরের ডানে Gear আইকনে ক্লিক করুন, নিচে All Outlook settings। বাম ট্যাব থেকে Mail নির্বাচন করুন, পরবর্তী লিস্ট থেকে Rules। সর্বশেষ Add new rule ক্লিক করুন নতুন ফিল্টার बनाने।
ফিল্টারের নাম দিন। Add a condition-এর নিচে বক্স খুলুন উপলব্ধ অপশন দেখতে।
অনেক অপশন আছে, আউटलকে গোষ্ঠীবদ্ধ করে রেখেছে। উদাহরণ: My name is ক্যাটেগরিতে I'm on the To line, I'm on the CC line, I'm not on the To line ইত্যাদি। একাধিক কন্ডিশন চাইলে Add another condition ক্লিক করুন।
সব অপশন এখানে লিখতে গেলে বড় হয়ে যাবে, তবে সবচেয়ে সহায়ক কিছু:
- My name is > I'm not on the To line - সিসি বা মাস ইমেলে আপনি থাকলে ধরতে পারে।
- Marked with > Importance বা Sensitivity - আউटलকের প্রায়োরিটি বা সেনসিটিভিটি লেভেলवाले মেসেজ ধরতে পারে।
- Received > Before/After - তারিখ অনুযায়ী মেসেজ ফিল্টার করতে পারে।
কন্ডিশন সেট করলে কমপক্ষে একটি Add an action নির্দিষ্ট করুন। মেসেজ ফোল্ডারে মুভ/কপি করা, ডিলিট করা, পিন করা (ইনবক্সের শীর্ষে রাখা), গুরুত্ব চিহ্নিত করা, বা অন্য ঠিকানায় ফরওয়ার্ড করা - সকলই উপকারী অ্যাকশন।
আউटलকে এক্সেপশন যোগ করার সুবিধা দেয় পূর্বের কন্ডিশনগুলো ব্যবহার করে। তাই নির্দিষ্ট ব্যক্তির মেসেজ বাদ দেয়া বা গুরুত্বপূর্ণ মেসেজ বাদ দিয়ে ফিল্টার তৈরি করা যায়।
Stop processing more rules বক্স চেক করুন যদি এই ফিল্টার প্রয়োগ হওয়া মেসেজ অন্য ফিল্টার দ্বারা প্রভাবিত না হওয়া উচিত। উদাহরণ: একটি ফিল্টার সকল গুরুত্বপূর্ণ মেসেজ পিন করে, আরেকটি আট্যাচমেন্টवाले মেসেজ ডিলিট করে - তবে গুরুত্বপূর্ণ আট্যাচমেন্টবিশিষ্ট মেসেজ ডিলিট না হয় তা নিশ্চিত করতে এই বক্স চেক করুন।
আউटलকে ফিল্টার তৈরি করার পদ্ধতি এটুকুই। প্রয়োজনে পুনরাবৃত্তি করুন।
ইমেল ফিল্টার: সহজ ও কার্যকর
ইমেল ফিল্টার আপনার ইনবক্সের মেসেজ বाढ় কমানোর শক্তিশালী টুল। বিশেষ করে জিমেইল ও আউटलকে বেশি অপশন দিয়ে আপনার মেইল ওয়ার্কফ্লো উন্নত করতে পারবেন।
আরও সাহায্যের জন্য: ইনবক্স সংগঠন ও ম্যানেজমেন্টের অতিরিক্ত পদ্ধতি। প্লাস, কাস্টম রিপ্লাই-টু ইমেল ঠিকানা ব্যবহার করার টিপস।
