আপনি কি চান যাত্রায় যাওয়ার সময় আপনাকে ইমেইল চেক করতে না পড়ে? আপনি যদি একটি সহকারীその上 নির্ভর করতে না পারেন যাতে আপনি الخارج থাকার সময় আপনার ডিজিটাল যোগাযোগ ধরে রাখেন, তবে একটি 'আউট অফ অফিস' মেসেজ আপনার পরবর্তী সেরা বিকল্প।
Gmail-এ অটোরেসপন্ডার সেট আপ করার কিছু টিপস এবং কী জিনিসগুলো খেয়াল রাখতে হবে সেটা এখানে।
যাওয়ার আগে লোড কমিয়ে দিন
যাওয়ার আগে আপনার ইনবক্স ক্লিয়ার করুন এবং ওপেন রিকোয়েস্টগুলোতে উত্তর দিন। যোগাযোগ করুন যে আপনি বের হয়ে যাচ্ছেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি আপনার ইমেইল সিগনেচারে আপনার শিডিউলড अवে টাইমের তারিখগুলো যোগ করতে পারেন যাত্রার এক বা দু সপ্তাহ আগে। এইভাবে আপনার কন্টাক্টরা আপনি গিয়ে থাকার সময় আপনার ইনবক্স ফ্লাড করার কম সম্ভাবনা।
আপনার যদি ইমেইল ম্যানেজ করার কোনো সিস্টেম না থাকে, তবে এখন Inbox Zero Flowchart-এ পরিচিত হওয়ার সময়। সংক্ষেপে, অপ্রাসঙ্গিক ইমেইল ডিলিট করুন, যেসব টাস্ক আপনি নিজে সমাধান করতে পারেন না সেগুলো ডেলিগেট করুন, দু মিনিটের কম সময় লাগলে টাস্কগুলো অবিলম্বে সমাধান করুন, বা আপনার To Do লিস্টে রাখুন যদি এর চেয়ে বেশি সময় লাগে।
আপনি ইমেইল নিউজলেটার থেকে আনসাবস্ক্রাইব করতেও পারেন, যদি আপনি দীর্ঘ সময়ের জন্য বের হন।
আপনার ইমেইল অটোরেসপন্ডার প্রস্তুত করুন
আপনি কতটুকু ভালোভাবে আপনার শিডিউলড ভ্যাকেশন যোগাযোগ করুন, লোকরা আপনার সাথে যোগাযোগ করার চেষ্টা করবেই। একটি অটোরেসপন্ডার তাদের আপনার অনুপস্থিতি মনে করাবে। এই কৌশলটি অনুসরণ করুন:
- আপনার অটো রেসপন্ডারে জরুরি বিষয়ের জন্য যোগাযোগের তথ্য যোগ করুন। এটা হতে পারে একটি বিশ্বস্ত সহকর্মীর ইমেইল ঠিকানা বা একটি ফোন নম্বর যাতে জরুরি অবস্থায় আপনাকে যোগাযোগ করা যায়।
- শুধু আপনার কন্টাক্ট লিস্টের মানুষের জন্য অটোরেসপন্ডার সেট আপ করুন। এটি যাদুwege লোকদের আপনার জরুরি নম্বর বা অন্যান্য যোগাযোগের বিবরণ পাওয়া থেকে বাধা দেয়।
- গুরুত্বপূর্ণ ইমেইল ফরোয়ার্ড করার সেট আপ করুন। আপনি যদি কাউকে নির্দিষ্টভাবে শুনতে আশা করেন বা নির্দিষ্ট টপিক নিয়ে, নিশ্চিত করুন যে সেই গুরুত্বপূর্ণ ইমেইলগুলো একটি সহকর্মীর কাছে রুট করা হয়েছে যিনি অবিলম্বে উত্তর দিতে পারেন।
Gmail ভ্যাকেশন রেসপন্ডার সেট আপ করুন
Gmail-এর Vacation Responder জেনারেল সেটিংস-এ পাওয়া যায়। ইনবক্সের উপরের ডান কোণে কগচে ক্লিক করুন এবং General ট্যাবের নিচে স্ক্রল করুন। তারিখগুলো বেছে নিন, WYSIWYG (ফরম্যাটেড/রিচ টেক্সট) বা Plain Text-এ আপনার মেসেজ কম্পোজ করুন, এবং ভ্যাকেশন রেসপন্ডার অন করুন। অজানা লোক বা স্প্যামার অতিরিক্ত যোগাযোগের তথ্য পাওয়া বা জানতে না পারে যে আপনার ইমেইল অ্যাকাউন্ট সক্রিয়, সেজন্য only send a response to people in your Contacts নির্বাচন করুন। Gmail আপনাকে একটি প্রথম এবং একটি অপশনাল last day সেট করতে দেয়, যার মানে ফিরে আসার সময় আপনাকে অটোরেসপন্ডার অফ করতে মনে রাখতে হবে না।
Gmail ফিল্টার ব্যবহার করে নির্বাচিত ইমেইল ফরোয়ার্ড করুন
ভ্যাকেশন রেসপন্ডার একটি স্ট্যান্ডার্ড মেসেজ যা – সক্রিয় থাকা পর্যন্ত – যেকোনো (আপনার কন্টাক্ট লিস্টে থাকা) ব্যক্তি আপনাকে ইমেইল পাঠালে পাঠায়। উপরে বলা অনুযায়ী, কিছু ইমেইল হয়তো অবিলম্বে এবং ব্যক্তিগত রেসপন্স চায়। এখানেই Gmail-এর ফিল্টার কাজে লাগে।
নোট করুন যে Gmail-এ আপনি শুধু কনফার্মড ইমেইল ঠিকানাগুলোতে ইমেইল ফরোয়ার্ড করতে পারেন। আপনি যদি একটি সহকর্মীর কাছে ইমেইল ফরোয়ার্ড করতে চান, তবে আপনাকে তাদের সাহায্য লাগবে। আপনার Gmail ইনবক্সের উপরের ডান কোণে কগচে ক্লিক করুন, Settings নির্বাচন করুন, এবং Forwarding and POP/IMAP tab-এ স্যুইচ করুন। Add a forwarding address বাটনে ক্লিক করুন, ফরোয়ার্ডিং ইমেইল ঠিকানা লিখুন এবং কনফার্মেশন ইমেইল ট্রিগার করার জন্য Next চাপুন। আপনার সহকর্মী একটি কোড এবং রিকোয়েস্ট কনফার্ম করার নির্দেশনা পাবেন। যদি তারা আপনাকে ইমেইল ফরোয়ার্ড করে, তবে আপনি কনফার্মেশন কোড নিজেও এন্টার করে তাদের ইমেইল ঠিকানা ভেরিফাই করতে পারেন।
আপনার ফিল্টার সেট আপ করতে, আপনার Gmail ইনবক্সের উপরে সার্চ অপশন এক্সপ্যান্ড করুন। from ফিল্ডে প্রেরকের ইমেইল ঠিকানা বা subject বা has the words ফিল্ডে কীওয়ার্ড লিখুন। আপনি বেশ কিছু ইমেইল ঠিকানা যোগ করতে পারেন এবং সার্চ অপারেটর ব্যবহার করে একাধিক কীওয়ার্ড কানেক্ট করতে পারেন।
নিচে ডান কোণে create filter with this search ক্লিক করুন এবং পরবর্তী উইন্ডোতে আপনার অ্যাকশন বেছে নিন। নিচে দেখানো উদাহরণে, আমি একটি ফরোয়ার্ডিং ইমেইল ঠিকানা নির্বাচন করলাম এবং ফরোয়ার্ড করা ইমেইলে একটি লেবেল অ্যাপ্লাই করলাম। আপনি যদি একই করুন, তবে ফিরে আসার পর লেবেলের ভিত্তিতে ফরোয়ার্ড করা ইমেইলগুলো দ্রুত সনাক্ত করতে পারবেন।
ইমেইল ফরোয়ার্ড করার বদলে, আপনি নির্দিষ্ট প্রেরক বা টপিকের জন্য একটি কাস্টম ক্যানড রেসপন্সও সেট আপ করতে পারেন। যারা আগে ব্যাখ্যা করেছিলেন কীভাবে সেটি কাজ করে।
যাওয়ার আগে চূড়ান্ত প্রস্তুতি
আপনার যত্নपूર્વক সেট আপ করা সিস্টেম ব্যর্থ হলে খুব নিরাশাজনক হত। ফিরে আসার সময় স্ট্রেস কল্পনা করুন। আপনার আউট অফ অফিস মেসেজ এবং ফরোয়ার্ডগুলো যাওয়ার আগে টেস্ট করা অপরিহার্য। আপনি আপনার নিজস্ব সেকেন্ডারি ইমেইল ঠিকানা এবং ডামি ফিল্টার ব্যবহার করে অটোরেসপন্ডার, ফিল্টার, এবং ফরোয়ার্ড টেস্ট করতে পারেন।
একইভাবে লজ্জাজনক হবে যদি আপনার ভ্যাকেশন রেসপন্ডার ঘর ফিরে আসার অনেক পরেও সক্রিয় থাকে। আপনার যদি একটি To Do লিস্ট বা ক্যালেন্ডার থাকে, তবে ফিরে আসার সময় অটোরেসপন্ডার এবং/অথবা ফিল্টার অফ করার একটি টাস্ক বা শিডিউল তৈরি করুন।
স্টিভ ডট্টোর থেকে সম্পূর্ণ প্রসেসের একটি ছোট রিক্যাপ:
ফিরে আসার পর কী করবেন
আশা করি, আপনার সিস্টেম কাজ করল এবং সব জরুরি ইমেইল আপনার বন্ধু সহকর্মী হ্যান্ডেল করেছেন। আপনি যখন ইনবক্স সামলাতে প্রস্তুত, এই ধাপগুলো অনুসরণ করুন:
- ভ্যাকেশন রেসপন্ডার অফ করুন।
- ভ্যাকেশন-স্পেসিফিক ফিল্টার ও ফরোয়ার্ড ডিসেবল করুন।
- উপরে আউটলাইন করা Inbox Zero কৌশল ব্যবহার করে আপনার ইনবক্স প্রক্রিয়া করুন।
- আপনার Sent ফোল্ডার বা আপনি যে লেবেলটি ব্যবহার করলেন সেটি চেক করুন কোন ইমেইল ফরোয়ার্ড করা হয়েছিল বা ক্যানড রেসপন্স পেয়েছিল।
- জরুরি ইমেইল হ্যান্ডেল করা সহকর্মীদের সাথে যোগাযোগ করুন এবং আপনাকে আপ টু ডেট করতে বলুন।
- যেখানে প্রয়োজন ফলো আপ করুন।
- প্রয়োজনে নিউজলেটার রি-সাবস্ক্রাইব করুন।
অন্য ইমেইল ক্লায়েন্টে এটি করা যায় কি?
বিলকুল। আপনি Thunderbird-এ অটো-রেসপন্স ফিল্টার সেট আপ করতে পারেন, যা আমরা আগে কভার করেছিলাম। Outlook-ও আপনাকে আউট অফ অফিস নোটিস সেট আপ করতে দেয়।
আপনি কি অন্য কোনো ইমেইল ক্লায়েন্ট ব্যবহার করেন বা ইমেইল অটো রেসপন্ডার হ্যান্ডেল করার আরও টিপস دارেন? দয়া করে কমেন্টে আপনার প্রশ্ন বা ইনসাইট শেয়ার করুন!
