আপনি যখন ছুটি থেকে ফিরে এসেছিলেন তখন ইমেল বার্তাগুলির সুনামির সাথে কীভাবে আপনাকে স্বাগত জানানো হয়েছিল মনে রাখবেন? আপনি সম্ভবত দরজার বাইরে যাওয়ার আগে আপনার Microsoft Outlook-এ একটি "Out of Office" বার্তা সেট করতে ভুলে গেছেন৷
হ্যাঁ, এটি একটি সমাধান নয়৷ একটি প্লাবিত ইনবক্সে, কিন্তু এটি একটি কমলা আলোর মাধ্যমে আপনার পরিচিতিদের অবহিত করে যে আপনি দূরে আছেন এবং একটি কারণ রয়েছে যে আপনি সময়মতো প্রতিক্রিয়া জানাতে পারবেন না। আপনার পরিচিতিগুলি আপনার ইনবক্সে ভিড় না করে ফলো আপ করতে পারে৷
৷ভবিষ্যতে আপনার সময় বাঁচাতে আপনার এখনই একটি সেট আপ করা উচিত, ক্যানড বার্তা এবং একটি পেশাদার ইমেল স্বাক্ষর সহ। আউটলুকে এটি আপনাকে মাত্র কয়েক মিনিট সময় নেবে৷
৷কিভাবে আউটলুকে স্বয়ংক্রিয় উত্তর সেট আপ করবেন
আপনি যখন অফিস 365, Outlook.com (যাকে Hotmail বলা হত), বা Exchange অ্যাকাউন্টের সাথে কাজ করছেন তখন স্বয়ংক্রিয় উত্তর ব্যবহার করা সহজ:
- ফাইল> স্বয়ংক্রিয় উত্তর নির্বাচন করুন .
- স্বয়ংক্রিয় উত্তর বাক্সে, স্বয়ংক্রিয় উত্তর পাঠান নির্বাচন করুন .
- স্বয়ংক্রিয় উত্তরগুলির জন্য একটি সময়সীমা সেট করুন৷৷ শুরু এবং শেষের সময় আপনাকে বার্তাগুলির সময় নির্ধারণ করতে এবং আপনার ইমেল থেকে দূরে থাকা সময়টি কভার করতে দেয়। আপনি যখন ফিরে আসবেন তখন আপনাকে এটি বন্ধ করার কথা মনে রাখতে হবে না।
- আমার সংস্থার ভিতরে ব্যবহার করুন আপনার দলের বা আপনার কোম্পানির লোকেদের জন্য একটি বার্তা লিখতে ট্যাব।
- আমার সংস্থার বাইরে ব্যবহার করুন আপনার কোম্পানি বা দলের পরিচিতি তালিকার বাইরে থেকে আসা যেকোনো মেইলের জন্য একটি বার্তা লিখতে ট্যাব।
- অফিসের বাইরের বার্তাটি রচনা এবং ফর্ম্যাট করুন।
- ঠিক আছে ক্লিক করুন আপনার সেটিংস সংরক্ষণ করতে।
যখন আউটলুক স্বয়ংক্রিয় উত্তর পাঠানোর জন্য সেট আপ করা হয়, আপনি রিবনের নীচে একটি বার্তা দেখতে পাবেন যা আপনাকে এটি সম্পর্কে সতর্ক করে। বন্ধ করুন নির্বাচন করুন৷ সেই ইমেলের জন্য স্বয়ংক্রিয় অফিস-অফ-অফিস উত্তরগুলি নিষ্ক্রিয় করতে৷
৷স্বয়ংক্রিয় উত্তরগুলি বন্ধ করতে আপনার বিরতি থেকে এবং একই ডায়ালগ বক্সে ফিরে আসুন৷
আপনি যদি আউটলুকের সাথে Gmail বা Yahoo এর মতো তৃতীয় পক্ষের POP বা IMAP ইমেল পরিষেবা ব্যবহার করেন তবে প্রক্রিয়াটি আরও জটিল। আপনাকে একটি Outlook নিয়ম সেট আপ করতে হবে এবং বার্তাটি পাঠানোর জন্য একটি টেমপ্লেট ফাইল ফায়ার করতে হবে। দুর্ভাগ্যবশত, আমাদের অন্য টিউটোরিয়ালের জন্য এটি ছেড়ে যেতে হবে।
