মনে করুন কীভাবে আপনাকে ইমেল মেসেজের সুনামির স্বাগত জানানো হয়েছিল আপনি ছুটি থেকে ফিরে এলে? আপনি সম্ভবত মাইক্রোসফ্ট আউटलুকে "আউট অফ অফিস" মেসেজ সেট করা ভুলে গিয়েছিলেন দরোয়াজা বের হওয়ার আগে।
হ্যাঁ, এটি একটি সমাধান নही বাঢ়ে যাওয়া ইনবক্সের, কিন্তু এটি আপনার কন্টাক্টদের একটি نارঞ্জন সংকেত দেয় যে আপনি দূরে আছেন এবং একটি কারণ আছে কেন আপনি সময়মতো উত্তর দিতে পারবেন না। আপনার কন্টাক্টরা তখন ফলো-আপ করতে পারেন আপনার ইনবক্স ভরালে না।
আপনাকে এখনই একটা সেট আপ করা উচিত, ক্যানড মেসেজ এবং একটি পেশাদার ইমেল সিগনেচারের সাথে, ভবিষ্যতে আপনার সময় বাঁচাতে। এটা আউटलুকে মাত্র কিছু মিনিট নেবে।
আউटलুকে অটোম্যাটিক রিপ্লাই সেট আপ করার পদ্ধতি
অফিস ৩৬৫, আউटलুক.কম (যে আগে হটমেইল নামে পরিচিত ছিল), বা এক্সচেঞ্জ অ্যাকাউন্টের সাথে কাজ করলে অটোম্যাটিক রিপ্লাই ব্যবহার করা সহজ:
- File > Automatic Replies সিলেক্ট করুন।
- অটোম্যাটিক রিপ্লাই বক্সে, Send automatic replies সিলেক্ট করুন।
- অটোম্যাটিক রিপ্লাই-এর জন্য একটি টাইম রেঞ্জ সেট করুন। শুরু এবং শেষ সময় আপনাকে মেসেজ শিডিউল করতে দেয় এবং আপনি ইমেল থেকে দূরে থাকার সময় কভার করে। আপনাকে ফেরত আসার সময় এটা বন্ধ করা মনে রাখতে হবে না।
- আপনার টিম বা কোম্পানির লোকদের জন্য মেসেজ লিখতে Inside My Organization ট্যাব ব্যবহার করুন।
- আপনার কোম্পানি বা টিম কন্টাক্ট লিস্টের বাইরের যেকোনো মেইলের জন্য মেসেজ লিখতে Outside My Organization ট্যাব ব্যবহার করুন।
- আউট-অফ-অফিস মেসেজ কম্পোজ ও ফরম্যাট করুন।
- সেটিংস সেভ করতে OK-এ ক্লিক করুন।
যখন আউटलুক অটোম্যাটিক রিপ্লাই পাঠাতে সেট আপ হয়ে যায়, আপনি রিবনের নিচে একটি মেসেজ দেখবেন যা সতর্ক করে। Turn off সিলেক্ট করুন অটোম্যাটিক আউট-অফ-অফিস রিপ্লাই ডিজেবল করতে সেই ইমেলের জন্য।
ছুটি থেকে ফিরে আসুন এবং একই ডায়লগ বক্সে যান অটোম্যাটিক রিপ্লাই বন্ধ করতে।
প্রক্রিয়াটি আরও জটিল যদি আপনি থার্ড-পার্টি পপ বা আইম্যাপ ইমেল সার্ভিস যেমন জিমেইল বা ইউ আউटलুক দিয়ে ব্যবহার করেন। আপনাকে একটি আউटलুক রুল সেট আপ করতে হবে এবং একটি টেমপ্লেট ফাইল ফায়ার করতে হবে মেসেজ পাঠাতে। আমরা সেটি অন্য টিউটোরিয়ালের জন্য রেখে দিচ্ছি, দুঃখিত।
