কল্পনা করুন আপনি একটি মঞ্চে দাঁড়িয়ে আছেন, এবং আপনার কাছে বিতর্কে আপনার বক্তব্য তুলে ধরার জন্য মাত্র পাঁচ বা ছয়টি বাক্য আছে। একবার আপনার হয়ে গেলে, শ্রোতাদের মধ্যে থাকা লোকেরা আপনার এইমাত্র বলা সমস্ত কিছুকে আলাদা করে (বা সমর্থন) করবে। মজার শব্দ? গ্রুপ ইমেল থ্রেডে স্বাগতম।
একটি ভাল ইমেল তৈরি করা সহজ নয়, এবং এটি একটি শিল্প যা খুব কম লোকই নিখুঁত করতে সক্ষম। MakeUseOf-এ বছরের পর বছর ধরে, আমরা বিভিন্ন নেটিকেট নির্দেশিকা এবং ইমেল টিপস দিয়ে সাহায্য করার চেষ্টা করেছি, কিন্তু গ্রুপ ইমেলগুলি এমন একটি পরিস্থিতির পরিচয় দেয় যা খুবই অনন্য। গ্রুপ ইমেলগুলিতে, এমন অনেকগুলি পরিবর্তনশীল রয়েছে -- ব্যক্তিত্ব, সংবেদনশীলতা এবং রাজনীতি -- যাতে নিজেকে সমস্যায় ফেলা খুবই সহজ৷
এই নিবন্ধে, আপনি গ্রুপ ইমেলে কথোপকথন পরিচালনা করার বিষয়ে কিছু কঠিন-শিক্ষিত পাঠ পাবেন। এই টিপসগুলি আপনাকে আপনার বার্তা উন্নত করতে, উদ্বেগ এবং আবেগকে প্রশমিত করতে এবং সামগ্রিকভাবে একটি অনেক বেশি ইতিবাচক গ্রুপ কথোপকথন তৈরি করতে সহায়তা করবে৷
শ্রোতাদের মনে রাখুন
এই টিপটি প্রথমে তালিকাভুক্ত করা হয়েছে কারণ এটি একটি সাধারণ ভুল যা লোকেরা একটি ইমেলের উত্তর দেওয়ার সময় করে যা নামের একটি খুব দীর্ঘ CC তালিকা অন্তর্ভুক্ত করে৷ নিশ্চিত করুন যে আপনি বুঝতে পেরেছেন কারা প্রাপক। একটি গ্রুপ ইমেল থ্রেডের মধ্যে কথোপকথনগুলি ধর্ম, জাতি বা রাজনীতির মতো খুব সংবেদনশীল বিষয়গুলিতে পরিণত হতে পারে এবং আপনি যদি সেই দীর্ঘ CC তালিকায় থাকা ব্যক্তিদের সম্পর্কে অনেক কিছু না জানেন, তবে সম্ভাবনাগুলি বেশ ভাল যে আপনি সম্ভবত কাউকে অপমান করতে পারেন৷ আপনার মতামত সহ।
এখানে সবচেয়ে নিরাপদ পদ্ধতি হল একটি ইমেল লেখার সময় এই হট-বোতামের বিষয়গুলিকে সম্পূর্ণরূপে এড়িয়ে যাওয়া যা বিপুল সংখ্যক লোকের কাছে যাচ্ছে। আপনি যে প্রতিক্রিয়াটি তৈরি করছেন তা শুধুমাত্র একজন ব্যক্তির জন্য নির্দেশিত কিনা তা বিবেচ্য নয়। আপনার মন্তব্যগুলি অনেক চোখ দ্বারা দেখা হবে, এবং আপনি যদি এমন কিছু অদূরদর্শী মন্তব্য করেন যা একটি স্টেরিওটাইপ বা ধর্মান্ধ হিসাবে আসতে পারে, আপনি নিজেকে সম্পূর্ণ গরম জলে খুঁজে পেতে পারেন -- বিশেষ করে যদি এটি একটি কাজের হয় পরিবেশ।
আপনি যদি এই বিষয়গুলিতে মন্তব্য করা এড়াতে সাহস খুঁজে না পান, তাহলে অন্ততপক্ষে সেই CC তালিকার মাধ্যমে অনুসন্ধান করুন এবং নিশ্চিত করুন যে সেই ব্যক্তিরা সম্ভবত হাতে হাতে এই বিষয়ে যে অবস্থান নিতে পারে সে সম্পর্কে আপনার কাছে বেশ ভাল ধারণা রয়েছে। আপনি যদি একটি গোষ্ঠী ইমেলে আপনার মতামত দিতে যাচ্ছেন, অন্ততপক্ষে নিশ্চিত করার চেষ্টা করুন যে আপনি এমন কিছু বলার সম্ভাবনা নেই যা সরাসরি সেই CC তালিকায় থাকা কারও ধর্ম, জাতি, লিঙ্গ বা যৌন অভিমুখিতাকে আক্রমণ করবে৷
কাউকে একা করবেন না
আপনি কি কখনও এমন একটি ইমেলে একজন বস বা সহকর্মীর দ্বারা চিহ্নিত হয়েছেন যেখানে অনেক লোক CC-ed হয়েছে, যেখানে তারা এমন কিছু নির্দেশ করেছে যা আপনি ভুল করেছেন বা অন্যথায় আপনাকে তিরস্কার করেছেন? যদি আপনার থাকে, তাহলে আপনি জানেন যে সেই অভিজ্ঞতাটি কতটা অপমানজনক এবং ভয়ঙ্কর অনুভব করতে পারে। যদিও এটি কাউকে করাটা বেশ ভয়ঙ্কর এবং বোকামি বলে মনে হয়, সেই ভুল করাটা আপনার ভাবার চেয়ে অনেক সহজ।
এটা বিশেষ করে আপনাদের মধ্যে নেতাদের জন্য সত্য। এমন কিছু হতে পারে যা একজন কর্মচারী ভুল করেছে যা আপনি অন্য কেউ করতে চান না। সেই কর্মচারীর থেকে একটি উদাহরণ তৈরি করার প্রলোভন শক্তিশালী হবে, তবে এটি যেকোন মূল্যে এড়িয়ে চলুন।
এই জন্য একটি সতর্কতা আছে. আপনি তাদের সম্পর্কে ভালো কিছু বলার থাকলে লোকেদের আলাদা করতে চান। যখন একজন ম্যানেজার বা সহকর্মী একটি গ্রুপ ইমেলে কারো সম্পর্কে চমৎকার কিছু বলেন তখন এটি একটি অসাধারণ অনুপ্রেরণামূলক শক্তি হতে পারে। আপনি যদি কখনও এইভাবে কাউকে আলাদা করার সুযোগ পান, যে কোনও উপায়ে, এটি করুন।
নম্র হও
রাল্ফ ওয়াল্ডো এমারসন একবার লিখেছিলেন, "একজন মহান ব্যক্তি সর্বদা ছোট হতে ইচ্ছুক।"
সেই বিবৃতির সত্যতা বাস্তবে প্রতিফলিত হয় যে সত্যিই এমন অনেক মহান পুরুষ (বা মহিলা) নেই যারা নম্রতার দক্ষতার দাবি করতে পারে। সমস্ত মানুষের বৈশিষ্ট্যগুলির মধ্যে, এটি একেবারে বিরল এবং অনুশীলন করা সবচেয়ে কঠিন। সবাই সম্মানিত হতে চায় এবং জ্ঞানী হিসাবে দেখতে চায়। কেউ সমবয়সীদের থেকে নিকৃষ্ট হিসাবে দেখতে চায় না। এটি প্রায় সর্বদা গ্রুপ ইমেল আলোচনায় গর্বিত, বড়াই করা, প্রদর্শন বা অন্যথায় এমনভাবে পোন্টিফ্যাটিং আকারে বাস্তবায়িত হয় যাতে তালিকার প্রত্যেকের কাছে আপনি কতটা জানেন তা প্রকাশ করে।
বিড়ম্বনার বিষয় হল যে ইমেল তালিকার প্রত্যেকে আপনাকে কীভাবে দেখে তা বাড়ানোর উদ্দেশ্য হল, এটি আসলে বিপরীতটি করে। এটি আপনাকে অপরিপক্ক, অহংকারী এবং সরাসরি অহংকারী হিসাবে দেখায়। ঈর্ষা এবং প্রতিযোগীতা হল দুটি শক্তিশালী মানবিক আবেগ -- সাধারণত এতে নিয়ন্ত্রণ করা যায় না। আপনি যে শেষ কাজটি করতে চান তা হল সেই CC তালিকার যেকোন সদস্যদের মধ্যে সেই মৌলিক মানবিক আবেগগুলিকে ট্রিগার করা৷
পরিবর্তে, অন্যদের উন্নীত করে মহত্ত্ব প্রকাশ করুন -- একই পয়েন্ট এবং উদাহরণ প্রদান করুন যা আপনি চেয়েছিলেন, কিন্তু কৃতিত্ব এবং অন্যদের জ্ঞান উদযাপন করুন। এই ক্ষেত্রে লোকেরা কেবল আপনার সাথে একমত হওয়ার সম্ভাবনাই বেশি নয়, তবে অনেক লোকের সামনে এত নিঃস্বার্থভাবে অভিনয় করার জন্য তারা আপনাকে আরও বেশি সম্মান করবে৷
বিতর্ক এড়িয়ে চলুন
যখনই আপনি কোনো গোষ্ঠী কথোপকথনের অংশ হন -- তা ইমেল হোক বা বাস্তব জীবন -- সেখানে অবশ্যম্ভাবীভাবে বিতর্ক বা তর্ক-বিতর্ক হয় যা উত্তপ্ত বিষয় নিয়ে উদ্ভূত হয়। সাধারণত, এই বিষয়গুলি রাজনীতি বা ধর্মের মতো বিষয়গুলিকে জড়িত করে; জিনিস যা মানুষের জন্য খুব ব্যক্তিগত এবং আবেগপূর্ণ। এটা লড়াইয়ে যোগদানের জন্য লোভনীয়। এটা করবেন না।
এই ধরনের সংবেদনশীল বিষয়ে আপনি যখন মাঠে নেমে পড়েন তখন দুটি প্রধান জিনিস ভুল হয়ে যায়। প্রথমত, আপনি একটি ইস্যুতে একটি অবস্থান গ্রহণ করে নিজেকে স্টেরিওটাইপ করতে পারেন। আপনি গর্ভপাতের পক্ষে-পছন্দের পক্ষে বা প্রো-লাইফের দিকে যান না কেন, বিতর্ক দেখার লোকেরা আপনার সম্পর্কে তৈরি করবে এমন অনুমানের একটি সম্পূর্ণ সংগ্রহ রয়েছে; যার অধিকাংশই সম্ভবত মিথ্যা। দুর্ভাগ্যবশত, এই স্টেরিওটাইপগুলি বিতর্কের সাথে সম্পূর্ণভাবে সম্পর্কহীন বিষয়গুলিতে এগিয়ে যাওয়ার ক্ষেত্রে লোকেরা আপনার সাথে কীভাবে আচরণ করে তা প্রভাবিত করতে পারে।
অন্য সমস্যা, বিশেষ করে যদি আপনি একজন তত্ত্বাবধায়ক বা পরিচালকের ভূমিকায় থাকেন, তা হল যে লোকেরা বিতর্কে আপনার দৃঢ় অবস্থানকে অন্যদের প্রভাবিত করার জন্য আপনার অবস্থান বা মর্যাদা ব্যবহার করার চেষ্টা হিসাবে দেখবে -- মূলত আপনার ক্ষমতার অপব্যবহার।
কখনই নির্দিষ্ট মন্তব্য করবেন না
ভুল প্রমাণ করার একটি সহজ উপায় এখানে: কিছু সত্য বলুন মানুষের মনস্তত্ত্বের একটি উপাদান আছে যা খুবই সাধারণ বলে মনে হয়, বিশেষ করে গোষ্ঠীগত পরিস্থিতিতে, যেখানে মানুষ কোনো নির্দিষ্ট দাবির বর্মে কিছু ছিদ্র খুঁজে বের করার প্রয়োজন অনুভব করে। আপনি যদি বলেন পাথর সবসময় গোলাকার, কেউ একটি বর্গাকার পাথরের সন্ধানে বের হবে। আপনি যদি বলেন গাছ সবসময় ময়লায় জন্মায়, কেউ এমন কিছু অস্পষ্ট গাছের প্রমাণ উপস্থাপন করবে যা জলাভূমিতে জন্মায়।
প্রতিটি নিয়মে প্রায় সবসময়ই একটি ব্যতিক্রম থাকে, তাই এমন কোনো নিয়ম তৈরি করবেন না যা কাউকে ব্যতিক্রম খুঁজতে আমন্ত্রণ জানায়। "সবসময়" বা "কখনও না" শব্দগুলি আছে এমন নিশ্চিতভাবে দাবিগুলি এড়িয়ে চলুন কারণ সেগুলি অস্বীকার করা খুব সহজ। আপনার দাবিকে মিথ্যা প্রমাণ করার জন্য কারোরই একটি একক উদাহরণ প্রয়োজন, এবং আপনি সেই গ্রুপ কথোপকথনের থ্রেডে কিছুটা নির্বোধ দেখাচ্ছেন৷
সুতরাং, গ্রুপ ইমেল শিষ্টাচার সম্পর্কে আপনার নিজের পর্যবেক্ষণ কি? আপনি কি ধরনের আচরণ লক্ষ্য করেছেন অন্য লোকেরা করে যা গ্রুপ কথোপকথনকে আরও কঠিন বা এমনকি বেদনাদায়ক করে তোলে? নীচের মন্তব্য বিভাগে আপনার নিজস্ব পর্যবেক্ষণ এবং অন্তর্দৃষ্টি ভাগ করুন এবং অন্যান্য পাঠকদের গ্রুপ ইমেল কথোপকথন থেকে সেরা করতে সাহায্য করুন৷
