জীবনে এমন সময় আসে যখন নিয়ম অপ্রীতিকর হয়। যাইহোক, যখন আউটলুকের মতো অ্যাপ্লিকেশনের কথা আসে, নিয়মগুলি জীবন রক্ষাকারী, সময় উদ্ধারকারী এবং বিশৃঙ্খলা দূরীকরণকারী হতে পারে। আপনি আপনার ডেস্কটপে Outlook 2016 ব্যবহার করুন বা ওয়েবে Outlook.com ব্যবহার করুন না কেন, আপনাকে সংগঠিত থাকতে সাহায্য করার জন্য নিয়ম উপলব্ধ৷
নিয়মগুলি ঠিক কী?
আউটলুকের জন্য, নিয়মগুলি হল এমন সরঞ্জাম যা আপনি স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেলগুলি সরাতে এবং পতাকাঙ্কিত করতে এবং সেইসাথে নির্দিষ্টগুলির বিষয়ে আপনাকে সতর্ক করতে ব্যবহার করতে পারেন। একবার আপনি একটি নিয়ম সেট আপ করার পরে, আপনার ইনবক্সে আসা যে কোনো নতুন বার্তা আপনার জন্য প্রযোজ্য যে কোনো নিয়ম সেট আপ করার জন্য আপনার জন্য যত্ন নেওয়া হবে৷
নিয়মগুলি সাধারণত প্রাপ্ত বার্তাগুলির জন্য ব্যবহৃত হয়, তবে আপনি যে ইমেলগুলি পাঠান তার জন্যও আপনি সেগুলি তৈরি করতে পারেন৷ উদাহরণস্বরূপ, যখন আপনার ইমেল বিতরণ করা হয় তখন আপনাকে অবহিত করা যেতে পারে এবং পড়া বা একটি নির্দিষ্ট সময়ের জন্য ডেলিভারি স্থগিত করা বেছে নেওয়া হয়৷
নিয়ম কিভাবে ব্যবহার করা যায়?
কাজ এবং ব্যক্তিগত উভয় পরিস্থিতিতে, Outlook-এর নিয়মগুলি আপনার বার্তাগুলির কার্যকরী সংগঠন প্রদান করতে পারে এবং গুরুত্বপূর্ণ আইটেমগুলিতে আপনাকে আপ টু ডেট রাখতে পারে। এখানে কয়েকটি মৌলিক উদাহরণ রয়েছে যার সাথে আপনি সম্ভবত সম্পর্কিত হতে পারেন৷
- একটি নির্দিষ্ট পরিচিতির সমস্ত ইমেল একটি ডেস্কটপ সতর্কতা প্রম্পট করুন৷
- বিষয় লাইনে একটি নির্দিষ্ট শব্দ সহ সমস্ত ইমেল একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে স্থানান্তরিত করুন৷
- বার্তার অংশে নির্দিষ্ট পাঠ্য সহ সমস্ত ইমেল মুছে দিন।
নিয়মগুলি আপনার পছন্দ মতো বিশদ এবং উন্নত হতে পারে কারণ সেখানে বেশ কিছু বিকল্প রয়েছে৷ এখানে কিছু উদাহরণ রয়েছে যেখানে আপনি আরও পরামিতি সংজ্ঞায়িত করতে পারেন।
- বিষয় লাইনে একটি নির্দিষ্ট শব্দের সাথে একটি নির্দিষ্ট পরিচিতির সমস্ত ইমেল একটি কাস্টম সতর্কতা শব্দ বাজাতে দিন।
- একটি নির্দিষ্ট আকারের সীমার মধ্যে সংযুক্তি সহ সমস্ত ইমেলগুলিকে একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে স্থানান্তরিত করুন৷
- আপনি যেখানে CC লাইনে আছেন সেই সমস্ত ইমেলগুলিকে মিটিংয়ের অনুরোধ এবং গুরুত্বপূর্ণ হিসাবে চিহ্নিত করে পতাকাঙ্কিত করুন৷
কিভাবে নিয়মগুলি অ্যাক্সেস করা যায়?
আউটলুক 2016
আপনি যদি আপনার ডেস্কটপে Outlook 2016 ব্যবহার করেন, তাহলে আপনি নিয়ম দেখতে পাবেন উপরে সরান আপনি যখন হোম এ থাকবেন তখন বিভাগ ট্যাব।
আপনার কাছে একটি বার্তা খোলা থাকলে, আপনি নিয়ম দেখতে পাবেন৷ আপনি যখন বার্তা এ থাকেন তখন শীর্ষে ট্যাব আপনি যখন নিয়ম ক্লিক করেন , আপনার কাছে বর্তমানে প্রদর্শিত বার্তার জন্য দ্রুত বিকল্প আছে সর্বদা সরানো সেই প্রেরকের কাছ থেকে ইমেলগুলি বা একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে আপনাকে বিশেষভাবে পাঠানো হয়েছে। আপনার কাছে একটি নিয়ম তৈরি করার বিকল্পও রয়েছে৷ অথবা নিয়ম ও সতর্কতা পরিচালনা করুন .
Outlook.com
আপনি যদি আপনার ব্রাউজারে Outlook.com ব্যবহার করেন, আপনি উপরের ডানদিকে গিয়ার আইকনে ক্লিক করবেন এবং তারপর নিয়মগুলি পরিচালনা করুন নির্বাচন করবেন . পরবর্তী স্ক্রিনে আপনি সক্রিয় নিয়মগুলির একটি তালিকা দেখতে পাবেন৷
৷
কিভাবে নিয়মগুলি যোগ করা এবং তৈরি করা যায়?
আউটলুক 2016
এখানেই আসল জাদু শুরু হয়। আপনি উপরে বর্ণিত দ্রুত নিয়ম ক্রিয়াগুলির মধ্যে একটি নির্বাচন করতে পারেন এবং নির্দিষ্ট প্রেরকের সাথে বা শুধুমাত্র একটি সাধারণ ক্লিকের মাধ্যমে আপনাকে পাঠানো বার্তাগুলিকে স্থানান্তরিত করতে পারেন৷ কিন্তু, আপনি যদি আপনার নিয়ম সম্পর্কে বিস্তারিত জানতে চান, নির্দিষ্ট কিছু প্রয়োজন বা আরও ভালোভাবে সংগঠিত হতে চান, তাহলে আউটলুক অবশ্যই আপনাকে কভার করেছে।
Outlook 2016-এ, নিয়ম নির্বাচন করুন আপনার উপরের মেনু থেকে এবং তারপর নিয়ম তৈরি করুন . এরপরে আপনি একটি পপ-আপ উইন্ডো দেখতে পাবেন যেখানে সাধারণভাবে ব্যবহৃত নিয়মের শর্ত এবং ক্রিয়া রয়েছে। শর্তগুলো সংকুচিত করতে আপনি একাধিক চেকবক্স নির্বাচন করতে পারেন। প্রয়োজনে একাধিক অ্যাকশনও বেছে নেওয়া যেতে পারে।
আপনার কাজ শেষ হলে, ঠিক আছে ক্লিক করুন . নিশ্চিতকরণ উইন্ডোটি আপনাকে বর্তমান ফোল্ডারে বার্তাগুলির উপর নিয়মটি চালানোর জন্য একটি বাক্স চিহ্নিত করতে দেবে, যা নিয়মটি প্রযোজ্য অনেক বার্তার যত্ন নেওয়ার জন্য সহজ। এছাড়াও আপনি উন্নত বিকল্পগুলি নির্বাচন করতে পারেন৷ আরও পরামিতির জন্য বোতাম, যা নীচে বর্ণিত হয়েছে।
এছাড়াও, আপনি নিয়মগুলি পরিচালনা করুন নির্বাচন করতে পারেন৷ এবং নতুন নিয়ম ক্লিক করুন . তালিকা থেকে আপনি যে ধরনের নিয়ম দিয়ে শুরু করতে চান তা চয়ন করুন, যা নিম্নলিখিত স্ক্রিনে সম্পাদনা করা যেতে পারে এবং পরবর্তী ক্লিক করুন . তারপর আপনাকে নিয়ম উইজার্ড উপস্থাপন করা হবে৷ , যা আপনি উন্নত বিকল্প নির্বাচন করলে পপ আপ যে একই উইন্ডো উপরে উল্লিখিত৷
আপনি যতগুলি চান ততগুলি শর্ত চিহ্নিত করতে আপনি চেকবক্সগুলি ব্যবহার করবেন৷ প্রতিটিকে চিহ্নিত করা হলে, এটি নীচের ধাপ 2 বক্সে প্রদর্শিত হবে। সেই ধাপ 2 এলাকায়, আপনি প্যারামিটারগুলি নির্দিষ্ট করতে লিঙ্কগুলি ব্যবহার করবেন।
উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি বার্তায় নির্দিষ্ট শব্দ ব্যবহার করে একটি নিয়ম প্রয়োগ করার জন্য নির্বাচন করেন, তাহলে আপনি নির্দিষ্ট শব্দ শব্দটিতে ক্লিক করবেন। এবং তারপর পরবর্তী উইন্ডোতে সেগুলি লিখুন। যোগ করুন ক্লিক করুন৷ এবং আপনি যে সমস্ত শব্দ বা বাক্যাংশ প্রয়োগ করতে চান তা নীচের বাক্সে প্রদর্শিত হবে। ঠিক আছে ক্লিক করুন এবং সেই শব্দ বা বাক্যাংশগুলি তারপর নির্দিষ্ট শব্দ শব্দটিকে প্রতিস্থাপন করবে ধাপ 2 এ।
পরবর্তী ক্লিক করুন এবং আপনার নিয়মে প্রযোজ্য ক্রিয়াগুলি যোগ করুন। এখানে আবার, আপনি একাধিক চয়ন করতে পারেন এবং প্রযোজ্য হলে ধাপ 2 বাক্সে পরামিতিগুলি কনফিগার করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি ইমেলের একটি অনুলিপি একটি ফোল্ডারে স্থানান্তর করতে বেছে নেন, তাহলে নির্দিষ্ট ফোল্ডারে ক্লিক করুন আপনার নির্বাচন করতে। ঠিক আছে ক্লিক করুন এবং নির্বাচিত আইটেমটি ধাপ 2 বক্সে পপ করবে।
আপনি পরবর্তী ক্লিক করে আপনার নিয়মের জন্য আরও বিকল্প নির্বাচন করতে পারেন এবং আপনি সম্পন্ন হলে, শুধু সমাপ্ত এ ক্লিক করুন . আপনার নিয়মের একটি নাম দিন, ঐচ্ছিকভাবে এটি আপনার ইনবক্সে চালান এবং নিশ্চিত করুন যে নিয়ম চালু করার চেকবক্সটি চিহ্নিত করা আছে। সমাপ্ত ক্লিক করুন৷ এবং আপনি প্রস্তুত।
Outlook.com
Outlook.com-এ, গিয়ার আইকনে ক্লিক করুন, নিয়মগুলি পরিচালনা করুন নির্বাচন করুন৷ এবং নতুন ক্লিক করুন বোতাম আপনি ডেস্কটপ সংস্করণের জন্য উপরে বর্ণিত শর্ত এবং ক্রিয়াগুলির একই ধরনের ব্যবহার করবেন, যদিও আরও সীমিত বিকল্পগুলির সাথে৷
প্রথমে, ড্রপ-ডাউন তালিকা থেকে শর্তটি নির্বাচন করুন এবং এর পাশের প্যারামিটারটি প্রবেশ করান। তারপর, অ্যাকশন বাছাই করুন এবং আবার, প্যারামিটার নির্বাচন করুন।
আপনি আরও শক্তিশালী ফিল্টারিংয়ের জন্য শর্ত এবং নিয়ম উভয় যোগ করতে প্লাস আইকনে ক্লিক করতে পারেন। আপনি যদি আপনার মন পরিবর্তন করেন বা কোনো ত্রুটি করেন, তাহলে সেই আইটেমটি মুছে ফেলতে গারবেজ ক্যান আইকনে ক্লিক করুন। আপনার কাজ শেষ হলে, নিয়ম তৈরি করুন এ ক্লিক করুন
নিয়মগুলি কীভাবে আপনার জন্য কাজ করতে পারে?
কাজ এবং ব্যক্তিগত ইমেলের জন্য, নিয়মগুলি খুব সহজ হতে পারে এবং এখানে কয়েকটি উদাহরণ দেওয়া হল৷
৷কাজের জন্য
- CEO-এর সমস্ত ইমেলগুলিকে একটি অ্যালার্ম বাজাতে বলুন এবং একটি ডেস্কটপ সতর্কতা প্রদর্শন করুন৷
- আপনার প্রোজেক্ট টিমের সমস্ত ইমেলগুলিকে প্রোজেক্ট ফোল্ডারে সরানো হোক প্লাস নির্দিষ্ট দলের সদস্যদের নির্দিষ্ট সাব-ফোল্ডারে স্থানান্তরিত করা হবে।
- আপনি অফিসের বাইরে থাকাকালীন সমস্ত ইমেল রাখুন, যেগুলিতে সেই তারিখের মধ্যে সংযুক্তি রয়েছে, ফলো-আপ হিসাবে পতাকাঙ্কিত করুন৷
ব্যক্তিগত জন্য
- আপনার পত্নীর সমস্ত ইমেলগুলি গুরুত্বপূর্ণ হিসাবে চিহ্নিত করুন এবং মুদ্রিত করুন৷
- বৃত্তি শব্দ সহ সমস্ত ইমেল রাখুন সাবজেক্ট লাইনে বা মেসেজ বডিতে আপনার বাবা-মাকে ফরোয়ার্ড করা হবে।
- একটি নির্দিষ্ট দোকান থেকে অ্যাকাউন্ট শব্দ সহ সমস্ত ইমেল আছে একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে সরানো হবে যখন বিক্রয় শব্দটি আছে৷ মুছে ফেলা
নিয়মগুলি কীভাবে পরিচালিত হয়?
আউটলুক 2016
Outlook এর ডেস্কটপ সংস্করণে, নিয়ম এ ক্লিক করুন মেনু থেকে এবং নিয়ম ও সতর্কতা পরিচালনা করুন নির্বাচন করুন . এই উইন্ডোটি আপনাকে আপনার সেট আপ করা সমস্ত সক্রিয় নিয়ম দেখাবে৷ আপনি একটি নতুন নিয়ম তৈরি করতে পারেন বা একটি বর্তমান একটি সম্পাদনা করতে পারেন, একটি নিয়ম অনুলিপি বা মুছে ফেলতে পারেন এবং একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে বা আপনার ইনবক্সে সমস্ত নিয়ম চালাতে পারেন৷ আপনি যদি বিকল্পগুলি নির্বাচন করেন , আপনি সহজেই আপনার নিয়ম রপ্তানি বা আমদানি করতে পারেন।
Outlook.com
Outlook এর অনলাইন সংস্করণ হলে, আপনি উপরে থেকে গিয়ার আইকনে ক্লিক করবেন, নিয়মগুলি পরিচালনা করুন নির্বাচন করুন , এবং আপনি সমস্ত বর্তমান নিয়মগুলির একটি তালিকা দেখতে পাবেন৷ তারপরে আপনার কাছে সেগুলি সাজানোর, মুছে ফেলা বা সম্পাদনা করার বিকল্প রয়েছে৷
আপনি কি আউটলুক নিয়ম ব্যবহার করেন?
আপনি ইমেলগুলি অনুসন্ধান করার সময় বাঁচাতে পারেন, গুরুত্বপূর্ণ বার্তাগুলিতে আপ টু ডেট থাকতে পারেন এবং Outlook-এর নিয়মগুলির সাথে আপনার ইনবক্সকে বিশৃঙ্খলামুক্ত রাখতে পারেন৷ একবার আপনি নিয়ম তৈরি করা শুরু করলে, এটি একটি দ্রুত এবং সহজ প্রক্রিয়া হয়ে ওঠে এবং রাস্তার নিচে আপনার সময়, শক্তি এবং ঝামেলা বাঁচাতে পারে৷
আপনি কি নিয়ম ব্যবহার করেন? যদি তাই হয়, তারা কি আপনাকে সাহায্য করেছে এবং কিভাবে? যদি না হয়, কেন আপনি তাদের চেষ্টা করেননি? অনুগ্রহ করে নিচে আপনার মন্তব্য শেয়ার করুন!
