আউটলুক রুলস দিয়ে আপনার ইমেইল ইনবক্স ম্যানেজ করুন

জীবনে অনেক সময় রুলস অসুবিধাজনক। কিন্তু আউটলুকের মতো অ্যাপ্লিকেশনের ক্ষেত্রে, রুলস লাইফ সেভার, টাইম রেস্কিউয়ার, এবং ক্লাটার এলিমিনেটর হতে পারে। আপনি আপনার ডেস্কটপে আউটলুক ২০১৬ ব্যবহার করেন বা ওয়েবে Outlook.com, রুলস উপলব্ধ থাকে আপনাকে সংগঠিত রাখতে।

রুলস আসলে কী?

আউটলুকের জন্য, রুলস হলো olyan টুল যা আপনি ব্যবহার করতে পারেন ইমেইলগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে সরানোর, ফ্ল্যাগ করার, এবং নির্দিষ্ট ইমেইলগুলো সম্পর্কে আপনাকে সতর্ক করার জন্য। একবার আপনি একটি রুল সেট আপ করলে, আপনার ইনবক্সে আসা যেকোনো নতুন মেসেজ সেটি নিশ্চিত করা যাবে যাতে সেটি আপনার সেট আপ করা যেকোনো প্রযোজ্য রুল অনুযায়ী হ্যান্ডেল হয়।

রুলস সাধারণত রিসিভ করা মেসেজের জন্য ব্যবহার করা হয়, কিন্তু আপনি আপনি যা পাঠান সেটি জন্যও তৈরি করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি জানতে পারেন যখন আপনার ইমেইল ডেলিভার্ড ও রিড হয়েছে বা ডেলিভারি কিছু সময়ের জন্য ডিফার করতে পারেন।

রুলস কীভাবে ব্যবহার করা যায়?

কাজে এবং ব্যক্তিগত পরিস্থিতি দুটোই, আউটলুকের রুলস আপনার মেসেজগুলো কার্যকরভাবে সংগঠিত করতে পারে এবং গুরুত্বপূর্ণ আইটেমগুলো সম্পর্কে আপনাকে আপডেট রাখতে পারে। এখানে কিছু বেসিক উদাহরণ যা আপনি সংযোগ করতে পারেন।

• একটি নির্দিষ্ট কন্টাক্ট থেকে সকল ইমেইল ডেস্কটপ অ্যালার্ট প্রম্পট করুক।
• সাবজেক্ট লাইনে একটি নির্দিষ্ট শব্দ থাকলে সকল ইমেইল একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে সরায়।
• মেসেজ বডিতে নির্দিষ্ট টেক্সট থাকলে সকল ইমেইল ডিলিট করুন।

রুলস আপনার পছন্দ মতো ডিটেইল্ড এবং অ্যাডভান্সড হতে পারে কারণ অনেক ভেরিয়েশন আছে। এখানে কিছু উদাহরণ যেখানে আপনি আরও প্যারামিটার ডিফাইন করতে পারেন।

• একটি নির্দিষ্ট কন্টাক্ট থেকে সকল ইমেইল যাতে সাবজেক্ট লাইনে একটি নির্দিষ্ট শব্দ থাকে, একটি কাস্টম অ্যালার্ট সাউন্ড বাজে।
• নির্দিষ্ট সাইজ রেঞ্জ এবং ডেট স്പ্যানের অ্যাটাচমেন্ট থাকলে সকল ইমেইল একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে সরায়।
• আপনি CC লাইনে থাকলে সকল মিটিং রিকোয়েস্ট যেগুলো важব দিয়ে চিহ্নিত, সেগুলো ফ্ল্যাগ করুন।

রুলস কীভাবে অ্যাক্সেস করা যায়?

Outlook 2016

আপনি যদি ডেস্কটপে আউটলুক ২০১৬ ব্যবহার করেন, তবে আপনি Rules দেখবেন উপরে Move সেকশনে যখন আপনি Home ট্যাবে থাকবেন।

আপনার একটি মেসেজ খোলা থাকলে, আপনি Rules দেখবেন উপরে যখন আপনি Message ট্যাবে থাকবেন। Rules-এ ক্লিক করলে, আপনার বর্তমান মেসেজের জন্য কুইক অপশন পাবেন Always Move সেই প্রেরক থেকে বা নির্দিষ্ট আপনাকে পাঠানো ইমেইলগুলো একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে। আপনার অপশনও আছে Create a Rule বা Manage Rules & Alerts।

Outlook.com

আপনি যদি ব্রাউজারে Outlook.com ব্যবহার করেন, তবে উপরের ডান পাশের গিয়ার আইকনে ক্লিক করুন এবং তারপর Manage Rules সিলেক্ট করুন। পরবর্তী স্ক্রিনে আপনি সক্রিয় রুলসের একটি তালিকা দেখবেন।

রুলস কীভাবে যোগ ও তৈরি করা যায়?

Outlook 2016

এখানেই আসলে ম্যাজিক শুরু হয়। আপনি উপরে বর্ণিত কুইক রুল অ্যাকশনগুলোর যেকোনো একটি সিলেক্ট করতে পারেন এবং মেসেজ সরাতে পারেন নির্দিষ্ট প্রেরকের বা শুধু আপনাকে পাঠানো مواردে একটি সিম্পল ক্লিক দিয়ে। কিন্তু, আপনি যদি আপনার রুলস ডিটেইল্ড করতে চান, নির্দিষ্ট প্রয়োজন থাকে, বা আরও ভালোভাবে সংগঠিত হতে চান, তবে আউটলুক আপনাকে পুরোপুরি কভার করেছে।

আউটলুক ২০১৬-এ, আপনার টপ মেনু থেকে Rules সিলেক্ট করুন এবং তারপর Create Rule। পরবর্তীতে আপনি একটি পপ-আপ উইন্ডো দেখবেন সাধারণত ব্যবহৃত রুল কন্ডিশন এবং অ্যাকশন সহ। আপনি একাধিক চেকবক্স সিলেক্ট করতে পারেন কন্ডিশন 좁াতে। একাধিক অ্যাকশনও বেছে নেওয়া যায় যদি প্রয়োজন হয়।

যখন আপনি শেষ করবেন, OK ক্লিক করুন। কনফার্মেশন উইন্ডো আপনাকে একটি বক্স চেক করতে দেবে কারেন্ট ফোল্ডারের মেসেজগুলোতে রুল রান করতে, যা বাল্ক মেসেজ হ্যান্ডেল করার জন্য খুব কাজের। আপনি Advanced Options বাটনও সিলেক্ট করতে পারেন আরও প্যারামিটার জন্য, যা নিচে বর্ণনা করা আছে।

অতিরিক্তভাবে, আপনি Manage Rules সিলেক্ট করতে পারেন এবং New Rule ক্লিক করুন। লিস্ট থেকে আপনি যেই টাইপের রুল দিয়ে শুরু করতে চান সেটি বেছে নিন, যা পরবর্তী স্ক্রিনে এডিট করা যাবে, এবং Next ক্লিক করুন। আপনি তখন Rules Wizard দেখবেন, যা একই উইন্ডো যা পপ আপ করবে যদি আপনি উপরে উল্লিখিত Advanced Options বেছে নেন।

আপনি চেকবক্স ব্যবহার করবেন যতগুলো কন্ডিশন চাইতে চান মার্ক করার জন্য। প্রতিটি মার্ক হলে, সেটি Step 2 বক্সে নিচে দেখাবে। সেই Step 2 এলাকায়, আপনি লিংক ব্যবহার করবেন প্যারামিটার স্পেসিফাই করার জন্য।

উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি মেসেজে নির্দিষ্ট শব্দ ব্যবহার করে রুল অ্যাপ্লাই করতে সিলেক্ট করেন, তবে আপনি specific words টার্মে ক্লিক করবেন এবং পরবর্তী উইন্ডোতে সেগুলো লিখবেন। Add ক্লিক করুন এবং আপনি যেসব শব্দ বা ফрази অ্যাপ্লাই করতে চান সেগুলো বক্সে নিচে দেখাবে। OK ক্লিক করুন এবং সেই শব্দ বা ফразиগুলো Step 2-এ specific words টার্মটি রিপ্লেস করবে।

Next ক্লিক করুন এবং আপনার রুলে প্রযোজ্য অ্যাকশনগুলো যোগ করুন। এখানেও, আপনি একাধিক বেছে নিতে পারেন এবং Step 2 বক্সে প্যারামিটার কনফিগার করতে পারেন যদি প্রযোজ্য হয়। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি ইমেইলের একটি কপি একটি ফোল্ডারে সরাতে বেছে নেন, তবে specific folder ক্লিক করুন আপনার সিলেকশন করার জন্য। OK ক্লিক করুন এবং আইটেমটি Step 2 বক্সে পপ হবে।

আপনি আপনার রুলের জন্য আরও অপশন সিলেক্ট করতে পারেন Next ক্লিক করুন এবং আপনি যদি শেষ করে থাকেন, শুধু Finish ক্লিক করুন। আপনার রুলের একটি নাম দিন, ঐচ্ছিকভাবে ইনবক্সে রান করান, এবং রুল অন করার চেকবক্স মার্ক করা আছে কিনা নিশ্চিত করুন। Finish ক্লিক করুন এবং আপনি সেট।

Outlook.com

Outlook.com-এ, গিয়ার আইকনে ক্লিক করুন, Manage Rules সিলেক্ট করুন এবং New বাটনে ক্লিক করুন। আপনি ডেস্কটপ ভার্সনের মতো একই টাইপের কন্ডিশন এবং অ্যাকশন ব্যবহার করবেন, যদিও অপশনগুলো কিছুটা সীমিত।

প্রথমে, ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে কন্ডিশন বেছে নিন এবং প্যারামিটার লিখুন তার পাশে। তারপর, অ্যাকশন বেছে নিন এবং আবার, প্যারামিটার সিলেক্ট করুন।

আপনি প্লাস আইকনে ক্লিক করে কন্ডিশন এবং রুল দুটোই যোগ করতে পারেন আরও রোবাস্ট ফিল্টারিং-এর জন্য। আপনি যদি মত বদলান বা ভুল করুন, শুধু গারবেজ ক্যান আইকনে ক্লিক করুন সেটি ডিলিট করতে। আপনি যখন ফিনিশ করবেন, Create Rule ক্লিক করুন।

রুলস আপনার জন্য কীভাবে কাজ করতে পারে?

কাজ এবং ব্যক্তিগত ইমেইলের জন্য, রুলস খুব কাজের হতে পারে এবং এখানে শুধু কিছু উদাহরণ।

কাজের জন্য

• CEO থেকে সকল ইমেইল অ্যালার্ম সাউন্ড বাজাতে এবং ডেস্কটপ অ্যালার্ট দেখাতে।
• আপনার প্রজেক্ট টিম থেকে সকল ইমেইল প্রজেক্ট ফোল্ডারে সরাতে প্লাস নির্দিষ্ট টিম মেম্বারদের ইমেইল নির্দিষ্ট সাব-ফোল্ডারে সরাতে।
• আপনি অফিসে না থাকার সময় আসা সকল ইমেইল যেগুলো সেই ডেট স্প্যানের মধ্যে অ্যাটাচমেন্ট সহ, সেগুলো ফলো-আপ হিসেবে ফ্ল্যাগ করুন।

ব্যক্তিগত জন্য

• আপনার জীবনসঙ্গী থেকে সকল ইমেইল গুরুত্বপূর্ণ হিসেবে চিহ্নিত এবং প্রিন্ট করুন।
• সাবজেক্ট লাইনে বা মেসেজ বডিতে scholarship শব্দ থাকলে সকল ইমেইল আপনার পিতামাতার কাছে ফরওয়ার্ড করুন।
• একটি নির্দিষ্ট স্টোর থেকে সকল ইমেইল যাতে account শব্দ থাকে সেগুলো একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে সরাতে এবং যেগুলোতে sale শব্দ থাকে সেগুলো ডিলিট করুন।

রুলস কীভাবে ম্যানেজ করা হয়?

Outlook 2016

আউটলুকের ডেস্কটপ ভার্সনে, মেনু থেকে Rules ক্লিক করুন এবং Manage Rule & Alerts সিলেক্ট করুন। এই উইন্ডো আপনাকে আপনার সেট আপ করা সকল সক্রিয় রুল দেখাবে। আপনি নতুন রুল তৈরি করতে পারেন বা কারেন্টটি এডিট, কপি বা ডিলিট করতে পারেন, এবং একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডার বা আপনার ইনবক্সে সকল রুল রান করতে পারেন। আপনি Options সিলেক্ট করলে, আপনি আপনার রুলস সহজে এক্সপোর্ট বা ইম্পোর্ট করতে পারেন।

Outlook.com

আউটলুকের অনলাইন ভার্সনে, আপনি টপ থেকে গিয়ার আইকনে ক্লিক করবেন, Manage Rules সিলেক্ট করবেন, এবং আপনি সকল কারেন্ট রুলের তালিকা দেখবেন। আপনার অপশন থাকবে সর্ট, ডিলিট, বা এডিট করার।

আপনি কি আউটলুক রুলস ব্যবহার করেন?

আপনি ইমেইল খুঁজতে সময় বাঁচাতে পারেন, গুরুত্বপূর্ণ মেসেজগুলোর সাথে আপডেট থাকতে পারেন, এবং আপনার ইনবক্স ক্লাটার-ফ্রি রাখতে পারেন আউটলুকের রুলস দিয়ে। একবার আপনি রুলস তৈরি করা শুরু করলে, এটি একটি দ্রুত এবং সহজ প্রক্রিয়া হয়ে যায় এবং ভবিষ্যতে আপনার সময়, শক্তি, এবং হাসল বাঁচাতে পারে।

আপনি কি রুলস ব্যবহার করেন? যদি হ্যাঁ, তবে সেগুলো আপনাকে সাহায্য করেছে কীভাবে? যদি না, তবে কেন ট্রাই করেননি? অনুগ্রহ করে নিচে আপনার কমেন্ট শেয়ার করুন!