শীঘ্রই বা পরে, প্রত্যেকের Gmail ইনবক্স একটি অপ্রতিরোধ্য জগাখিচুড়ি হয়ে ওঠে। ইমেল ওভারলোড মোকাবেলা করার জন্য প্রচুর কৌশল রয়েছে, তবে আপনার নাকের নীচে এমন একটি রয়েছে যা আপনি ব্যবহার করছেন না:ভাল পুরানো Gmail লেবেল .
লেবেলগুলি এখন দীর্ঘকাল ধরে রয়েছে, তাই তারা আমাদের অনেকের জন্য প্রায় অন্ধ দাগ হয়ে গেছে। আমি এর সূচনা থেকেই একজন Gmail ব্যবহারকারী, কিন্তু আমি সম্প্রতি পর্যন্ত লেবেল ব্যবহার করিনি। এটি সম্পূর্ণরূপে পরিবর্তিত হয়েছে যে আমি কীভাবে ইমেলের সাথে যোগাযোগ করি, অবশেষে আমাকে আমার ইনবক্স নিয়ন্ত্রণে সহায়তা করে৷
লেবেলগুলি সফলভাবে ব্যবহার করা কয়েকটি মূল উত্পাদনশীলতার নীতির উপর নির্ভর করে, ঠিক যে কোনও করণীয় ব্যবস্থাপনা সিস্টেমের মতো। এখানে কৌশলগুলি যা আমাকে সাহায্য করেছে এবং আপনাকেও সাহায্য করতে পারে৷
লেবেলগুলি আপনাকে ভাবতে বাধ্য করবে না
একটি লেবেল প্রয়োগ যান্ত্রিক হতে হবে; একটি লেবেলের উপর ভিত্তি করে আপনি যে পদক্ষেপ নেন তা যান্ত্রিক হওয়া উচিত।
এটি সম্ভবত Gmail এ লেবেল ব্যবহার করার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ অংশ। প্রাথমিকভাবে, আপনি লেবেলের একটি দীর্ঘ তালিকা নিয়ে আসতে প্রলুব্ধ হবেন। "প্রতিটি কাজ বা ইমেল অনন্য," আপনি নিজেই বলবেন। এই ফাঁদে পড়া এড়িয়ে চলুন। আপনার যত বেশি লেবেল আছে, সেগুলি আপনাকে যত বেশি ভাবতে বাধ্য করবে, তত বেশি সময় লাগবে। আপনাকে সক্রিয়ভাবে সিদ্ধান্তের ক্লান্তির বিরুদ্ধে লড়াই করতে হবে, তাই লেবেলগুলি এমন হওয়া উচিত।
আপনার যতটা সম্ভব কম লেবেল রাখুন। প্রতিটি লেবেল একটি একক উদ্দেশ্য পরিবেশন করা উচিত. একটি থাম্ব নিয়ম হিসাবে, এই প্রাথমিক লেবেলগুলি ব্যবহার করুন এবং আপনার কাজের প্রয়োজনের জন্য নির্দিষ্ট আরও পাঁচটি যোগ করুন৷
5টি প্রাথমিক লেবেল:আজ, সম্পন্ন, অপেক্ষা করা, করণীয়, উত্তর
বেশ কিছু ইনবক্স বিশেষজ্ঞ সকালে আপনার ইমেলের একটি দৈনিক স্ক্যান করার পরামর্শ দেন, যাতে আপনি প্রতিটি ইমেলের সাথে কী করবেন তা জানেন। এই স্ক্যানটিকে আপনার ইনবক্স সাজানোর সময় হিসাবে বিবেচনা করুন, ঠিক যেমন আপনি আপনার করণীয় তালিকা সাজান৷
শূন্য নিয়ম ইমেল পরিচালনার:আপনি যদি এটি মুছে ফেলতে পারেন তবে এটি মুছুন। আপনি যে বার্তাগুলি মুছতে পারবেন না, সেগুলিকে আপনি সাধারণত এই পাঁচটি প্রাথমিক লেবেল দিয়ে শ্রেণীবদ্ধ করতে পারেন:
- আজ: যেকোন ইমেলে এটিকে চিহ্নিত করুন যেখানে আজই একটি ব্যবস্থা নেওয়া হবে। এটি ঠিক আছে যদি একটি ইমেল আজকে অন্য কিছু হিসাবে চিহ্নিত করা হয়; বিন্দু এই ইমেল আজকের প্রাসঙ্গিক যে জানা হয়.
- করুন: যদি একটি ইমেল একটি প্রকল্প বা কাজ আছে যা আপনাকে আজ করতে হবে, তারপর এই লেবেল দিয়ে চিহ্নিত করুন. মূল পয়েন্ট:কাজটি কেবল সেই ইমেলের উত্তর দেওয়ার চেয়ে আরও বেশি কিছু হওয়া দরকার। আপনি জিমেইলকে ট্রেলো-এর মতো টাস্ক বোর্ডে পরিণত করতে Sortd এর সাথে এটিকে সংযুক্ত করার চেষ্টা করতে পারেন।
- উত্তর: একটি উত্তর প্রয়োজন যে কোনো ইমেল এটি চিহ্নিত করুন. সুতরাং একটি ইমেলকে "আজ + করণীয় + উত্তর" হিসাবে চিহ্নিত করা যেতে পারে যা নির্দেশ করে যে এটিতে একটি নন-ইমেল টাস্ক রয়েছে এবং দিনের শেষে উত্তর দিতে হবে।
- এর জন্য অপেক্ষা করা হচ্ছে: যেকোন ইমেলে এটিকে চিহ্নিত করুন যেখানে এটি আপনার জন্য গুরুত্বপূর্ণ, তবে আপনাকে অন্য ব্যক্তির জন্য একটি পদক্ষেপ নেওয়ার জন্য অপেক্ষা করতে হবে৷ আমি এই কৌশলটি অ্যাক্টিভইনবক্সের প্রতিষ্ঠাতা অ্যান্ডি মিচেলের ইমেল ওভারলোড পরিচালনার টিপস থেকে নিয়েছি।
- সম্পন্ন: সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ লেবেল। যে কোনো ইমেল যেখানে আপনার ইনপুট আর প্রয়োজন নেই, এটিকে সম্পন্ন হিসাবে চিহ্নিত করুন। আমি ইমেল মুছে ফেলার একজন ভক্ত নই যেহেতু আমি সেই পেপার ট্রেইলটি পছন্দ করি; এবং এমনকি যদি আপনি একটি ইমেল সংরক্ষণাগার করছেন, প্রেরকের কাছ থেকে একটি উত্তর এটিকে আপনার ইনবক্সে ফিরিয়ে আনবে৷ আপনি যে প্রয়োজন "সম্পন্ন!" লেবেল—বিশেষ করে যদি আপনি সম্পন্ন তালিকার উৎপাদনশীলতা পদ্ধতির ভক্ত হন।
লেবেলগুলি প্লেসবোস হিসাবে দুর্দান্ত!
যখনই আমি একটি নতুন ইমেল বিজ্ঞপ্তি পেয়েছি, আমার প্রথম প্রবৃত্তি ছিল খুলতে, পড়া, উত্তর দেওয়া বা মুছে ফেলা। এটা আমার কর্মপ্রবাহের জন্য ব্যাঘাতমূলক ছিল। কিন্তু সেই অযৌক্তিক বিজ্ঞপ্তি আমাকে বিরক্ত করবে, তাই আমি এটির সমাধান করার জন্য যা কিছু করছিলাম তাতে বাধা দিয়েছি।
এখন, আমি শুধু একটি লেবেল প্রয়োগ করি এবং কাজে ফিরে যাই। আমার বর্তমান কাজ শেষ হয়ে গেলে আমি পরে ইমেল অ্যাড্রেস করব। একটি লেবেল প্রয়োগ করা আমাকে ইমেল ইন্টারঅ্যাক্ট বা ঠিকানা দেওয়ার মানসিক তৃপ্তি দেয়, অন্যথায় আমি যতটা সময় পেতাম তা ব্যয় না করে।
যাদের বাধ্যতামূলকভাবে ইনকামিং ইমেল সম্পর্কে কিছু করতে হবে তাদের জন্য লেবেলগুলি একটি দুর্দান্ত প্লেসবো৷
লেবেলগুলি অ্যাক্সেস করা, প্রয়োগ করা এবং সনাক্ত করা সহজ হওয়া উচিত
লেবেলগুলিকে যতটা সম্ভব ব্যবহারকারী-বান্ধব করার জন্য Gmail-এ প্রচুর সরঞ্জাম রয়েছে৷ লেবেলগুলির চেহারা কাস্টমাইজ করার জন্য একটু সময় ব্যয় করুন, এটি আপনার ব্যবহারকে বাড়িয়ে তুলবে৷
৷
গিয়ার আইকন> সেটিংস> লেবেল-এ যান আপনার সমস্ত লেবেল দেখতে এবং সেগুলি পরিচালনা করতে। এখানে, আমি বাম সাইডবারে আপনি যে অন্যান্য আইটেমগুলি দেখছেন তার বেশিরভাগ লুকিয়ে রাখার পরামর্শ দিচ্ছি, যেমন পাঠানো মেল, খসড়া, গুরুত্বপূর্ণ, বিভাগ, চেনাশোনা এবং আরও অনেক কিছু৷ যদি আপনার লেবেলগুলি প্রথমে উপস্থিত হয়, তাহলে সেগুলিকে চিহ্নিত করা এবং ইমেলগুলিতে টেনে আনা সহজ হয়ে যায়৷
এছাড়াও, আপনার লেবেলগুলিকে রঙ-কোড করুন৷৷ রং নির্বাচন করতে সাইডবারের যেকোনো লেবেলে ছোট ড্রপ-ডাউনে ক্লিক করুন। আপনার প্রাথমিক লেবেলগুলিতে প্রয়োগ করা সহজ রংগুলি আপনাকে সহজেই শনাক্ত করতে সাহায্য করবে। আমি "হয়ে গেছে!"-এর জন্য একটি সবুজ লেবেল ব্যবহার করি—এটি দেখতে এবং জানতে পেরে যে আমাকে আর সেই ইমেল নিয়ে বিরক্ত করতে হবে না। একইভাবে, আমি "TODAY!" চিহ্নিত করি। উজ্জ্বল লাল দিয়ে লেবেল করুন যাতে এটি সর্বদা আমার দৃষ্টি আকর্ষণ করে।
কোন এক্সটেনশন নেই, কোন ফ্রিলস নেই
লেবেলের সৌন্দর্য হল এটি Gmail-এ বিল্ট। আপনার কোনো RAM চিউইং এক্সটেনশনের প্রয়োজন নেই যা আপনি Chrome এ ব্যবহার করতে পারেন কিন্তু মোবাইল Gmail অ্যাপে নয়। আপনি যখনই আপনার ইনবক্স খুলবেন তখনই এটি পুরোপুরি কাজ করে। সর্বোত্তম উত্পাদনশীলতা সিস্টেমগুলি হল সেইগুলি যেগুলি আপনার পথের বাইরে চলে যায় এবং এটিই লেবেল৷
আপনার যদি Gmail-এ আরও কার্যকরভাবে লেবেল ব্যবহার করার কোনো কৌশল থাকে, তাহলে আমরা শুনতে চাই! মন্তব্যে আপনার পরামর্শ দিন, অথবা আপনার কোন প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন।
