Gmail লেবেল পুনরায় আবিষ্কার করে অবশেষে আপনার ইনবক্স বশে করুন

শীঘ্রে বা দেরে, সবার Gmail ইনবক্স একটি আতঙ্কজনক গুলগুলি হয়ে যায়। ইমেইল ওভারলোড মোকাবিলার অনেক ট্রিক আছে, কিন্তু একটি আপনার নাকের নিচেই আছে যা আপনি সম্ভবত ব্যবহার করছেন না: পুরানো Gmail লেবেল।

লেবেল অনেক দিন ধরে আছে, তাই এগুলো আমাদের অনেকের জন্য অদৃষ্টি বিন্দু হয়ে গেছে। আমি Gmail-এর শুরু থেকে ব্যবহার করছি, কিন্তু gầnতक লেবেল ব্যবহার করিনি। এতে আমার ইমেইলுக்கு আপ্রোচ সম্পূর্ণ বদলেছে, অবশেষে আমার ইনবক্স বশে আনার সাহায্য করেছে।

লেবেল সফলভাবে ব্যবহার করা কিছু মূল প্রোডাক্টিভিটি নীতির ওপর নির্ভর করে, যেকোনো টু-ডু ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের মতো। এখানে যেসব ট্রিক আমাকে সাহায্য করেছে এবং আপনাকেও সাহায্য করবে।

লেবেল আপনাকে চিন্তা করতে বাধ্য করা উচিত নয়

লেবেল প্রয়োগ করা যান্ত্রিক হওয়া উচিত; লেবেলের ভিত্তিতে আপনি যে অ্যাকশন নেন সেটাও যান্ত্রিক হওয়া উচিত।

শायद এটি Gmail-এ লেবেল ব্যবহার করার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ অংশ। প্রাথমিকভাবে, আপনি লেবেলের একটি লম্বা তালিকা তৈরি করার চেষ্টা করবেন। "প্রতিটি টাস্ক বা ইমেইল уникаল," আপনি নিজে বলবেন। এই ফাঁদে না পড়ুন। যত বেশি লেবেল থাকবে, তত বেশি সেগুলো আপনাকে চিন্তা করাবে, তত বেশি সময় লাগবে। আপনাকে সিদ্ধান্তের ক্লান্তির সাথে লড়াই করতে হবে, তাই লেবেলগুলো এমন হওয়া উচিত।

যতটা সম্ভব কম লেবেল রাখুন। প্রতিটি লেবেল একক উদ্দেশ্য phụcয়ন করা উচিত। অনুরূপ নিয়ম হিসেবে, এই প্রাইমারি লেবেলগুলো ব্যবহার করুন, এবং আপনার কাজের প্রয়োজনে আরও পাঁচটি যোগ করুন।

৫টি প্রাইমারি লেবেল: আজ, সম্পন্ন, অপেক্ষা করছি, টু-ডু, উত্তর দিন

বেশ কয়েকজন ইনবক্স এক্সপার্ট সকালে দৈনিকভাবে ইমেইল স্ক্যান করার পরামর্শ দেন, যাতে আপনি জানেন প্রতিটি ইমেইলের সাথে কী করতে হবে। এই স্ক্যানকে আপনার ইনবক্স সাজানোর সময় বিবেচনা করুন, ঠিক যেমন আপনি আপনার টু-ডু লিস্ট সাজান।

ইমেইল ম্যানেজমেন্টের শূন্য নিয়ম: আপনি যদি ডিলিট করতে পারেন, ডিলিট করুন। যে сообщенияগুলো আপনি ডিলিট করতে পারেন না, সেগুলো সাধারণত এই পাঁচটি প্রাইমারি লেবেল দিয়ে ক্যাটাগরাইজ করা যায়:

1. আজ: যে কোনো ইমেইলে আজ করণীয় অ্যাকশন আছে সেটিতে এটি লাগান। একটি ইমেইল "আজ" এবং অন্য কিছু একসাথে থাকতে পারে; পয়েন্ট হলো জানতে যে এই ইমেইল আজ সংক্রান্ত।
2. টু-ডু: যদি কোনো ইমেইলে এমন প্রজেক্ট বা টাস্ক থাকে যা আপনাকে আজ করতে হবে, তবে এ লেবেল দিন। মূল পয়েন্ট: টাস্কটি শুধু সেই ইমেইলের উত্তর দেওয়া থেকে বড় হতে হবে। আপনি Sortd-এর সাথে জোড়া দিয়ে Gmail-কে Trello-এর মতো টাস্ক বোর্ডে রূপান্তর করতে পারেন।
3. উত্তর দিন: যে কোনো ইমেইলে উত্তর দরকার সেটিতে এটি লাগান। তাই একটি ইমেইল "আজ + টু-ডু + উত্তর দিন" চিহ্নিত হতে পারে যার মানে সেটিতে নন-ইমেইল টাস্ক আছে, এবং দিনশেষের মধ্যে উত্তর দিতে হবে।
4. অপেক্ষা করছি: যে কোনো ইমেইল আপনার জন্য গুরুত্বপূর্ণ কিন্তু অন্য কারো অ্যাকশনের জন্য অপেক্ষা করছেন সেটিতে এটি লাগান। এই ট্রিকটি ActiveInbox প্রতিষ্ঠাতা এন্ডি মিচেলের ইমেইল ওভারলোড ম্যানেজমেন্ট টিপস থেকে শিখলাম।
5. সম্পন্ন: সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ লেবেল। যেকোনো ইমেইলে আপনার ইনপুট আর দরকার নেই, সেটিকে Done চিহ্নিত করুন। আমি ইমেইল ডিলিট করার পক্ষে নই কারণ আমি কাগজের dấu পছন্দ করি; এবং আর্কাইভ করলেও প্রেরক উত্তর দিলে ইনবক্সে ফিরে আসবে। আপনাকে "সম্পন্ন!" লেবেল দরকার – বিশেষ করে আপনি যদি Done List প্রোডাক্টিভিটি মেথডের ফ্যান হন।

লেবেল פלেসবোর মতো কাজ করে!

যখন নতুন ইমেইল নোটিফিকেশন পেতাম, আমার প্রথম প্রবৃত্তি ছিল খুলুন, পড়ুন, উত্তর দিন বা ডিলিট করুন। এটি আমার ওয়ার্কফ্লো ভাঙত। কিন্তু অনভ catheta্ট করা নোটিফিকেশন কষ্ট দিত, তাই আমি যা করছি তা বাধা দিয়ে তা ঠিক করতে যেতাম।

এখন, আমি শুধু একটি লেবেল লাগাই এবং কাজে ফিরে যাই। আমি ইমেইলটি পরে দেখি, বর্তমান কাজ শেষ হলে। লেবেল লাগাতে আমাকে মানসিক সন্তোষ मिलে যে আমি ইমেইলটির সাথে ইন্টারঅ্যাক্ট করেছি, কিন্তু সেই সময় খরচ করতে হয় না।

লেবেল তাদের জন্য একটি চমৎকার প্লেসবো যারা কমপালসিভলি ইনকামিং ইমেইলের সম্পর্কে কিছু করতে বাধ্য বোধ করেন।

লেবেল সহজে অ্যাক্সেস, প্রয়োগ এবং শনাক্ত করা উচিত

Gmail-এ লেবেল ইউজার-ফ্রেন্ডলি করার অনেক টুল আছে। লেবেলের চেহারা কাস্টমাইজ করতে একটু সময় দিন, এটি আপনার ব্যবহার বাড়াবে।

Gear icon > Settings > Labels-এ যান আপনার সব লেবেল দেখতে এবং ম্যানেজ করতে। এখানে, আমি বাম সাইডবারের অধিকাংশ অন্য আইটেম হাইড করার পরামর্শ দিই, যেমন Sent Mail, Drafts, Important, Categories, Circles এবং আরও। আপনার লেবেলগুলো প্রথমে দেখালে, সেগুলো সহজে দেখতে পাবেন এবং ইমেইলে ড্র্যাগ-অ্যান্ড-ড্রপ করতে পারবেন।

এছাড়া, লেবেলগুলোর রঙ কোড করুন। সাইডবারের যেকোনো লেবেলের ছোট ড্রপডাউনে ক্লিক করে রঙ বেছে নিন। প্রাইমারি লেবেলগুলোর জন্য সহজ রঙ আপনাকে সহজে সনাক্ত করতে সাহায্য করবে। আমি "DONE!"-র জন্য সবুজ লেবেল ব্যবহার করি – এটা দেখতে সন্তোষজনক এবং জানতে যে আমাকে সেই ইমেইলের সাথে আর ভাঙাচুরা করতে হবে না। একইভাবে, "TODAY!" লেবেলটিকে উজ্জ্বল লাল দিয়ে চিহ্নিত করি যাতে সেটি সবসময় চোখ পড়ে।

নো এক্সটেনশন, নো ফ্রিলস

লেবেলের সুন্দর্য হলো এটি Gmail-এ বিল্ট-ইন। আপনাকে কোনো RAM খাওয়া এক্সটেনশন দরকার নেই যা Chrome-এ কাজ করে কিন্তু মোবাইল Gmail অ্যাপে না। এটি যতক্ষণ আপনি ইনবক্স খুলবেন সতynıভাবে কাজ করে। সেরা প্রোডাক্টিভিটি সিস্টেমগুলো সেগুলো যা আপনার পথে বাধা না দিয়ে বাদ দেয়, এবং লেবেল সেটিই।

Gmail-এ লেবেল আরও কার্যকরভাবে ব্যবহার করার আপনার কোনো ট্রিক থাকলে, আমরা শুনতে চাই! কমেন্টে আপনার সুপারিশ দিন, বা আপনার যেকোনো প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন।