ইমেল ফোল্ডারগুলি আপনার ইনবক্স পরিপাটি রাখার জন্য সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ টুলগুলির মধ্যে একটি। এগুলি ছাড়া, আপনার মেলবক্স শীঘ্রই কাজ, রেফারেন্স আইটেম, আবর্জনা, এবং আরও অনেক কিছুর জটলা হয়ে যাবে, এমনকি যদি আপনি একটি দক্ষ ইমেল অ্যাপ দিয়ে শুরু করেন।
এই বার্তাগুলিকে ফোল্ডারগুলিতে সিফ্ট করা আপনাকে সেগুলিকে আরও ভালভাবে ট্র্যাক রাখতে এবং আপনার ইনবক্সকে পরিপাটি রাখতে দেয়৷ ইনবক্স শূন্যের জন্য আপনার প্রয়োজনীয় একমাত্র ফোল্ডারগুলির বিষয়ে আমরা আগে কথা বলেছি, তবে আপনি যদি ইনবক্স শূন্য ব্যক্তি না হন, তবুও এখানে তিনটি গুরুত্বপূর্ণ ইমেল ফোল্ডার রয়েছে যা আপনার থাকা উচিত৷
1. "ফলো আপ" ইমেল ফোল্ডার
আপনি এটি থেকে দূরে ক্লিক করার সাথে সাথে একটি ইমেলের প্রয়োজন এমন একটি কাজ ভুলে যাওয়া সত্যিই সহজ। একবার এটি আপনার ইনবক্সে সমাহিত হয়ে গেলে, আপনি সেই ক্ষণস্থায়ী চিন্তা হারাবেন (যদি না আপনি আপনার করণীয় অ্যাপে একটি টাস্ক যোগ করেন)।
এজন্য আপনার ফলো আপ নামে একটি ফোল্ডার প্রয়োজন৷ . আপনার পক্ষ থেকে কিছু পদক্ষেপ প্রয়োজন এমন ইমেলগুলি এখানে রাখুন৷ যত তাড়াতাড়ি তারা সম্পন্ন করা হয়, তাদের সরান. এইভাবে, আপনি যেকোনো সময় এই ফোল্ডারটি খুলতে পারেন এবং অসামান্য কাজ সম্পূর্ণ করতে পারেন।
2. "রেফারেন্স" ইমেল ফোল্ডার
আপনার ইমেলে সম্ভবত প্রচুর রসিদ, অনুস্মারক, নির্দেশাবলী এবং অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ নথি রয়েছে যা আপনি হারাতে চান না। অনুসন্ধান করা সর্বদা এইগুলি খুঁজে পাওয়ার জন্য একটি বিকল্প, তবে এটি খুব কার্যকর নয়৷
রেফারেন্স ফোল্ডার হল আপনার ভবিষ্যতের কোন কিছুর জন্য জায়গা। আপনার পরবর্তীতে প্রয়োজনীয় গুরুত্বপূর্ণ নথিগুলির জন্য এটি ব্যবহার করুন এবং আপনি আর কখনও গুরুত্বপূর্ণ আইটেমগুলির ট্র্যাক হারাবেন না৷
৷3. কার্যগুলির জন্য নির্ধারিত তারিখের ফোল্ডারগুলি
কিছু লোকের জন্য, বিভাগ ভিত্তিক ফোল্ডারগুলি ভাল কাজ করে না। আপনি যদি এইরকম কেউ হন তবে পরিবর্তে নির্ধারিত তারিখের উপর ভিত্তি করে ফোল্ডার তৈরি করার চেষ্টা করুন৷
আপনার একটি আজ থাকতে পারে৷ জরুরী কাজের জন্য ফোল্ডার, এই সপ্তাহে আপনি শীঘ্রই পেতে চান এমন ইমেলগুলির জন্য ফোল্ডার, এবং এই মাসে কম অগ্রাধিকারমূলক কাজের জন্য। এটি আপনাকে চেক ইন করতে এবং কাজগুলি কতটা গুরুত্বপূর্ণ তার উপর ভিত্তি করে সম্পূর্ণ করতে দেয়৷
এই তিনটি গুরুত্বপূর্ণ ফোল্ডার শুধুমাত্র পরামর্শ---আপনার জন্য যা কাজ করে তার সাথে খাপ খাইয়ে নিতে নির্দ্বিধায়! আপনি যদি আপনার ইমেলগুলিকে ম্যানুয়ালি শ্রেণীবদ্ধ করতে না চান তবে ইমেল ফিল্টার তৈরি করার জন্য আমাদের নির্দেশিকা দেখুন যা আপনার জন্য এটি করতে পারে৷
