ইনবক্স সংগঠিত রাখতে ৩টি ইমেইল ফোল্ডার যা আপনার থাকা উচিত

ইমেইল ফোল্ডার ইনবক্স টিডি রাখার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ টুল। এগুলো ছাড়া আপনার মেইলবক্স দ্রুত টাস্ক, রেফারেন্স আইটেম, জাঙ্ক দিয়ে গুলিয়েম হয়ে যায়, আপনি ইফিশিয়েন্ট ইমেইল অ্যাপ দিয়ে শুরু করলেও।

মেসেজগুলো ফোল্ডারে ছাড়িয়ে রাখলে সেগুলো ট্র্যাক রাখা সহজ হয় এবং ইনবক্স টিডি থাকে। আমরা আগে "ইনবক্স জিরোর জন্য একমাত্র ফোল্ডার" নিয়ে আলোচনা করেছি, কিন্তু ইনবক্স জিরো পসন্দ না করলেও এই তিনটি গুরুত্বপূর্ণ ফোল্ডার থাকা উচিত।

১. "Follow Up" ইমেইল ফোল্ডার

ইমেইল থেকে কোনো টাস্ক মনে থাকা পর্যন্তই মনে থাকে, ক্লিক করে অন্য জায়গায় গেলেই সেটা ভুলে যাওয়া স্বাভাবিক। ইনবক্সে যেনে পড়লে সেটা হারিয়ে যাবে (যদি টু-ডু অ্যাপে টাস্ক অ্যাড না করেন)।

তাই Follow Up নামের ফোল্ডার দরকার। যেসব ইমেইল আপনার সাইড থেকে একশন চায় সেগুলো এখানে রাখুন। কাজ হলে সরিয়ে দিন। এই ফোল্ডার খুললে আউটস্ট্যান্ডিং কাজগুলো দেখে কমপ্লিট করতে পারবেন।

২. "Reference" ইমেইল ফোল্ডার

আপনার ইমেইলে অনেক রিসিপ্ট, রিমাইন্ডার, ইনস্ট্রাকশন, গুরুত্বপূর্ণ ডকুমেন্ট থাকে যা হারাতে চান না। সার্চ সবসময় অপশন, কিন্তু তত ইফিশিয়েন্ট নয়।

Reference ফোল্ডার ভবিষ্যতে যেসব দরকার পড়বে সেগুলোর জায়গা। গুরুত্বপূর্ণ ডকুমেন্ট এখানে রাখলে গুরুত্বপূর্ণ আইটেমগুলো কখনো হারাবেন না।

৩. টাস্কের জন্য ডিউ ডেট বেইসড ফোল্ডার

কেটার জন্য ক্যাটেগরি বেইসড ফোল্ডার কাজ করে না। আপনি যদি এমন হন, তবে ডিউ ডেট বেইসড ফোল্ডার বানান।

Today ফোল্ডার জরুরি টাস্কের জন্য, This Week শীঘ্রই নিবಟাতে চাওয়া ইমেইলের জন্য, This Month লো-প্রায়োরিটি টাস্কের জন্য। এটি আপনাকে গুরুত্ব অনুযায়ী চেক ইন করে টাস্ক কমপ্লিট করতে দেবে।

এই তিনটি ফোল্ডার সুবিধা—আপনার কাজে যেভাবে ফিট করে সেভাবে অ্যাডাপ্ট করুন! ম্যানুয়ালি ক্যাটেগরাইজ করতে না চাইলে ইমেইল ফিল্টার বানানোর গাইড দেখুন যা অটোমেটিক করবে।