ওইন্ডোজ ১০-এ আউटलুক রুলস মাস্টার করুন: ইনবক্স স্বয়ংক্রিয়ভাবে পরিষ্কার ও সংগঠিত করুন

আপনার ইনবক্স গোলমাল হলে আউटलুক দিয়ে সেটি ম্যানেজ করার অনেক উপায় আছে। আমরা ইতিমধ্যে ফোল্ডার, ফিল্টার এবং ক্যাটাগরি নিয়ে আলোচনা করেছি, কিন্তু এগুলো সব ইমেল আপনার কাছে পৌঁছানোর পরের পরিবর্তন। আপনি যদি খুব পরিষ্কার ইনবক্স চান, তবে উইন্ডোজ ১০-এ আউटलুক অ্যাপে Rules সেটআপ করুন যাতে ইমেল মেসেজ স্বয়ংক্রিয়ভাবে সরানো, ফ্ল্যাগ করা এবং রেসপন্ড করা যায়। কীভাবে করা যায় তা দেখানো হলো।

একটি মেসেজ থেকে রুল তৈরি করা

আউटलুকে রুল তৈরির সবচেয়ে সহজ উপায় হলো আপনার মেসেজlardan একটি ব্যবহার করা। শুরু করতে: মেসেজে রাইট-ক্লিক → Rules → Create Rule। কিছু কন্ডিশন বেছে নেওয়া যাবে, আরও কন্ডিশনের জন্য Advanced Options ক্লিক করুন। উদাহরণস্বরূপ, ডিফল্ট সিনেরিও হিসেবে আপনি কনফিগার করতে পারেন যাতে সেই টাইটেল বা সেন্ডারের মেসেজ একটি ফোল্ডারে চলে যায়—Subject contains চেকবক্স এবং Move the item to a folder চেকবক্স টিক দিন।

আরও অনেক রুল আছে যা পরের সেকশনে ব্যাখ্যা করব। একটু সন্তুষ্ট হলে একটি বেছে নিন। তারপর OK ক্লিক করুন। তারপর রুলটি 당장 ব্যবহার করতে চাইলে Run this new rule now on messages already in the current folder চেকবক্স টিক দিয়ে OK করুন। মেসেজটি আপনার সিলেক্ট করা ফোল্ডারে চলে যাবে।

টেমপ্লেট থেকে রুল তৈরি করা

মেসেজ থেকে রুল তৈরি করার পাশাপাশি টেমপ্লেট থেকে রুল তৈরি করা যাবে। File মেনু → Manage Rules & Alerts → New Rule। সেখান থেকে একটি টেমপ্লেট বেছে নিন। সংগঠিত থাকার জন্য বিভিন্ন টেমপ্লেট (মেসেজ সরানো, ফ্ল্যাগ করা), আপ টু ডেট থাকার জন্য (আলার্ট উইন্ডোতে মেল দেখানো, সাউন্ড প্লে করা, ফোনে আলার্ট পাঠানো) এবং স্ক্র্যাচ থেকে তৈরি করার টেমপ্লেটও আছে।

এই উদাহরণে আমরা Flag messages from someone for follow-up সিলেক্ট করব। টেমপ্লেটে ক্লিক করুন, আন্ডারলাইন ভ্যালুতে ক্লিক করে ডেসক্রিপশন এডিট করুন, পরিবর্তন করে OK। এরপর Next → কন্ডিশন সিলেক্ট করুন → প্রাসঙ্গিক ইনফো যোগ করুন → Next। নাম দিয়ে, রিভিউ করে Finish ক্লিক করুন সেটআপ শেষ করতে।

রুল সম্পর্কে নোটস

আউटलুকে দুটি ধরণের রুল থাকে। প্রথমটি সার্ভার-বেসড, দ্বিতীয়টি ক্লায়েন্ট-অনلی। সার্ভার-বেসড রুল আপনার মেইলবক্সে সার্ভারে চলে যখন আউटलুক চলছে না। সেগুলো প্রথমে ইনবক্সে যাওয়া মেসেজে প্রয়োগ হয় এবং সার্ভারের মাধ্যমে যাওয়ার আগে রুল রান করে না। ক্লায়েন্ট-অন্লি রুল শুধু আপনার কম্পিউটারে চলে। এগুলো আউटलুকে চলে, সার্ভারে না, এবং শুধু আউटलুক চলাকালীন রান করে। পার্থক্য সম্পর্কে আরও জানতে মাইক্রোসফটের সাপোর্ট পেজ দেখুন।