আউটলুক ওয়ার্কফ্লো বেড়ানোর ১০ সেরা অনুশীলন

আপনি যদি আউটলুক ব্যবহার করার জন্য গাম্ভীর পরিমাণে সময় ব্যয় করেন, আপনার ওয়ার্কফ্লো যাচাই করা উচিত। আপনি সবসময় সময় বাঁচাতে পারেন সফটওয়্যারটি কীভাবে সেরা ব্যবহার করা যায় সেটি বিবেচনা করে।

আউটলুকে সংগঠন, পরিচালনা এবং সময় বাঁচানোর সেরা অনুশীলনগুলো এখানে দেওয়া হলো!

ইমেইল সংগঠনের সেরা অনুশীলন

আউটলুকে ইমেইল ম্যানেজমেন্টের জন্য অনেক বিল্ট-ইন ফাংশন রয়েছে। সেরা অনুশীলন হলো তিন-অংশের কৌশল ব্যবহার করা।

• আপনার ইনবক্স অ্যাকশন ফোল্ডার দিয়ে সংগঠিত করুন।
• আপনার ইনবক্স কালার ক্যাটাগরি দিয়ে সংজ্ঞায়িত করুন।
• জাঙ্ক ইমেইল আপনার ইনবক্স ব্লক করুন।

১. অ্যাকশন ফোল্ডার তৈরি করুন

একটি শক্তিশালী আউটলুক ফোল্ডার কাঠামো ব্যবহার করা সাফল্যের চাবি। অ্যাকশন ফোল্ডার ইমেইল প্লেসমেন্টের দ্বিতীয় স্তর। এটি নিম্ন থেকে মধ্যম লেভেলের ইমেইলের সাথে সেরা কাজ করে।

আপনি যদি কোনো নির্দিষ্ট ক্যাটাগরিতে অনেক ইমেইল পান, এই পদ্ধতিকে অন্যান্য টিপসের সাথে কম্বাইন করে ব্যবহার করুন।

আপনি সাইডবারে একটি ফোল্ডার বা অ্যাকাউন্টে রাইট-ক্লিক করে New Folder বেছে নেওয়ায় ফোল্ডার তৈরি করতে পারেন। আপনি ক্লায়েন্ট, টপিক এবং পারসোনাল ইমেইলের জন্য ফোল্ডার বানাতে পারেন, যাতে আপনার বসের ইমেইল মিস না হয়।

অधিকাংশ ফোল্ডারের জন্য, আপনি তিনটি অ্যাকশন সাবফোল্ডার বানাতে পারেন: To Do, Pending, এবং Finalized। যখন একটি নতুন ইমেইল মূল ফোল্ডারে প্রবেশ করে, উপযুক্তভাবে রেসপন্স দিন, এবং সেটি কোথায় যাবে সেটি সিদ্ধান্ত নিন:

• To Do: যোগাযোগ/পরিস্থিতি চলমান, তাত্ক্ষণিক অ্যাকশন নেই
• Pending: রেসপন্স দিয়েছি, রিপ্লাই বা 추가 অ্যাকশন অপেক্ষায়
• Finalized: যোগাযোগ/পরিস্থিতি শেষ, ইমেইল ডিলিট বা আর্কাইভের জন্য অপেক্ষায়

২. কালার ক্যাটাগরির সাথে সংগঠিত করুন

ফোল্ডার ম্যানেজমেন্টের পাশাপাশি, আপনি কালার-কোডেড ক্যাটাগরি ব্যবহার করে আপনার ইনবক্স অনেক সহজে রক্ষণাবেক্ষণ করতে পারেন। কালার আপনার ইনবক্সে তাৎক্ষণিক সংজ্ঞা আনে, কিন্তু মডারেশন বজায় রাখুন। আপনার ইনবক্স যদি অত্যধিক হাহাকারি হয়, তবে নেভিগেট করা কঠিন হয়।

নোট করুন কালার ক্যাটাগরির একটি বড় সমস্যা রয়েছে: এগুলো IMAP অ্যাকাউন্টে সাপোর্টেড নয়। এর মানে আপনাকে একটি আলাদা POP3 ইমেইল অ্যাকাউন্ট তৈরি করতে হবে ব্যবহার করতে। অথবা, "this computer only" ফোল্ডার তৈরি করুন।

আপনার কালার ক্লাসিফিকেশন সিস্টেম শুরু করতে, Home ট্যাবে যান, এবং Tags সেকশন লোকেট করুন। আপনি যদি এটা না দেখেন, নিশ্চিত করুন রিবন এক্সপ্যান্ডেড আছে ডান পাশের ছোট অ্যারো ট্যাপ করে।

এখানে, Categorize > All Categories-এ নেভিগেট করুন। এটি এক্টিভ ক্যাটাগরির বর্তমান তালিকা খুলবে। এখন আপনি কালার, নাম এবং কীবোর্ড শর্টকাট এডিট করতে পারেন সেই ক্যাটাগরির জন্য।

আপনার কাছে POP3 অ্যাকাউন্ট থাকলে, কিন্তু কালার ক্যাটাগরি ব্যবহার করতে না পারলে, সেগুলো অন করতে হতে পারে। সাইডবারে ইমেইল ঠিকানা লোকেট করুন। অ্যাকাউন্টের নামে রাইট-ক্লিক করুন, এবং Data File Properties সিলেক্ট করুন। প্রপার্টি প্যানেলের নিচে একটি অপশন থাকবে Upgrade to Color Categories।

আপনার বিদ্যমান ইনবক্সের আকারের উপর নির্ভর করে, এতে কিছু সময় লাগতে পারে। কিন্তু, একবার সম্পন্ন হলে, আপনাকে কালার ক্যাটাগরির পুরো রেঞ্জ অ্যাক্সেস করতে পারবেন।

আপনি যদি IMAP অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করে কালার ক্যাটাগরির জন্য বুনিয়াদি আগ্রহী হন, আপনি একটি অটোমেটিক ফরম্যাটিং সিস্টেম ব্যবহার করতে পারেন।

৩. জাঙ্ক ইমেইল ফিল্টার লেভেল পরিবর্তন করুন

আউটলুকের নিজস্ব স্প্যাম ফিল্টার আছে, শুক্র আছে। কিন্তু এটি সবসময় আপনার ইনবক্সে আসা স্পষ্ট কচরা ধরতে পারে না। এই রদ्दी.handle করতে আপনার জীবনের মিনিটগুলো নষ্ট হয়।

ডিফল্টরূপে, Junk Email Filter অন আছে, কিন্তু low-এ সেট করা থাকে। আপনি এটিকে বেড়াতে পারেন কার্যকারিতা বেড়াতে।

জাঙ্ক ইমেইল প্রোটেকশনের লেভেল পরিবর্তন করতে, Home ট্যাবে দেখুন, আপনি Delete অপশনগুলো পাবেন। Junk সিলেক্ট করুন, এরপর Junk Email Options। এখন আপনি আপনার ইনবক্সের জন্য ফিল্টারিং লেভেল সিলেক্ট করতে পারেন। আপনি এটি অ্যাকাউন্ট-বাই-অ্যাকাউন্ট ভিত্তিতে সেট করতে পারেন, যদি প্রয়োজন হয়।

আউটলুকে নির্দেশিত আছে, জাঙ্ক মেইল ফিল্টারকে High-এ সেট করা ঝুঁকিপূর্ণ। ফিল্টার কিছু রেগুলার মেইলকে জাঙ্কে মুভ করতে পারে, তাই আপনার জাঙ্ক মেইল নিয়মিত চেক করতে ভুলবেন না!

যদি জাঙ্কে মুভ করলেই হয় না, আরেকটি অপশন রয়েছে। আপনি চেক বক্সে টিক দিতে পারেন Permanently delete suspected junk email instead of moving to the junk email folder।

দয়া করে নোট করুন যে এই অপশন High ফিল্টার লেভেলের সাথে সক্ষম করলে, স্প্যাম হিসেবে ফ্ল্যাগ করা যেকোনো বৈধ মেইল অনাবর্তনযোগ্য হবে।

ইমেইলের ওপর নজর রাখার সেরা অনুশীলন

ইমেইল রিপ্লাই করার ক্ষেত্রে পিছিয়ে যাওয়া সহজ। কিন্তু কিছু অলক্ষিত ফিচার ও টেকনিক রয়েছে যা আপনাকে তherrschaft করতে সাহায্য করতে পারে। নিশ্চিত করতে আপনি আর অনরিড মেসেজে ডুবছেন না, তিন-অংশের কৌশল ব্যবহার করুন:

• Rules ব্যবহার করুন ইমেইল আপনার অ্যাকশন ফোল্ডারে পাঠাতে।
• Flags দিয়ে স্পষ্ট প্রায়োরিটি সেট করুন।
• Schedule করুন টাইম-সেনসিটিভ ইমেইল স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাঠাতে।

৪. আউটলুক রুলস দিয়ে অটোমেট করুন

রুলস আউটলুকে ইমেইল ফ্লো আপনার ইনবক্স থেকে আপনার অ্যাকশন ফোল্ডারে বজায় রাখতে গুরুত্বপূর্ণ। আউটলুক ৩৬৫-এ হোম ট্যাবে Move সেকশনে Rules পাবেন।

রুলস ছোট if/then লজিক স্টেটমেন্ট। আউটলুক প্রোগ্রাম খোলা থাকা অবস্থায় পিরিয়ডিক্যালি এই স্টেটমেন্টগুলো রান করে। উদাহরণস্বরূপ, "if প্রেরক হয় নানিমা, then ফ্যামিলি ফোল্ডারে পাঠাও।"

একটি রুল তৈরি করতে, ইমেইলে right-click করুন এবং Rule-এ ব্রাউজ করুন, অথবা হোম ট্যাবের Move সেকশন থেকে Rules সিলেক্ট করুন। আপনি যদি নিয়মিত একটি ঠিকানা থেকে ইমেইল কোনো নির্দিষ্ট ফোল্ডারে মুভ করেন, একটি কুইক অপশন রয়েছে। আপনি Always move to সিলেক্ট করতে পারেন, তারপর উপযুক্ত ফোল্ডার বেছে নিন।

আপনার ইমেইল ফিল্টারিংয়ের জন্য একাধিক ক্রাইটেরিয়া থাকলে, Create rule বেছে নিন। আরও অপশনের জন্য, Advanced Options বেছে নিন। রুলস আপনাকে বিরক্তিকর ইমেইল চেইন থেকে বাঁচাতে পারে। আপনি যদি একটি বড় সংস্থায় কাজ করেন, আপনি লম্বা ইমেইল চেইনে অন্তর্ভুক্ত হয়ে যেতে পারেন, এমনকি যখন বিষয় আপনার সাথে কোনো সম্পর্কিত নয়।

বিরক্তিকর গ্রুপ মেসেজ থেকে অপ্ট-আউট করতে, Advanced Options খুলেন। where my name is in the Cc box-এর পাশে চেক দিন, এবং Next সিলেক্ট করুন। আপনি তখন move it to specific folder অথবা mark it as read করতে পারেন। কিন্তু এগুলো আপনার একমাত্র অপশন নয়।

আপনার पास রুল ট্রিগার হওয়ার সময় কোনো অ্যাকশন হবে সেটি নির্ধারণ করার জন্য আরও অনেক অপশন রয়েছে। আপনি রুলে ক্যাটাগরি যোগ করতে পারেন, মেসেজ ফ্ল্যাগ করতে পারেন, ফরওয়ার্ড করতে পারেন, অটোমেটেড রিপ্লাই পাঠাতে পারেন, এবং আরও অনেক কিছু!

৫. ফ্ল্যাগস দিয়ে ফলো-আপ করুন

ফ্ল্যাগস একটি প্রায়োরিটি সিস্টেম হিসেবে কাজ করে। আপনার ইমেইলগুলো আসার সাথে সাথে, আপনি সেগুলোকে একটি প্রায়োরিটি লেভেল অ্যাসাইন করতে পারেন। এটি সেগুলোকে একটি ডাইনামিক টু-ডু লিস্টে যোগ করে যা আপনি কাজ করার সাথে সাথে কিউরেট করতে পারেন।

একটি ফ্ল্যাগ সেট করতে, Home ট্যাবে Tags সেকশনে যান, এবং Follow Up-এ ক্লিক করুন। প্রায়োরিটি Today-থেকে শুরু হয় No Date-এর মাধ্যমে, একটি অপশন রয়েছে Custom ফ্ল্যাগসের জন্য, যা আপনাকে একটি তারিখ বেছে নেওয়ার সুযোগ দেয়। আপনি Add Reminder ব্যবহার করে একটি টাইমড নোটিফিকেশনও সেট করতে পারেন।

ফ্ল্যাগ করা ইমেইল, টাস্ক, অ্যাপয়েন্টমেন্ট এবং মিটিং আপনার To-Do লিস্টে দেখাবে। আপনার টু-ডু লিস্ট সাইডবারে পাবেন, ক্যালেন্ডার এবং কন্ট্যাক্টস ভিউর সাথে। আপনি হোভার করেও কুইক ভিউ পেতে পারেন।

টু-ডু লিস্ট প্রায়োরিটি অনুযায়ী বা শিডিউল অনুযায়ী সংগঠিত করা যায়। আপনি এখান থেকে আইটেমগুলো কমপ্লিট হিসেবে মার্ক করতে পারেন বা অ্যাডজাস্ট করতে পারেন।

৬. শিডিউলার দিয়ে পরে ইমেইল পাঠান

শিডিউলার আরেকটি চমৎকার ফিচার। আপনি একটি ইমেইল লিখে সেটিকে পরে নির্দিষ্ট সময়ে পাঠাতে পারেন। এটি অসুস্থ দিন, ব্যস্ত দিন, এবং যেকোনো সময় যেখানে টাইমিং গুরুত্বপূর্ণ সেখানে অত্যন্ত সুবিধাজনক। অন্যদিকে, আপনি যদি খুব আগে ইমেইল পাঠিয়ে দেন, আউটলুকে ইমেইল আনসেনড করার পদ্ধতি সম্পর্কে আমাদের আর্টিকেল চেক করুন।

আপনার ইমেইল লিখুন, তারপর Options ট্যাবে স্যুইচ করুন। Delay Delivery-এ ক্লিক করুন। Delivery options-এর অধীনে, Do not deliver before-এ চেক দিন, এবং আপনার ডিটেইল লিখুন। আপনি তারিখ, সময়, প্রায়োরিটি, এবং রিপ্লাইসের সাথে কী করবেন সেটিও বেছে নিতে পারেন। কাজ হলে Close-এ ক্লিক করুন।

এখন, আপনি যদি এক্সচেঞ্জ সার্ভার ব্যবহার করেন, আপনি আউটলুক বন্ধ করে দিতে পারেন। তবে, আপনি যদি IMAP বা POP3 অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করেন, আউটলুক চালু থাকতে হবে ইমেইলর শিডিউলড সেন্ড টাইম পর্যন্ত।

ইমেইল দক্ষতার সেরা অনুশীলন

ভালো সংগঠন পদ্ধতি এবং অটোমেটেড ইমেইল ম্যানেজমেন্টের সাথে, আপনি ইতিমধ্যে ইনবক্স ব্লিসের দিকে এগিয়ে যাচ্ছেন। কিন্তু কিছু ফাইনাল টাচ আপনার ওয়ার্কডে সময় ও ক্লান্তি বাঁচাতে পারে।

• ইমেইল রেসপন্স টাইম কনসেন্ট্রেট করুন শিডিউলড পিরিয়ডে।
• Search Folders-এ ঘন ঘন সার্চ সেভ করুন।
• Quick Parts ব্যবহার করুন কন্টেন্ট জেনারেট করতে।
• Backups তৈরি করুন আউটলুক ডেটার।

৭. ইমেইল ম্যানেজমেন্ট পিরিয়ড শিডিউল করুন

আপনার দিনে কয়েকটি পয়েন্ট বেছে নিন ইমেইল অ্যাড্রেস করার জন্য। উদাহরণস্বরূপ, সকালে এবং কাজ বন্ধ করার আগে। এটি প্রথমে কখন, কে, এবং কীতে রেসপন্স দেবেন সেটি বিশ্লেষণ করার জন্য ব্যয় হওয়া সময় কমানো করতে পারে।

প্রথমে, To Do ভিউ খুলুন। তারপর New Items ড্রপডাউনে ক্লিক করুন এবং Appointment সিলেক্ট করুন। আপনার পছন্দের সময় সেট করুন, এবং প্রতিটি วিকডে রিকার করুন। প্রতিটি চেক-ইনের জন্য এমন একটি ইভেন্ট বানান।

আপনার ইমেইল টাইম আইসোলেট করা কিছুটা ব্যাচ ফাইল প্রসেসের মত কাজ করে। সবকিছু একবারে হ্যান্ডেল হয়ে যায়, এবং আপনি কিছুই পেছনে ছেড়ে দেন না। দিনের পরে, আপনি আবার ব্যাচ প্রসেস কমপ্লিট করেন, এবং আপনার ইনবক্সের ওপর থাকেন।

৮. একটি সার্চ ফোল্ডার তৈরি করুন

আউটলুক সার্চ বার ব্যবহার করে একই সার্চ বারবার টাইপ করার বদলে, আপনি একটি Search Folder তৈরি করতে পারেন। এটি আপনার সার্চ স্বয়ংক্রিয়ভাবে চালায় এবং ফলাফলগুলো একটি ফোল্ডারে রাখে আপনার রিভিউ করার জন্য।

Folder ট্যাবে যান এবং New Search Folder সিলেক্ট করুন। এটি New Search Folder ক্রাইটেরিয়া প্যানেল খুলবে। আউটলুক টেমপ্লেটগুলো রেগুলার সার্চের জন্য সর্ট করে, যেন ফ্ল্যাগড মেইল, বা নির্দিষ্ট মানুষের মেইল।

আপনি যদি আরও কন্ট্রোল চান, custom Search Folder অনেক অপশন অফার করে। আপনি ক্রাইটেরিয়া সম্পূর্ণরূপে কাস্টোমাইজ করতে পারেন। ক্রাইটেরিয়া হলো Rules-এর মত যা স্পেসিফিক্যালি আইটেমগুলো আপনার নতুন সার্চ ফোল্ডারে সর্ট করে।

৯. কুইক পার্টস সেট আপ করুন

আপনি যদি আউটলুকে একই জিনিস বারবার টাইপ করেন, এটি আপনাকে মনোনির্মম পুনরাবৃত্তি থেকে বাঁচাবে। আপনি Quick Parts ব্যবহার করতে পারেন লম্বা নাম অটো-কমপ্লিট করতে, কুইক লিস্ট যোগ করতে, বা যেকোনো প্লেইন-টেক্সট আইটেমের জন্য।

প্রথমে, আপনাকে হোম ট্যাবে New Email ক্লিক করে ইমেইল কম্পোজার খোলতে হবে। আপনার ঘন ঘন টাইপ করা ফ্রেজগুলো কুইক পার্টস হিসেবে সেভ করতে, টেক্সট হাইলাইট করুন, Insert ট্যাবে স্যুইচ করুন, তারপর Quick Parts > Save selection to Quick Part gallery-এ যান।

ভবিষ্যতে, আপনি যখন ফ্রেজটি টাইপ करना শুরু করবেন, এটি অটো-কমপ্লিট সাজেশন হিসেবে পপ-আপ হবে। আপনি কাস্টম ফোল্ডারও যোগ করতে পারেন আপনার কুইক পার্টস ভালোভাবে সংগঠিত করতে।

১০. ব্যাকআপ তৈরি করুন

আউটলুক আপনার চিন্তার চেয়ে বেশি ডেটা ধারণ করে। সম্ভবত আপনার অ্যাকাউন্টে কয়েকটি গুরুত্বপূর্ণ ইমেইল লুকিয়ে আছে। আপনি একটি সুরক্ষিত লোকেশনে ব্যাক আপ लेने চেয়েছেন অনেক দিন ধরে, কিন্তু এখনো করতে পারেননি। আমি আপনাকে বলছি, এখনই করুন!

আউটলুকে এক্সপোর্ট করা সহজ। যে অ্যাকাউন্টটি ব্যাক আপ নিতে চান সেটি সিলেক্ট করুন এবং File > Open & Export > Import/Export-এ যান। Export to a file সিলেক্ট করুন। পরের ধাপে, Outlook Data File (.pst) বেছে নিন।

পরবর্তীতে, আপনি কোন ফোল্ডার(গুলো) ব্যাক আপ নিতে চান সেটি সিলেক্ট করুন, অথবা আপনি পুরো ইমেইল ডিরেক্টরির রুট ব্যাক আপ নিতে পারেন। শেষে, ব্যাক আপ কোথায় সেভ করবেন সেটি বেছে নিন। আপনি যদি আপনার অ্যাকাউন্টের নির্দিষ্ট দিকগুলো ব্যাক আপ নিতে চান তবে অ্যাডভান্সড অপশন ব্যবহার করুন।

আপনি পুরনো ব্যাক আপের ওপর সেভ করতে পারেন; ডেস্টিনেশন বেছে নেওয়ার সময় শুধু overwrite duplicates সিলেক্ট করুন। আপনার যদি ইতিমধ্যে আলাদা ব্যাকআপ থাকে, আউটলুক PST ফাইল কীভাবে কম্বাইন করবেন সেটি জানা কাজে লাগবে।

সর্বোত্তম অনুশীলন

সর্বোত্তম অনুশীলন হলো উপরের সবগুলো করা! অবশ্য, আপনার ফলাফল ব্যক্তিগত প্রয়োজনের উপর ভিত্তি করে ভিন্ন হতে পারে।

কিন্তু একটি দক্ষ, স্ট্রেস-ফ্রি ইনবক্স পরিচালনা ও রক্ষণাবেক্ষণ আপনাকে একটি ডিস্ট্র্যাকশন-ফ্রি দিনের দিকে নিয়ে যেতে সাহায্য করতে পারে।