আপনি যদি Outlook ব্যবহার করে কোনো গুরুতর সময় ব্যয় করেন, তাহলে আপনার কর্মপ্রবাহের তদন্ত করা উচিত। আপনি সর্বদা সফ্টওয়্যারটি কীভাবে সর্বোত্তম ব্যবহার করবেন তা বিবেচনা করে সময় বাঁচাতে পারেন।
Outlook-এ সংগঠিত, পরিচালনা এবং সময় বাঁচানোর জন্য এখানে সেরা অনুশীলনগুলি রয়েছে!
ইমেল সংস্থার সর্বোত্তম অনুশীলন
আউটলুক ইমেল পরিচালনার জন্য অনেক অন্তর্নির্মিত ফাংশন আছে. সর্বোত্তম অনুশীলন হল একটি তিন-অংশের কৌশল ব্যবহার করা।
- আপনার ইনবক্সকে অ্যাকশন ফোল্ডার দিয়ে সাজান .
- আপনার ইনবক্সকে রঙের বিভাগগুলি দিয়ে সংজ্ঞায়িত করুন .
- জাঙ্ক ইমেল প্রতিরোধ করুন আপনার ইনবক্স আটকানো থেকে।
1. অ্যাকশন ফোল্ডার তৈরি করুন
একটি শক্তিশালী আউটলুক ফোল্ডার কাঠামো ব্যবহার করা সাফল্যের চাবিকাঠি। অ্যাকশন ফোল্ডার ইমেল স্থাপনের দ্বিতীয় স্তর গঠন করে। তারা নিম্ন থেকে মাঝারি স্তরের ইমেলের সাথে সবচেয়ে ভাল কাজ করে।
আপনি যদি একটি নির্দিষ্ট বিভাগে প্রচুর ইমেল পান, তাহলে অন্যান্য টিপসের সাথে এই পদ্ধতিটি ব্যবহার করুন৷
আপনি সাইডবারে একটি ফোল্ডার বা অ্যাকাউন্টে ডান-ক্লিক করে এবং নতুন ফোল্ডার বেছে নিয়ে ফোল্ডার তৈরি করতে পারেন . আপনি ক্লায়েন্ট, বিষয় এবং ব্যক্তিগত ইমেলের জন্য ফোল্ডার তৈরি করতে পারেন, যাতে আপনি আপনার বসের কাছ থেকে কোনো ইমেল মিস করবেন না।
বেশিরভাগ ফোল্ডারের জন্য, আপনি তিনটি অ্যাকশন সাবফোল্ডার তৈরি করতে পারেন:টু ডু , মুলতুবি৷ , এবং চূড়ান্ত করা হয়েছে . যখন একটি নতুন ইমেল মূল ফোল্ডারে প্রবেশ করে, তখন যথাযথভাবে প্রতিক্রিয়া জানান, এবং এটি কোথায় যেতে হবে তা নির্ধারণ করুন:
- করুন: যোগাযোগ/পরিস্থিতি চলমান, কোনো তাৎক্ষণিক ব্যবস্থা নেই
- মুলতুবি: সাড়া দিয়েছেন, প্রতিক্রিয়া বা পরবর্তী পদক্ষেপের অপেক্ষায়
- চূড়ান্ত: যোগাযোগ/পরিস্থিতি শেষ হয়েছে, ইমেল মুছে ফেলা বা সংরক্ষণাগারের জন্য অপেক্ষা করছে
2. রঙের বিভাগগুলির সাথে সংগঠিত করুন
ফোল্ডার পরিচালনার পাশাপাশি, আপনি রঙ-কোডেড বিভাগগুলি ব্যবহার করে আপনার ইনবক্সকে বজায় রাখা অনেক সহজ করে তুলতে পারেন। রঙ আপনার ইনবক্সে অবিলম্বে সংজ্ঞা আনতে পারে, কিন্তু সংযম ব্যবহার করুন। আপনার ইনবক্স খুব বিশৃঙ্খল হলে, এটি নেভিগেট করা কঠিন হয়ে পড়ে৷
৷মনে রাখবেন যে রঙের বিভাগগুলির একটি প্রধান সমস্যা রয়েছে:সেগুলি IMAP অ্যাকাউন্টগুলির দ্বারা অসমর্থিত৷ এর মানে আপনাকে ব্যবহার করার জন্য একটি পৃথক POP3 ইমেল অ্যাকাউন্ট তৈরি করতে হবে। বিকল্পভাবে, একটি "শুধুমাত্র এই কম্পিউটার" ফোল্ডার তৈরি করুন৷
৷
আপনার রঙের শ্রেণিবিন্যাস পদ্ধতি শুরু করতে, হোম-এ যান ট্যাব, এবং ট্যাগগুলি সনাক্ত করুন৷ অধ্যায়. আপনি যদি এটি দেখতে না পান, তবে ডানদিকে ছোট তীরটিতে ট্যাপ করে রিবনটি প্রসারিত হয়েছে তা নিশ্চিত করুন৷
এখানে, শ্রেণীভুক্ত-এ নেভিগেট করুন> সমস্ত বিভাগ . এটি সক্রিয় বিভাগের একটি বর্তমান তালিকা খুলবে। এখন আপনি সেই বিভাগের জন্য রং, নাম এবং কীবোর্ড শর্টকাট সম্পাদনা করতে পারেন।
আপনার যদি একটি POP3 অ্যাকাউন্ট থাকে, কিন্তু রঙের বিভাগগুলি ব্যবহার করতে না পারেন, তাহলে আপনাকে সেগুলি চালু করতে হতে পারে৷ সাইডবারে ইমেল ঠিকানাটি সন্ধান করুন। অ্যাকাউন্টের নামে ডান-ক্লিক করুন, এবং ডেটা ফাইল বৈশিষ্ট্য নির্বাচন করুন . বৈশিষ্ট্য প্যানেলের নীচে রঙের বিভাগগুলিতে আপগ্রেড করার বিকল্প থাকা উচিত .
আপনার বিদ্যমান ইনবক্সের আকারের উপর নির্ভর করে, এটি কিছু সময় নিতে পারে। কিন্তু, একবার সম্পূর্ণ হয়ে গেলে, আপনি রঙের বিভাগগুলির সম্পূর্ণ পরিসরে অ্যাক্সেস পাবেন৷
৷আপনি যদি একটি IMAP অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করে রঙের বিভাগগুলির জন্য মরিয়া হন তবে আপনি একটি স্বয়ংক্রিয় বিন্যাস ব্যবস্থা ব্যবহার করতে পারেন৷
3. জাঙ্ক ইমেল ফিল্টার স্তর পরিবর্তন করুন
আউটলুকের নিজস্ব স্প্যাম ফিল্টার আছে, ধন্যবাদ কিন্তু এটি সবসময় আপনার ইনবক্সে আসা সমস্ত সুস্পষ্ট ট্র্যাশ ধরতে পারে না। এই আবর্জনার সাথে মোকাবিলা করা আক্ষরিক অর্থেই আপনার জীবনের কয়েক মিনিট সময় নেয়।
ডিফল্টরূপে, জাঙ্ক ইমেল ফিল্টার চালু আছে, কিন্তু নিম্ন এ সেট করা আছে . আপনি এটি চালু করে কার্যকারিতা বাড়াতে পারেন।
জাঙ্ক ইমেল সুরক্ষার স্তর পরিবর্তন করতে, ৷ বাড়িতে দেখুন ট্যাব, যেখানে আপনি মুছুন পাবেন বিকল্প জাঙ্ক নির্বাচন করুন , তারপর জাঙ্ক ইমেল বিকল্প . আপনি এখন আপনার ইনবক্সের জন্য ফিল্টারিং স্তর নির্বাচন করতে পারেন৷ প্রয়োজনে আপনি এটিকে অ্যাকাউন্ট-বাই-অ্যাকাউন্ট ভিত্তিতে সেট করতে পারেন।
আউটলুকের মধ্যে উল্লিখিত হিসাবে, জাঙ্ক মেল ফিল্টারটিকে উচ্চ সেট করা হচ্ছে ঝুঁকি তৈরি করে। ফিল্টারটি কিছু নিয়মিত মেলকে জাঙ্কে স্থানান্তর করতে পারে, তাই নিয়মিত আপনার জাঙ্ক মেল চেক করতে ভুলবেন না!
যদি এগুলিকে জাঙ্কে নিয়ে যাওয়া যথেষ্ট না হয় তবে অন্য বিকল্প রয়েছে৷ আপনি জাঙ্ক ইমেল ফোল্ডারে যাওয়ার পরিবর্তে সন্দেহজনক জাঙ্ক ইমেল স্থায়ীভাবে মুছে ফেলতে চেক বক্সে টিক দিতে পারেন। .
অনুগ্রহ করে মনে রাখবেন যে আপনি যখন একটি উচ্চ দিয়ে এই বিকল্পটি সক্ষম করবেন ফিল্টার স্তর, জাঙ্ক হিসাবে পতাকাঙ্কিত যে কোনও বৈধ মেল অপ্রত্যাহারযোগ্য হবে .
ইমেলের শীর্ষে থাকার জন্য সর্বোত্তম অভ্যাস
ইমেলের উত্তর দিয়ে পিছিয়ে পড়া সহজ। কিন্তু উপেক্ষিত বৈশিষ্ট্য এবং কৌশল রয়েছে যা আপনাকে ভাসতে সাহায্য করতে পারে। আপনি আর কখনও অপঠিত বার্তাগুলিতে ডুবে যাবেন না তা নিশ্চিত করতে, একটি তিন-অংশের কৌশল ব্যবহার করুন:
- নিয়ম ব্যবহার করুন আপনার অ্যাকশন ফোল্ডারে ইমেল পাঠাতে।
- ফলো-আপ পতাকা সহ স্পষ্ট অগ্রাধিকার সেট করুন .
- সূচি স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাঠানোর জন্য সময়-সংবেদনশীল ইমেল।
4. আউটলুক নিয়মের সাথে স্বয়ংক্রিয় করুন
আপনার ইনবক্স থেকে আপনার অ্যাকশন ফোল্ডারে ইমেলের প্রবাহ বজায় রাখার জন্য নিয়মগুলি গুরুত্বপূর্ণ। আপনি নিয়ম খুঁজে পেতে পারেন হোম ট্যাবে সরান Outlook 365-এ বিভাগ।
নিয়ম ছোট যদি/তবে যুক্তি বিবৃতি. প্রোগ্রাম খোলা থাকা অবস্থায় Outlook পর্যায়ক্রমে এই বিবৃতিগুলি চালাবে। উদাহরণস্বরূপ, "যদি প্রেরক দাদি, তারপর ফ্যামিলি ফোল্ডারে পাঠান।"
একটি নিয়ম তৈরি করতে, ডান-ক্লিক করুন ইমেল করুন এবং নিয়ম-এ ব্রাউজ করুন , অথবা নিয়ম নির্বাচন করুন হোম ট্যাবের সরান বিভাগ থেকে। আপনি যদি নিয়মিত একটি ঠিকানা থেকে একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে ইমেলগুলি সরান, তবে একটি দ্রুত বিকল্প রয়েছে৷ আপনি সর্বদা সরান নির্বাচন করতে পারেন৷ , তারপর উপযুক্ত ফোল্ডার নির্বাচন করুন।
আপনার যদি ইমেল ফিল্টারিংয়ের একাধিক মানদণ্ড থাকে তবে নিয়ম তৈরি করুন বেছে নিন . আরও বিকল্পের জন্য, উন্নত বিকল্প বেছে নিন . নিয়মগুলি আপনাকে বিরক্তিকর ইমেল চেইন থেকেও বাঁচাতে পারে। আপনি যদি একটি বড় প্রতিষ্ঠানের জন্য কাজ করেন, তাহলে আপনি দীর্ঘ ইমেল চেইনে অন্তর্ভুক্ত হতে পারেন, এমনকি যখন বিষয়টির সাথে আপনার কোনো সম্পর্ক নেই।
বিরক্তিকর গ্রুপ বার্তাগুলি থেকে অপ্ট আউট করতে, অ্যাডভান্সড বিকল্পগুলি খুলুন৷ সিসি বক্সে যেখানে আমার নাম আছে তার পাশে একটি চেক দিন , এবং পরবর্তী নির্বাচন করুন। তারপরে আপনি হয় এটিকে নির্দিষ্ট ফোল্ডারে সরাতে পারেন৷ অথবা পঠিত হিসাবে চিহ্নিত করুন . কিন্তু এগুলিই আপনার একমাত্র বিকল্প নয়৷
৷একটি নিয়ম ট্রিগার হলে কী কী কাজ হয় তার জন্য আপনার কাছে অনেকগুলি বিকল্প রয়েছে। আপনি নিয়ম একটি বিভাগ যোগ করতে পারেন, বার্তাটি পতাকাঙ্কিত করতে পারেন, এটি ফরওয়ার্ড করতে পারেন, একটি স্বয়ংক্রিয় উত্তর পাঠাতে পারেন এবং আরও অনেক কিছু করতে পারেন!
5. পতাকার সাথে অনুসরণ করুন
পতাকা একটি অগ্রাধিকার সিস্টেম হিসাবে কাজ করে। আপনার ইমেলগুলি আসার সাথে সাথে আপনি তাদের একটি অগ্রাধিকার স্তর নির্ধারণ করতে পারেন৷ এটি তাদের একটি ডায়নামিক করণীয় তালিকায় যুক্ত করে যা আপনি কাজ করার সাথে সাথে কিউরেট করতে পারেন।
একটি পতাকা সেট করতে, হোম এ যান৷ ট্যাগ-এ ট্যাব বিভাগ, এবং অনুসরণ করুন ক্লিক করুন . অগ্রাধিকারগুলি আজ থেকে কোন তারিখ নেই পর্যন্ত , কাস্টম-এর জন্য একটি বিকল্প সহ পতাকা, যা আপনাকে একটি তারিখ বেছে নিতে দেয়। এছাড়াও আপনি অনুস্মারক যোগ করুন ব্যবহার করতে পারেন৷ একটি নির্দিষ্ট সময়ের বিজ্ঞপ্তি সেট করতে৷
৷
ফ্ল্যাগ করা ইমেল, কাজ, অ্যাপয়েন্টমেন্ট এবং মিটিং আপনার টু-ডু-এ প্রদর্শিত হয় তালিকা ক্যালেন্ডার এবং পরিচিতি ভিউ সহ সাইডবারে আপনার করণীয় তালিকা খুঁজুন। আপনি একটি দ্রুত দেখার জন্য হোভার করতে পারেন৷
করণীয় তালিকা অগ্রাধিকার দ্বারা বা সময়সূচী দ্বারা সংগঠিত হতে পারে। আপনি আইটেমগুলিকে সম্পূর্ণ হিসাবে চিহ্নিত করতে পারেন বা এখান থেকে সামঞ্জস্য করতে পারেন৷
6. সময়সূচির সাথে পরে ইমেল পাঠান
সময়সূচী আরেকটি চমৎকার বৈশিষ্ট্য. আপনি একটি ইমেল লিখতে পারেন এবং এটি একটি নির্দিষ্ট সময়ে পরে পাঠাতে পারেন। এটি অসুস্থ দিন, ব্যস্ত দিন এবং যেকোন কিছুর জন্য অত্যন্ত সুবিধাজনক যেখানে সময় অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। অন্যদিকে, আপনি যদি খুব তাড়াতাড়ি একটি ইমেল পাঠিয়ে থাকেন, তাহলে Outlook-এ কীভাবে একটি ইমেল পাঠাতে হয় সে সম্পর্কে আমাদের নিবন্ধটি দেখুন৷
আপনার ইমেল লিখুন, তারপর বিকল্পগুলিতে স্যুইচ করুন৷ ট্যাব ডেলিভারি বিলম্ব ক্লিক করুন . ডেলিভারি বিকল্পের অধীনে , এর আগে ডেলিভারি করবেন না চেক করুন , এবং আপনার বিবরণ লিখুন। আপনি তারিখ, সময়, অগ্রাধিকার নির্বাচন করতে পারেন, এমনকি উত্তর দিয়ে কি করতে হবে তাও বেছে নিতে পারেন। আপনার হয়ে গেলে, বন্ধ করুন ক্লিক করুন৷ .
এখন, যদি আপনি একটি এক্সচেঞ্জ সার্ভার ব্যবহার করেন, আপনি এগিয়ে যান এবং Outlook বন্ধ করতে পারেন। যাইহোক, আপনি যদি একটি IMAP বা POP3 অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করেন, তাহলে আউটলুক অবশ্যই ইমেলের নির্ধারিত পাঠানোর সময় পর্যন্ত চলমান থাকবে৷
ইমেল দক্ষতার জন্য সর্বোত্তম অনুশীলন
ভাল সংগঠন পদ্ধতি এবং স্বয়ংক্রিয় ইমেল পরিচালনার সাথে, আপনি ইতিমধ্যেই আপনার আনন্দের ইনবক্সের পথে রয়েছেন৷ তবে আরও কিছু চূড়ান্ত স্পর্শ আপনার কাজের দিনে আপনার সময় এবং ক্লান্তি বাঁচাতে পারে।
- মনোনিবেশ করুন ইমেল প্রতিক্রিয়া সময় নির্ধারিত সময়ের জন্য।
- ঘন ঘন অনুসন্ধানগুলি অনুসন্ধান ফোল্ডারে সংরক্ষণ করুন .
- দ্রুত অংশ ব্যবহার করুন বিষয়বস্তু তৈরি করতে।
- ব্যাকআপ তৈরি করুন আউটলুক ডেটা।
7. ইমেল পরিচালনার সময়সূচী করুন
ইমেল ঠিকানা ব্যয় করার জন্য আপনার দিনের কয়েকটি পয়েন্ট চয়ন করুন। উদাহরণস্বরূপ, সকালে এবং আপনি কাজ বন্ধ করার আগে। এটি কখন, কাকে, এবং প্রথমে কী প্রতিক্রিয়া জানাতে হবে তা বিশ্লেষণ করতে ব্যয় করা সময়কে হ্রাস করতে পারে৷
প্রথমে টু ডু খুলুন দেখুন তারপর নতুন আইটেম এ ক্লিক করুন৷ ড্রপডাউন এবং অ্যাপয়েন্টমেন্ট নির্বাচন করুন। আপনার পছন্দ মতো সময় সেট করুন এবং এটি প্রতি সপ্তাহের দিন পুনরাবৃত্তি করুন। প্রতিটি চেক-ইনের জন্য এইরকম একটি ইভেন্ট করুন৷
আপনার ইমেল সময়গুলিকে আলাদা করা কিছুটা ব্যাচ ফাইল প্রক্রিয়ার মতো কাজ করে। সবকিছু একবারে যত্ন নেওয়া হয় এবং আপনি কিছুই ছেড়ে যান না। পরে দিনের বেলায়, আপনি আবার ব্যাচ প্রক্রিয়াটি সম্পূর্ণ করেন এবং আপনার ইনবক্সের উপরে থাকুন।
8. একটি অনুসন্ধান ফোল্ডার তৈরি করুন
আউটলুক অনুসন্ধান বার ব্যবহার করে ক্রমাগত একই অনুসন্ধান টাইপ করার পরিবর্তে, আপনি একটি অনুসন্ধান ফোল্ডার তৈরি করতে পারেন . এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার অনুসন্ধান পরিচালনা করে এবং ফলাফলগুলিকে আপনার পর্যালোচনার জন্য একটি ফোল্ডারে রাখে৷
ফোল্ডারে যান ট্যাব এবং নতুন অনুসন্ধান ফোল্ডার নির্বাচন করুন৷ . এটি নতুন অনুসন্ধান ফোল্ডার মানদণ্ড প্যানেল খুলবে। আউটলুক টেমপ্লেট নিয়মিত অনুসন্ধানের জন্য সাজান, যেমন পতাকাঙ্কিত মেল, বা নির্দিষ্ট লোকেদের থেকে মেল৷
আপনি যদি আরও নিয়ন্ত্রণ চান, কাস্টম অনুসন্ধান ফোল্ডার৷ অনেক অপশন অফার করে। আপনি সম্পূর্ণরূপে মানদণ্ড কাস্টমাইজ করতে পারেন. মানদণ্ড হল নিয়মগুলির মত৷ যা আপনার নতুন সার্চ ফোল্ডারে আইটেমগুলিকে বিশেষভাবে সাজান৷
৷9. দ্রুত যন্ত্রাংশ সেট আপ করুন
আপনি যদি প্রায়শই আউটলুকে একই জিনিস টাইপ করেন তবে এটি আপনাকে মনের অসাড় পুনরাবৃত্তি থেকে রক্ষা করবে। আপনি দ্রুত অংশ ব্যবহার করতে পারেন দীর্ঘ নাম স্বয়ংক্রিয়ভাবে সম্পূর্ণ করার জন্য, দ্রুত তালিকায় যোগ করার জন্য, বা অন্য কোনো প্লেইন-টেক্সট আইটেম।
প্রথমে, আপনাকে নতুন ইমেল-এ ক্লিক করে ইমেল কম্পোজার খুলতে হবে হোম ট্যাবে। আপনার ঘন ঘন টাইপ করা বাক্যাংশগুলিকে দ্রুত অংশ হিসাবে সংরক্ষণ করতে, আপনি যে পাঠ্যটি যোগ করতে চান তা হাইলাইট করুন, ঢোকান-এ স্যুইচ করুন ট্যাব, তারপর দ্রুত অংশ-এ যান৷> দ্রুত অংশ গ্যালারিতে নির্বাচন সংরক্ষণ করুন .
ভবিষ্যতে, আপনি যখন বাক্যাংশটি টাইপ করা শুরু করবেন, এটি একটি স্বয়ংক্রিয়-সম্পূর্ণ পরামর্শ হিসাবে পপ-আপ হবে৷ আপনার দ্রুত অংশগুলিকে আরও ভালভাবে সংগঠিত করতে আপনি কাস্টম ফোল্ডারগুলিও যুক্ত করতে পারেন৷
10. ব্যাকআপ তৈরি করুন
আউটলুকে আপনার ধারণার চেয়ে বেশি ডেটা রয়েছে। সম্ভাবনা হল, আপনার অ্যাকাউন্টে বেশ কিছু গুরুত্বপূর্ণ ইমেল লুকিয়ে আছে। আপনি একটি নিরাপদ অবস্থানে ব্যাক আপ করার অর্থ রাখেন, কিন্তু এখনও পুরোপুরি পরিচালনা করেননি। আচ্ছা, আমি তোমাকে বলছি, এখনই কর!
Outlook এ রপ্তানি করা সহজ। আপনি যে অ্যাকাউন্টটি ব্যাক আপ করতে চান সেটি নির্বাচন করুন এবং ফাইল> খুলুন এবং রপ্তানি> আমদানি/রপ্তানি-এ যান . একটি ফাইলে রপ্তানি করুন নির্বাচন করুন৷ . পরবর্তী ধাপে, আউটলুক ডেটা ফাইল (.pst) বেছে নিন .
এরপরে, আপনি কোন ফোল্ডার(গুলি) ব্যাক আপ করতে চান তা নির্বাচন করবেন, অথবা আপনি ইমেল ডিরেক্টরির সম্পূর্ণ রুট ব্যাক আপ করতে পারেন৷ অবশেষে, ব্যাকআপ কোথায় সংরক্ষণ করবেন তা চয়ন করুন। আপনি যদি শুধুমাত্র আপনার অ্যাকাউন্টের নির্দিষ্ট দিকগুলি ব্যাক আপ করতে চান তবে উন্নত বিকল্পগুলি ব্যবহার করুন৷
৷আপনি একটি পুরানো ব্যাকআপ সংরক্ষণ করতে পারেন; শুধু ডুপ্লিকেট ওভাররাইট নির্বাচন করুন গন্তব্য নির্বাচন করার সময়। আপনার যদি ইতিমধ্যেই আলাদা ব্যাকআপ থাকে, তাহলে Outlook PST ফাইলগুলিকে কীভাবে একত্রিত করতে হয় তা জেনে রাখা কাজে আসবে৷
সবার সেরা অনুশীলন
উপরোক্ত সব কাজ করা হয় সব সেরা অনুশীলন! অবশ্যই, আপনার মাইলেজ ব্যক্তিগত প্রয়োজন অনুসারে পরিবর্তিত হতে পারে।
কিন্তু একটি দক্ষ, চাপমুক্ত ইনবক্স পরিচালনা এবং বজায় রাখা আপনাকে একটি বিভ্রান্তিমুক্ত দিনের দিকে সাহায্য করতে পারে৷
