কি ইমেইল আপনার চেয়ে বেশি সময় নিচ্ছে? আপনার ইনবক্স সংগঠিত ও শান্ত রাখার আরও ভালো উপায় রয়েছে যাতে আপনার অন্যান্য কাজের জন্য বেশি শক্তি এবং স্পেস থাকে।
জিমেইল আজ বিশ্বের সবচেয়ে বড় ইমেইল সার্ভিস, এবং इसी কারণেই এই আর্টিকেলের অধিকাংশ মেথড এবং অ্যাপ জিমেইল ব্যবহারকারীদের ওপর ফোকাস করা। যাইহোক, এখানে দেয়া ট্রিকস অন্যান্য ইমেইল অ্যাপেও সহজে প্রয়োগ করা যায়, এবং অধিকাংশ টুলস তাদের ওয়েবসাইটে সেটির হাউ-টু দিয়ে থাকে।
১. আপনি vs আপনার ইনবক্স (Web): ইনবক্স ম্যানেজমেন্টের ৪ কৌশল
প্রত্যেকের নিজস্ব একটি কুল ট্রিক রয়েছে ইনবক্স নিয়ন্ত্রণে আনতে। Forge ম্যাগাজিন একটি অনুপ্রেরণাদায়ক সিরিজ শুরু করেছিল You vs. Your Inbox নামে কিছু সেরা কৌশল হাইলাইট করার জন্য। বর্তমানে চারটি আর্টিকেল রয়েছে ইনবক্স ওভারলোড सामলাতে ভিন্ন ভিন্ন দৃষ্টিভঙ্গি নিয়ে। সবগুলো পড়ুন, সেগুলো ইমেইল ডিল করার ভিন্ন দৃষ্টিভঙ্গি দেয়।
একটি আর্টিকেল বলে, রহস্য হলো ভালো ইমেইল পাঠানো। আপনি যদি ইমেইল এভাবে লিখেন যা রেসপন্স কী হওয়া উচিত সেটি স্পষ্ট করে, তাহলে কম কনফিউশন এবং কম অ Asamblea মেসেজ ফিরে আসবে। আরেকটি বলে, আপনাকে সেশনে সেশনে ইমেইল চেক করা উচিত, এবং প্রতিটি সেশনের একটি উদ্দেশ্য থাকা উচিত।
তৃতীয় ইমেইল ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম হলো লেবেল দিয়ে আপনার ইনবক্স ট্রায়েজ করা, যাতে মেসেজ সর্ট ও ফিল্টার করা সহজ হয়। এবং চতুর্থ কৌশল বলে, ইনবক্স জিরো পাওয়া আপেক্ষিকভাবে কম গুরুত্বপূর্ণ, যেতে একটি সেরা পরামর্শ: "ইমেইল নিজে কাজ নয় সেটি মনে রাখা গুরুত্বপূর্ণ।"
২. Instaclean (Android, iOS): যেসব প্রেরক ও সাবস্ক্রিপশন আপনি খুলেন না সেগুলো খুঁজুন
Instaclean ইনবক্স ম্যানেজ করার সেরা ফ্রি অ্যাপগুলোর একটি। এটি আপনাকে অনবাঞ্ছিত নিউজলেটার ডিলিট ও ব্লক করতে দেয়। এবং এটি সেই প্রেরকদের দেখায় যারা আপনার ইনবক্স জামাচ্ছে যখন আপনি তাদের মেসেজ পড়েন না।
Bulk Delete ইমেইলগুলো প্রেরক অনুযায়ী সর্ট করে, দেখাচ্ছে কতগুলো তাদের মেসেজ আপনার ইনবক্সে আছে এবং কতগুলো আপনি খুলেছেন। কেউ যদি আপনাকে অনেক ইমেইল পাঠায় এবং আপনি ০-১% খুলেন, তবে আপনি সেটি ব্লক করে তাদের সকল মেসেজ ইনবক্স থেকে ডিলিট করতে চাইতে পারেন। ইমেইলগুলো প্রেরক বা সাইজ অনুযায়ী সর্ট করা যায়।
অ্যাপটি সেই সকল সাবস্ক্রিপশনও খুঁজে বের করে যেসব থেকে আপনি ইমেইল পাচ্ছেন, যেগুলো স্প্যামে নয়। কয়েক ট্যাপে আপনি সেই সকল ইমেইল ব্লক করতে পারেন যা আপনি আর পেতে চান না। এটি একবারে সব সাবস্ক্রিপশন ডিলিট করে না, এবং আপনাকে একাধিক পাস করতে হবে। এক দৃষ্টিতে এটা ভালো কারণ আপনি ভুলেও যা পছন্দ করেন সেটি মুছে ফেলবেন না।
প্রতিটি অ্যাকশন (ডিলিট বা ব্লক) আপনাকে কয়েন দেয়। ১০০০ কয়েন সংগ্রহ করলে, আপনি সেটি একটি ভালো কাজে ব্যবহার করতে পারেন Instaclean-কে আপনার পক্ষে একটি গাছ লাগানোর জন্য বলতে। আপনি বন্ধুদের রেফার করে কয়েনও আয় করতে পারেন।
৩. Paced Email (Web): ঘন ঘন ইমেইল ব্যাচ ও সারাংশ হিসেবে পান
প্রতিটি নিউজলেটার অনবাঞ্ছিত নয়, কিন্তু সেগুলো আপনাকে খুব ঘন ঘন আসতে পারে। একইভাবে, একজন সহকর্মী যদি অফিস চেইনে বাল্ক ইমেইল পাঠিয়ে থাকে, আপনি সেটি উপেক্ষা করতে পারবেন না। Paced Email আপনাকে ঘন ঘন মেসেজ ব্যাচে রূপান্তর করতে দেয় যাতে সেগুলো আপনার চাওয়া সময়ে ইনবক্সে আসে।
ওয়েবসাইটে রেজিস্টার করুন আপনার পারসোনাল ইমেইল এলিয়াস পাওয়ার জন্য, উদাহরণস্বরূপ, john.doe@daily.paced.email। তারপর নিউজলেটার, চেইন, বা সার্ভিস যেটি খুব ঘন ঘন মেইল পাঠাচ্ছে, সেখানে আপনার ইমেইল ঠিকানা এই এলিয়াসে পরিবর্তন করুন। Paced তখন সেটি থেকে সকল ইমেইল ব্যাচ করবে এবং একটি ডেইলি ডাইজেস্ট হিসেবে পাঠাবে। আপনি যদি তাড়াতাড়ি ইমেইল চান, ওয়েবসাইটে লগইন করে तৎক্ষণে ডাইজেস্ট ট্রিগার করতে পারেন।
আপনি সেটি কতক্ষণ পরপর পেতে চান সেটিও নির্দিষ্ট করতে পারেন। ডিফল্ট ডেইলি যেহেতু ইমেইল এলিয়াসে ইঙ্গিত করা হয়েছে, তবে আপনি "weekly" বা "monthly"-এ পরিবর্তন করতে পারেন। Paced তখন আপনার পছন্দ অনুযায়ী ব্যাচ পাঠাবে।
৪. Slimbox (Web): জিমেইলে সকল নিউজলেটার ব্যাচ করুন
অন্য কিছু চেয়ে বেশি, ইমেইল নিউজলেটারই সম্ভবত আপনার ইনবক্স জামাচ্ছে। Slimbox সেগুলো একটি একক ব্যাচ মেসেজে রূপান্তর করার একটি সহজ উপায়, আপনাকে আনসাবস্ক্রাইব বা ডিলিট করতে না হয়।
Slimboxকে সাধারণ ব্যাচিং অ্যাপের চেয়ে ভালো 만드는 কয়েক কারণ রয়েছে। প্রথমে, এটি গুগল ভেরিফাইড, তাই আপনি নিশ্চিন্তে আপনার জিমেইল বা গুগল অ্যাপস ইনবক্সে সাইন ইন করতে পারেন আপনার ডেটা সুরক্ষিত থাকবে বলে। দ্বিতীয়, Paced-এর মতো Slimbox আপনাকে অন্য সার্ভিসে আপনার ইমেইল ঠিকানা পরিবর্তন করতে বাধ্য করে না।
একবার লগইন করলে, অ্যাপটি আপনার সকল মেসেজ স্ক্যান করবে এবং ঘন ঘন নিউজলেটারের একটি লিস্ট তৈরি করবে। আপনি বেছে নিতে পারেন সেগুলো ইনবক্সে পাঠানোর জন্য বা ডেইলি Slimbox ব্লাস্টে রাখার জন্য। Slimbox সেটি দিনে একবার পাঠাবে (আপনি আপনার টাইমজোন সেট করতে পারেন), যেটি আপনার মিস করা সকল ইমেইল হোস্ট করবে। এটি আপনার বিদ্যমান জিমেইল ফিল্টারকে প্রভাবিত করে না।
আপনি যেকোনো সময় সাইটে সাইন ইন করে আপনার Slimbox চেক করতে পারেন, কোন প্রেরক ইনবক্সে যাবে বা Slimbox-এ যাবে সেটি পরিবর্তন করতে পারেন, ইত্যাদি। সার্ভিসটি এক মাস ফ্রি টেস্ট করার জন্য, তারপর প্রতি মাসে $১ খরচ।
৫. gfeed (Android, iOS): দ্রুত ইনবক্সের জন্য স্ক্রোলিং ফিড
gfeed ট্রাই আউট করুন এবং আপনি চকিত হবেন কেন জিমেইলে এই অপশন ইতিমধ্যে নেই। অ্যাপটি আপনার ইনবক্সকে একটি liên tục স্ক্রোলিং ফিডে রূপান্তর করে, যেকোনো সোশ্যাল নেটওয়ার্কের মতো। ছবিগুলো প্রিভিউতে দেখায়, নিচে মেসেজের প্রথম কয়েক লাইন।
একটি মেসেজ এক্সপ্যান্ড করতে ছবি, সাবজেক্ট, বা "more" লিংক ট্যাপ করুন। সেখানে, আপনি রিপ্লাই (বা রিপ্লাই অল) এবং ফরওয়ার্ড করতে পারেন gfeed-এর মাধ্যমে। এটি বেসিক টেক্সট রিপ্লাই-এর জন্য ভালো, তবে অধিকাংশ ক্ষেত্রে অফিসিয়াল জিমেইল অ্যাপ দিয়ে রিপ্লাই করা ভালো।
প্রতিবার আপনি একটি মেসেজ স্ক্রোল পাস করলে, gfeed অটোম্যাটিক্যালি সেটিকে পড়া হিসেবে চিহ্নিত করবে বা আর্কাইভ করবে, আপনার সেটিংস অনুযায়ী। আপনি মেসেজ স্টারও করতে পারেন, বা লেবেল দিয়ে ট্যাগ করতে পারেন ফিল্টার যোগ করতে। জিমেইল খুললে, আপনি সেই ফিল্টার অধীনে সেই মেসেজগুলো দেখতে পাবেন।
আপনি যদি ইনবক্স চেক করতে খুব বেশি সময় ব্যয় করেন, তবে gfeed ইমেইল অর্গানাইজ করার গতিতে বাড়াতে সেরা অ্যাপগুলোর মধ্যে একটি।
পুরনো ইমেইল আর্কাইভ করুন ইনবক্স জিরোর জন্য
এই অ্যাপগুলো বা একাধিক মেথডের কম্বিনেশন দিয়ে, ইমেইলের সেই গুলগুলি ঝামেলা অবশেষে অনেক বেশি ম্যানেজযোগ্য হয়ে উঠবে। আপনি ইনবক্স জিরো লক্ষ্য করুন বা আরও সংগঠিত ইনবক্স, ইতিমধ্যে উপলব্ধ টুলগুলো চেক আউট করা না ভুলুন।
উদাহরণস্বরূপ, সবচেয়ে উপেক্ষিত ফিচার হলো ইমেইল অ্যাপের "Archive" বাটন। এটি আপনার ইনবক্স খালি করার একটি চমৎকার উপায় যখন ইমেইলগুলো সার্চের জন্য পরে উপলব্ধ থাকে। আপনি কীভাবে পুরনো মেইল আর্কাইভ করবেন এবং ইনবক্স জিরো পাবেন সেটি জানুন।
