ইমেল এটা উচিত চেয়ে বেশি সময় নিচ্ছে? আপনার ইনবক্সকে সংগঠিত ও নিয়ন্ত্রণ করার আরও ভাল উপায় রয়েছে যাতে আপনার অন্যান্য জিনিসের জন্য আরও শক্তি এবং স্থান থাকে৷
Gmail আজ বিশ্বের বৃহত্তম ইমেল পরিষেবা, এবং সেই কারণেই এই নিবন্ধে বেশিরভাগ পদ্ধতি এবং অ্যাপগুলি Gmail ব্যবহারকারীদের উপর ফোকাস করে৷ যাইহোক, এখানকার কৌশলগুলি সহজেই অন্যান্য ইমেল অ্যাপগুলিতে প্রয়োগ করা যেতে পারে, এবং বেশিরভাগ টুলের ওয়েবসাইটে এটির জন্য কীভাবে করা যায়।
1. আপনি বনাম আপনার ইনবক্স (ওয়েব):ইনবক্স পরিচালনার জন্য 4টি কৌশল
প্রত্যেকেরই তাদের ইনবক্সের নিয়ন্ত্রণ পেতে তাদের নিজস্ব দুর্দান্ত কৌশল রয়েছে। Forge ম্যাগাজিন কিছু সেরা কৌশল হাইলাইট করতে আপনি বনাম আপনার ইনবক্স নামে একটি অন্তর্দৃষ্টিপূর্ণ সিরিজ শুরু করেছে। বর্তমানে, ইনবক্স ওভারলোড মোকাবেলা সম্পর্কে বিভিন্ন ধারণা সহ চারটি নিবন্ধ রয়েছে৷ সেগুলি সব পড়ুন, তারা ইমেলের সাথে ডিল করার ক্ষেত্রে বিভিন্ন দৃষ্টিভঙ্গি অফার করে৷
৷একটি নিবন্ধ কিভাবে গোপন আরও ভাল ইমেল পাঠাচ্ছে সে সম্পর্কে কথা বলে. আপনি যদি ইমেলগুলি রচনা করেন যা স্পষ্ট করে দেয় যে প্রতিক্রিয়া কী হওয়া উচিত, সেখানে কম বিভ্রান্তি এবং কম অস্পষ্ট বার্তাগুলি বারবার পাঠানো হবে। অন্যটি সেশনে আপনার ইমেল চেক করা উচিত এবং প্রতিটি সেশনের জন্য একটি উদ্দেশ্য নির্ধারণ করা উচিত সে সম্পর্কে কথা বলে৷
৷তৃতীয় ইমেল ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম হল আপনার ইনবক্সকে লেবেল দিয়ে ট্রাইএজ করার, যাতে বার্তাগুলিকে সাজানো এবং ফিল্টার করা সহজ হয়। এবং পরিশেষে, একটি কৌশল আলোচনা করে যে কীভাবে ইনবক্স শূন্য থাকা গুরুত্বপূর্ণ নয়, যার মধ্যে একটি সেরা উপদেশ রয়েছে:"এটি মনে রাখা গুরুত্বপূর্ণ যে ইমেল নিজেই কাজ করে না।"
2. Instaclean (Android, iOS):প্রেরক এবং সদস্যতাদের খুঁজুন যা আপনি খুলবেন না
Instaclean আপনার ইনবক্স পরিচালনা করার জন্য সেরা বিনামূল্যের অ্যাপগুলির মধ্যে একটি। এটি আপনাকে অবাঞ্ছিত নিউজলেটারগুলি মুছতে এবং ব্লক করতে দেয়। এবং এটি আপনাকে প্রেরকদের দেখায় যারা আপনার ইনবক্স আটকে রেখেছে যখন আপনি তাদের বার্তাগুলিও পড়েন না৷
বাল্ক ডিলিট প্রেরকের দ্বারা ইমেলগুলিকে বাছাই করে, আপনাকে দেখায় যে তাদের কতগুলি বার্তা আপনার ইনবক্সে রয়েছে এবং কতগুলি আপনি কখনও খুলেছেন৷ যদি কেউ আপনাকে অনেকগুলি ইমেল পাঠায় এবং আপনি সেগুলির মধ্যে 0-1% খোলেন, আপনি সেই প্রেরককে ব্লক করতে এবং আপনার ইনবক্সে থাকা তাদের সমস্ত বার্তা মুছে দিতে চাইতে পারেন। ইমেল প্রেরক বা আকার অনুসারে সাজানো যেতে পারে।
অ্যাপটি এমন সব সদস্যতাও খুঁজে পায় যেগুলি থেকে আপনি ইমেল পাচ্ছেন, যা স্প্যামে পাঠানো হচ্ছে না। কয়েকটি ট্যাপে, আপনি এই ধরনের সমস্ত ইমেল ব্লক করতে পারেন যা আপনি আর পেতে চান না। এটি সমস্ত সদস্যতা মুছে দেয় না এবং আপনাকে একাধিক পাস করতে হবে। একটি উপায়ে, এটি ভাল কারণ আপনি আপনার পছন্দের কিছু ভুলবশত সরাতে চান না৷
৷প্রতিটি ক্রিয়া (মুছুন বা ব্লক) আপনাকে কয়েন দিয়ে পুরস্কৃত করে। একবার আপনি 1000টি কয়েন সংগ্রহ করলে, আপনি Instaclean কে আপনার পক্ষ থেকে একটি গাছ লাগানোর জন্য বলে একটি ভাল কাজের জন্য ব্যবহার করতে পারেন। আপনি বন্ধুদের কাছে অ্যাপটি উল্লেখ করে কয়েনও উপার্জন করতে পারেন।
3. পেসড ইমেল (ওয়েব):ব্যাচ এবং সারাংশ হিসাবে ঘন ঘন ইমেল পান
প্রতিটি নিউজলেটার অবাঞ্ছিত নয়, তবে এটি আপনার কাছে প্রায়শই আসছে। একইভাবে, এমনকি যদি একজন সহকর্মী অফিস চেইনে বাল্ক ইমেল প্রেরণে ট্রিগার-সন্তুষ্ট হন, আপনি তাদের উপেক্ষা করতে পারবেন না। গতিশীল ইমেল আপনাকে ঘন ঘন বার্তাগুলিকে ব্যাচে পরিণত করতে দেয়, যাতে আপনি যখন চান তখন সেগুলি আপনার ইনবক্সে আসে৷
আপনার ব্যক্তিগত ইমেল উপনাম পেতে ওয়েবসাইটে নিবন্ধন করুন, উদাহরণস্বরূপ, john.doe@daily.paced.email। তারপরে নিউজলেটার, চেইন বা পরিষেবাতে যান যা প্রায়শই মেল করা হয় এবং আপনার ইমেল ঠিকানাটি এই উপনামে পরিবর্তন করুন। Paced তারপর এটি থেকে সমস্ত ইমেল ব্যাচ করবে এবং এটি দৈনিক ডাইজেস্ট হিসাবে পাঠাবে। আপনি যদি শীঘ্রই একটি ইমেল চান, ওয়েবসাইটে লগইন করুন এবং একটি অবিলম্বে ডাইজেস্ট ট্রিগার করুন৷
৷আপনি সেই পরিষেবা থেকে কত ঘন ঘন ইমেল পেতে চান তাও উল্লেখ করতে পারেন। ডিফল্টরূপে, ইমেল উপনাম নির্দেশিত হিসাবে এটি দৈনিক, কিন্তু আপনি এটি "সাপ্তাহিক" বা "মাসিক" এ পরিবর্তন করতে পারেন। Paced তারপর আপনার পছন্দ অনুযায়ী ব্যাচ পাঠাবে।
4. স্লিমবক্স (ওয়েব):জিমেইলে সমস্ত নিউজলেটার ব্যাচ করুন
অন্য কিছুর চেয়ে বেশি, ইমেল নিউজলেটার সম্ভবত আপনার ইনবক্স আটকে দিচ্ছে। স্লিমবক্স তাদের সদস্যতা ত্যাগ বা মুছে ফেলা ছাড়াই একটি একক ব্যাচড বার্তায় পরিণত করার একটি সহজ উপায়৷
কয়েকটি কারণ রয়েছে যা স্লিমবক্সকে ব্যাচিংয়ের জন্য গড় অ্যাপের চেয়ে ভালো করে তোলে। প্রথমত, এটি Google দ্বারা যাচাই করা হয়েছে, তাই আপনি আপনার ডেটা নিরাপদের নিশ্চয়তা দিয়ে আপনার Gmail বা Google Apps ইনবক্সে সাইন ইন করতে পারেন৷ দ্বিতীয়ত, স্লিমবক্স আপনাকে অন্যান্য পরিষেবাগুলিতে আপনার ইমেল ঠিকানা পরিবর্তন করতে বাধ্য করে না যেমন Paced প্রয়োজন৷
৷একবার আপনি লগ ইন করলে, অ্যাপটি আপনার সমস্ত বার্তা স্ক্যান করবে এবং ঘন ঘন নিউজলেটারগুলির একটি তালিকা প্রস্তুত করবে। আপনি সেগুলিকে আপনার ইনবক্সে পাঠানো চালিয়ে যেতে বা প্রতিদিনের স্লিমবক্স বিস্ফোরণে রাখতে বেছে নিতে পারেন৷ স্লিমবক্স দিনে একবার সেই ইমেলটি পাঠাবে (আপনি আপনার টাইমজোন সেট করতে পারেন), যা আপনার মিস করা অন্যান্য সমস্ত ইমেল হোস্ট করে। এটি আপনার বিদ্যমান Gmail ফিল্টারগুলিকে প্রভাবিত করে না৷
৷আপনি যে কোনো সময় সাইটে সাইন ইন করে আপনার স্লিমবক্স চেক করতে পারেন, কোন প্রেরক ইনবক্সে যাবেন বা স্লিমবক্সে যাবেন তা পরিবর্তন করুন এবং আরও অনেক কিছু। এটি পরীক্ষা করার জন্য পরিষেবাটি এক মাসের জন্য বিনামূল্যে, তারপরে এটি প্রতি মাসে $1 খরচ করে৷
৷5. gfeed (Android, iOS):দ্রুততর ইনবক্সের জন্য স্ক্রলিং ফিড
জিফিড ব্যবহার করে দেখুন এবং আপনি অবাক হবেন কেন জিমেইলে এই বিকল্পটি ইতিমধ্যেই নেই৷ অ্যাপটি আপনার ইনবক্সকে যেকোনো সামাজিক নেটওয়ার্কের মতো বার্তার একটি ক্রমাগত স্ক্রোলিং ফিডে পরিণত করে। এর নীচে বার্তার প্রথম কয়েকটি লাইন সহ চিত্রগুলি পূর্বরূপ দেখায়৷
৷একটি বার্তা প্রসারিত করতে, চিত্র, বিষয় বা "আরো" লিঙ্কে আলতো চাপুন৷ সেখানে, আপনি উত্তর দিতে পারেন (বা সকলের উত্তর দিতে পারেন) এবং সেই বার্তাটি জিফিডের মাধ্যমেই ফরওয়ার্ড করতে পারেন। এটি মৌলিক পাঠ্য উত্তরগুলির জন্য ভাল, তবে আপনি বেশিরভাগই অফিসিয়াল Gmail অ্যাপের মাধ্যমে উত্তর দেওয়ার চেয়ে ভাল৷
যতবার আপনি একটি বার্তার অতীত স্ক্রোল করবেন, gfeed আপনার সেটিংসের উপর নির্ভর করে স্বয়ংক্রিয়ভাবে এটিকে পঠিত বা সংরক্ষণাগার হিসেবে চিহ্নিত করবে। এছাড়াও আপনি একটি বার্তা তারকাচিহ্নিত করতে পারেন, বা একটি ফিল্টার যোগ করতে একটি লেবেল দিয়ে ট্যাগ করতে পারেন৷ আপনি যখন Gmail খুলবেন, তখন আপনি সেই ফিল্টারের নীচে সেই বার্তাগুলি দেখতে পাবেন৷
৷আপনি যদি আপনার ইনবক্সের মাধ্যমে খুব বেশি সময় ব্যয় করেন, তাহলে আপনি কীভাবে ইমেল সংগঠিত করেন তার গতি বাড়ানোর জন্য জিফিড সেরা অ্যাপগুলির মধ্যে একটি।
ইনবক্স জিরোর জন্য পুরানো ইমেল সংরক্ষণ করুন
এই অ্যাপগুলির মধ্যে একটি বা একাধিক পদ্ধতির সংমিশ্রণের মাধ্যমে, ইমেলের সেই বিশৃঙ্খল জগাখিচুড়িটি অবশেষে অনেক বেশি পরিচালনাযোগ্য হওয়া উচিত। আপনি ইনবক্স শূন্য বা আরও সংগঠিত ইনবক্সের লক্ষ্য রাখছেন না কেন, ইতিমধ্যে উপলব্ধ সরঞ্জামগুলি পরীক্ষা করতে ভুলবেন না৷
উদাহরণস্বরূপ, সবচেয়ে উপেক্ষিত বৈশিষ্ট্য হল ইমেল অ্যাপে "আর্কাইভ" বোতাম। এটি আপনার ইনবক্স খালি করার একটি চমৎকার উপায় যখন এখনও ইমেলগুলি পরে অনুসন্ধানের জন্য উপলব্ধ থাকে৷ এখানে আপনি কীভাবে পুরানো মেলগুলি সংরক্ষণ করতে পারেন এবং ইনবক্স শূন্যে পৌঁছাতে পারেন৷
৷